Le informazioni commerciali sono una combinazione di informazioni e dati sulle attività dell'impresa, la sua struttura organizzativa, le relazioni esterne e interne, le tecnologie di produzione e la gamma di prodotti, nonché altre questioni relative alle sue attività.
Cosa si riferisce alle informazioni commerciali
Senza una sistematica e regolare fornitura all'organizzazione di tutti i tipi di dati, il suo lavoro diventerà impossibile. Le informazioni commerciali si riferiscono alle seguenti informazioni:
- dati sull'ambiente esterno dell'impresa (mercato, norme legislative, nonché le attività dei concorrenti);
- informazioni interne (su attività di produzione, riserve e strozzature);
- informazioni sui consumatori dei prodotti e servizi dell'organizzazione (le loro capacità finanziarie, nonché l'età, la nazionalità, la composizione geografica e così via);
- informazioni sulla concorrenza, vale a dire la gamma di prodotti, i metodi di vendita e politica dei prezzi;
- informazioni su beni e servizi venduti sul mercato (composizione qualitativa, quantitativa, nonché costo);
- dati sui prezzi di mercato;
- informazioni sui canali di vendita e distribuzione dei prodotti, nonché meccanismi per portarli al fornitore finale;
- materiale pubblicitario, nonché informazioni sulla loro efficacia.
Componenti principali
Si possono distinguere i seguenti componenti di informazioni commerciali:
- affari (si riferisce alla collaborazione con controparti);
- scientifico e tecnico (descrive le innovazioni e la tecnologia di produzione);
- produzione (indicatori di produzione pianificati ed effettivi);
- gestione (organizzazione della gestione aziendale);
- marketing (informazioni di mercato);
- finanziario (flussi di cassa).
Distribuzione di informazioni commerciali
Le informazioni nelle attività commerciali possono essere divulgate in due modi principali:
- attraverso periodici - sotto forma di riviste e cataloghi specializzati (vale la pena notare che devono essere costantemente aggiornati quando la situazione aziendale cambia);
- creando database elettronici, che possono contenere sia informazioni complete per ciascuna impresa, sia i dettagli delle singole aree delle loro attività commerciali.
È importante comprendere che le informazioni commerciali includono sia dati disponibili pubblicamente sia dati privati. Il primo include i dettagli di contatto dell'organizzazione, i nomi dei suoi leader, le aree di produzione e altre attività, nonché informazioni su alcuni beni. Per quanto riguarda i dati classificati, sono determinati dalla forma organizzativa dell'impresa (possono trattarsi di informazioni su prestiti, accordi di partenariato, tecnologie di produzione, ecc.) E non possono essere diffusi.
Tipi di informazioni commerciali
Le informazioni di un'organizzazione commerciale sono divise in diverse varietà:
- aprire dati pubblici (ciò può includere la registrazione e le informazioni di contatto dell'organizzazione, le sue attività, nonché la gamma di prodotti o l'elenco dei servizi forniti e altri punti che il management dell'azienda non ritiene necessari da nascondere);
- informazioni destinate alle autorità di regolamentazione (stiamo parlando di una varietà di moduli di segnalazione);
- solo la gestione diretta dell'azienda e una cerchia ristretta di dipendenti hanno accesso a informazioni classificate (si riferisce alla tecnologia di produzione e ai materiali utilizzati, ai rapporti contrattuali, nonché ad altre informazioni che sono un segreto commerciale).
