La lettera di vettura di un'autovettura (modulo n. 3) è necessaria per la pianificazione, l'organizzazione, la contabilità e la gestione del trasporto. Le pratiche burocratiche vengono eseguite in conformità con le istruzioni per il calcolo del trasporto. Altri titoli primari includono un giornale di registrazione che registra lo spostamento delle lettere di vettura, nonché carico.
Documenti obbligatori
Quando si lavora in un'autovettura, un conducente che fa parte del personale dell'organizzazione deve avere:
- Un certificato per il diritto di gestire il prodotto con la categoria appropriata o un permesso temporaneo.
- Documenti di registrazione sul trasporto e sul rimorchio (se disponibili).
- Lettera di vettura di un'auto.
- Nota di spedizione per carico.
- Autorizzazione speciale per il trasporto di merci pericolose o voluminose.
Lettera di vettura di un'auto. Riempimento campione
La responsabilità della corretta esecuzione del documento spetta al capo dell'organizzazione, nonché alle persone coinvolte nel processo di immissione dei dati su carta e responsabili dell'operazione di trasporto. L'autista non compila la lettera di vettura. Al ricevimento (prima della partenza) e alla consegna (al ritorno), mette la sua firma. Prima che la carta venga consegnata al conducente, una persona autorizzata o un committente inserisce le informazioni necessarie nella lettera di vettura del passeggero. Il modulo contiene righe che indicano:
- una data (anno, mese, giorno) corrispondente a quella nel registro;
- orario di lavoro (viaggio di lavoro, giorni feriali, programma giornaliero o cumulativo, ferie o fine settimana, straordinari, ecc.);
- marca e tipo di prodotto, stato e numero del garage.
Se è presente un semirimorchio o un rimorchio, le informazioni a riguardo sono inserite nell'apposita sezione. La riga "Escort" indica le informazioni sulle persone che partecipano al trasporto. La sezione "Funzionamento del veicolo e del conducente" contiene informazioni sull'ora (ore e minuti) di partenza e di ritorno del veicolo. Nella sezione "Attività" nella colonna "A disposizione" in base all'applicazione viene inserito il nome del cliente. La riga "Orario di arrivo" riflette l'ora (ore e minuti) in cui il trasporto è arrivato a destinazione.
La lettera di vettura di un'autovettura contiene anche informazioni sul carburante. Questa informazione è indicata nella parte anteriore del documento. Qui, per iscritto, la persona autorizzata inserisce informazioni sulla quantità di carburante richiesta per completare l'attività prevista dal contratto. In questo caso, viene preso in considerazione il carburante residuo del giorno lavorativo precedente. Se la lettera di vettura del trasporto è redatta correttamente, la persona autorizzata appone la propria firma sulla riga corrispondente. Quindi il dispatcher conferma la correttezza del documento.
Partenza dal garage
Immediatamente prima di inviare il trasporto, la lettera di vettura dell'autovettura viene riempita nelle colonne appropriate da un meccanico (tecnico del carburante e del lubrificante). Questa persona autorizzata deve inserire le informazioni nelle righe della sezione Movimento carburante. Qui inserisce informazioni sulla quantità di carburante emessa, numeri e serie di coupon. La corrispondenza delle informazioni con la realtà è certificata dal meccanico con la propria firma.
Informazioni sull'ispezione pre-volo
La lettera di vettura di un'autovettura contiene informazioni sullo stato di salute del conducente. Sono inseriti nel documento dall'operatore sanitario dell'organizzazione. Sulla base dell'ispezione pre-viaggio, viene fatta una conclusione sull'accesso del conducente alla gestione del trasporto e all'assegnazione.In caso di stato di salute insoddisfacente, l'auto viene cancellata.
Partenza dal checkpoint
Immediatamente prima di lasciare il territorio dell'organizzazione, il meccanico del checkpoint entra nel tachimetro nella lettera di vettura dell'autovettura. Sono indicati nella colonna 4 della sezione "Funzionamento del veicolo e del conducente". Queste informazioni possono anche essere inserite dal meccanico del dipartimento controllo qualità.
Oltre al tachimetro, la persona autorizzata annota l'ora effettiva in cui il veicolo ha lasciato il territorio sulla lettera di vettura. Nella sezione "Circolazione del carburante", nella colonna "Resto al momento della spedizione", vengono inserite le informazioni sulla quantità di carburante nel serbatoio.
Il trasferimento del veicolo al conducente in buone condizioni, nonché la conformità delle informazioni alla realtà, devono essere certificati dalla firma del meccanico. L'autista, rispettivamente, firma anche sotto tutte le linee riempite. Quindi conferma l'accettazione dell'auto in buone condizioni, nonché la ricezione di un incarico di lavoro.
Informazioni sul traffico sulla linea
L'introduzione di queste informazioni viene effettuata in una determinata sequenza. La riga "Orario di arrivo" riflette le ore e i minuti in cui il conducente ha consegnato la lettera di vettura al cliente. Quest'ultimo firma nel documento, attestante l'arrivo del trasporto. Le colonne "Alla partenza" e "All'arrivo" contengono il tachimetro nel momento in cui l'autista è entrato nel territorio del cliente e lo ha lasciato. La colonna "Marchi speciali" contiene informazioni che non sono fornite nella forma del documento. Questi includono, in particolare, le note dei clienti sui guasti, i dipendenti dei servizi stradali, ecc.
Ritorno del trasporto al garage
Dopo aver completato l'assegnazione, la lettera di vettura viene emessa nella sequenza di partenza inversa. Il primo segno è posto al checkpoint. Il meccanico o altra persona autorizzata nella colonna "Lavoro dell'auto e dell'autista" fornisce informazioni sul tempo effettivo di restituzione dei fondi nel territorio dell'organizzazione.
Insieme a questo, viene riempita una linea contenente il tachimetro e i dati sul carburante rimanente. Il tecnico del carburante riempie la linea "Consegnato", inserendo il resto nel serbatoio dopo il fatto. La correttezza delle informazioni è confermata dalla firma della persona autorizzata.
Il meccanico del cambio prende la macchina dal conducente. Nella riga "Accettato", la persona autorizzata firma l'accettazione dei fondi in buone (o difettose) condizioni. Nella colonna "Passato" l'autista firma, confermando il ritorno del trasporto. La lettera di vettura viene consegnata al dispatcher. A sua volta, inserisce una firma nella riga corrispondente del documento ed effettua la sua registrazione nel giornale contabile.
Ulteriori informazioni
Di norma, una lettera di vettura viene emessa al conducente per 1 giorno lavorativo. In questo caso, dovrebbe essere consegnato un documento per il giorno precedente. Nel caso del trasporto interurbano, l'autorizzazione viene effettuata per un periodo più lungo. In alcuni casi, un'organizzazione può utilizzare la lettera di vettura di un passeggero per un mese. Tale documento deve essere approvato secondo i principi contabili della società.
Scarica la lettera di vettura passeggeri Waybill 3
