Controllo della cassa: procedura e redazione di un atto

Il corretto funzionamento di qualsiasi impresa dipende principalmente dallo stato impeccabile della cassa e dalla qualità delle operazioni. La legislazione attuale regola chiaramente questo settore. Le norme prevedono vari tipi di controlli del turnover finanziario nelle aziende. Uno di questi è l'audit della cassa presso l'impresa. Consideriamo più in dettaglio cos'è questo controllo.

Informazioni generali

La verifica della liquidità alla cassa è un insieme di misure per valutare la conformità delle transazioni alla legge, la tempestività e la correttezza della loro attuazione. Tale inventario può fungere da controllo indipendente o essere una delle fasi di controllo da parte degli organismi autorizzati. Una verifica della cassa è considerata una delle attività di vigilanza obbligatorie e regolari.

Passaggi di verifica

L'audit della cassa prevede le seguenti fasi:

• Ricalcolo della liquidità e confronto dei dati ottenuti dalla segnalazione di titoli con importi effettivi.
• Monitoraggio del rispetto della disciplina finanziaria.

L'audit della cassa e l'analisi delle informazioni formano un'idea affidabile di come i fondi vengono utilizzati nell'organizzazione, nonché delle direzioni negative e positive dell'azienda. Il significato di questi eventi è difficile da sopravvalutare. L'inventario analizza l'esperienza positiva dell'impresa nel campo della gestione. Inoltre, viene effettuata una valutazione di violazioni e abusi. Come ogni altra operazione di controllo, la cassa viene verificata utilizzando metodi speciali che ne garantiscono la sistematica attuazione.

Scopo della procedura

L'audit della cassa e la supervisione del rispetto della disciplina finanziaria mirano a stabilire l'affidabilità delle informazioni fornite nelle dichiarazioni confrontando i dati con lo stato attuale delle cose. Un altro scopo della procedura è l'identificazione e la repressione delle violazioni della legge nel settore del turnover dei fondi. I risultati dell'audit della cassa consentono al revisore o all'ispettore di formarsi un parere obiettivo sui rendiconti finanziari della società, confutando o supportando la sua reputazione commerciale.

Quadro legislativo

La procedura per il controllo della cassa è rigorosamente regolata. In conformità con la legge, autorizzato ad eseguire questa procedura:

• I rappresentanti degli organi di controllo dell'azienda sono dipendenti competenti dell'azienda.
• Dipendenti di Rosfinnadzor.
• Ispettori fiscali.

L'audit della cassa può essere avviato dall'azienda e direttamente dal suo responsabile. In questo caso, il direttore della società stipula un accordo con un revisore indipendente o una società con l'accreditamento appropriato. Fino al 2012, le banche avevano l'autorità di condurre procedure di controllo. Oggi la legge non prevede tali controlli.

Specifiche della procedura

La procedura per l'audit della cassa è sviluppata e approvata dalle normative locali nel quadro della legge. Ad esempio, il regolamento sull'attuazione del controllo finanziario interno prevede:

• Formazione di una commissione autorizzata.
• L'elenco di oggetti controllati.
• Frequenza di prelievo di contanti.
• Regole in base alle quali viene eseguita l'esecuzione e la revisione della cassa.

Gli ispettori dell'Ispettorato del Servizio fiscale federale che attuano le misure di vigilanza valutano la completezza della capitalizzazione e della contabilità dei ricavi delle attività principali e supplementari della società. Secondo i regolamenti amministrativi, i funzionari possono controllare qualsiasi azienda che produce liquidazione in contanti con o senza registratore di cassa, ma con l'uso di carte di pagamento con il diritto di emettere documenti di ricevuta redatti su rigorosi moduli contabili in conformità con una ricevuta di cassa.

soggetti

Un fisco improvviso della cassa può essere eseguito da qualsiasi ufficio, indipendentemente dalla proprietà, dall'ufficio delle imposte. Secondo la clausola 5.14.1 del Regolamento n. 278, il controllo esercitato dagli organi del Servizio federale di supervisione della supervisione della supervisione delle risorse naturali e della sorveglianza della Federazione Russa è principalmente rivolto alle società che:

1. Ricevi fondi da fondi statali. Questi includono assistenza finanziaria, garanzie statali, prestiti di bilancio e prestiti, investimenti da fonti extra-economiche e il bilancio federale.
2. Usano beni materiali e di proprietà dello Stato.

