Durante le attività di qualsiasi impresa, appare un gran numero di documenti che devono essere conservati per un certo periodo di tempo. Nel nostro articolo vogliamo parlare di come viene eseguita la conservazione operativa dei documenti e la loro distruzione.
Che cos'è l'archiviazione online?
Assolutamente tutti i documenti creati o ricevuti nel corso dell'impresa sono soggetti a una chiara sistematizzazione ed elaborazione approfondita. Affinché in futuro sia possibile riutilizzarli, è necessario organizzare correttamente la loro sicurezza, fornendo un rapido accesso a ciascuno di essi. In effetti, l'archiviazione operativa dei documenti è la conservazione dei documenti in un'organizzazione o in un'unità strutturale fino a quando non vengono distrutti o trasferiti nell'archivio dell'organizzazione.
Periodi di conservazione dei documenti
In qualsiasi organizzazione ci sono una varietà di articoli in base al grado del loro valore. Alcuni hanno un grande valore economico o scientifico, altri contengono informazioni necessarie per risolvere problemi specifici, dopo di che perdono il loro significato. Pertanto, alcuni dei documenti devono essere adeguatamente sistematizzati e archiviati, mentre altri semplicemente distrutti, secondo determinate regole.
La conservazione operativa di documenti di valore scientifico o pratico ha un suo arco temporale. Dipendono dal grado di importanza del loro contenuto.
La durata può essere la seguente:
- Costante.
- Temporaneo (più di dieci anni).
- Temporaneo (non più di dieci anni).
Va notato che la forma dei documenti non influisce in alcun modo sui periodi di conservazione dei documenti (la tabella di conservazione è fornita da noi nell'articolo). Non è un segreto che attualmente la maggior parte delle informazioni viene elaborata elettronicamente. I termini dipendono, innanzitutto, dal contenuto del documento stesso.
Requisiti di conservazione
Vi sono alcuni requisiti per la conservazione operativa dei documenti. Ad esempio, i casi completati di conservazione temporanea o permanente dovrebbero rimanere nelle unità organizzative per diversi anni. Dopo questo periodo vengono inseriti nell'archivio dell'azienda.
Finché le carte sono in uso attivo, hanno bisogno di una progettazione e manutenzione adeguate. La conservazione operativa dei documenti implica la loro formazione in base a determinati gruppi specifici, nonché le specifiche di nomenclatura adottate dall'organizzazione.
Per garantire una rapida ricerca di tutti i documenti, è necessario formattare i nomi delle cartelle nel modo più informativo possibile. Come unità, di norma, vengono utilizzate le cartelle, sulla cui copertina dovrebbe esserci una tasca per i nomi sostituibili delle nomenclature.
Durante la memorizzazione online, le seguenti informazioni sono indicate sulle copertine:
- Il periodo temporaneo di inizio e fine dell'uso.
- Totale fogli puliti in una cartella.
- Indicazione della durata di conservazione di tali titoli.
- Nome completo artista, il suo numero di telefono di contatto.
- Potrebbero inoltre essere presenti iscrizioni aggiuntive ("per approvazione", "per firma", ecc.)
Lo stoccaggio corrente viene effettuato in armadi appositamente attrezzati (in metallo) o in una stanza separata, che è chiusa per l'accesso. L'emissione temporanea di titoli deve essere effettuata solo su ordine della direzione del dipartimento cui si riferiscono i documenti. Entro la fine della giornata, la cartella dovrebbe tornare al suo posto: un armadio sicuro.
Al termine del periodo di archiviazione operativa, ai documenti viene assegnato lo stato "completato". E solo dopo questo inizia la procedura per la loro preparazione per il trasferimento in archivio.
