L'efficacia personale è il principale segreto del successo in tutte le questioni e dipende, tra l'altro, dalla capacità di allocare correttamente le risorse di tempo. La gestione del tempo si presta allo studio e alla pianificazione scientifica. Esistono tecniche speciali che ti consentono di distribuire correttamente il tempo in modo che sia sufficiente per tutto.
Concetto di gestione del tempo
Una persona alla nascita riceve una risorsa unica e insostituibile: il tempo. Spesso come lo elimina, spesso dipende dal successo di una persona nel mondo degli affari, dalla sua efficacia. La gestione del tempo, o gestione del tempo, è un processo in più fasi che include competenze nella pianificazione, analisi e organizzazione dei processi.
L'idea della gestione del tempo non è affatto nuova, anche nei primi anni della nostra era, il filosofo romano Seneca ha scritto che il tempo richiede un atteggiamento speciale e ha formulato le prime regole di gestione del tempo: è necessario tenere un diario del tempo, è necessario valutare quanto tempo è stato impiegato e come Il periodo di tempo era saturo di eventi. Più tardi, i filosofi più di una volta hanno pensato a come mantenere il tempo che scorreva, hanno avanzato teorie e inventato metodi per la sua economia e la spesa razionale.
Ma scientifico approccio gestionale questa risorsa appare solo a cavallo tra il XIX e il XX secolo. Frederick Taylor, un ingegnere americano, ha proposto il concetto di gestione del tempo dei dipendenti e ha associato questo processo alla motivazione e alla definizione degli obiettivi. All'inizio del 20 ° secolo, gli scienziati russi crearono un intero campo chiamato "organizzazione scientifica del lavoro" e gettarono le basi per la moderna teoria della gestione del tempo. Il termine "gestione del tempo" appare solo negli anni '70 del 20 ° secolo e all'inizio del 21 ° secolo questa industria è diventata una delle parti più importanti e ben sviluppate della gestione.
Tipi di tempo
Per gestire qualcosa, devi capire l'essenza dell'oggetto. Il tempo è un oggetto specifico della gestione, per spenderlo correttamente, vale la pena dividerlo in tipi. La prima classificazione si basa sui concetti di lavoro e tempo libero, nel qual caso il tempo è diviso in lavoro e tempo libero o libero. Gestire le stagioni ti permette di distinguere specie come il tempo stagionale: il tempo trascorso in alta e bassa stagione.
Puoi anche classificare una risorsa temporanea in base all'attività a cui è dedicata, quindi vengono allocati i tempi di lavoro, personali e sociali. Il lavoratore è speso per le prestazioni lavorative, la pianificazione, il personale include il tempo libero, l'istruzione, l'intrattenimento e il pubblico è speso per la famiglia, gli amici, l'istituzione di varie comunicazioni. Quando si tratta di pianificazione, il tempo di lavoro viene generalmente preso in considerazione, anche se, ovviamente, è necessario applicare le competenze acquisite per risparmiare tempo in tutte le sue forme.
Funzionalità di gestione del tempo
Qualsiasi gestione svolge la funzione principale: questo è l'uso razionale delle risorse. Le funzioni della gestione del tempo sono la pianificazione, la distribuzione e la spesa di questa risorsa non rinnovabile. La gestione del tempo è necessaria al fine di utilizzare nel modo più efficiente la riserva di tempo disponibile, che influisce direttamente sulla produttività di una persona o di un dipendente. Le principali funzioni della gestione del tempo sono la pianificazione dell'uso del tempo, l'organizzazione dei processi per l'uso del tempo, il monitoraggio del rispetto dei principi e la fissazione del tempo impiegato.
