Una proposta commerciale è lo strumento più utilizzato nel lavoro. È utilizzato in collaborazione con partner sia futuri che attuali. Esistono vari tipi di offerte commerciali.
In conformità con le attività dell'impresa, questa o quella quantità di informazioni è selezionata per essere presa in considerazione dai potenziali clienti, lo stile e la struttura della formazione del documento. Successivamente, verranno presentati diversi suggerimenti su come formulare la giusta proposta commerciale. L'articolo prenderà in considerazione anche i principali errori commessi dai dipendenti nel formare la struttura del documento e nel riempirlo di informazioni.
Informazioni generali
Studiando la domanda su come scrivere una proposta commerciale, un esempio del quale è presentato di seguito, dovresti familiarizzare con i requisiti minimi per la registrazione. Prima di tutto, il documento dovrebbe essere di facile lettura. Una proposta commerciale di cooperazione in termini di dimensioni, di norma, non supera una pagina A4. Per questo motivo, l'enfasi principale nel lavoro è sul contenuto.
raccomandazioni
Come fare un'offerta commerciale? Un esempio di riempimento di un determinato documento, ovviamente, può mostrare chiaramente la struttura di un documento ben formato. Tuttavia, gli standard non dovrebbero sempre essere applicati. Ogni offerta commerciale ha le sue caratteristiche.
Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti e raccomandazioni, con i quali è possibile eseguire correttamente questo documento. Al fine di formulare correttamente qualsiasi proposta commerciale (per la fornitura di merci, il trasporto, l'esecuzione di qualsiasi operazione, ecc.), Devono essere presi in considerazione i seguenti punti:
- Questo documento sarà studiato durante l'assenza del disegnatore. Di conseguenza, non è possibile chiarire alcuni punti e commentare punti oscuri. La componente principale del successo di una proposta commerciale è la chiarezza della sua presentazione. Il documento dovrebbe essere reso molto chiaro al fine di escludere la possibilità di incomprensioni e ambiguità. Una buona soluzione sarebbe quella di chiedere a un estraneo di leggerlo e scoprire cose che non gli erano chiare.
- Un documento ben scritto dovrebbe offrire soluzioni al problema. Pertanto, un preventivo per la fornitura di beni non dovrebbe pubblicizzare prodotti. Deve fornire modi efficaci per aumentare i ricavi e ridurre i costi. È necessario divulgare l'argomento di attrarre più clienti e soddisfare le esigenze di alta qualità. Dovresti anche occuparti dell'efficienza dei dipendenti o della riduzione del personale. È efficace solo un'offerta commerciale incentrata sulla risoluzione dei problemi dei clienti.
- Quando si compila tale documento, gli errori grammaticali non possono essere consentiti. Attualmente, ci sono molti servizi che controllano automaticamente l'ortografia. Di conseguenza, una proposta commerciale analfabeta, che contiene molti errori, ne indica solo uno. Tale società consente negligenza in relazione al lavoro e alla cooperazione con i suoi partner. Questa non è un'idea che dovrebbe essere trasmessa ai potenziali clienti.Prima di tutto, dovresti rileggere tu stesso il testo più volte e poi consegnarlo a un'altra persona per la verifica.
- Le scartoffie svolgono un ruolo importante nella percezione. La narrazione non dovrebbe essere caotica, ma strutturata. I titoli dovrebbero essere evidenziati. Gli elementi semantici interconnessi devono essere raggruppati in paragrafi separati. Ogni elemento del testo dovrebbe essere visivamente connesso con il resto.
- Non trasformare la tua offerta in spam. L'opzione migliore sarebbe quella di verificare in via preliminare con i potenziali partner se vogliono occuparsene. Ad esempio, se un'azienda è interessata all'acquisto di tali beni o servizi, cercherà di acquisirli dalle migliori fonti. Una chiamata preliminare può anche avere un effetto positivo sulla situazione. È un'ottima opportunità per contattare nuovamente potenziali clienti. In caso di interesse reciproco, è necessario fissare un appuntamento per i negoziati.
piano
Parlando di come presentare una proposta commerciale, occorre prestare particolare attenzione alla struttura. Per facilitare l'attività, è necessario utilizzare un piano specifico. A seconda del tipo di attività dell'impresa, alcuni elementi possono essere modificati. Le informazioni più voluminose fornite possono essere considerate una proposta tecnica e commerciale.
