Il responsabile dell'ufficio è il personale più necessario nel lavoro di qualsiasi azienda moderna. Una vasta gamma di responsabilità include le funzioni di uno specialista organizzativo e di vigilanza. Combina simultaneamente fino a tre plenipotenziari: segretario, direttore, amministratore. I doveri di un dirigente d'ufficio implicano principalmente grandi responsabilità e grande diligenza.
Requisiti dello specialista
Le istruzioni per il responsabile dell'ufficio del lavoro includono i requisiti necessari per l'assunzione e l'implementazione in futuro. La prima cosa che un candidato per questa posizione dovrebbe avere è l'istruzione e le capacità professionali adeguate. Il dipendente deve avere un diploma di completamento dell'istruzione secondaria superiore specialistica, incompleta di livello superiore o superiore.
Le competenze dovrebbero avere conoscenze sulla struttura dell'ufficio e sulle caratteristiche del suo lavoro. La suddivisione in zone della stanza è un fattore importante nella funzionalità. Se il responsabile dell'ufficio ha familiarità con i principi dell'organizzazione delle attività, sarà facile per lui controllare le singole posizioni lavorative. Il personale dovrebbe essere assegnato in base alle mansioni in modo da non disturbare altri lavori. Il responsabile dell'ufficio deve conoscere l'ambito di lavoro e il grado di responsabilità di ogni specialista.
Responsabilità dell'amministratore di ufficio
Il gestore è tenuto ad organizzare una produzione ottimale nell'edificio per uffici. Oltre alla suddivisione in zone, il manager deve gestire i dipendenti in modo che tutte le funzioni di ciascun frame siano eseguite stabilmente. Le basi dell'ufficio sono stabilite dall'amministratore sugli articoli:
- Selezione e collocamento di specialisti.
- Strategie di pianificazione e tattiche sul lavoro.
- Costruire la struttura organizzativa dell'ufficio.
Per una condizione di lavoro stabile in ufficio, è necessario assicurarsi che ogni scatto abbia successo nelle sue attività. I risultati positivi del lavoro sono realizzati con metodi di motivazione e gestione della sua strategia. Lo sviluppo e l'implementazione di approcci innovativi per migliorare la qualità e aumentare la produttività sono i compiti di un responsabile dell'ufficio.
La comunicazione aziendale nel gruppo di lavoro si basa sulla moralità e sull'etica professionale. Un responsabile d'ufficio è un esempio di tono educato e rispetto per i dipendenti.
Controllo interno
Tutte le decisioni prese devono essere controllate dall'amministratore. Il controllo viene effettuato nelle seguenti aree professionali:
- Introduzione e mantenimento del programma di lavoro interno.
- Conformità a specifici standard di comunicazione aziendale.
- Controllo sulla cultura del linguaggio quando si comunica con clienti e partner commerciali.
- Il codice di abbigliamento è un punto importante nel lavoro dell'azienda. I dipendenti devono indossare uniformi appropriate stabilite dagli standard. ambiente aziendale e lo statuto della società.
Il responsabile dell'ufficio, le cui responsabilità lavorative includono la gestione del personale e il controllo delle attività, dovrebbe sviluppare la propria metodologia e struttura organizzativa per valutare la qualità del lavoro. Ogni dipendente è soggetto a responsabilità disciplinare in caso di violazione del programma di lavoro e dell'etica del lavoro. Il gestore stesso ha tale responsabilità. Il sistema di misure per prevenire le violazioni, i metodi per risolvere i conflitti con la direzione e altri dipendenti e i metodi di incentivi morali sono sviluppati dall'amministratore.
Obblighi del gestore
Le funzioni del manager possono anche essere svolte dal manager dell'ufficio. In questo caso, deve fornire al personale e ai locali le forniture necessarie. Ogni dipendente deve avere un badge e biglietti da visita in modo che la sua personalità, nome, posizione, dettagli di contatto possano sempre essere scoperti e gestiti correttamente. Il volto dello specialista è il volto dell'ufficio e dell'azienda.
Le forniture per ufficio sono fornite regolarmente e sono di responsabilità del responsabile dell'ufficio. Vengono elaborati piani economici per la fornitura di beni, tenendo conto della quantità di prodotti consegnati all'azienda, del costo degli acquisti all'ingrosso e dei sistemi di sconto. Le consegne costanti di materiale per ufficio, inclusi carta e prodotti di consumo per le attrezzature, vengono effettuate con la conclusione di transazioni con fornitori e società di servizi con la partecipazione diretta del responsabile dell'ufficio. Il ricevimento della merce è controllato dai registri di pagamento e contabili. La questione della cancelleria e delle forniture per il personale viene effettuata con la nomina di persone responsabili e la disponibilità di schemi e procedure per la distribuzione di valori economici.
