In quasi tutte le organizzazioni, indipendentemente dalla sua forma giuridica e dal numero di dipendenti (anche se parliamo di singoli imprenditori), nel processo del suo lavoro, un numero enorme di vari documenti aziendali, lettere, rapporti fiscali e altre informazioni vengono accumulati sui media elettronici. Quasi tutte le aziende che operano da più o meno tempo, prima o poi affrontano la necessità di sistematizzare i propri archivi.
Alcuni documenti devono essere conservati e alcuni, al contrario, è tempo di distruggere. Ma quali sono i periodi di conservazione dei documenti contabili, dopo i quali possono essere smaltiti in modo sicuro? In effetti, il nostro quadro legislativo raramente si condanna alla violazione di tali condizioni, pertanto è necessario conoscerle.
È la divulgazione di questo problema a cui è dedicato questo articolo.
Come essere
Va notato che molti documenti dovrebbero essere conservati per almeno 75 anni e alcune categorie di segnalazioni sono generalmente fortemente raccomandate di non essere toccate durante l'intero lavoro dell'azienda. Come essere? Dopotutto, vorrei rispettare la legge per intero, ma allo stesso tempo non complicare la vita dei dipendenti responsabili della conservazione dei registri!
Prima di rispondere a questa domanda, ci familiarizzeremo con i principali documenti normativi, che sanciscono i requisiti di base che considerano la durata di conservazione dei documenti contabili di tutte le imprese, indipendentemente dalla loro forma giuridica, dimensione e direzione dell'attività.
Normativa normativa per la conservazione dei documenti
Diamo un'occhiata ai principali documenti normativi che regolano l'archiviazione nelle organizzazioni.
In primo luogo, la legge federale del novembre 2004 n. 125-FZ. Questo è un documento generale, regola completamente l'archiviazione nel nostro paese. Quindi, le sue disposizioni parlano dell'organizzazione del processo di conservazione di tutti i documenti di produzione e contabili, dei metodi di acquisizione e utilizzo degli archivi. Inoltre, sancisce legalmente i processi di interazione tra le istituzioni archivistiche e quei cittadini che desiderano utilizzare le informazioni ivi memorizzate.
Naturalmente, le "Regole di base per il lavoro delle organizzazioni archivistiche" svolgono un ruolo enorme. Sono stati ufficialmente approvati e raccomandati per l'uso con la decisione dell'Archivio federale, che è stata adottata il 02/06/2002. Avvio dell'organizzazione del dipartimento archivio nell'organizzazione, si consiglia vivamente di acquisire familiarità con questo documento, poiché mostra i punti più importanti e fondamentali di questo tipo di attività.
Altri documenti
Per la normale conservazione di documenti importanti, è anche necessario conoscere l'elenco dei documenti di archivio standard che vengono generati nel corso delle attività lavorative di qualsiasi impresa. È lì che sono indicati i periodi di conservazione dei documenti contabili e questo documento è stato approvato da un ordine separato del Ministero della Cultura della Federazione Russa nel 2010. Il numero del documento è N 558. Dal suo stesso nome diventa evidente che contiene un elenco dei principali titoli che si formano a seguito dell'attività o di altre attività dell'impresa.
Eredità dell'URSS
Il regolamento sui documenti, pubblicato dal Ministero delle finanze dell'URSS il 29 luglio 1983, n. 105, è ancora pertinente. Nell'ambito di questa disposizione, sono stabiliti sia i termini iniziali di conservazione dei documenti sia le procedure per la loro creazione, accettazione e utilizzo.
Dal codice fiscale
Inoltre, è possibile trovare le informazioni pertinenti nell'articolo 23 del documento corrispondente. Quindi, nell'ottavo articolo c'è una clausola che considera separatamente i periodi di conservazione dei documenti contabili che possono essere utilizzati per maturare e trattenere le imposte. Questi includono titoli che confermano la ricezione diretta di entrate, spese e imposte già pagate a favore dello stato.
