File personale dei dipendenti: disegno di esempio

I dipendenti del dipartimento del personale devono disporre di informazioni accurate, complete e obiettive su tutti i dipendenti dell'impresa che fanno parte del proprio personale. La documentazione dei singoli registri, che contiene informazioni sulle attività professionali di ciascun lavoratore, viene raccolta in una sorta di fascicolo. Successivamente, consideriamo come viene eseguita la formazione dei file personali dei dipendenti dell'azienda.

Informazioni generali

Il fascicolo per il dipendente è necessario per sistematizzare le informazioni disponibili, riassumendole in un unico posto. Il file personale del dipendente, il cui campione sarà presentato di seguito, è un insieme di documenti relativi a:

• L'occupazione.
• Processo di promozione.
• Rispetto delle regole della disciplina del lavoro.
• Cessazione dei rapporti con il datore di lavoro e altri.

Principali categorie di dipendenti

Va notato che la gestione dei file personali dei dipendenti non è obbligatoria in relazione a tutti i dipendenti. Un esempio è la legge federale n. 79. Prevede la registrazione obbligatoria dei file personali dei dipendenti che lavorano nel servizio civile. Per gli altri lavoratori, la procedura per la compilazione del fascicolo può essere determinata da atti normativi di natura locale. I file personali possono essere conservati dai seguenti dipendenti:

1. Manager (responsabili di imprese, deputati, assistenti).
2. Capi delle divisioni strutturali e loro deputati.
3. Principali specialisti (principali).
4. Responsabile dei lavoratori.
5. Dipendenti inclusi nella riserva del personale per il trasferimento a posizioni di particolare importanza.
6. Specialisti che forniscono l'attività dell'apparato di gestione d'impresa.

Vantaggi della compilazione di un fascicolo

Va notato che il file personale di un dipendente è una fonte di dati molto conveniente su ciascun lavoratore. In una cartella, vengono raccolte tutte le copie dei documenti personali del dipendente, gli ordini presi in relazione a lui e così via. Questo ti permette di rendere il più completo caratteristica per il dipendente, notare i suoi meriti o, al contrario, eventuali violazioni e abusi da lui commessi durante le sue attività professionali presso l'impresa.

Atti interni dell'impresa: il fascicolo personale del dipendente

I documenti vengono raccolti e compilati da vari dipendenti a discrezione della direzione. Se per tutti i dipendenti sono previste cartelle con documenti personali, è consigliabile creare un atto locale appropriato. Inoltre, dovrebbe essere inclusa una sezione che prevede la necessità di aprire il file personale di un dipendente per ciascun dipendente a tempo pieno, incluso il personale tecnico. In alcune imprese, i dirigenti preferiscono sviluppare un atto separato che fissi tutti i dettagli della compilazione dei fascicoli.

Le principali sfumature

Indipendentemente dalla forma di regolamentazione per la compilazione dei fascicoli per i dipendenti, quando si lavora con loro, è necessario determinare:

1. Categorie di dipendenti su cui sono archiviati i file personali. Saranno tutti dipendenti o solo gruppi separati di essi. Ad esempio, può essere solo manager di tutti i dipartimenti di gestione.
2. Il modo in cui viene compilato il file personale dell'impiegato. L'esempio dovrebbe includere tutte le sezioni e le colonne necessarie in cui vengono inserite le informazioni sullo specialista.
3. La composizione dei documenti raccolti nel fascicolo. Allo stesso tempo, viene indicato quali documenti sono archiviati sotto forma di copie e quali sono nell'originale.
4. L'ordine in cui vengono compilati i fascicoli.
5. Regole per familiarizzare il dipendente con documenti su di lui.
6. La procedura per l'archiviazione dei file personali dei dipendenti.

È richiesto un dossier per un lavoro part-time?

Ciò dipenderà dal fatto che il dipendente occupi una posizione in cui è necessario il file personale del dipendente. Allo stesso tempo, di solito viene avviato un nuovo dossier per i part-time esterni e per le cartelle interne, i documenti corrispondenti vengono archiviati in cartelle esistenti. Se l'impresa prevede la condotta obbligatoria degli affari personali nelle disposizioni regolamentari, anche questi saranno collocati in lavori a tempo parziale, secondo la procedura stabilita.

Per i dossier part-time, è compilato secondo le regole generali definite in ogni particolare impresa. Secondo l'art. 283 del Codice del lavoro, un cittadino, quando lo nomina alla carica contemporaneamente, presenta un passaporto o altro documento che certifica la sua identità. Se la posizione richiede conoscenze speciali, il datore di lavoro ha il diritto di chiedere al futuro specialista di presentare un diploma o un altro documento sull'istruzione o sulla formazione (o una sua copia, debitamente certificata). Quando si applica per un'impresa con condizioni di lavoro difficili o pericolose (dannose), il datore di lavoro può richiedere un certificato della natura e delle condizioni di attività nel luogo principale del dipendente. Le copie dei documenti inviati devono essere archiviate nel file personale.

