Quasi ogni dipendente dovrebbe avere un promemoria di esempio a portata di mano. Questo è un documento molto importante di comunicazione interna, senza il quale è impossibile il normale funzionamento della maggior parte delle grandi istituzioni.
Segnala definizione nota
Un memo è un documento progettato per trasmettere informazioni lungo il servizio verticalmente dal basso verso l'alto. Ha lo scopo di informare il capo immediato dei fatti e degli incidenti che si verificano nel processo di esecuzione del lavoro.
Oltre a informare il dipendente segnalante, il suo compilatore, offre misure che devono essere applicate dopo aver analizzato la situazione.
Quasi ogni capo dipartimento sa come si scrive memo. campione è sempre sul desktop. Il rapporto ha quasi la stessa struttura, ma un focus leggermente diverso.
memorandum vengono inviati in orizzontale, dal leader al leader di un livello. Il reporting è scritto dal subordinato al supervisore immediato in verticale.
Tema delle note
La ragione per scrivere un memorandum può essere qualsiasi incidente nell'azienda. Oggi, ad esempio, un campione di un memorandum sulla maleducazione dei dipendenti non è così comune, ma anche 30-35 anni fa era un fenomeno diffuso.
Oggi, ci sono rapporti più frequenti sull'incapacità di svolgere le funzioni ufficiali, circa il ritardo. Possono anche essere compilati per dare voce alla richiesta di un determinato dipendente o dell'intero staff dell'unità.
I dipendenti scrivono anche rapporti che informano dell'esecuzione delle istruzioni ricevute dalle autorità superiori, soprattutto se sono state fornite per iscritto.
Anche incidenti di produzione, situazioni impreviste o azioni pianificate diventano regolarmente un'occasione informativa per scrivere un rapporto. Pertanto, l'oggetto di questo documento è piuttosto esteso e può coprire assolutamente tutti gli aspetti del processo di produzione, che dovrebbero essere segnalati alle autorità superiori.
Focus sui rapporti
Ogni azienda sa che ci sono due tipi di promemoria: interno ed esterno. Interno più comunemente usato. Non vanno oltre i confini di un'unità strutturale e vengono inviati dal dipendente al supervisore immediato. Chiunque abbia un tale bisogno può scriverlo. Un esempio di ciò è una nota sull'inadempimento delle funzioni ufficiali, un campione del quale si trova in ciascun dipartimento del personale.
La segnalazione esterna va oltre i confini dell'unità strutturale e viene inviata per conto del suo responsabile al suo superiore. Se l'interno può essere composto su un normale foglio di formato A4, l'esterno viene inviato solo su carta intestata ed è certificato con un sigillo, se presente, nell'unità. Ma entrambi questi tipi devono essere compilati rigorosamente secondo GOST, altrimenti non possono essere allegati alla documentazione generale dell'azienda.
requisiti
Secondo GOST, ogni campione del memo deve contenere alcuni dettagli, senza i quali il documento cessa di essere così.
Il rapporto inizia con i dettagli che indicano il nome dell'impresa o della sua unità strutturale. Inoltre, come nella dichiarazione, c'è un'intestazione che indica il destinatario e l'autore della nota. È molto importante indicare il nome completo dei loro post.Il nome del documento è scritto su una nuova riga e immediatamente sotto è il titolo, che inizia con le parole "Riguardo ..." o "Oh ...". Questo prepara immediatamente il lettore per quale tipo di informazione è presentata nel corpo del documento. La parte principale è composta da due sezioni condizionali. Il primo espone l'intera essenza dell'incidente e il secondo fornisce raccomandazioni o elabora una petizione per agire sul motivo di cui sopra. Il rapporto è chiuso dalla data e dalla firma del disegnatore con la sua interpretazione.
Persone autorizzate a redigere relazioni
Tutti nell'azienda dovrebbero sapere come scrivere un rapporto sul dipendente o sull'incidente. Dipende da questo se sarà lecito e se tutte le azioni successive andranno oltre l'ambito della legge.
Chiunque abbia un bisogno simile può redigere un documento di questo tipo. I dipendenti di basso livello presentano più spesso note informative sullo stato di avanzamento dell'esecuzione di incarichi, viaggi di lavoro e ispezioni. Meno spesso, scrivono rapporti sui loro colleghi sulla loro incapacità di svolgere il lavoro.