Date di conservazione dei documenti in arrivo
In qualsiasi organizzazione, i documenti in arrivo si accumulano nel processo di attività. Hanno anche una shelf life. In generale, la corrispondenza in arrivo si riferisce a tutta la documentazione che arriva all'azienda. I periodi di conservazione di tali documenti sono determinati dal contenuto. Si consiglia di conservare i documenti in arrivo per almeno tre anni. Tuttavia, lettere più importanti possono durare più a lungo (ad esempio, più di cinque anni). La durata è determinata dal grado di importanza delle informazioni nei documenti. Pertanto, la classificazione di tali documenti deve tenere conto dell'importanza delle informazioni. Ad esempio, le lettere delle autorità dovrebbero essere evidenziate in una cartella e la corrispondenza con i partner commerciali in un'altra. Tali documenti dovrebbero essere conservati per almeno cinque anni.
Periodi di conservazione in uscita
I documenti in uscita, come qualsiasi altro nell'azienda, sono soggetti a conservazione. Inoltre, come nel caso dei documenti in arrivo, hanno determinati termini, che dipendono dal grado della loro importanza.
Si consiglia di sistematizzare i documenti e indicare i periodi di archiviazione su ciascuna cartella. Logicamente, i documenti in uscita dovrebbero essere divisi in matrici separate: corrispondenza con fornitori, con clienti, clienti, organizzazioni governative, servizi pubblici, ecc. I documenti più importanti dovrebbero essere conservati in memoria operativa per almeno cinque anni e quelli più semplici - fino a tre anni. Le lettere particolarmente importanti possono essere conservate per dieci anni. I motivi di un uso così lungo devono essere fissati in un'istruzione speciale sul lavoro d'ufficio dell'impresa.
Registri documenti
Un diario di registrazione dei documenti è disponibile in qualsiasi azienda. Inoltre, di norma, se l'organizzazione è attiva, vengono allocate riviste di registrazione separate per i titoli in entrata e in uscita. Molto più conveniente sistematizzare tutta la corrispondenza. Le riviste vengono acquistate e cambiate ogni anno. Naturalmente, al momento, molti preferiscono tenere un diario simile in formato elettronico. Tuttavia, deve esserci una copia cartacea.
I requisiti dei documenti sono registrati nelle riviste, i numeri sono assegnati a loro e anche le date sono indicate. Tale registrazione di titoli consente, se necessario, di trovare il documento giusto. Le riviste sono conservate per tre anni. Alla fine di questo periodo, tutta la documentazione relativa alla corrispondenza in entrata e in uscita viene distrutta, mentre si redige un atto.
Esame del documento
Come abbiamo detto in precedenza, la durata dell'uso e della conservazione dei documenti non dipende in alcun caso dal modulo (cartaceo o elettronico), solo il contenuto dei documenti è importante. Per determinarne il significato, viene nominato un esame. Il suo compito è scoprire quali documenti sono importanti per la produzione, la scienza, lo stato, ecc. Per i documenti selezionati per l'archiviazione operativa, è necessario specificare il periodo di tempo durante il quale possono essere necessari. Pertanto, la determinazione del tempo di conservazione è un'altra attività che viene impostata prima dell'esame. Tutti i documenti prima di essere inviati per la valutazione di esperti in preparazione al trasferimento nell'archivio sono trasformati in affari di nomenclatura da alcune divisioni strutturali o dal servizio di gestione degli uffici.
L'esame del valore può essere effettuato presso le imprese stesse, gli archivi delle organizzazioni e gli archivi di stato.
In generale, se parliamo di documenti di gestione seri, le date della loro conservazione sono predeterminate al momento della loro creazione. I principali aiuti normativi e di riferimento che incidono sui periodi di conservazione sono elenchi di documenti che indicano i periodi di conservazione. Sono utilizzati nella valutazione esperta di titoli negli archivi comunali, statali e nelle imprese. E il valore, come abbiamo detto, è espresso nella shelf life.
L'elenco dei documenti con periodi di conservazione è un elenco sistematico di categorie e tipi di titoli contenente informazioni normative sul tempo di conservazione.
Gli elenchi contengono i periodi di archiviazione dei documenti standard disponibili in qualsiasi organizzazione. Tuttavia, documenti specifici che riflettono determinate funzioni dell'impresa possono riguardare elenchi dipartimentali.
