Qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalla forma di proprietà e dal campo di attività, crea documenti. Ordini, protocolli, lettere, elettronica e cartacea. Tutti fanno parte della gestione generale e del personale dell'azienda. Il successo dell'azienda e la prosperità dell'azienda dipendono direttamente da quanto è consolidato questo processo.
Nozioni di base generali sull'organizzazione del lavoro d'ufficio
Le pratiche burocratiche sono un processo di creazione e diffusione di tutti i documenti di un'organizzazione. Compreso la loro ricezione, elaborazione, dichiarazione sul controllo ed esecuzione. Nell'azienda, questa attività è svolta da un segretario, un responsabile di ufficio o un'intera unità guidata da uno specialista di spicco, uno specialista di documenti.
Le fasi principali del lavoro d'ufficio sono:
- Creazione o ricezione di documenti, inclusa la loro registrazione.
- Controllo sull'esecuzione del documento, sul suo trasferimento ai funzionari indirizzati, sulla firma, sulla risposta e su altre azioni.
- Scartoffie per archiviazione operativa o archivistica. In alcuni casi, è possibile la distruzione di file e documenti.
La tenuta dei registri presso l'impresa può essere organizzata in vari modi, i seguenti tipi sono più comuni:
- decentralizzato: i documenti vengono creati, accettati ed elaborati individualmente in ciascuna unità. Questo è vero per le grandi imprese con diverse attività;
- centralizzato - l'organizzazione ha un'unità speciale impegnata esclusivamente nel lavoro con la documentazione. Potrebbe trattarsi della segreteria, del dipartimento di ufficio o di un dipendente che svolge queste funzioni. Caratteristico per le piccole e medie imprese;
- misto: include una combinazione dei primi due tipi.
Non importa quanto siano organizzate le pratiche burocratiche: ciò dovrebbe riflettersi nei documenti normativi dell'azienda.
Tenuta dei registri e gestione dei documenti presso l'azienda - necessità organizzativa
Il successo finanziario delle attività dell'azienda dipende direttamente da quanto è ben organizzato il processo del flusso di lavoro. I manager dovrebbero selezionare personale competente, avvelenare regolarmente segretari per ulteriore addestramento e monitorare i cambiamenti nella legislazione.
In qualsiasi organizzazione, le pratiche burocratiche sono, di fatto, il "sistema circolatorio" dell'impresa. Con un approccio competente, funziona senza problemi, consegnando i documenti necessari ai funzionari responsabili, inviando lettere, rimuovendo i documenti non necessari per l'archiviazione.
Qualsiasi dirigente aziendale comprende che le pratiche burocratiche sono un sistema che deve agire in modo chiaro e competente. Se necessario, prendere in considerazione varie opzioni per gli assistenti elettronici e, di conseguenza, formare il personale a lavorare in questi sistemi.
Gestione dei registri delle risorse umane come base per un funzionamento stabile dell'impresa
Nella maggior parte delle grandi imprese, sono attivamente impegnati non solo in generale, ma anche nella gestione dei registri del personale. Cioè, un sistema che include documenti relativi ai dati personali e lavorativi dei dipendenti.
La gestione dei registri del personale è caratterizzata da una regolamentazione molto più rigorosa. La maggior parte dei documenti viene emessa su moduli standard. Tutte le parole e le note devono essere conformi alla legge, in particolare al Codice del lavoro. Inoltre, la società ha i propri atti che regolano i rapporti di lavoro con i dipendenti.
L'organizzazione della gestione dei registri del personale è sempre un'unità separata dell'azienda.Se la società è piccola, può trattarsi di un dipendente, ma in questo caso, le sue funzioni devono essere specificate nel contratto di lavoro.
I nomi delle unità possono essere molto diversi:
- "Dipartimento delle risorse umane";
- "Servizio del personale";
- "Responsabili delle risorse umane";
- Dipartimento risorse umane.
Regolamentazione del lavoro d'ufficio e del flusso di lavoro
La struttura del lavoro d'ufficio di un'impresa deve essere definita nelle normative locali.
Può essere:
- contratto collettivo di lavoro;
- istruzioni sul lavoro d'ufficio dell'organizzazione;
- descrizioni delle mansioni dei dipendenti direttamente collegate al lavoro con i documenti;
- carta dell'azienda.
Qualsiasi documento normativo dell'impresa relativo al personale e al lavoro d'ufficio non dovrebbe contraddire la legislazione attuale.
Il personale adeguatamente organizzato e le pratiche burocratiche generali sono alla base del funzionamento stabile dell'impresa.
