Un memo è un documento interstatale attraverso il quale avviene la comunicazione ufficiale tra i dipendenti. Il suo contenuto è ridotto a incarichi, esecuzione di qualsiasi attività, ecc., Ovvero problemi di lavoro. Nonostante il fatto che scrivere un memo sia una questione semplice e non regolata da regole molto rigide, tuttavia, è necessario conoscerle. In questo articolo considereremo la procedura per compilare questa documentazione, tipi, ecc.
caratteristica
La natura della nota di servizio è informativa, il che significa che contiene determinate notifiche, messaggi, istruzioni, ecc. I problemi in essa affrontati si riferiscono al dipendente specifico a cui è stato inviato. In altre parole, un memo è una cassetta degli attrezzi per la comunicazione all'interno di un'azienda.
Nota: la nota obbligatoria non è stata stabilita. Questo è un documento aggiuntivo, sebbene ordini e istruzioni possano essere elaborati sulla base.
pratica
La nota è considerata come documentazione utilizzata frequentemente, allo stesso tempo, non inclusa nell'elenco di documenti di gestione ufficialmente classificati. Ampiamente usato, diventa comunicazione a livello orizzontale: cioè viene compilato da un dipendente di un'unità per trasferire una richiesta o una proposta a un dipendente di un'altra.
Importante: gli stati degli oggetti di gestione, tra i quali viene effettuata la comunicazione attraverso un memo, dovrebbero essere equivalenti. In caso contrario, il documento non è considerato un promemoria, ma un promemoria.
Scopo dell'uso
Un memo per lavoro può essere utilizzato in vari casi.
Ecco alcuni esempi:
- per i bonus dei dipendenti;
- inviare un dipendente in viaggio d'affari;
- riferire al dipartimento logistico in merito al malfunzionamento delle attrezzature;
- nota di acquisto;
- notifica al capo della sicurezza del capo di qualsiasi altra unità in merito alla necessità per le persone non autorizzate (non i dipendenti) di entrare nell'edificio dell'azienda per motivi;
- una richiesta sotto forma di una nota inviata al dipartimento contabilità per l'assegnazione di risorse materiali per determinate esigenze, ecc.
Casi selezionati per la scrittura di promemoria
Sebbene la nota sia considerata un documento interno, una delle sue varietà è un documento inviato alla commissione di attestazione. Tuttavia, l'utilizzo di note adesive esclusivamente per la comunicazione di lavoro è ancora più comune.
Come scrivere un promemoria?
Le regole di base per scrivere un memo sono simili a qualsiasi altra. Includono la scrittura su un foglio di formato A4, le istruzioni da chi e a chi viene inviato, la certificazione per data e firma. Ma come scrivere un promemoria in conformità con tutti i requisiti?
- al centro (consentito anche sul lato sinistro del foglio) scrivere il nome corrispondente del documento;
- Esistono due opzioni per scrivere la data: sia in cifre completamente arabe sia l'indicazione del mese in parole;
- nel titolo, una breve descrizione del contenuto del documento può essere aggiunta all'intestazione principale;
- Le informazioni sul mittente e sul destinatario devono essere complete: nome, cognome e patronimico, nome completo della posizione e dipartimento (unità) a cui questa posizione è allegata.
Contenuto della nota di servizio
La risposta alla domanda su come scrivere un memo include non solo i dettagli e gli attributi di questo documento, ma anche quale dovrebbe essere il suo contenuto.
Il documento in esame non richiede una dichiarazione dell'essenza del problema in un linguaggio molto arido e ufficiale, tuttavia è consentita una narrazione libera, che rifletta specificamente il motivo della scrittura.
Il contenuto è generalmente diviso in due parti. Il primo di questi si chiama preambolo. Parla brevemente di ciò che ha spinto il disegnatore a scrivere un promemoria e inviarlo a un dipendente specifico.
La seconda parte è considerata la principale, è anche più grande del preambolo. Questo testo include una dichiarazione della richiesta o proposta diretta. Ad esso può essere aggiunta un'analisi della situazione, conclusioni e risultati.
forma
Alla domanda su come scrivere un promemoria, alcune aziende forniscono semplicemente ai propri dipendenti un modulo speciale. Tuttavia, va notato che questa non è un'unificazione obbligatoria: GOST fornisce solo disposizioni di consulenza (riguardanti caratteri, dimensioni e spaziatura) senza un campione approvato. Tuttavia, se questo esiste in una determinata azienda, è meglio attenersi ad esso.
