I contabili spesso nutrono dubbi su come emettere correttamente una fattura e su quando deve essere annotato nei libri contabili. Vediamo cos'è questo documento e come usarlo.
Una fattura è un documento distribuito, in base al quale vengono addebitati sia il pagamento per la merce sia la detrazione fiscale. Nella contabilità internazionale, questo documento è simile al seguente:
Cosa dice il codice fiscale
Secondo il Codice Fiscale, il periodo di emissione di una fattura è limitato a 5 giorni lavorativi, di fatto una settimana. Questo periodo è conteggiato come segue:
- il giorno di ricevimento del pagamento anticipato (interamente o interamente) in relazione a ulteriori consegne o trasferimenti di proprietà;
- il giorno dell'effettiva spedizione della merce (prestazione di servizi o esecuzione del lavoro), trasferimento di proprietà.
Il periodo di cinque giorni è considerato dal giorno successivo alla data della prima spedizione. Se la fattura è stata emessa per lavoro o fornitura di servizi, il termine per la fatturazione viene calcolato dal momento in cui il lavoro o i servizi sono completamente forniti. Nota: non si tratta di iniziare il lavoro, ma della fornitura completa dei servizi o del lavoro concordati. L'eccezione è rappresentata dai casi in cui il lavoro verrà effettuato su un pagamento anticipato e questa circostanza è espressamente indicata nel contratto economico. In tal caso, alla controparte viene emessa una fattura anticipata. Il termine per l'emissione di questi documenti è di cinque giorni dalla data in cui il denaro è stato accreditato sul conto.
Giorni lavorativi e giorni liberi
Succede che il termine per l'emissione cade in un giorno non lavorativo. In questo caso, l'art. 6.1 del Codice Fiscale consente al venditore di posticipare la fattura entro il primo giorno lavorativo dopo un periodo di cinque giorni. Ma questa norma dovrebbe essere usata con molta attenzione, poiché anche un ritardo di un giorno porterà al fatto che la fattura non verrà conteggiata al prossimo controllo fiscale. Pertanto, revisori dei conti e esperti contabili esperti raccomandano la fatturazione in questo caso in anticipo, senza attendere la fine del periodo di cinque giorni. La fatturazione può essere effettuata lo stesso giorno in cui è stata effettuata la transazione commerciale corrispondente. Se necessario, la fattura può sempre essere regolata.
Fatture unificate
Secondo il Codice Fiscale, alcune imprese commerciali sono autorizzate a emettere fatture singole (consolidate) per le vendite in base ai risultati del mese di riferimento. Il diritto di lavorare su un unico account deve essere fissato nel contratto. È consentito lavorare in questo modulo agli appaltatori che svolgono:
- fornitura continua di merci;
- fornire continuamente servizi di trasporto o logistica;
- fornitura di energia elettrica, risorse di combustibile;
- fornire servizi di comunicazione;
- vendita quotidiana e continua di beni.
Se le controparti hanno lavorato meno di 30 giorni di calendario, la fattura deve essere emessa entro il termine ultimo per la consegna. Ma in questo caso, gli ispettori possono insistere sulla violazione del principio di regolarità e continuità dell'approvvigionamento. Pertanto, le nuove controparti con un tasso di fatturazione uniforme devono essere affrontate con cautela.
Per quanto riguarda il codice fiscale, il periodo per l'emissione delle fatture per il mese di riferimento segue entro cinque giorni dal mese successivo a quello di segnalazione. Ma è necessario registrare tali conti nel mese in cui sono state effettuate le prime vendite dei beni ricevuti.
Responsabilità per mancato rispetto delle scadenze
Il codice penale non indica sanzioni per la violazione delle scadenze per l'emissione delle fatture. Ma, di regola, gli ispettori sono guidati dall'art.120 del Codice Fiscale ed è richiesto per la fatturazione in ritardo, come per la non fatturazione in generale. Ciò è particolarmente vero per i documenti che devono essere creati all'incrocio di due periodi di riferimento. Ad esempio, se una fattura deve essere emessa il mese scorso, ma creata solo nel mese corrente, gli ispettori possono considerarla come una mancanza di fattura e multare la società.