Il ruolo delle informazioni commerciali
Le informazioni commerciali dovrebbero essere affidabili e pertinenti per garantire il buon funzionamento dell'impresa, e in particolare il suo legame gestionale. Ti consente di valutare correttamente la situazione attuale e di prendere le misure appropriate.In condizioni moderne, le informazioni commerciali hanno un valore particolare, poiché sono caratterizzate da una serie di vantaggi:
- consente di analizzare costantemente la situazione economica e produttiva;
- utilizzato nella preparazione di piani, previsioni, nonché nella fase di controllo; la ricezione tempestiva di informazioni affidabili offre all'organizzazione una serie di vantaggi competitivi;
- ti consente di scoprire l'atteggiamento verso l'azienda da parte di clienti, partner e concorrenti;
- monitoraggio costante della situazione nell'ambiente interno ed esterno;
- una quantità sufficiente di informazioni sulla società di dominio pubblico migliora la sua immagine e aumenta il livello di fiducia;
- consente di apportare modifiche tempestive agli obiettivi strategici dell'organizzazione; riduce il rischio di perdita.
Fonti di informazioni commerciali
Le informazioni commerciali possono essere ottenute dalle seguenti fonti:
- ricerche di mercato (possono essere svolte in modo indipendente e puoi anche utilizzare le informazioni fornite da partner e appaltatori);
- documentazione interna dell'azienda (vari tipi di rendicontazione, nonché documenti correnti rilasciati per confermare lo svolgimento delle operazioni di produzione);
- fonti esterne (informazioni statistiche di servizi speciali, organizzazioni e agenzie, che sono pubblicate su periodici ed è di dominio pubblico).
Classificazione delle informazioni commerciali
Vale la pena notare che le informazioni commerciali sono piuttosto eterogenee. A questo proposito, è stata sviluppata la seguente classificazione:
- In base al tempo:
- retrospettiva (consente di valutare la situazione prevalente nei periodi precedenti per adeguare i piani futuri);
- corrente (dà un'idea dei risultati attuali delle attività);
- previsione (determina lo stato stimato dell'organizzazione nei periodi futuri).
- Per quanto riguarda la fase di prendere decisioni di gestione:
- affermando (descrive la situazione attuale nell'impresa nel suo insieme, nonché nelle sue singole unità);
- esplicativo (necessario per comprendere i fattori che hanno portato a una situazione particolare);
- pianificato (dà un'idea del futuro stato dell'impresa);
- controllo (consente di valutare la conformità degli indicatori correnti a quelli dichiarati)
- Per ambito:
- generale (contiene dati sull'azienda nel suo insieme);
- locale (descrive lo stato delle singole strutture e unità dell'organizzazione).
- In conformità con lo scopo:
- pianificato (utilizzato per determinare gli indicatori futuri);
- contabilità (registrata in documenti per correggere lo stato attuale delle cose);
- riferimento normativo (utilizzato per allineare i processi produttivi alle regole);
- statistico (consente di tracciare la dinamica degli indicatori negli ultimi periodi);
- marketing (descrive la situazione sul mercato).
- Per frequenza di ricezione:
- discreto (arriva con una certa periodicità);
- episodico (atti alla volta, se necessario);
- continuo (utilizzato per monitorare la situazione attuale).
Informazioni commerciali e segreti commerciali
Esiste una categoria separata di dati che non possono essere diffusi, ma possono essere utilizzati solo da una cerchia ristretta di dipendenti. Questa è una categoria come informazioni commerciali riservate. Si tratta di informazioni documentate, il cui accesso è limitato non solo dalla carta interna della società, ma anche da norme legislative.
Vale la pena notare che concetti come informazioni commerciali e segreti commerciali non possono essere equiparati. Quest'ultimo è protetto da atti normativi. Possiamo dire che la legislazione statale dà a un imprenditore il diritto di classificare una serie di informazioni sulle attività della sua organizzazione.Ciò è dovuto al fatto che la pubblicazione di alcuni dati può causare gravi danni materiali. Pertanto, possiamo dire che un segreto commerciale ha un certo valore e beneficio per l'imprenditore purché non sia noto a terzi. Tuttavia, il loro occultamento non dovrebbe danneggiare la società.
