Nuove regole dell'ufficio

Le regole del lavoro d'ufficio in federale organi esecutivi le autorità non si estendono per lavorare con atti che contengono segreti di stato. Sulla base dei requisiti, la struttura autorizzata sviluppa linee guida per la compilazione, la manutenzione e la conservazione dei documenti. Quando approvano le regole del lavoro d'ufficio, sono coordinate con la direzione dell'archivio statale.

Crea atti

Le regole del lavoro clericale negli organi esecutivi federali prescrivono che queste strutture possono utilizzare moduli speciali, fogli di carta standard in formato A5 o A4. È consentita la creazione di atti in forma elettronica. Indipendentemente dal modulo, il documento deve contenere i dettagli richiesti, che si trovano nella maniera prescritta. Le forme sono sviluppate secondo l'ortografia angolare o longitudinale. Nel primo caso, i dettagli si trovano nell'angolo superiore a sinistra del foglio. Con il metodo longitudinale, vengono posizionati al centro del modulo in alto. Le regole delle scartoffie nelle scartoffie consentono l'uso di modelli nella preparazione di atti elettronici. I rientri devono essere forniti su ciascun foglio: almeno 20 mm a sinistra, almeno 10 mm a destra e 20 mm in alto e in basso. Modelli elettronici e moduli di campionamento devono essere approvati dal capo dell'autorità federale esecutiva.

requisiti

Le regole per i documenti nei documenti determinano che gli atti devono essere seguiti da:

1. Emblema di stato della Russia.
2. Il nome della struttura che costituisce l'atto.
3. Il nome dell'unità strutturale.
4. Il nome della posta della persona autorizzata che redige il documento.
5. Informazioni di riferimento sulla struttura.
6. Il nome del tipo di documento.
7. Data di compilazione.
8. Numero di registrazione
9. Link ai dati dell'atto in arrivo.
10. Luogo di pubblicazione (compilazione).
11. Una barra per limitare l'accesso al contenuto.
12. Destinatario.
13. Avvoltoio di approvazione.
14. Risoluzione (istruzioni per l'esecuzione dell'atto).
15. Testo.
16. Segno di riferimento.
17. Registra sull'applicazione.
18. Firma (nota sulla firma elettronica).
19. Avvoltoio su approvazione.
20. Visa.
21. Stampa posizione.
22. Record dell'artista.
23. Una nota sull'attuazione dell'atto e l'invio al commercio.
24. Registrazione della ricevuta del documento.
25. Link all'atto.

La composizione dei dettagli è stabilita conformemente al tipo e allo scopo dell'atto. Le regole generali dei documenti determinano che l'approvazione del documento è certificata dal visto di un dipendente autorizzato. Questa disposizione si applica agli atti interni della struttura. Il coordinamento dei documenti redatti nell'istituzione esecutiva federale con altri organi statali è certificato con timbro, protocollo o lettera.

Consegna, ricevuta e registrazione degli atti

Nel lavoro clericale degli organi federali esecutivi vengono utilizzati i seguenti documenti:

1. Posta in arrivo.
2. Sent.
3. Interno.

L'invio e la consegna di atti avviene tramite telecomunicazioni, posta, corriere. Le regole generali per i documenti prescrivono l'elaborazione iniziale dei documenti in arrivo. Successivamente, viene effettuata la registrazione e l'esame preliminare degli atti per l'ulteriore trasferimento alla loro gestione. L'elaborazione iniziale dei titoli comprende la verifica della corretta consegna, la disponibilità della documentazione e delle domande. Gli specialisti ospitanti ordinano anche certificati per e non soggetti a registrazione. Quest'ultimo viene effettuato il giorno del ricevimento, della preparazione (firma o approvazione) o il giorno successivo (giorno lavorativo), se non diversamente specificato dalla legge.

Trasferimento in unità strutturali

Le regole per il lavoro d'ufficio nelle autorità federali prevedono che gli atti dopo la registrazione debbano essere sottoposti alla direzione per essere esaminati. Tuttavia, è consentito inviare titoli a un altro funzionario. Ciò richiede la pubblicazione della decisione pertinente da parte del capo. I documenti o le loro copie con risoluzioni (istruzioni per l'esecuzione) devono essere trasferiti alle persone responsabili dal servizio di gestione dell'ufficio. L'atto originale viene inviato a unità strutturale a cui è affidata la sua attuazione. Se più reparti agiscono come interpreti, l'originale viene trasferito al loro responsabile, mentre gli altri ricevono copie. Se l'unità autorizzata ha accesso a una copia elettronica, l'atto originale può rimanere nel servizio di registrazione, se ciò è specificato nei regolamenti pertinenti.