Infine, tali informazioni sono disponibili nella Legge federale 29 (n. 402-ФЗ del 6 dicembre 2011) "Contabilità". In esso, è possibile trovare i periodi di archiviazione dei documenti contabili nelle organizzazioni per le imprese commerciali.
Cosa dovrebbe essere conservato e per quanto tempo?
Non sorprende che l'archiviazione dei documenti contabili tipici che si formano nel corso dell'attività di qualsiasi organizzazione (tutto ciò sia nell'elenco summenzionato) sia particolarmente importante. Le carte tipiche sono conservate: 1 anno, 5 anni, 75 anni. Alcuni documenti (informazioni su come ottenere fondi in quantità particolarmente elevate) devono essere archiviati in modo permanente.
Gruppi di archiviazione
I revisori professionisti affermano che tutti i documenti che riflettono le registrazioni contabili possono essere divisi in quattro gruppi principali. Ecco un elenco di periodi di archiviazione per i documenti contabili:
- Documenti che dovrebbero essere conservati in modo permanente. Questi includono tutti i bilanci annuali, nonché qualsiasi prova ottenuta al momento della registrazione presso le autorità fiscali.
- Gruppo di archiviazione a lungo termine (oltre 10 anni). Si tratta di notifiche, documenti firmati dai dipendenti con il consenso al trattamento dei dati personali. I dati sull'argomento stesso, che hanno dato tale consenso, dovrebbero essere disponibili per 75 anni.
- Tipo temporaneo. Si presume che i documenti di questo gruppo debbano essere conservati per un massimo di 10 anni inclusivamente. Questi includono fatture e lettere di garanzia.
- La quarta varietà comprende tutti i documenti di cui sopra, che sono scaduti e pertanto devono essere eliminati.
Nuances importanti
Importante! È necessario sapere che è severamente vietato ridurre la durata di conservazione, ma è consentito un aumento in questo periodo. Questo vale solo per quelle organizzazioni che svolgono attività molto specifiche.
Quindi, la durata di conservazione dei documenti contabili in LLC, che sono impegnati nella fornitura di prestiti finanziari alla popolazione, inizia da 75 anni. In pratica, le organizzazioni ispettive notano che tali documenti dovrebbero essere disponibili in qualsiasi momento, poiché in caso di reclami (dal lato degli eredi, ad esempio), potrebbe essere necessario sollevarli anche dopo questo periodo.
Pertanto, l'organizzazione della nomenclatura che verrà utilizzata in una determinata impresa per l'organizzazione di attività di archiviazione è di particolare importanza. Ora considereremo i requisiti di base che le organizzazioni ispettive fanno per organizzazioni specifiche, a seconda della loro forma legale di proprietà.
In generale, non differiscono nella varietà, ma ci sono anche alcune sfumature. Di norma, sono correlati all'importo del reddito che l'azienda riceve.
Ltd.
Innanzitutto, considera LLC. Poiché il fatturato di tali imprese è piuttosto significativo, i requisiti per esse sono più rigorosi. Innanzitutto, tutti i rapporti contabili e fiscali devono essere conservati per almeno 75 anni. Inoltre, la durata di conservazione dei documenti contabili nella LLC può essere estesa indefinitamente nei casi che abbiamo già considerato sopra.
La documentazione per gli insediamenti con il personale deve essere conservata durante il lavoro di una persona specifica nell'organizzazione e per almeno 10 anni dalla data del suo licenziamento. Se il dipendente si ritira da questa particolare azienda, i documenti devono essere conservati in modo permanente, perché in caso di reclami riguardanti l'entità delle spese, dovranno essere sollevati per primi.
Fatture, altri documenti che evidenziano insediamenti con fornitori e clienti appartengono al terzo gruppo e pertanto devono essere conservati fino a 10 anni in modo inclusivo. Come abbiamo già detto, i rendiconti finanziari generali dovrebbero essere tenuti permanentemente.