Compilazione iniziale

La creazione di file personali viene effettuata per un raggruppamento ordinato di informazioni documentate sui dipendenti direttamente nel processo di fissazione dei rapporti di lavoro con loro. La compilazione, di regola, viene eseguita in una cartella separata per ciascun dipendente. Questa forma di conduzione degli affari personali è considerata il modo più conveniente per organizzare le informazioni. Allo stesso tempo, si deve ricordare che è vietato ricevere, elaborare e allegare alle informazioni del fascicolo che indicano le sue convinzioni politiche, religiose e di altro genere, la vita privata, l'appartenenza ad organizzazioni pubbliche, compresi i sindacati.

Requisiti di base

In pratica, durante la compilazione di file personali, i documenti vengono inseriti in una cartella. Sulla sua copertina è stato apposto il numero di serie assegnato al fascicolo. Sotto di esso, il file personale del dipendente è registrato nel corrispondente giornale (libro) di contabilità. Questo requisito è contenuto nell'Art. 695, paragrafo b dell'elenco dei documenti modello archivistici creati nel processo di funzionamento degli organi statali, autorità locali con un'indicazione del periodo di conservazione. Dopo che il dipendente ha lasciato l'impresa, il suo dossier viene rimosso dalla cartella. Quindi il file personale viene eseguito per il trasferimento nell'archivio e depositato.

Informazioni sul giornale contabile (libro)

Questo documento può contenere i seguenti dati:

1. Numero del fascicolo
2. Nome completo specialista.
3. Il numero di fascicoli iniziali.
4. Data di trasferimento dei documenti all'archivio.
5. Altre informazioni fornite politica interna impresa.

L'esecuzione iniziale comporta un raggruppamento di documenti che testimoniano l'impiego di un cittadino e quindi tutte le informazioni relative alle attività professionali di un dipendente nell'organizzazione.

Elenco dei dati anagrafici

Nella legislazione, l'elenco dei documenti che dovrebbero essere inclusi nei file personali non è definito. Per i dipendenti pubblici, è previsto che il loro fascicolo contenga dati personali e di altro tipo relativi all'ammissione al servizio, al suo passaggio e al licenziamento. Le informazioni personali includono anche le informazioni necessarie per garantire le attività di un'agenzia statale. Il dossier contiene anche:

1. Elenco interno di documenti.
2. Foglio di registrazione personale o modulo di domanda.
3. Autobiografia.
4. copie:

• documento di identità;
• certificato di assicurazione;
• TIN (se fornito da un dipendente);
• certificati di registrazione militare per coscritti e cittadini soggetti a bozza;
• titoli che confermano il diritto dello specialista a detrazioni fiscali, che sono previsti dall'art. 218 codice fiscale;
• certificati attestanti il ​​livello delle restrizioni sulla disabilità, sulla disabilità (se fornito da uno specialista);
• ordini (ordini) all'ammissione allo stato;
• descrizione del lavoro;
• un accordo sull'accettazione della responsabilità (se la posizione lo prevede);
• contratto di lavoro (se l'originale è memorizzato in una cartella separata).

5. Documenti relativi all'accesso alle informazioni che costituiscono un segreto protetto dalla legge (se l'esercizio delle funzioni di uno specialista comporta l'uso di tali informazioni).

6. I risultati della visita medica preliminare (esame), effettuata per accertare l'idoneità professionale (nei casi previsti dalla legge).

Documenti aggiuntivi

Nel corso del lavoro dello specialista, è possibile archiviare nel proprio file personale:

1. Copie degli accordi al contratto principale (o loro copie).
2. Notifiche di cambiamenti nelle condizioni del contratto di lavoro su iniziativa del datore di lavoro.
3. copie:

• relazioni e note esplicative, dichiarazioni e petizioni del dipendente su varie questioni;
• ordini (ordini) relativi al trasferimento di un dipendente a un'altra attività (posizione), alla rimozione di sanzioni disciplinari, incentivi, cessazione dell'attività presso l'impresa;
• libro del lavoro.

4. I risultati degli esami medici periodici (obbligatori).

5. Materiale di certificazione (se la posizione richiede queste misure).

6. Altri documenti relativi alle attività dello specialista nell'impresa.

Foto dello specialista

È anche presente nel file personale. In genere, viene utilizzata una fotografia 4x6. Sul retro è scritto il nome completo dipendente. Si consiglia di cambiare la foto almeno una volta ogni 5 anni o al raggiungimento di una certa età. Questo problema è regolato a discrezione delle autorità.

Modifica dettagli

I lavoratori del personale che sono responsabili della preparazione e della conduzione degli affari dovrebbero monitorare il loro stato e aggiornare tempestivamente le informazioni. Non è necessario modificare il questionario o il foglio di registrazione e richiedere a uno specialista di compilare nuovamente il documento. Tutte le modifiche vengono apportate redigendo singoli atti. Sono chiamati aggiunte a una sezione particolare (aggiunta al questionario, per esempio). Di norma, sono presentati in forma tabellare. Lo sviluppo di forme appropriate è a discrezione del datore di lavoro.