Acconti
Finora abbiamo parlato delle fatture emesse per il primo evento, come la consegna della merce o l'effettiva presentazione dei servizi. E come scrivere e calcolare in anticipo la scadenza per la fatturazione? Entro quanto tempo deve essere presentato alla controparte?
La tempistica delle fatture anticipate è direttamente correlata all'obbligo fiscale della società. Il denaro ricevuto dalla società in relazione all'attività commerciale diventa automaticamente la base per la tassazione e la fattura è un documento che attesta la correttezza della ricevuta del denaro.
Se il primo evento è la ricezione di fondi nel conto corrente, la scadenza per l'emissione anticipata di una fattura inizia nello stesso periodo e alle stesse condizioni della fattura per la consegna della merce. Pertanto, per i fondi pre-trasferiti, un'obbligazione fiscale sorge entro cinque giorni dal ricevimento del denaro, che dovrebbe riflettersi nel documento pertinente. Tali termini per l'emissione delle fatture anticipate sono fissati nell'articolo 164, paragrafo 4, dell'attuale Codice Fiscale.
Documenti elettronici
02/09/2010 Il servizio fiscale della Federazione Russa ha riconosciuto il diritto dei contribuenti di lavorare con campioni elettronici di documenti fiscali e contabili. Per la prima volta, un documento elettronico è riconosciuto come equivalente ed è accettato insieme a documenti su carta. Questa norma è fissata al paragrafo 1 dell'art. 169 codice fiscale. Le scadenze per l'emissione delle fatture elettroniche sono simili al periodo di detenzione dei documenti cartacei, poiché in questo caso sia i documenti cartacei che virtuali sono identici.
Per attuare questa disposizione, un ordine separato del servizio fiscale ha approvato i formati di fatture elettroniche, riviste di contabilità per questi documenti e altri libri. La procedura per lavorare con tali documenti è simile al flusso di lavoro cartaceo. Viene dato un giorno per ogni scambio di fatture, ma in realtà, grazie a Internet, l'operazione richiede diversi secondi. Lo scambio di conti è fissato nell'ordine 174 n ed è costituito da quanto segue:
- La data in cui la fattura appare nella contabilità della controparte è la data in cui l'operatore riceve tale file. Nota: non la data della fattura, ma la data di ricezione da parte dell'operatore.
- La ricevuta delle fatture elettroniche dell'IVA, il termine per l'emissione di questi documenti non viene conteggiato dalla data sul documento, ma dall'invio della fattura all'acquirente da parte dell'operatore. Il termine per la fatturazione da parte del venditore, quindi, dipende non solo dal primo evento, ma anche dalla trasmissione di un documento elettronico all'operatore.
Una prova di ricezione del documento può essere un avviso. In precedenza, era un requisito obbligatorio di una fattura elettronica. Ora questo documento è un'aggiunta all'account e viene eseguito solo in caso di ulteriore accordo tra le controparti.
Registrazione fattura
La contabilità delle fatture, che sono la base delle transazioni fiscali, viene effettuata nei libri contabili. Da gennaio 2015, solo i contribuenti sono tenuti a conservare tali riviste. Ma ci sono eccezioni a questa regola. Pertanto, secondo le norme e i regolamenti esistenti, il giornale di fatturazione dovrebbe essere disponibile:
- con i contribuenti;
- le persone esentate dall'obbligo di essere contribuenti;
- le persone che non sono registrate come contribuenti se emettono o ricevono periodicamente fatture quando conducono affari, mentre rappresentano gli interessi di altre persone sulla base di accordi bilaterali.
Un elenco completo dei principi per l'elaborazione e l'archiviazione di questi documenti è contenuto nelle Regole per la tenuta del registro delle fatture approvate nel 2011.