Imprenditori individuali
I requisiti per questa categoria di aziende sono molto meno rigorosi, poiché il numero di documenti creati è molto inferiore. Qual è la durata di conservazione dei documenti contabili IP? Diamo un'occhiata a questo problema in modo più dettagliato. In primo luogo, tutti i certificati di registrazione, rendicontazione annuale alle autorità fiscali. Queste informazioni dovrebbero essere archiviate in modo permanente per tutta la vita di una determinata azienda.
Tuttavia, se un imprenditore non ha dipendenti e tiene registri secondo uno schema semplificato, allora tutti i requisiti finiscono qui. Ovviamente, la durata di conservazione dei documenti contabili IP in questo caso è la stessa di 75 anni, poiché solo i rapporti annuali sono tra questi.
UAB
Poiché l'attività di tali imprese comporta l'ottenimento di un importo significativo di reddito, nonché gli accordi con gli azionisti, i requisiti per i documenti archiviati in questo caso sono i più rigorosi. In generale, nella maggior parte dei casi, la durata di conservazione dei documenti contabili in un'azienda è di almeno 75 anni. Tuttavia, ci sono eccezioni.
Naturalmente, tutte le informazioni sul capitale autorizzato, il volume dei depositi, la dimensione della quota charter dei fondatori dovrebbero essere archiviate su base continuativa. L'elenco dei documenti che devono anche essere archiviati per un periodo di 75 anni o più comprende documenti contabili che possono essere utilizzati dalle organizzazioni fiscali: informazioni sulla restituzione degli attivi, dichiarazioni sugli accordi con gli azionisti, nonché mezzi elettronici su cui sono disponibili i dati sul reddito ai conti dell'organizzazione dei fondi in quantità particolarmente elevate.
Anche le informazioni sugli insediamenti con il personale sono conservate per 75 anni. Altri documenti (fatture, lettere di garanzia) hanno un periodo di conservazione fino a 10 anni inclusi.
Organizzazioni di bilancio
E quali sono i periodi di conservazione dei documenti contabili in istituzione di bilancio? Di norma, non ci sono requisiti speciali per questo. Si ritiene che per 75 anni dovrebbero essere conservate solo le informazioni sui rendiconti finanziari annuali e sui titoli destinati alle autorità fiscali. Tutti gli altri documenti vengono archiviati fino a 10 anni inclusi.
Caratteristiche importanti
Se si familiarizza con l'elenco di tutte le leggi e i regolamenti disponibili sopra, si può essere sorpresi: la durata standard dei documenti contabili non supera i cinque anni (Legge federale n. 402)! Allo stesso tempo, nel nostro articolo scriviamo circa 10 anni e oltre. Come può essere? Sfortunatamente, in questo caso c'è una scarsa elaborazione del quadro normativo, quando i requisiti della legge sono contrari alle realtà. Facciamo un esempio.
Se sei anche un semplice commerciante unico, puoi facilmente imbatterti in una situazione in cui l'ispettorato fiscale richiede la presentazione di documenti che sono già scaduti (in conformità con i requisiti di legge). Nel caso di un CJSC e LLC, il cui fatturato annuo può superare le decine o addirittura centinaia di milioni di rubli, l'assenza anche di alcuni titoli non importanti può causare gravi problemi.
Ad esempio, spesso sono richiesti documenti a conferma della legalità del credito. Non è un segreto che in pratica il suo termine può essere stimato in quasi dieci anni. Secondo la legge, due serie di documenti contabili possono già essere distrutte contemporaneamente. Se la società li eliminasse davvero, potrebbe sostenere grandi spese. Come? Molto semplice.
Se la società non è in grado di fornire i titoli richiesti, sarà necessario ricalcolare l'imposta sul profitto (anche se potrebbe non esistere affatto), nonché pagare multe pesanti.In poche parole, quando si determinano i periodi di conservazione, si dovrebbe essere guidati non tanto dai requisiti di legge (per quanto paradossali), ma dalla reale importanza di un documento per una determinata azienda.