Ma i capi dipartimento spesso monitorano la disciplina del lavoro. La sua violazione diventa il motivo delle sanzioni pecuniarie. Ma per la loro nomina è necessario fornire argomenti forti.
Di norma, insieme a un memorandum, viene inviata una lettera esplicativa al gestore, che indica buone o non ottime ragioni per l'incidente. Sulla base di questi due documenti, viene elaborato un ordine appropriato per l'impresa.
Prova di fattibilità
In ogni dipartimento del personale, in ogni dipartimento della contabilità è presente un campione di una nota. Questo documento serve come una pesante conferma che certe azioni sono state eseguite ragionevolmente.
Nelle imprese statali si verificano spesso ispezioni da parte di servizi di varie istanze. Tutti sono progettati per confermare la legittimità del flusso di cassa dei fondi di bilancio. L'accumulo irragionevole di premi o detrazioni dai salari è una grave violazione, che comporta sanzioni.
Ma la presenza di un memorandum, sul fatto che sono state intraprese azioni legali, costituisce una seria giustificazione per questo o quel fatto. Un promemoria può essere un argomento anche in una prova se è redatto nella forma e approvato dal destinatario che ha ricevuto e familiarizzato con il suo contenuto.
Prevalenza di memo
È accaduto storicamente che la forma del memorandum, di cui un esempio è riportato in questo articolo, non ha affatto messo radici negli affari privati. Per le aziende e le imprese di proprietà di privati, è più comune risolvere i problemi di produzione verbalmente o attraverso la redazione di ordini. Ciò è dovuto al fatto che l'azienda ha un numero significativamente inferiore di organismi esterni che la controllano, per i quali non è necessario riferire sulla legittimità di determinate azioni. Ma qui c'è spazio per le relazioni relative al turnover finanziario, poiché il controllo da parte delle autorità fiscali è ancora presente.
Nelle istituzioni governative, i promemoria sono un evento comune. Consentono a ciascun subordinato di essere riassicurato, trasferendo insieme al documento la responsabilità di risolvere il problema al proprio superiore immediato.
Esempio di nota del dipendente
Il rapporto più semplice è redatto sul fatto che un dipendente non ha adempiuto a doveri ufficiali o ha violato la disciplina del lavoro.
Iniziamo il documento con il nome dell'unità: "Dipartimento informazioni dell'Istituto per la ricerca agricola". Successivamente, scriviamo un cappello: "Al capo del dipartimento informazioni, Ivanov I. I., del programmatore di terzo livello Petrov P. P."
Nel corpo del rapporto, affermiamo l'essenza della nota: “Metto alla tua attenzione che il programmatore junior Sidorov Ivan Ivanovich è venuto a lavorare il 02/02/2011 in ritardo alle 2 in punto e in uno stato di estrema intossicazione.Il trasgressore non ha fornito validi motivi e prove, ma ha reagito alla richiesta con apertissima maleducazione rivolta a me. In considerazione della regolarità di tali violazioni della disciplina del lavoro, propongo di prendere sanzioni adeguate con rimprovero e deduzione di un'ammenda pari al pagamento del suo lavoro per 2 ore dallo stipendio, durante il quale I. Sidorov non era al lavoro. "
Il rapporto è chiuso per data e firma con decrittografia.
Consigli sulla compilazione
Se si esamina attentamente ogni report di esempio, si nota che sono tutti progettati in uno stile rigorosamente ufficiale. Non ha senso discostarsene ed entrare nei dettagli con la loro descrizione in uno stile colloquiale. Più il testo è chiaro e conciso, più si avvicina alla presente relazione.
Assicurati di analizzare l'incidente descritto e di dare i tuoi consigli in merito. Questo non significa che sarà così. Il capo ha il diritto di decidere quale tipo di sanzioni adottare, ma più spesso concorda con le proposte del compilatore del rapporto, poiché non ha il tempo di approfondire tutti i dettagli.
Ricorda, il memorandum è un documento legale completo per l'accuratezza di cui garantisci la tua firma.