Servizio e promemoria
Un po 'più in alto nella nota, è stato notato come differiscono le note ufficiali e di segnalazione. Ma molte persone sono ancora inclini a confonderle tra loro.
Gli errori più comuni sono:
- memo per il dipendente dal dipendente al capo (in effetti, un rapporto);
- sull'aumento di stipendio;
- sulla promozione.
Gli ultimi due prevedono un trattamento non a livello orizzontale, ma verticale, che nega la definizione di un promemoria.
Importante: la divisione dei memo in memo e esplicativi a priori non è corretta.
registrazione
Tutti i memo sono registrati nel registro. A seconda di come sono organizzate le pratiche burocratiche in ciascuna particolare azienda, sia chi ha redatto il documento sia chi lo ha ricevuto può occuparsene. In ogni caso, ciò si riduce al fatto che alla nota di servizio è assegnato un numero univoco, che dovrebbe essere indicato nel suo testo.
Promemoria di esempio
"Dipartimento vendite, direttore della divisione informatica A. V. Kutsak
memorandum
№ 19-43/102
13 aprile 2015
Sul test dello stato di un PC per le sue prestazioni
A partire dal 04/10/2015 nel personal computer di un addetto alle vendite R. D. Maksimenko si verificano regolarmente malfunzionamenti, vale a dire: un riavvio senza dare questo comando al PC, problemi di accensione / spegnimento e sfarfallio dello schermo. A causa di quanto descritto, ti chiedo di eseguire la diagnostica necessaria dagli specialisti del tuo dipartimento al fine di rilevare le cause dei malfunzionamenti e risolverli con successo. Suggerisco che i risultati dei test vengano emessi per iscritto, riassunti in ulteriori azioni: riparazione o sostituzione della macchina.
Capo del dipartimento L. A. Kudryavtsev "
Supponiamo che il PC non sia riparabile. In questo caso, redigiamo un memo per cancellare l'attrezzatura.
Esempio di nota di disattivazione
"Reparto vendite, Direttore della logistica Dipartimento M. A. Oleinik
memorandum
№ 21-45/104
16 aprile 2015
Informazioni sulla disattivazione di un PC non operativo
A partire dal 10 aprile 2015 si sono verificati malfunzionamenti regolari nel personal computer di un addetto alle vendite, R. Maximenko. La diagnostica effettuata a seguito di ciò dagli specialisti del dipartimento IT ha mostrato quanto segue: il PC non è adatto per ulteriori operazioni. A questo proposito, chiedo di cancellare le apparecchiature di cui sopra per inoperabilità.
Capo del dipartimento L. A. Kudryavtsev "
Oltre a lei, avrai bisogno di un'altra nota: sostituire l'apparecchiatura disattivata.
Nota sulla sostituzione dell'attrezzatura
"Reparto vendite, direttore del dipartimento logistico M. A. Oleinik
memorandum
№ 22-46/104
17 aprile 2015
Informazioni sulla sostituzione di un PC guasto
Il personal computer di uno specialista del dipartimento, Maksimenko R. D., è stato messo fuori servizio e deve essere sostituito a causa della sua inoperabilità (secondo il documento n. 20-44 / 103 del 15/04/2015).Fornire nuove apparecchiature che corrispondano ai parametri disattivati. Si prega di informare dell'implementazione per iscritto. Allego alla nota il rapporto della divisione informatica sulla diagnostica e i suoi risultati.
Capo del dipartimento L. A. Kudryavtsev "
In conclusione
In genere, la scrittura di un promemoria non causa problemi. Questo documento interstatale è un mezzo di comunicazione abbastanza familiare tra i diversi livelli di governo. Solo la "confusione" tra memo e memo può causare barriere condizionali (l'articolo indica come differiscono).
In alcune società, la compilazione di memo avviene esclusivamente secondo il modello introdotto e approvato (in questo caso, è meglio fare scorta di moduli speciali per loro), in altre è più che gratuito.
Quando si compila questo documento, si dovrebbe essere guidati dalle stesse regole di altri documenti: il carattere e la spaziatura secondo GOST, la data e la firma per la validità della nota.
In generale, un memo è un toolkit molto conveniente, facile da padroneggiare e, se usato correttamente, esiste un lavoro ben coordinato e chiaro di un team di organizzazioni. Aiuta a mantenere una connessione olistica tra i dipartimenti e rafforza anche la struttura che costituiscono.