Invio di atti

Dopo la firma da parte del capo dell'organo esecutivo o di un altro dipendente autorizzato, i documenti vengono trasferiti ai dipendenti del dipartimento di ufficio. Questi ultimi effettuano la registrazione e la spedizione. Le regole del lavoro d'ufficio negli organi esecutivi obbligano i dipendenti a verificare la correttezza della compilazione, la completezza e la conformità del numero di copie alla mailing list. Gli atti completati in modo errato devono essere restituiti alle unità responsabili della loro attuazione. Se non vi sono violazioni, i documenti devono essere inviati il ​​giorno della loro registrazione o il giorno successivo (giorno lavorativo). Il trasferimento di documenti da un'unità strutturale a un'altra avviene tramite il dipartimento ufficio.

Caratteristiche contabili

Le regole di base del lavoro d'ufficio includono la procedura di riepilogo delle informazioni sugli atti in entrata, elaborati e inviati. L'analisi e la sistematizzazione delle informazioni è effettuata dal dipartimento responsabile. Le relazioni sono fornite al capo dell'organo esecutivo secondo le modalità da lui indicate. Per registrare e cercare atti in un database elettronico, vengono applicate le informazioni obbligatorie sugli atti, conformemente all'appendice. È consentito utilizzare dati aggiuntivi.

Fondo documentario

È formato da atti utilizzati nel lavoro della struttura statale. L'organo federale esecutivo, in accordo con il dipartimento archivistico, sviluppa e approva un elenco di documenti creati durante il suo lavoro, nonché il funzionamento delle sue istituzioni subordinate. Inoltre, per ogni atto è indicato il periodo di conservazione. L'organo esecutivo sta inoltre sviluppando modelli di album per moduli unificati, documenti generati. I dipendenti responsabili di questa attività la coordinano con il capo della struttura. Le regole dei documenti prescrivono la formazione di una nomenclatura di atti. I dipendenti responsabili devono garantire la loro sicurezza, contabilità e trasferimento nell'archivio.

nomenclatura

Le regole delle pratiche burocratiche includono la sua formazione nei compiti dell'unità strutturale di registrazione. nomenclatura:

1. Compilato sulla base delle informazioni contabili dei dipartimenti.
2. Approvato dal capo dell'organo federale esecutivo. In tal caso, dovrebbe essere effettuato un coordinamento preliminare con la commissione di esperti. L'approvazione viene effettuata entro la fine del periodo corrente. La nomenclatura entra in vigore dall'inizio del prossimo anno (dal 1 ° gennaio).
3. Una volta ogni 5 anni, viene approvato dalla Commissione di controllo degli esperti degli archivi di Stato. Gli atti del Fondo archivistico creati durante il lavoro vengono trasferiti ad esso per la conservazione permanente.
4. Quando si cambia la struttura o le funzioni dell'autorità federale l'autorità dovrebbe essere concordata con la commissione di esperti.

I nomi delle sezioni della nomenclatura sono i nomi delle unità strutturali.

Specifiche di archiviazione

Nella formazione dei casi, vengono distribuiti in base alla durata del contenuto nell'archivio. Esistono categorie di archiviazione permanente e temporanea.Le regole di gestione del personale prevedono un periodo di oltre 10 anni per i documenti sul personale. Il periodo di archiviazione temporanea potrebbe essere inferiore al valore specificato. I casi dalla data della loro formazione al loro trasferimento nell'archivio o nella distruzione sono contenuti nelle unità strutturali nel luogo di compilazione. I documenti possono essere rilasciati per un uso temporaneo ai dipendenti per un periodo stabilito dal capo dell'istituzione. Dopo la scadenza di questo periodo sono soggetti a restituzione. Altre agenzie governative emettono atti conformemente alle loro richieste scritte con l'autorizzazione del capo dell'organo federale esecutivo o del suo vice. In casi eccezionali, è consentita la rimozione di titoli dalla custodia permanente. Allo stesso tempo, le regole del lavoro d'ufficio presso le autorità federali prescrivono di lasciare una copia dei documenti certificati secondo le modalità stabilite, nonché un atto sui motivi del rilascio degli originali.

Trasferire all'archivio

I casi di un periodo di custodia temporanea (più di 10 anni) e permanente devono essere inviati non prima di un anno, ma non oltre tre anni dalla data della fine del loro servizio d'ufficio. Il trasferimento di titoli viene effettuato conformemente alle rimanenze. I casi il cui periodo di conservazione temporanea è inferiore a 10 anni (incluso) non vengono trasferiti nell'archivio. Alla fine del periodo specificato sono soggetti a distruzione. La base per la compilazione degli inventari è la nomenclatura dei casi.