Ovviamente, la durata di conservazione dei documenti contabili primari dovrebbe essere il più lunga possibile, ma anche molte fatture a determinate condizioni devono essere conservate nell'archivio per più di 15 anni. Se la società ha debitori o se deve a qualcuno, tali documenti devono essere conservati in modo permanente, indipendentemente dai requisiti della legge federale e delle risoluzioni.
Come determinare l'importanza dei documenti contabili per l'organizzazione?
Come capire quali documenti dovrebbero essere contrassegnati "prima del bisogno" durante la conservazione e cosa si dovrebbe fare con loro in futuro? In questo caso, gli avvocati professionisti raccomandano un esame separato del valore dei documenti archiviati.
Il requisito principale che i membri della commissione dovrebbero essere guidati non è solo il valore delle informazioni stesse nei documenti archiviati, ma anche il danno che l'organizzazione potrebbe subire in caso di smarrimento.
Pertanto, è necessario aumentare la shelf life per i seguenti documenti finanziari e contabili: eventuali contratti e stime per quei lavori che anche teoricamente possono aumentare il valore sia dell'impresa stessa che dei suoi singoli componenti; tutti i documenti e i media elettronici relativi agli appalti competitivi; tutti i documenti che possono essere richiesti in un modo o nell'altro in caso di controversia (anche teoricamente possibile).
Note per i singoli imprenditori
Poiché vi sono molti requisiti e la loro interpretazione in vari atti legislativi e decisioni giudiziarie è sorprendentemente diversificata, il processo di conservazione dei documenti diventa particolarmente difficile per gli imprenditori privati, poiché un singolo imprenditore spesso non ha un'istruzione legale o specialisti appositamente assunti per risolvere tali problemi. In questo caso, è necessario contattare gli studi legali in caso di controversie, se si basano su documenti contabili, i termini e le procedure per i quali non sono chiaramente indicati nella legislazione.
Nota: quanto più competente e completo è il processo di archiviazione, tanto meno problemi si incontreranno in futuro.
Requisiti per l'organizzazione dell'archiviazione in azienda
Quindi abbiamo esaminato le informazioni di base sui tempi. Ma come organizzare l'archiviazione dei documenti dell'organizzazione? Quali metodi sono disponibili?
Innanzitutto, puoi creare il tuo archivio. Nel caso di singoli imprenditori e piccole LLC, spesso il gestore dell'azienda o un dipendente appositamente assunto diventa l'archivista. L'archivio stesso diventa o una sala dedicata o anche una grande cassaforte.
Ma negli ultimi anni, rivolgersi a società speciali specializzate nella creazione e archiviazione di archivi è diventato molto più popolare. Possono aiutare sia a organizzare le strutture di archiviazione esistenti sia a crearne di nuove da zero. Nel caso di aziende per le quali è particolarmente importante conservare documenti particolarmente preziosi in completa sicurezza, queste aziende possono organizzare il loro stoccaggio in scatole appositamente protette e appositamente protette.
Il vantaggio del primo metodo è il controllo completo sui documenti e l'economicità di questo metodo è evidente. Gli svantaggi includono la vulnerabilità dell'archivio (non tutti hanno i mezzi per dotare una stanza ignifuga). Inoltre, non tutti hanno un'istruzione legale adeguata per la corretta organizzazione dello stoccaggio.
I vantaggi del secondo metodo comprendono l'organizzazione ideale dello stoccaggio, nonché la piena preparazione legale del personale dell'agenzia. Il lato negativo è lungi dal completo controllo sull'archivio della gestione aziendale.
Quindi abbiamo esaminato la durata di conservazione dei documenti contabili previsti dalle norme legislative, nonché i requisiti che si applicano alle principali forme giuridiche di affari in questo caso.