Document Archives
Un archivio di documenti in un'organizzazione non può esistere da solo. I documenti sono conservati al suo interno per un certo tempo, dopo di che devono essere trasferiti negli archivi comunali o statali. La legge federale definisce chiaramente il periodo di conservazione di molti titoli in esso contenuti. Quindi, ad esempio, documenti sul personale, documenti notarili, libri di lavoro devono essere conservati per 75 anni, documentazione scientifica - quindici anni.
Nel caso in cui l'organizzazione venga liquidata per qualsiasi motivo, l'archivio dei documenti con una durata di conservazione fissa, nonché i documenti del personale, devono essere trasferiti nell'archivio comunale (statale). Le imprese non statali per il trasferimento di documenti devono prima concludere un accordo con il Fondo archivistico della Federazione Russa. Se non è stato concluso in tempo, l'archivio dovrebbe conservare solo carta sul personale dell'impresa. Il luogo di salvataggio dei documenti rimanenti dovrebbe essere scelto dal presidente della commissione di liquidazione.
Come distruggere i documenti?
I documenti archiviati archiviati nell'azienda possono essere eliminati se i loro periodi di archiviazione sono scaduti. La distruzione dei documenti può essere affidata a un'organizzazione di terze parti oppure è possibile eseguirla da soli. Esistono regole uniformi con cui questo processo viene eseguito. Vale la pena ricordare che è possibile distruggere solo quei documenti che sono scaduti periodi di archiviazione che hanno perso il loro significato pratico. È possibile intraprendere qualsiasi azione in merito ai titoli solo con il giudizio di esperti.
La distruzione dei documenti è accompagnata dall'esecuzione dell'atto.
Redigere un atto
I documenti possono essere inclusi nell'atto di distruzione nel caso in cui il periodo di conservazione sia scaduto il 1 ° gennaio dell'anno in cui è stato redatto il documento. Cioè, se il caso del 2014 e il periodo di conservazione è di cinque anni, allora può essere incluso nell'atto solo nel 2020.
Al fine di evitare ulteriori equivoci, tutti i casi devono essere completamente rivisti, assicurandosi che tutti i documenti in esso contenuti abbiano perso valore. Tuttavia, in pratica, spesso fanno diversamente. Se i documenti sono rimasti su uno scaffale per cinque anni e non sono mai stati toccati da loro, le regole vengono trascurate. Sfogliano semplicemente i casi in modo selettivo per assicurarsi che non siano più necessari.
L'atto deve contenere informazioni disponibili sulla copertina dei casi. Un lavoro così scrupoloso sembrerà inutile per quelle persone che non comprendono la complessità del lavoro d'archivio. Ma in realtà non è così.
Un atto deve certamente essere firmato dalla persona che ha condotto la valutazione degli esperti. Inoltre, il documento rileva che le azioni sono state concordate con il comitato di esperti dell'organizzazione. In definitiva, l'atto deve essere approvato dal capo dell'impresa.
Solo dopo aver seguito tutte le procedure l'organizzazione può distruggere i casi elencati nell'atto.
Come distruggere i documenti commerciali?
Esistono diversi modi per distruggere i documenti. Se il territorio dell'azienda lo consente, puoi bruciare la carta da solo, osservando la sicurezza antincendio. Inoltre, è possibile utilizzare i documenti shredder. Ma questo è un processo piuttosto lungo, questo metodo è adatto a piccoli volumi. In questi casi, un atto è redatto in una forma arbitraria, in cui è registrato il fatto di distruzione.
Grandi volumi di casi destinati alla distruzione, di solito le imprese trasferiscono per lo smaltimento o il riciclaggio a organizzazioni specializzate che si occupano di questo.
Il fatto del trasferimento deve essere registrato nel certificato di accettazione. Il documento indica la data, il peso e il numero di casi. Gli esperti raccomandano che un dipendente dell'azienda sia presente alla distruzione dei documenti per mantenere la riservatezza.