Informazioni sui segreti commerciali
Le seguenti categorie di dati possono essere classificate come segreti commerciali:
- informazioni scientifiche e tecniche (tecnologia di produzione, progettazione di attrezzature, invenzioni, brevetti, prodotti software, metodi di organizzazione del lavoro in azienda; piani tecnologici);
- informazioni tecnologiche (disegni di progettazione, formule chimiche, piani di produzione e produzione);
- informazioni finanziarie (algoritmo di determinazione del prezzo, profitto ottenuto dalle vendite di prodotti, operazioni bancarie e flussi finanziari);
- informazioni commerciali (termini e condizioni di contratti e contratti, questioni organizzative, informazioni sugli appaltatori, corrispondenza commerciale).
Ciò che non può essere un segreto commerciale
Le seguenti informazioni commerciali non possono essere classificate come riservate:
- documenti relativi ai componenti, nonché certificati di registrazione e autorizzazione;
- bilanci presentati alle autorità fiscali e di altro tipo, nonché dati che mostrano solvibilità;
- informazioni sul numero, la struttura e la composizione del personale, nonché il livello di remunerazione e il rispetto delle sue norme di sicurezza;
- dati sulla vendita di prodotti potenzialmente pericolosi per l'uomo, nonché documenti a conferma della conformità alle leggi antitrust;
- dati sul coinvolgimento dei funzionari nelle attività imprenditoriali.
Protezione delle informazioni commerciali
Al fine di prevenire la diffusione di dati riservati, le imprese utilizzano determinati mezzi. La seguente protezione può essere fornita alle informazioni commerciali:
- sviluppo di istruzioni specifiche che spieghino ai dipendenti le caratteristiche e le regole per lavorare con i dati;
- nomina delle persone responsabili del mantenimento dei segreti commerciali;
- la creazione di un sistema di controllo in base al quale ai lavoratori sarà consentito l'accesso a determinati dati;
- un momento obbligatorio è la firma di documenti sulla non divulgazione di segreti commerciali con ciascun dipendente;
- introduzione di un sistema di incentivi aggiuntivi per i dipendenti che trattano dati classificati;
- automazione del sistema di sicurezza delle informazioni;
- controllo continuo da parte della direzione.
Metodi senza scrupoli per ottenere informazioni commerciali
L'insieme di dati sull'ambiente interno ed esterno dell'impresa sono informazioni commerciali. Un certo numero di imprese può tentare di ottenerlo con metodi disonesti:
- diffusione dei dati da parte dei dipendenti stessi (consapevolmente o non intenzionalmente);
- ricatto di dirigenti o dipendenti con accesso a dati pertinenti;
- domande provocatorie o di spicco durante conferenze o presentazioni;
- furto di identità;
- sorveglianza nascosta (indipendente, con l'aiuto di dipendenti o mediante attrezzature speciali);
- reclutamento di dipendenti da un'azienda concorrente;
- corruzione di dipendenti;
- intercettazioni o intercettazione di messaggi.
risultati
L'uso di informazioni commerciali determina in gran parte l'effettivo funzionamento dell'azienda. Si tratta di un set completo di informazioni sulle attività dell'impresa, che viene utilizzato dal capo per prendere decisioni manageriali, nonché dagli utenti esterni al fine di conoscere l'organizzazione.
Vale la pena notare che le informazioni commerciali possono essere sia aperte (accessibili a tutti, senza eccezioni), sia chiuse (che possono essere utilizzate solo da una determinata cerchia di persone).Allo stesso tempo, la legislazione regola chiaramente l'elenco di dati che non possono essere classificati. Per quanto riguarda l'occultamento di alcuni fatti, non dovrebbe danneggiare la società.
Al fine di proteggere le informazioni commerciali, l'organizzazione adotta alcune misure. Pertanto, la cerchia delle persone che hanno accesso ad essa è limitata e viene firmato un accordo con i dipendenti sull'inammissibilità della divulgazione. La responsabilità viene divulgata per la divulgazione di dati riservati. L'automazione del sistema di sicurezza delle informazioni utilizzando la moderna tecnologia informatica è una priorità. Tuttavia, la direzione deve anche monitorare personalmente questo problema.
