Nel nostro articolo vogliamo parlare di lettere. Dopotutto, sono il modo più comune di scambiare informazioni. Nella vita di tutti i giorni e al lavoro, non puoi proprio farne a meno.
Che cos'è una lettera di servizio
Una lettera è il nome comune per i documenti che hanno contenuti molto diversi, che fungono da mezzo di comunicazione tra strutture e organizzazioni completamente diverse nel processo delle loro attività.
Le lettere sono documenti uniti in un unico grande gruppo dal metodo di trasferimento - per posta. Un numero enorme di essi si accumula in qualsiasi organizzazione. Sono divisi in in uscita e in entrata.
Una grande quantità di informazioni può essere dichiarata in lettere: un desiderio, un saluto, qualsiasi cosa. Viene rilasciato su moduli A4 specializzati. Nei casi in cui la lettera è piccola e non contiene più di sette righe, è consentito utilizzare il formato A5.
Ogni documento deve essere datato, e quindi anche una lettera. La sua data è il giorno della firma.
Fare una lettera di servizio
Una lettera è costruita secondo un certo schema:
- Introduzione. Indica i motivi e le ragioni per scrivere il documento, i fatti, i collegamenti a eventi passati, le decisioni delle organizzazioni superiori.
- Evidence. Definisce la logica di tutto ciò che è indicato nel documento.
- Conclusione. Trae conclusioni, formula proposte, richieste, requisiti.
Questa opzione è possibile anche quando la lettera di assistenza contiene solo la parte finale senza alcuna spiegazione.
Di norma, le lettere non hanno grandi volumi, di solito si tratta di una pagina.
Scopo della compilazione
Lo scopo di ogni lettera è la motivazione. Quindi, il contenuto dovrebbe essere chiaro, comprensibile, conciso, senza informazioni non necessarie e non necessarie. Esistono diverse regole che devono essere seguite durante l'elaborazione di un documento.
Una lettera commerciale ufficiale è dedicata a un singolo numero. Ciò semplifica la loro ulteriore elaborazione, che consente di accelerare l'esecuzione all'interno dell'organizzazione.
Il testo è presentato in terza persona e singolare. Ad esempio: "Nel prossimo futuro, i piani scolastici ...".
Il capo dell'organizzazione ha il diritto di firmare qualsiasi documento ufficiale, e quindi le lettere, e durante la sua assenza, i poteri sono trasferiti al direttore ad interim.
Allo stato attuale, una lettera di servizio può essere inviata non solo per posta, ma anche per un telegrafo, fax e, naturalmente, posta Internet, che è l'opzione più conveniente e popolare.
Requisiti per la preparazione e l'esecuzione del documento
Qualunque sia il modo in cui il documento viene inviato, la preparazione della lettera di assistenza è soggetta ai requisiti di progettazione unificati. Sono semplici e la conoscenza di alcune sfumature può a volte tornare utile.
Diamo un'occhiata a come scrivere una lettera di servizio. Di seguito è riportato un esempio.
Ecco come viene redatta una lettera simile.
Coordinate bancarie
Una lettera ufficiale è il nome generale di un folto gruppo di documenti aziendali necessari per la comunicazione tra le istituzioni tra loro e con i cittadini comuni. Contengono gli elementi richiesti nella progettazione.
Dati bancari:
- Data.
- Numero di lettera.
- Collegamenti ai numeri di registrazione e alle date di quei documenti in cui è scritta la risposta.
- Il titolo del testo in una sola frase.
Inoltre, i singoli componenti dei dettagli devono essere correttamente indicati:
- Nome dell'azienda
- Unità strutturale.
- La posizione del contraente.
- Cognome e iniziali.
- Indirizzo del destinatario
Nel caso in cui la lettera sia indirizzata a più persone o organizzazioni, indicare innanzitutto il destinatario principale (il suo indirizzo), quindi il resto.
Classificazioni delle lettere di servizio
Le lettere di servizio possono essere classificate in base a motivi completamente diversi, che possono essere correlati allo scopo, al contenuto, al significato, all'urgenza, allo status del destinatario.
In generale, tutte le lettere commerciali possono essere suddivise nei seguenti tipi:
- Sostenere.
- Lettera di richiesta
- Informazioni.
- Pubblicità.
- Garanzia.
- Per ambiziosi.
- Arbitrato.
- Lettere di sollecito.
- Lettere di conferma.
- Lettere di richiesta
- Lettere di notifica.
Tale classificazione è la più universale. Diamo un'occhiata più da vicino ad alcune delle varietà di business writing.
Lettera di presentazione
Lettera di accompagnamento - un documento con cui informano il destinatario che gli sono stati inviati documenti, forse qualcosa viene spiegato o chiarito. Tale lettera non contiene la parte dell'indirizzo.
Di norma, tale documento inizia con le parole: "Ti stiamo inviando ...", "Ti informiamo ..."