Frequenza di ispezione

L'audit di cassa nell'ambito dell'audit interno viene effettuato:

• almeno 1 volta per semestre o trimestre;
• il 1 ° giorno dell'anno che segue l'anno di riferimento;
• quando trasferisce i casi dal cassiere o dallo specialista, sostituendolo, a un altro dipendente;
• in altri casi, a discrezione del direttore della società, conformemente alla politica finanziaria adottata della società.

Le imprese con un elevato fatturato in contanti, di norma, esercitano i controlli su base mensile o l'ultimo / primo giorno di ogni mese.

Ispezione non programmata

La direzione ha il diritto di avviare un inventario quando lo ritiene necessario. Tale controllo è considerato improvviso. La sua differenza rispetto alla procedura pianificata sta solo nel fatto che la data della sua attuazione non è determinata. In alcuni casi, tale verifica della cassa è causata dalla vigilanza del regista o dalla presenza di sospetti diretti di abuso tra i dipendenti che sono responsabili del mantenimento della disciplina finanziaria all'interno dell'azienda. Le ispezioni effettuate dagli ispettori dell'Ispettorato per l'ispezione degli ispettorati fiscali o del Servizio federale per la supervisione dell'ispezione del Servizio federale per la vigilanza delle emergenze sono di solito non pianificate. La direttiva che regola la procedura di audit non stabilisce direttamente il termine "sorpresa". Tuttavia, garantire una programmazione non programmata e la mancata divulgazione delle fasi di preparazione della revisione contabile costituisce uno dei requisiti obbligatori per i dipendenti qualificati.

Termini di inventario

La registrazione della cassa viene effettuata innanzitutto dall'ordine:

• Amministratore della società, se si tratta di un audit interno.
• Il capo (o il suo vice) del Servizio federale di vigilanza finanziaria o dell'Ispettorato del servizio fiscale federale.

L'ordine indica i tempi della procedura e conferma l'autorità del gruppo di controllo. Inoltre, il revisore o la commissione certifica la propria identità presentando i documenti pertinenti. Solo dopo aver eseguito queste azioni obbligatorie, la società può fornire i titoli necessari, molti dei quali contengono segreti commerciali e denaro.

Requisiti del revisore

A partire dall'audit, l'ispettore deve essere guidato dalle regole stabilite. In particolare, il dipendente deve garantire con le sue azioni:

• Competenza.
• L'improvviso.
• Validità.

In pratica, sfortunatamente, queste qualità non sono sempre manifestate dagli ispettori. Tuttavia, il revisore deve essere consapevole della professionalità in ogni situazione. La parzialità porta alla necessità di condurre audit ripetuti, ritardando il processo di identificazione delle circostanze in cui si sono verificate violazioni. Un altro fattore importante è la continuità dell'audit. Durante l'audit, l'ispettore o altra persona autorizzata non deve essere distratto. Tutte le azioni avviate devono essere completate senza interruzione.

Punto importante

Anche gli indicatori intermedi ottenuti durante l'inventario dovrebbero essere discussi solo con la direzione dell'azienda. Ciò è particolarmente importante nei casi in cui viene effettuata una verifica della cassa di una banca o di un'altra grande organizzazione finanziaria.Tale discussione aiuta a eliminare le carenze e gli errori che sono stati fatti durante l'audit, oltre a far risparmiare tempo in modo significativo e guida gli ispettori all'obiettività nella valutazione della situazione.