Caratteristiche del lavoro con atti elettronici

Le regole burocratiche stabiliscono che la creazione, l'elaborazione e la conservazione delle informazioni possono essere effettuate nel sistema informativo della struttura statale. In tal caso, gli atti elettronici devono essere redatti conformemente ai requisiti applicabili agli atti cartacei. Devono inoltre avere i dettagli richiesti, ad eccezione dell'emblema di stato della Russia. La composizione degli atti elettronici è determinata dall'elenco dei documenti, la cui progettazione, conservazione e successivo utilizzo viene effettuata esclusivamente in forma digitale durante l'organizzazione del lavoro interno della struttura. Questo elenco è stato sviluppato in conformità con le raccomandazioni dell'Archivio di Stato. L'elenco di atti, la compilazione, l'archiviazione e il successivo utilizzo saranno effettuati in forma digitale, è approvato dal capo dell'istituzione in accordo con il dipartimento archivistico.

Elaborazione di atti elettronici

I documenti devono essere firmati da una firma digitale avanzata qualificata di un funzionario autorizzato. L'invio e la ricezione di atti elettronici è effettuata dal servizio di registrazione dell'istituzione. Dopo aver ricevuto il documento, il servizio di gestione dell'ufficio deve verificare la validità della firma digitale. Gli atti elettronici inclusi nel sistema informativo sono dati di registrazione e di registrazione assegnati. Forniscono la gestione dei documenti. Tra le altre cose, include la ricerca, l'accesso, l'archiviazione, il controllo, l'uso, ecc. La registrazione degli atti ricevuti su carta viene effettuata con la formazione di una copia elettronica. La nomenclatura indica che il caso è stato condotto in formato digitale. Ciò è indicato nell'intestazione o nel campo "Nota". Dopo l'attuazione o l'invio, gli atti elettronici devono essere conservati per i periodi stabiliti per casi simili eseguiti su carta. Alla fine del periodo, le informazioni contenute in forma digitale saranno distrutte.

linee guida

Sono descritti nelle relative istruzioni. Le regole del lavoro di ufficio servono come base per lo sviluppo di linee guida e altri atti locali che regolano la tecnologia per lavorare con i documenti all'interno dell'istituzione. Definiscono tecniche, procedure per la compilazione, la procedura per lavorare con i dati. Agendo sulla base del decreto governativo n. 477, la Regola di conservazione dei registri è specificata per ciascuna struttura statale proprio da tali atti locali.

Funzionalità di sviluppo

Nell'elaborare le raccomandazioni metodologiche, vengono prese in considerazione le attuali regole del lavoro d'ufficio della Federazione Russa. I funzionari responsabili dello sviluppo dovrebbero essere guidati dai regolamenti modello e coordinare il progetto con l'istituzione pubblica archivistica. In conformità con GOST R ISO 15489-1-2007, qualsiasi istituzione deve determinare e fissare le regole interne del lavoro d'ufficio. Il loro obiettivo dovrebbe essere la formazione di un sistema di gestione con atti affidabili, autentici e utilizzabili che possano supportare l'attività commerciale nel periodo di tempo necessario.

Contenuto delle raccomandazioni

La struttura del testo non è governata da regolamenti di significato intersettoriale. In genere, le raccomandazioni includono disposizioni generali, sezioni di argomenti e allegati. Nel primo blocco determinare:

1. Portata delle raccomandazioni. Ad esempio: "L'istruzione si applica a tutta la documentazione dell'istituzione".
2. Responsabilità per non conformità.
3. L'unità ha la responsabilità di assicurare una procedura uniforme per l'elaborazione di atti e la collaborazione con tutti gli altri dipartimenti.
4. Il quadro normativo.

sezioni

Di solito iniziano con le regole di organizzazione delle scartoffie. Questa sezione fornisce una classificazione degli atti utilizzati nell'attuazione di informazioni, attività amministrative e altre attività nell'istituzione. Il paragrafo seguente identifica i requisiti chiave della carta. Ogni regola di gestione dell'ufficio è stabilita da un paragrafo separato. Ciò include anche la procedura di avvistamento, coordinamento, firma. Le regole sono anche impostate in questo blocco:

1. Registrazione e certificazione delle copie (domande).
2. Uso e conservazione di francobolli, moduli, sigilli.
3. Lavorare con atti di persone responsabili della loro attuazione.