Allo stesso tempo, possono essere contenute anche ulteriori informazioni sulla situazione della produzione o della gestione. Ad esempio: "In conformità con gli accordi ..."
Il testo di tale documento può contenere spiegazioni o richieste relative ai materiali allegati alla lettera di accompagnamento. È redatto su un modulo. Oltre a tutti i dettagli di cui sopra, dovrebbe avere una nota sulla presenza di applicazioni.
Lettera di invito
In tale documento, il destinatario è invitato a prendere parte all'evento. Tale lettera può essere inviata a una persona o organizzazione specifica. Cominciano con le frasi: "Ti chiediamo di visitare ...", "Ti invitiamo a ...". Il documento rivela l'essenza dell'evento imminente con l'indicazione obbligatoria della data e dell'ora dell'evento, nonché le condizioni per parteciparvi.
Lettera d'informazione
Questo tipo di scrittura è molto comune. Informa il mittente delle informazioni ufficiali. Di norma, tali lettere sono abbastanza tipiche e vengono inviate dalle strutture di gestione alle organizzazioni subordinate. Possono indicare disposizioni legislative, proposte e raccomandazioni specifiche.
A proposito, le newsletter potrebbero avere degli allegati. Il volume di un documento, di regola, non supera diverse pagine. Sono firmati dal capo dell'impresa.
Lettera promozionale
Anche questa è una specie di lettera informativa, ma è indirizzata a una persona o organizzazione specifica, contiene una descrizione dettagliata di prodotti e servizi. Il testo della lettera contiene informazioni dettagliate. Il suo obiettivo finale è incoraggiare l'acquisizione di qualcosa da parte del destinatario.
Lettera di garanzia
Questo è un documento che contiene obblighi o la loro conferma. Sono rivolti a individui e organizzazioni specifici. Di quali garanzie stiamo parlando? Ad esempio, garanzie per il pagamento di beni, affitto, servizi, condizioni di lavoro. Tale lettera è firmata, di regola, da due persone - il direttore e il capo contabile, e anche certificata da un sigillo.
Lettera di reclamo (reclamo)
Questa è una lettera commerciale che contiene informazioni sulla scoperta della non conformità, ad esempio, del prodotto con gli standard indicati nel contratto. Lo scopo di tale documento è di compensare le perdite subite in violazione delle disposizioni contrattuali. Un reclamo deve essere presentato per iscritto. Non esiste una singola forma di tale lettera in pratica, ma ci sono elementi obbligatori che devono essere osservati.
Il reclamo deve contenere le seguenti informazioni:
- L'indirizzo completo dell'organizzazione a cui viene inviato il documento.
- Vengono indicati i motivi (riferimento alla garanzia, contratto).
- Requisiti specifici (restituzione della merce, denaro, svalutazione).
Il reclamo viene inviato tramite raccomandata o lettera di ricevuta di consegna.Include le fotocopie di tutti i documenti che confermano che il mittente è corretto. È meglio conservare una ricevuta postale.
Una lettera inizia sempre con la frase: "Ti stiamo inviando un reclamo ..."
inchiesta
Lettera di richiesta: un documento commerciale inviato per informazioni ufficiali. Il suo testo ha una chiara giustificazione della necessità di informazioni. Questi possono essere collegamenti a leggi, regolamenti. Le lettere sono firmate da un funzionario ufficialmente autorizzato.
Una lettera di richiesta implica una lettera di risposta. Viene conferito uno status speciale alle richieste inviate dalle autorità.
Lettera di sollecito
Questo è un documento che viene utilizzato nei casi in cui l'organizzazione non adempia ai suoi doveri funzionali, ma agisce semplicemente come un ruolo intermediario. Di norma, una lettera è composta da più parti. Il primo si riferisce a un documento in cui sono fissati gli obblighi. E nel secondo - una richiesta per eseguire qualsiasi azione.
Lettera di notifica
Tale documento informa sugli eventi (pubblici). Le lettere vengono inviate a un gran numero di organizzazioni o persone per il loro coinvolgimento e partecipazione. Possono informare non solo sugli eventi, sul luogo e sul tempo, ma allo stesso tempo richiedere la partecipazione. La lettera può contenere allegati, ad esempio un questionario di un partecipante, un programma dell'evento. Di norma, viene inviato a un intero elenco di destinatari, il che significa che il destinatario non è indicato. Una lettera è firmata dalla persona incaricata dell'evento.
Invece di una postfazione
Nel nostro articolo, abbiamo esaminato i tipi di lettere commerciali più utilizzati, nonché le sfumature della loro scrittura. Dopo aver studiato un po 'l'argomento, ora puoi navigare liberamente e non confonderti se ti avvicini a una proposta: "Scrivi una lettera di servizio". Come puoi vedere, questo non è difficile, soprattutto se ricordi tutti i requisiti e i dettagli di base per scrivere un documento. Un esempio di come redigere una lettera di servizio (esempio), abbiamo fornito nell'articolo. Buona fortuna