Vantaggi della gestione del tempo
La gestione del tempo fornisce numerosi risultati positivi.Per raggiungere il successo in qualsiasi attività, devi imparare come trascorrere correttamente il tuo tempo. Una persona che ha imparato la tecnologia della gestione del tempo riceve i seguenti vantaggi:
- più velocemente e più spesso raggiunge i suoi obiettivi;
- crea le circostanze della sua vita e può controllarle;
- in grado di raggiungere qualsiasi obiettivo e successo in qualsiasi attività;
- esperienze meno nervose, poiché nella sua vita non c'è posto vanità e fretta;
- ha abbastanza tempo per l'autoeducazione e lo sviluppo spirituale;
- ha un piano d'azione per ogni giorno, diventa più disciplinato e raccolto;
- riposa di più e quindi si sente allegro e sano, ha più opportunità di comunicare con amici e parenti, per lezioni di hobby;
- più produttivo nel lavoro;
- alla fine, una persona è più sicura e felice.
Struttura del processo di gestione del tempo
Il sistema di gestione del tempo include diversi processi di base:
- analisi - per spostarti da qualche parte, devi sapere cosa vuoi e quali risorse hai;
- pianificazione strategica;
- dichiarazione degli obiettivi;
- pianificazione tattica e operativa;
- raggiungimento degli obiettivi;
- controllo della spesa in risorse e raggiungimento degli obiettivi.
Esistono altri approcci per determinare la struttura della gestione del tempo, distingue 4 aree della formazione di conoscenza, abilità e abitudini, tra cui:
- impostazione degli obiettivi, padronanza delle tecniche di impostazione degli obiettivi;
- capacità di stabilire le priorità;
- la capacità di utilizzare gli strumenti di pianificazione e la loro applicazione competente;
- sviluppo, consolidamento e applicazione di competenze di uso razionale del tempo.
Tipi di gestione del tempo
Come ogni gestione, la gestione del tempo principale può essere suddivisa in pianificazione strategica e operativa. Può anche essere suddiviso in tipi di gestione di questa risorsa nel tempo: a lungo e breve termine, che, di fatto, duplica la prima classificazione.
La pianificazione strategica è associata al raggiungimento di obiettivi globali a lungo termine, mentre il tempo è assegnato per un anno o più. È associato alle previsioni, basate su un'analisi approfondita della situazione.
La gestione del tempo corrente è associata al raggiungimento degli obiettivi a breve termine: da un mese a sei mesi. È incorporato nel piano strategico, ma copre solo la sua parte immediata.
L'assegnazione operativa del tempo è associata alla preparazione dei piani per la settimana e il giorno. L'allocazione tattica delle risorse è associata a una situazione reale e attuale in cui le circostanze possono apportare una correzione.
Principi generali di gestione del tempo
I processi di gestione del tempo si basano sui principi principali, tra cui:
- Impostazione degli obiettivi corretta. La sua raggiungibilità e motivazione per raggiungerlo dipendono da questo. Esistono varie tecniche di impostazione degli obiettivi, il più famoso ed efficace è il modello SMART.
- La motivazione. Il risparmio di tempo dovrebbe essere consapevole e associato alla soddisfazione di alcune importanti esigenze, altrimenti non ci si dovrebbe aspettare il successo della gestione del tempo.
- Di risparmio. La gestione del tempo è necessaria per rimuovere o ridurre il deficit temporale, per aumentare la produttività per gli stessi periodi di tempo.
Metodi di gestione del tempo
Oggi sono note varie strategie e tecniche per la distribuzione e l'uso del tempo. I metodi di gestione del tempo più famosi sono i seguenti:
- La matrice Eisenhower. Questo metodo consiste nel riempire una matrice in base a 4 caratteristiche: importante, non importante, urgente, non urgente. Tutti i casi per il periodo di pianificazione sono valutati su questa scala e classificati per l'implementazione. Prima di tutto, vengono svolte questioni urgenti e importanti, le questioni meno urgenti e importanti vengono rinviate alla seconda svolta, la cosa principale è non ritardare la loro attuazione in modo che non rientrino nella prima categoria.I casi urgenti e meno importanti dovrebbero essere delegati ai subordinati ogniqualvolta possibile, gli affari non urgenti e non importanti non dovrebbero accumularsi, pertanto dovrebbero essere delegati o non eseguiti affatto ed esclusi dai piani.