Ordine generale

La comparsa di un revisore esterno o interno, come sopra indicato, è necessariamente accompagnata dall'emissione di un ordine adeguato. Funge da base per l'attuazione delle misure di controllo. Un inventario in contanti dovrebbe essere effettuato da una commissione. Oltre al revisore stesso, in questo processo c'è un cassiere, un contabile e una persona disinteressata. L'ordine di ispezione comprende tutti i punti importanti della procedura:

• Viene determinata la cerchia delle persone che sono membri della commissione.
• La scadenza per gli eventi e la consegna dei risultati.

Le stesse informazioni sono contenute nella notifica, che viene inviata dalle autorità di vigilanza competenti.

formazione

L'inventario inizia con la preparazione. Durante questo, il cassiere consegna alla commissione autorizzata l'ultimo rapporto sulle transazioni, redige una ricevuta che conferma l'assenza di denaro non corrisposto e documenti non contabilizzati. Il presidente del gruppo di controllo approva e data tutti i documenti ricevuti. Allo stesso tempo, sono contrassegnati "Prima della revisione", poiché non sono ancora stati registrati nei registri e le operazioni su di essi sono già state completate.

Prelievo di contanti

Questa è la fase successiva dell'audit. Il prelievo di denaro viene effettuato mediante conversione di fogli e confronto degli importi ricevuti con i dati di reporting. Inoltre, vengono controllati lo spostamento dei fondi e la disponibilità dei moduli contabili. Questo viene fatto confrontando i saldi effettivi con le informazioni dai registri. Alla fine di queste azioni, le informazioni vengono registrate in un controllo speciale della cassa. È compilato in 2 copie.

Controllare i requisiti di conservazione del contante

Durante l'audit, viene stabilito:

• Sono presenti cassette di sicurezza con serrature riparabili nella stanza?
• Come è il trasporto di denaro contante e garantirne la sicurezza durante il trasporto.

Inoltre, viene condotto uno studio sui risultati delle ispezioni precedenti e un'analisi della loro frequenza.

Disciplina di valutazione

Durante l'audit viene verificata la conformità del progetto di documenti primari ai requisiti di legge. In particolare, viene stabilita la presenza dei dettagli e delle firme necessari sui titoli che autorizzano l'esecuzione delle operazioni. Gli ispettori verificano la correttezza della compilazione di calcolati e libro paga la presenza in essi dei tempi dei pagamenti, delle firme, della certificazione della ricezione dei fondi e della loro emissione. Devono inoltre essere rispettati i requisiti di progettazione. libro di cassa.

Dovrebbe essere numerato costantemente le pagine, le voci dovrebbero essere in ordine cronologico. Se ci sono correzioni, sono richiesti commenti correttivi. La Commissione verifica inoltre la validità dei pagamenti per determinate esigenze economiche, assistenza materiale, premi e altre cose. Nel corso delle misure di controllo, viene eseguita una verifica completa della completezza e della tempestività della capitalizzazione dei fondi ricevuti dalla banca e della determinazione di discrepanze nella sequenza degli eventi durante il trasferimento di denaro all'organizzazione che gestisce il conto (se presente). La tempestività della consegna dei saldi ricevuti ai sensi del rapporto o non utilizzati durante i viaggi di lavoro è soggetta a verifica.

Documenti di verifica della cassa

La legislazione stabilisce una forma unificata del modulo in cui sono inserite le informazioni ottenute durante l'audit. La registrazione dei risultati dell'audit della cassa viene effettuata secondo la f. No. INV-15. Nel modulo è inserito quanto segue:

1. Informazioni sugli importi dei fondi per la segnalazione e la disponibilità effettiva.
2. Informazioni sul confronto delle posizioni sopra.
3. Il risultato del confronto.