Definizione dell'obiettivo
Dopo che la proposta è stata elaborata, è necessario raggiungere la massima distribuzione tra i potenziali clienti. A volte tali documenti vengono utilizzati per fornire informazioni pertinenti dopo il completamento di una riunione personale o di una conversazione telefonica. È possibile seguire due strategie.
Primo: inserendo nel documento tutte le informazioni sui prodotti e servizi offerti, sperando che almeno alcuni di essi interessino potenziali clienti. Secondo: stabilire con precisione le esigenze dei partner e soddisfarle il più possibile. Sulla base di quanto precede, dovrebbe essere deciso al fine di compilare un'offerta commerciale.
Raccolta delle informazioni giuste
Dopo aver determinato l'obiettivo, dovresti iniziare a preparare le informazioni necessarie che saranno incluse nel contenuto del documento. Quando si formula una proposta commerciale per lavori di costruzione, non si dovrebbe provare a includere tutte le informazioni raccolte in essa. Dovresti concentrarti su una piccola quantità di informazioni pertinenti. Un'enorme quantità di informazioni non necessarie non porterà alcun vantaggio. Distrarrà potenziali clienti dalla cosa principale. In questo caso, il compito principale è quello di trasmettere informazioni sui beni e servizi forniti. Il rispetto di questa regola sarà un altro passo verso il raggiungimento dell'obiettivo.
Opzioni per risolvere il problema
È importante identificare chiaramente quelle domande a cui il potenziale cliente desidera ricevere risposte. Formulando un'offerta commerciale per la fornitura di servizi, è necessario descrivere la soluzione ai problemi in cui i partner aiuteranno l'una o l'altra attività. L'attuazione di questo paragrafo è essenziale per il successo dell'obiettivo. Un'offerta commerciale per la fornitura di servizi che non possono essere utilizzati per risolvere eventuali problemi verrà semplicemente eliminata.
Definizione del framework dei prezzi
Ogni produttore conosce il valore reale dei propri beni e servizi. In questa fase, dovresti ricordare l'obiettivo dell'intera impresa. Una serie di questioni emergenti dovrà essere affrontata. L'obiettivo è collaborare con una nuova clientela?
Vendere servizi aggiuntivi a ex partner? Qual è il rapporto cliente / cliente più redditizio? La combinazione di tutti questi fattori determina la categoria di prezzo, che dovrebbe essere indicata nella formulazione di un'offerta commerciale. La forma del documento implica uno stile di presentazione speciale. Di norma, si applicano le stesse regole della corrispondenza commerciale.
Offerta commerciale competente. Modello struttura
Di seguito sono riportati alcuni consigli per aiutarti a fare la migliore esperienza possibile. Ciò richiederà il rispetto di alcune regole di progettazione. Per alcune organizzazioni, è sufficiente fare un preventivo una volta. L'esempio viene quindi adattato in base ai cambiamenti nell'azienda.
Intestazione del documento
La carta intestata dell'azienda è la più adatta per la stampa di un'offerta commerciale. Il documento deve necessariamente contenere l '"intestazione" appropriata. L'indirizzo, i numeri di contatto e il logo della tua azienda dovrebbero trovarsi nella parte superiore di ogni foglio. L'opzione ideale si ottiene se questa struttura è a colori.
Per fare ciò, è possibile utilizzare carta intestata o stampanti laser a colori personalizzate. In assenza di tali capacità, sarà sufficiente una versione in bianco e nero. Inoltre, molto spesso, tali documenti commerciali vengono inviati via e-mail o fax. Va ricordato che una tale "intestazione" dovrebbe trovarsi su ogni pagina della proposta commerciale e non solo sulla prima.
Numero e data di registrazione
In alcune organizzazioni, è richiesta la contabilità di tutta la documentazione in entrata e in uscita. Di conseguenza, anche le offerte commerciali sono incluse in questa categoria. Pertanto, è necessario seguire l'indicazione del numero e della data di registrazione.