Altri articoli potrebbero essere presenti in questa sezione. Ad esempio, il contenuto può essere espanso per includere la preparazione di atti di una struttura collegiale, vicedirettori, ecc. Nella sezione "Gestione dei documenti" determinare:

1. La procedura in base alla quale vengono effettuati l'accettazione, l'elaborazione e la distribuzione degli atti in entrata.
2. Regole di trasporto e trasferimento da un'unità all'altra.
3. Istanze chiave del movimento degli atti.
4. Regole per la preparazione e l'invio della documentazione in uscita.
5. La procedura per la registrazione del volume degli atti.

La sezione "Registrazione" imposta:

1. Regole in base alle quali vengono assegnati numeri agli atti in entrata, interni ed in uscita.
2. Metodi, moduli e termini per la registrazione.
3. La procedura per gli atti di indicizzazione.

Nella sezione "Lavori di riferimento" sono fissi:

1. I principi della formazione di un sistema di riferimento nell'istituzione.
2. Descrizione di file cabinet, database e altre fonti.
3. Tecnologia per l'implementazione delle attività di recupero delle informazioni.

La sezione "Controllo dell'esecuzione dei documenti" definisce:

1. Tipi di atti soggetti a verifica obbligatoria.
2. La procedura in base alla quale i documenti vengono sottoposti a controllo.
3. Regole per l'attuazione delle ispezioni. Forme di carte, uso di segni speciali e così via possono essere descritte qui.
4. Responsabilità degli artisti.
5. Scadenze tipiche per l'attuazione degli atti.
6. La procedura per la compilazione delle informazioni di controllo.
7. Regole in base alle quali la direzione verrà informata dei controlli effettuati.

La sezione "Archiviazione online" include informazioni su:

1. La procedura per il contenuto degli atti. È installato sia per il servizio di gestione dell'ufficio, sia per altre unità strutturali.
2. Responsabilità di funzionari specifici per garantire la sicurezza degli atti.
3. Le norme in base alle quali viene effettuata la formazione di determinate categorie di documenti negli affari.
4. La procedura per lo sviluppo e il successivo uso della nomenclatura.
5. Regole di indicizzazione e sistematizzazione dei casi.

Nella sezione "Preparazione per la consegna all'archivio" sono definiti:

1. L'ordine dell'esame.In particolare, viene descritta la tecnologia di selezione della documentazione per la successiva conservazione e distruzione.
2. La procedura per preparare gli atti per l'archiviazione.
3. Requisiti per la progettazione e la descrizione dei casi trasferiti.
4. La procedura in base alla quale le persone responsabili trasmettono e accettano atti.

A seconda della tecnologia adottata, le specifiche dell'attività, le condizioni di lavoro, la composizione delle sezioni possono essere integrate e modificate. Pertanto, ad esempio, nelle istruzioni è possibile includere blocchi che determinano la procedura per lavorare con i ricorsi dei cittadini, atti con portata limitata, supporto tecnico per la formazione (stenografia, stampa, registrazione del suono e così via).

applicazioni

Dovrebbero includere un massimo di materiale illustrativo e di riferimento. Deve essere sistematizzato secondo l'ordine delle sezioni. Nelle appendici ci sono schemi di flusso di documenti, esempi di timbri e sigilli, forme di campionamento, esecuzione di alcuni tipi di atti, elenchi di documentazione controllata, forme della sua contabilità e così via.

conclusione

Le attuali norme ufficiali sul lavoro d'ufficio consentono una chiara procedura per lavorare con atti di diversa natura utilizzati negli organi esecutivi del governo federale, nonché in altre istituzioni statali. Stabiliscono requisiti chiave per i dipendenti responsabili della compilazione e della registrazione, della ricezione e dell'invio dei documenti. Le regole determinano anche la procedura per lavorare con moduli elettronici di documenti, database di informazioni. Ogni istituzione specifica li dettaglia, sviluppando documenti locali. Come uno di questi è un'istruzione sulle scartoffie. Dovrebbe riflettere l'intero processo di lavoro con atti, operazioni tecnologiche situate in una sequenza logica. L'istruzione regola le attività non solo del servizio d'ufficio. Poiché gli atti vengono spostati tra le divisioni strutturali, anche i loro dipendenti dovrebbero avere familiarità con la procedura stabilita. Lo sviluppo di documenti normativi locali viene svolto dal servizio di gestione dell'ufficio. Allo stesso tempo, i dipendenti dei dipartimenti archivistici e legali partecipano al processo. Il progetto dovrebbe essere concordato e firmato dal capo dell'istituzione. Il boss emette un ordine in base al quale le istruzioni entrano in vigore. In tutte le unità strutturali, dovrebbe essere usato come atto normativo. Inoltre, le sue disposizioni dovrebbero essere chiaramente e chiaramente formulate per i dipendenti. È conformemente alle sue disposizioni e ai requisiti che l'istituzione compilerà, registrerà e diffonderà i documenti.