La situazione in cui gli imprenditori devono far fronte alla necessità di inviare documenti in flash è tutt'altro che rara. Potrebbero essere necessari documenti per l'ispezione fiscale, il fondo pensione o per l'archiviazione nell'archivio.
È severamente vietato incollare documenti o fissarli con una pinzatrice. Per evitare problemi e non guadagnare la reputazione di una persona analfabeta, è necessario sapere come eseguire il flashing dei documenti in conformità con tutti i requisiti.
Regole generali
A prima vista, potrebbe sembrare che non sorgano difficoltà nei documenti vincolanti, ma ciò non è del tutto vero. Il processo deve essere affrontato in modo responsabile in modo che i documenti siano nella forma corretta. Molte tipografie possono fare questo lavoro a un prezzo fisso e in breve tempo, ma non tutti gli uomini d'affari rischieranno di affidare documenti importanti agli estranei. Per non utilizzare i servizi di professionisti ogni volta, vale la pena capire come eseguire correttamente il flashing dei documenti.
Le strutture di vigilanza non forniscono agli imprenditori una guida specifica su questo tema, quindi è necessario occuparsene da soli. Le informazioni possono essere ottenute dalle linee guida nel campo del lavoro d'ufficio.
Cuci la carta con il filo
Come eseguire il flashing dei documenti in questo modo? Per fare questo, preparare gli accessori. Devi avere fili, aghi e colla. Il processo consiste in tre fasi:
- Preparazione di documenti. Tutti i documenti devono essere disposti nell'ordine corretto e numerati con una matita nell'angolo del foglio. I fori possono essere realizzati con un punteruolo o utilizzare un perforatore. Nel caso in cui ci siano molti fogli ed è impossibile perforarli con un perforatore, vale la pena usare un chiodo affilato e un martello. Il numero di fori dipende dall'importanza e dallo scopo del documento. I documenti ad alta sensibilità vengono pinzati in cinque fori per evitare lo spoofing dei volantini. I fori devono essere posizionati a sinistra, al centro del campo libero. La distanza dovrebbe essere di circa tre centimetri da una puntura all'altra.
- Write-off. Capire come cucire i documenti con i fili, è necessario conoscere le sfumature importanti. Nella maggior parte dei casi, è consuetudine utilizzare spago o filo LS-210. Sono ammessi anche altri fili durevoli. È necessario avviare il processo dal retro del foro, che si trova nel mezzo. È consuetudine pinzare due volte i documenti per dare la forza desiderata. Il filo viene portato sul retro della puntura centrale ed è legato con un nodo. Se è necessario fissare fogli non di particolare valore, è possibile utilizzare un filo normale.
- Certificazione di un documento. Per certificare correttamente la carta, è necessario preparare una piccola foglia con dimensioni di 4 per 5 cm, che deve essere incollata al fascio in modo che le estremità del filo siano libere. Sul foglio è necessario indicare il numero di documenti archiviati in numeri e parole, nonché la posizione, il cognome e le iniziali della persona responsabile. Successivamente, il certificatore appone la propria firma e il proprio sigillo. I bordi della firma e del sigillo devono andare oltre gli adesivi del volantino.
Come preparare i documenti per il controllo fiscale?
Ogni imprenditore è tenuto a fornire vari rapporti sulle proprie attività, pertanto è necessaria la conoscenza di come inviare documenti per il servizio fiscale. Per evitare incoerenze, si consiglia di verificare con la persona responsabile le regole per il fissaggio dei documenti.
Per il documento finito dovrebbe essere un elenco di tutti i documenti allegati. L'elenco deve essere allegato all'inizio del caso e numerato separatamente.È inoltre necessario indicare le date dei documenti e il numero di fogli. Va ricordato che il numero è posizionato sui fogli, non sulle pagine. Se il documento è multi-volume, i fogli di ciascun volume sono numerati separatamente.