Queste due linee sono posizionate sulla prima pagina, in genere dall'alto in alto a sinistra. Il primo è per la registrazione di una proposta commerciale da parte dell'impiegato dell'azienda, il secondo è per condurre una procedura simile in un'organizzazione cliente.
destinazione
Questa colonna ha lo scopo di indicare il nome dell'azienda, il suo indirizzo postale ed elettronico completo, i fax e i telefoni. Questa informazione si trova nell'angolo in alto a destra della prima pagina. Tutti i dettagli di contatto devono essere indicati in forma completa. Ciò facilita notevolmente l'ulteriore lavoro con la proposta commerciale.
Corretta gestione
Questa clausola dovrebbe indicare a chi viene inviata l'offerta. Questo si riferisce al nome e alla posizione del destinatario. Devono essere specificati per intero. In alcuni casi, il destinatario non è una persona specifica, ma la direzione o il capo di un dipartimento. Tuttavia, l'appello deve contenere qualsiasi offerta commerciale. L'esempio "cari signori" è più adatto in questo caso.
La necessità di mostrare rispetto
Una piccola riverenza verbale deve essere localizzata immediatamente dopo il trattamento. L'attuazione di questo paragrafo è obbligatoria. Bisogna fare attenzione per garantire che le frasi educate non vengano ripetute in ogni nuova lettera, se corrispondenza commerciale trascinare fuori.
Occasione per il dialogo
La prima linea del ricorso deve essere sintetizzata in relazione alla quale è stata redatta una proposta commerciale. Ad esempio, se si è tenuto un incontro con i partner in cui si sono interessati al documento pertinente, è necessario indicarlo. Ciò dovrebbe essere fatto in modo tale che il potenziale cliente comprenda immediatamente ciò che è in gioco.
Informazioni sulla posizione
Questo paragrafo dovrebbe rivelare brevemente l'essenza dei principali problemi del potenziale partner che la proposta può risolvere. Ciò consentirà al cliente di determinare quanto informazioni accurate e affidabili ha fornito all'autore del documento. Ciò consentirà inoltre di stabilire pienamente se le informazioni fornite sono state comprese correttamente. Dopo aver letto questa parte della proposta commerciale, il potenziale cliente deve integrare le condizioni per risolvere i problemi imminenti.
Formazione per la domanda
Dovrebbero essere dettagliati tutti i calcoli e i dettagli tecnici della proposta commerciale. Queste informazioni dovrebbero essere contenute nelle applicazioni che devono essere numerate. Nell'angolo in alto a destra del documento dovrebbe indicare un collegamento ad essi.
Le domande devono essere presentate dopo la proposta. Il loro numero non è limitato. Tuttavia, ciò non significa che la moderazione debba essere trascurata in questa materia. Prima di tutto, devi assicurarti attentamente che le informazioni sui prodotti e servizi offerti nelle applicazioni siano comprensibili e interessanti per i potenziali clienti.
Problemi di investimento
Gli aspetti relativi al prezzo comportano una descrizione dei vantaggi e dei benefici che un potenziale cliente può utilizzare dopo aver concordato un'offerta. Se ci sono diversi modi proposti per risolvere i problemi dei partner, dovremmo spiegare brevemente la differenza nei loro costi.
Data di scadenza
I potenziali clienti dovrebbero essere pienamente consapevoli che l'offerta presentata non è illimitata. Molte funzioni, come prezzo, termini e condizioni di consegna, possono variare a seconda della situazione. Il periodo durante il quale l'immunità ai criteri dichiarati può essere garantita deve essere definito con precisione. Inoltre, tutti i vantaggi della cooperazione con questa società dovrebbero essere riassunti. Sarà sufficiente un piccolo paragrafo di alcune frasi.
feedback
Questo paragrafo dovrebbe indicare la data esatta della comunicazione successiva. È inoltre necessario indicare il tipo di connessione. Ad esempio, parlando al telefono o alla corrispondenza via e-mail. È meglio non lasciare questa domanda senza la dovuta attenzione e prenderla da soli, come dovresti ricordare a te stesso. Non fare troppo affidamento sul prossimo contatto su iniziativa di potenziali clienti.
Data richiesta
Questa procedura dovrebbe essere eseguita nella preparazione di ciascuna proposta commerciale. Ciò contribuirà in modo significativo a ridurre l'insorgenza di vari equivoci. Ad esempio, un potenziale cliente può facilmente confondersi con i documenti quando fornisce ripetutamente ulteriori informazioni e modifiche. In questo caso, è molto difficile stabilire cosa sia esattamente rilevante.
