Negli ultimi anni si è registrata una tendenza costante verso un aumento del numero di imprese che emettono carte bancarie aziendali. Ciò è dovuto al fatto che sono molto convenienti da utilizzare per pagare le spese correnti, in un modo o nell'altro legate alle attività economiche delle istituzioni. Nonostante la crescente popolarità, la quota delle loro emissioni è relativamente ridotta, quindi non possono essere definiti prodotti di massa.
Varietà di carte aziendali
Di norma, vengono utilizzati da grandi organizzazioni che lavorano a stretto contatto con aziende straniere. L'istituzione firma un contratto con la banca, in base al quale viene aperta una carta aziendale per un individuo che successivamente pagherà per la sua rappresentanza e le spese di viaggio con essa. Secondo i termini dell'accordo, il dipendente dell'azienda a nome del quale è aperto il conto ha il pieno diritto di disporre dei fondi disponibili su di esso. Oggi ci sono due tipi di carte aziendali:
- credito, attraverso il quale vengono effettuati accordi a spese dei fondi forniti dalla banca alle condizioni di un contratto di prestito;
- liquidazione: tutti i calcoli vengono effettuati a spese dei fondi propri periodicamente reintegrati dell'impresa.
Su richiesta del cliente, la carta bancaria aziendale può avere un limite di cassa fisso. Il saldo minimo può essere utilizzato solo in casi eccezionali. Questa condizione deve essere specificata nel contratto. Inoltre, è possibile aprire un conto con carta aziendale per uno o più dipendenti. A seconda delle dimensioni, del tipo di attività e dell'attività dell'azienda, la banca seleziona la forma ottimale di organizzazione del pagamento delle spese correnti.
Quali sono le funzioni di una carta aziendale?
Innanzitutto, il suo utilizzo consente di ridurre in modo significativo il tempo necessario a un contabile per elaborare l'emissione o la restituzione di fondi a persone responsabili. Inoltre, un dipendente distaccato dell'impresa risparmia tempo e denaro nella dichiarazione di fondi quando passa il controllo doganale. La carta aziendale consente di stabilire un controllo rigoroso su come persona responsabile spende soldi. Con il suo aiuto vengono pagate le liste di viaggio, le utenze e le spese di ospitalità.
Regole di apertura
Il rappresentante della società deve contattare l'istituto bancario selezionato e presentare una domanda per una carta aziendale, sulla base della quale verrà firmato un accordo sull'apertura e la successiva manutenzione di un conto. Inoltre, la società deve fornire alla banca un elenco di dipendenti in cui verranno aperti i biglietti da visita. I futuri proprietari dovranno scrivere una domanda per riceverli. Tutto quanto sopra dovrebbe essere accompagnato da un pacchetto di documenti necessari per aprire un conto corrente.
Contabilità delle carte aziendali
La base per il controllo contabile sul flusso di cassa è un estratto conto o dati di un giornale elettronico nel sistema "Client-Bank".
Aprendo o chiudendo un conto, la società è tenuta a notificarlo all'ufficio delle imposte entro sette giorni. Altrimenti, affronta una sanzione sostanziale. La politica contabile della società deve necessariamente includere limiti sulla carta, un elenco di documentazione per le relazioni anticipate, un elenco di spese e operazioni consentite ai dipendenti, nonché i tempi e le procedure per la segnalazione.
Vantaggi chiave per l'azienda
La carta aziendale consente di ottenere una significativa riduzione dei tempi e dei costi operativi per l'emissione di denaro contante. Salva la gestione dell'impresa dalla necessità di ricevere e conservare nell'istituto bancario gli importi destinati a pagare le spese di rappresentanza, viaggio e famiglia. Inoltre, la società che ha emesso la carta aziendale facilita in modo significativo il lavoro di contabilità e vi è una diminuzione del numero di documentazione di segnalazione.
La società ha l'opportunità di controllare le spese dei dipendenti non solo tramite estratti conto bancari, ma anche limitando le operazioni consentite. Se un dipendente che è in viaggio d'affari ha urgentemente bisogno di fondi aggiuntivi, la società può riempire il conto in qualsiasi momento. Per garantire la sicurezza dei fondi su una carta persa, l'accordo prevede la possibilità di bloccarlo tramite una telefonata del proprietario. Quando si attraversa il confine di stato, non è necessario dichiarare i fondi sulla carta di pagamento. Inoltre, durante i viaggi di lavoro all'estero, il titolare della carta elimina la necessità di acquistare valuta estera. Tutte le operazioni effettuate all'estero sono soggette a conversione automatica.
Come usare una carta aziendale?
L'uso di tali carte è regolato da regole che si applicano a tutti i dipendenti di una particolare organizzazione. Le disposizioni d'uso devono includere i seguenti elementi:
- la procedura di intervento in caso di smarrimento;
- requisiti per la protezione delle informazioni PIN;
- elenco indicativo della documentazione accettata come prova delle spese;
- il periodo di tempo durante il quale il dipendente è tenuto a preparare e presentare una nota spese con documenti allegati, a conferma delle spese sostenute.
Al fine di far sapere ai dipendenti cosa può servire come prova delle spese, è possibile creare un album speciale di campioni e allegarlo al regolamento sull'uso delle carte. È auspicabile che le regole prevedano limiti sugli insediamenti consentiti sulle carte, un elenco di operazioni e spese che possono essere commesse da un dipendente. L'elenco delle operazioni consentite può variare a seconda del territorio di cui è registrata la società. I limiti di regolamento possono variare a seconda della posizione detenuta dal titolare della carta. Tra le altre cose, lo statuto deve specificare il periodo di tempo al termine del quale il dipendente deve restituire la carta, nonché il grado di responsabilità e la procedura per il risarcimento per l'inosservanza delle norme stabilite.
Tariffe di servizio
Ogni banca imposta autonomamente la commissione per l'apertura e la successiva manutenzione di una carta aziendale. Nella maggior parte dei casi, praticamente non differisce dalle tariffe standard applicabili alle persone.
Nel processo di registrazione, il cliente ha il diritto di scegliere una classe di carte. La produzione di carte istantanee non personalizzate di solito non richiede più di mezz'ora, mentre il rilascio di carte di nome prestigiose può richiedere diversi giorni lavorativi.