Tutte le apparecchiature sono controllate dal gestore delle forniture, in questo caso il responsabile dell'ufficio. Le responsabilità comprendono il monitoraggio delle condizioni delle attrezzature tecniche, le comunicazioni. In caso di guasto di apparecchi e macchine, viene chiamata una società di servizi o un tecnico di riparazione e vengono controllati i risultati del suo lavoro. Tale controllo si verifica anche quando le nuove apparecchiature vengono consegnate all'ufficio.
Un inventario di attrezzature e forniture viene eseguito dal responsabile dell'ufficio riconciliando periodicamente la disponibilità e le condizioni tecniche della proprietà economica con i dati contabili.
Sotto la sua responsabilità, il gestore del supporto economico gestisce i fondi assegnati all'ufficio per l'acquisto dei beni necessari per l'azienda e per le esigenze tecniche dei locali. Il responsabile delle forniture organizza la fornitura materiale e tecnica di eventi deliberativi, conferenze, negoziazioni.
Segretario e suoi doveri
Tutti i processi chiave sopra descritti nel lavoro del manager e delle sue decisioni dovrebbero essere fissati ufficialmente, e quindi la responsabilità del responsabile dell'ufficio, il segretario in una persona include il supporto della documentazione per le attività organizzative. Ogni documento, a seconda dello scopo, ha la sua forma e struttura di compilazione. Solo allora la decisione o il piano presi avranno una base giuridica e richiederanno una rigorosa attuazione di tutti i punti. Ecco come viene costruita l'attività di un'azienda chiara e coerente.
Collaborazione e integrazione
Il segretario responsabile organizza un incontro e un ricevimento degli ospiti. Delegazioni e commissioni, partner, clienti sono importanti visitatori dell'azienda. Le attività dell'azienda e il suo sviluppo dipendono direttamente da esse. La comunicazione avviene a livello aziendale utilizzando un'etica formalmente amichevole senza passare a relazioni personali e interazioni - solo lavoro. Il responsabile dell'ufficio dovrebbe simboleggiare la cultura e il rispetto non solo come rappresentante di spicco, ma anche per l'intera azienda. La ricezione e la trasmissione delle informazioni di contatto viene effettuata direttamente dal segretario. Per la cooperazione e la risoluzione di importanti questioni di interazione, viene effettuato lo scambio di biglietti da visita, la loro analisi e conservazione nel dipartimento. Il mantenimento della corrispondenza commerciale con partner e filiali è responsabilità del responsabile dell'ufficio. Realizza elettronica e corriere inviando il materiale necessario, ricevendo e analizzando informazioni, mantenendo corrispondenza commerciale.
Manager nella struttura di gestione
Il manager nella maggior parte dei casi è direttamente subordinato al direttore generale della società e al senior management. Responsabilità e diritti sono prescritti dalle autorità, che monitorano la loro conformità.Le funzioni del responsabile dell'ufficio per il curriculum includono una relazione sull'organizzazione interna dell'ufficio condotta, il raggiungimento dei risultati di produttività e le difficoltà incontrate nel lavoro e nella fornitura di attività. Presentano proposte per migliorare le condizioni, i problemi economici ed economici riguardanti l'acquisto di attrezzature e materiali, le richieste di trasferimento, promozione e licenziamento dei lavoratori. Punizioni disciplinari e incentivi per illustri specialisti vengono presi in considerazione.
Istruzioni specialistiche
L'assunzione di un nuovo dirigente è accompagnata dalla raccolta e dall'adozione di una serie di doveri, diritti e responsabilità. Le istruzioni del responsabile dell'ufficio includono un elenco completo di tutte le norme e regole sopra menzionate per il lavoro e l'organizzazione, oltre a persone o posizioni riferite all'amministratore.
Scala di carriera
La carriera del manager si basa sullo sviluppo interno e sulla crescita professionale, che è quella di migliorare le competenze. Il cambiamento di influenza si verifica insieme a un aumento o una diminuzione dell'autorità agli occhi dei subordinati e degli altri dipendenti. La mobilità verticale positiva della posizione è fissata dai successi nel raggiungimento degli obiettivi stabiliti dall'azienda, iniziativa e qualità socievoli, capacità innovative e metodi di lavoro efficaci.
Il responsabile dell'ufficio è una delle professioni più ricercate. Uno specialista efficace dovrebbe prestare molta attenzione alle risorse umane, questo requisito è la responsabilità del responsabile dell'ufficio per il curriculum. Correttamente abbinato da interno capacità di leadership e uno staff altamente qualificato influenzerà positivamente le dinamiche dello sviluppo dell'azienda.