- Piramide di B. Franklin. Questo modello solido richiede una preparazione approfondita per la prima volta, quindi è facile da usare. La piramide si basa su obiettivi e vita globali valori umani. Il secondo livello è obiettivi a lungo termine per 10-20 anni. Il terzo è un piano strategico, decisioni su come raggiungere obiettivi globali. Il prossimo è il piano per il prossimo anno, quindi il piano a breve termine. Al piano superiore è un piano per la giornata. Tale piramide dovrebbe essere periodicamente rivista e aggiornata.
Esistono altre tecniche di gestione del tempo, ma tutte si basano sulla capacità di separare l'importante dall'importante, le capacità di fissare obiettivi corretti e raggiungibili e la motivazione per risparmiare tempo.
Gestione del tempo di lavoro: tecniche e regole di base
La distribuzione razionale dell'orario di lavoro è il compito più importante per le persone che cercano di aumentare la loro efficienza. Metodi di gestione del tempo, gestione finalizzata ad eliminare la carenza di orario di lavoro. Pertanto, è estremamente importante pianificare una giornata lavorativa basata sui seguenti principi:
- è necessario fornire la capacità di registrare il tempo impiegato per varie operazioni;
- durante la preparazione del piano, il 60% del tempo dovrebbe essere dedicato al lavoro programmato, il 20% agli affari imprevisti, il 20% a compiti spontanei;
- è necessario identificare i "pozzi temporali" ed eliminarli il più possibile;
- necessità di classificare i compiti lavorativi per urgenza e importanza;
- la pianificazione del tempo dovrebbe essere sistematica, coerente, giustificata.
Per gestire il tempo in un'organizzazione, viene spesso utilizzato il metodo ABC, che consente di classificare le risorse aziendali in base al grado di importanza. Si basa su tre principi:
- le cose più importanti sono fatte dal leader: trascorre su di esse il 15% del suo tempo;
- compiti di media importanza sono delegati ai dirigenti, a loro viene assegnato il 20% dell'orario di lavoro;
- compiti meno importanti sono delegati agli artisti che trascorrono il 65% del loro tempo.
Gestione del tempo dell'organizzazione
La gestione del tempo in un'azienda è un modo per risparmiare fino al 30% dell'orario di lavoro di uno specialista. Pertanto, è necessario prestare la dovuta attenzione a questo. La gestione del tempo all'interno dell'organizzazione ricade sulle spalle dei manager che elaborano piani di lavoro operativi e di medio termine per gli artisti. Oggi ci sono molti programmi per computer che ti consentono di pianificare l'orario di lavoro dei dipendenti, nonché di monitorare l'implementazione delle attività e il tempo impiegato. Ad esempio, Toggl, Bitrix "Team" e "Project". Esistono tre strategie principali per la gestione del tempo dell'organizzazione:
- Accelerazione. È necessario ridurre al minimo il tempo impiegato per eseguire operazioni tipiche, in particolare ripetitive.
- L'accumulo. È necessario identificare le riserve e le priorità in ogni fase della produzione, per formare una riserva di tempo per l'esecuzione di compiti imprevisti.
- Ordinazione. È necessario implementare sistemi efficaci per la pianificazione e il controllo del tempo impiegato.
Gestione del tempo libero
Ogni persona sente sempre la mancanza di tempo libero e deve essere pianificato con la stessa cura di un lavoratore. Per fare questo, devi imparare a separare rigorosamente il lavoro dal tempo libero, in modo che ci sia tempo per ripristinare la capacità lavorativa. Durante le vacanze, è necessario limitarsi a chiamate e messaggi sul lavoro per rilassarsi completamente. Il lavoro domestico deve essere appreso per organizzare con il massimo risparmio di tempo. È necessario sviluppare l'abilità per identificare i compiti più importanti, in modo che ci sia abbastanza tempo non solo per il relax, ma anche per lo sviluppo personale. Dovresti anche imparare ad abbandonare la piccola routine, cose inutili, lasciando il tempo massimo per raggiungere obiettivi prioritari.