La necessità di una firma personale
Alla fine della citazione, si dovrebbero aggiungere alcune riverenze verbali. Quindi devi indicare il tuo nome e la tua posizione. Successivamente, è necessario inserire una firma personale. È un attributo integrale di questo tipo di documentazione.
La necessità di impaginare
Molto spesso, un'offerta commerciale non si adatta completamente a un foglio. Le pagine di tale documento devono essere numerate. È altrettanto importante indicare il loro numero totale. In questo caso, ciò ridurrà significativamente il rischio che il potenziale cliente non venga a conoscenza della proposta commerciale fino alla fine a causa della perdita di parte delle pagine.
Requisiti di spazio
Ogni paragrafo del documento deve iniziare con una linea rossa. È consentito aumentare l'intervallo tra loro. Utilizzando l'allineamento "in larghezza" è possibile ottenere il tipo di testo più attraente. L'uso di formattazioni complesse e caratteri personalizzati è altamente sconsigliato.
Quando si elabora un documento del genere, è necessario rispettare la moderazione. Inoltre, non dovresti usare caratteri troppo piccoli, vale la pena usare quelli più familiari. È meglio non abusare del testo evidenziando elementi come il grassetto e il corsivo. Sono adatti per enfatizzare i punti più importanti. Allo stesso tempo, il loro numero dovrebbe rimanere minimo.
Ulteriori informazioni
L'offerta diretta non dovrebbe richiedere più di due pagine. Occorre garantire che il testo sia distribuito uniformemente su entrambi i fogli. Non dovresti permettere una situazione del genere quando una pagina è completamente riempita, mentre la seconda è inferiore a un quarto. L'identità aziendale è l'opzione migliore per compilare una proposta commerciale.
Inoltre, una circostanza favorevole sarebbe la sua eco con il corrispondente design del sito, brochure e opuscoli tematici.Oggi vengono sempre più applicati nuovi standard di impronte digitali a colori. Puoi approfittare di questa situazione. L'esecuzione di un'offerta commerciale "a colori" è un'idea piuttosto creativa. Si deve prestare attenzione per garantire che la documentazione sia ben cucita. Questa regola deve essere rispettata con qualsiasi metodo di invio dei dati a un potenziale cliente: personalmente, per posta o tramite corriere.
Gli errori più gravi e comuni
1. Presentazione della documentazione non a una persona specifica, ma a diversi
Molto spesso, questo metodo può causare solo una reazione lenta. Non scrivere una proposta commerciale per un intero gruppo di persone. Ciò influirà negativamente sull'instaurazione di una forte relazione con un potenziale cliente. In questo caso, l'offerta commerciale funge da modulo pubblicitario più personale. Dovresti avvicinarti a scriverlo, concentrandoti solo su un potenziale cliente.
2. Pre-convinzione che nessuno leggerà testo più grande di una pagina
C'è un'opinione secondo cui tutte le lettere lunghe sono già noiose per definizione. Tuttavia, anche brevi messaggi pubblicitari, la cui dimensione è impostata da professionisti del marketing, può essere considerato come tale, tuttavia. Nella vita moderna, puoi trovare molti esempi in cui un lungo film ha ricevuto l'approvazione generale di critici e spettatori e un cortometraggio è stato condannato e dimenticato.
Ciò indica che in questo caso le dimensioni non contano. Alla gente non importa conoscere testi lunghi, semplicemente non vogliono leggere quelli noiosi. Bisogna fare attenzione a garantire che le informazioni contenute nell'offerta siano interessanti per i potenziali clienti dell'azienda. Solo in questo caso riceverà una risposta positiva, indipendentemente dal volume.
3. Inosservanza degli standard grammaticali
Quando si lavora su una proposta commerciale, è necessario costruirla come se si stesse svolgendo un dialogo facile e rilassato con il lettore. Dovrebbero essere seguiti tutti gli standard di ortografia e grammatica stabiliti. Allo stesso tempo, il testo dovrebbe corrispondere alla semplice comunicazione del venditore con l'acquirente. Non è necessario sovraccaricare l'offerta con un numero illimitato di turni vocali complessi. Dovrebbe salvare stile aziendale presentazione, rendendo il testo il più semplice possibile per la percezione del potenziale cliente.
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