Per le autorità fiscali, è necessario eseguire il flashing dei documenti in 3 fori, né più né meno. La distanza tra le forature dovrebbe essere superiore a tre centimetri. Devi sistemarli nei campi a sinistra. I fori sono realizzati utilizzando un punteruolo o un ago spesso. Le forature dovrebbero essere al centro del campo in modo che il testo sia chiaramente visibile. Tutti i fori devono essere fatti in modo che siano strettamente uno sotto l'altro.
Quale filo da cucire?
I documenti fiscali devono essere cuciti solo con un ago penetrante, usando spago o filo LS-210. In un caso estremo, è consentito lampeggiare con un filo di nylon piegato più volte.
Il thread viene visualizzato sul retro dell'ultimo foglio. Le estremità, la cui lunghezza non può essere superiore a 6 cm, devono essere legate. L'adesivo è realizzato secondo le regole generalmente accettate ed è certificato da firma e sigillo. Le estremità del filo dovrebbero essere libere.
Se il documento verrà archiviato per più di dieci anni, è necessario eseguire cinque forature. In questo caso, l'adesivo dovrebbe essere fatto di carta velina.
Copertina del documento
Devi sapere non solo come eseguire il flashing dei documenti, ma anche come scegliere una copertina per loro. Possono essere di tre tipi: standard, non standard e quelli utilizzati per la conservazione a lungo termine della carta. Di norma, molto spesso le dimensioni della copertina sono 229 per 324 mm, sono utilizzate per fogli A4.
Se il documento è più grande, è necessario creare una copertina personalizzata. Per fare ciò, puoi contattare la tipografia o crearla tu stesso. Le carte che devono essere conservate per più di 25 anni dovrebbero essere incorniciate in una robusta copertina di cartone spesso. Se il documento dovrebbe essere trasferito nell'archivio statale, il materiale di copertina dovrebbe essere privo di acidi.
Firmware a 4 fori
A seconda della durata di conservazione dei documenti, l'esecuzione può essere di due tipi:
- Parziale, in cui i fogli non possono essere numerati. In questo caso, non è necessario compilare un inventario e un foglio di certificazione. Questo design è consentito per i documenti archiviati per non più di dieci anni.
- La piena esecuzione è necessaria se i documenti sono in archivio da più di dieci anni. In questo caso, è necessario eseguire il flashing dei documenti in 4 fori.
La copertina dovrebbe essere solida, fatta di cartone spesso, il cui spessore è 0,35-1,5 mm. Gli elementi della descrizione devono essere posizionati secondo GOST 17914-72. Quando si archivia la carta, è necessario ricordare che il testo deve essere letto bene. Tutti gli elementi metallici, come graffette e punti metallici, devono essere rimossi.
Per il firmware in 4 fori, è necessario preparare un punteruolo, un dispositivo per il serraggio, aghi e fili di grandi dimensioni. Se ci sono molti fogli, è meglio fare un trapano.
Le sottigliezze delle cuciture d'archivio
Prima di eseguire il flashing dei documenti, è necessario controllare tutti i documenti e disporli nell'ordine corretto. I fogli di inventario devono essere numerati separatamente. Alla fine è necessario un testimone.
Se il caso è parzialmente completato, il cartone deve essere applicato sopra e sotto. Nel caso di un design completo, è necessario cucire e legare usando la colla PVA.
Per bloccare il branco, è necessario utilizzare l'oppressione o un dispositivo speciale. La puntura inferiore e superiore devono essere posizionate a una distanza di 30 mm dai bordi dei campi. I due fori rimanenti si trovano a una distanza di circa 80 mm dalle forature estreme.
Le estremità del filo devono essere infilate in diversi aghi e tenute nelle forature centrali sul lato anteriore. Il filo viene visualizzato dalla parte posteriore attraverso le forature estreme sul lato anteriore. Filettato ulteriormente nei fori adiacenti. Le estremità devono essere legate dalla parte posteriore.
conclusione
Una corretta comunicazione e gestione dei documenti è uno degli aspetti essenziali di un'azienda di successo. Pertanto, i manager dovrebbero affrontare la questione con tutte le responsabilità e sapere come svuotare i documenti correttamente.