Le posizioni per la segnalazione e lo stato effettivo possono essere le stesse. In questo caso, la situazione alla cassa è buona.Se la quantità di fondi dichiaranti è maggiore della disponibilità effettiva, allora c'è una carenza. Se la situazione è l'opposto e ci sono più soldi al botteghino che nei documenti, allora c'è un surplus. Tutte queste informazioni sono riepilogate e inserite nel modulo. Il certificato di audit della cassa è redatto in forma di testo. In conclusione, sostiene una sezione su conclusioni e proposte. In breve, elenca le violazioni identificate e fornisce raccomandazioni per la loro eliminazione.

Scadenze dell'inventario

Sono stabiliti dalla legge. Il periodo di tempo per ciascuna impresa particolare dipenderà dalla quantità di dati da verificare. Tuttavia, in ogni caso, non dovrebbe essere più di 45 giorni. In casi eccezionali, tuttavia, la legge consente anche la sua estensione. In particolare, ciò si verifica in situazioni in cui è necessario l'intervento delle autorità inquirenti. L'audit della cassa per gli ispettori fiscali è limitato a 20 giorni.

Quali sono le conseguenze delle violazioni?

Se, nel processo di contabilità in contanti, gli ispettori hanno rivelato una discrepanza con i dati di rendicontazione, il cassiere deve fornire spiegazioni scritte delle loro ragioni. L'eccedenza scoperta viene accettata per la contabilità lo stesso giorno e la carenza deve essere recuperata dalla persona responsabile. In caso di gravi violazioni della legge, il revisore ha il diritto di rinviare il caso alle autorità inquirenti o ad altre autorità per avviare procedimenti amministrativi. In questi casi, al capo dell'azienda o persona finanziariamente responsabile una grande ammenda può essere imposta. Di norma, tale responsabilità si verifica in caso di violazioni gravi e ripetute dei requisiti legislativi. Un risultato di revisione negativo richiederà al direttore dell'azienda di adottare immediatamente le misure appropriate per eliminare le violazioni. Le misure necessarie sono sviluppate durante la discussione dei dati ricevuti dalla commissione durante la verifica. Le misure di liquidazione sono registrate nel protocollo corrispondente.

Valutazione dello stato del controllo

Un audit della cassa e la verifica del rispetto della disciplina finanziaria agiscono come un modo efficace per monitorare il flusso di cassa dell'impresa. Nella maggior parte dei casi, l'utilizzo di questo strumento consente di arrestare o prevenire puntualmente le violazioni dell'azienda.

Vi sono alcuni segni, secondo i quali è possibile valutare l'insufficienza o la completa assenza di supervisione interna del movimento delle finanze presso la cassa dell'impresa. Questi includono, in particolare:

1. La mancanza di un sistema chiaramente definito per l'esecuzione di audit improvvisi con un completo conteggio della liquidità a disposizione e di altri oggetti di valore da controllare.
2. Formalità di tali inventari.
3. La nomina delle stesse persone al gruppo di controllo è in corso.
4. Esecuzione di un inventario in un momento prestabilito - quando il cassiere ha l'opportunità di prepararsi per l'audit.
5. Mancanza di responsabilità materiale della persona in preparazione dell'audit. Ciò indica che un evento del genere non è normale per lui.
6. L'assenza di un contratto con il cassiere che stabilisce la sua piena responsabilità. Se tale accordo non viene concluso, l'identificazione di una carenza non avrà conseguenze legali.
7. La presenza dei fatti relativi alla firma di warrant invece del contabile e del gestore da parte di terzi non autorizzati dall'ordine scritto del direttore dell'entità aziendale per questo.
8. Cessione dei compiti di un cassiere in caso di sua temporanea assenza (dovuta a malattia, in relazione a ferie e per altri motivi) al dipendente senza il consenso del capo. In tali situazioni, non solo dovrebbe essere adottato l'ordine scritto del direttore, ma dovrebbe anche essere concluso un contratto adeguato con il dipendente sulla sua piena responsabilità. Altrimenti, tale appuntamento sarà illegale.