La procedura per compilare le fatture
Secondo le Regole di riempimento, i contribuenti hanno la possibilità di indicare ulteriori informazioni in questo documento. Questi includono:
- dettagli del documento principale (fattura, estratto conto bancario);
- nome della persona che emette la fattura con gli attuali dati legali e di regolamento.
La menzione di documenti primari consente al venditore di indicare informazioni aggiuntive non solo per i venditori, ma anche per gli acquirenti, ad esempio, è possibile specificare la data di accettazione della merce o la scadenza per il completamento dei lavori, altre informazioni di interesse sul lato opposto. Al fine di regolare il flusso delle informazioni necessarie, tale aggiunta è stata consentita.
Nuove modifiche
Nel 2017 il documento è stato modificato. Pertanto, il requisito obbligatorio è il codice del tipo di merce TN FEA, necessario per la supervisione delle detrazioni per il gruppo di merci. Nel caso di un gruppo di merci, la detrazione è accettata nel vecchio ordine e nelle transazioni con merci non classificate, la detrazione viene effettuata nel nuovo modulo. Il codice del tipo di merce TN VVED è diventato obbligatorio per l'indicazione nel documento. Ciò è dovuto al fatto che questo codice è necessario per monitorare le detrazioni per i beni del gruppo merceologico, che sono accettati nel vecchio ordine. Tutti gli altri gruppi di prodotti sono redatti nel modulo corrente.
Nei nuovi account, è necessario indicare l'indirizzo che deve corrispondere ai dati del registro. In precedenza, era sufficiente specificare i dettagli dai documenti costitutivi, ora le nuove regole obbligano a fare corrispondenza sia nella fattura che nel registro delle persone giuridiche.
Fatturazione rettifica
Le fatture di rettifica vengono emesse se si è verificato un cambiamento nel valore di beni, servizi o lavoro. La dimensione delle modifiche in questo caso è indicata nella colonna 5 della fattura. Se il numero di unità di beni di lavoro o servizi forniti cambia, le modifiche vengono apportate nella colonna 3.
Budget e rettifica dei periodi di fatturazione
Prima di conoscere i tempi di emissione delle fatture di rettifica, non sarà superfluo familiarizzare con il contratto in base al quale l'attività di questa impresa viene condotta con la controparte. Se il contratto indica la possibilità di apportare modifiche, dovrebbero essere effettuate entro cinque giorni dall'approvazione. La conferma di tale consenso può fungere da atto di discrepanza accertata, certificato da entrambe le parti.
Tutte le azioni fiscali con fatture e fatture correttive si riferiscono al periodo in cui questi documenti sono stati emessi. Sulla base della fattura di rettifica emessa nella direzione di ridurre il costo totale della consegna, il fornitore ha il diritto di ridurre le proprie passività fiscali. Per ricevere una detrazione IVA, il venditore forma una fattura negativa. Pertanto, l'importo dell'IVA viene ridotto dell'importo dell'intera fattura meno l'importo della fattura correttiva. L'acquirente, al contrario, ha l'obbligo aggiuntivo di aumentare la propria IVA sulla base della fattura. Per le fatture elettroniche, si applicano requisiti simili. Il termine per l'emissione di una fattura di adeguamento del formato elettronico è lo stesso dei documenti cartacei - entro cinque giorni dalla firma del Rapporto di discrepanza.
Correzione di errori nelle fatture
Ciò è possibile se nella fattura è stato trovato quanto segue:
- un errore nei dettagli dell'acquirente o del venditore;
- Aliquota fiscale errata
- errore di battitura semplice.
Se la fattura deve essere corretta, è necessario preparare un nuovo documento rivisto. Indipendentemente da quando è stata emessa la correzione, la fattura corretta viene assegnata allo stesso periodo fiscale in cui l'operazione è stata eseguita e la fattura iniziale è stata redatta.Se la fattura, che è stata emessa con un errore, non comporta il rifiuto del rimborso dell'IVA, non può essere corretta.
La numerazione delle fatture principali e correttive entro un periodo è continua. Le correzioni alle fatture di rettifica sono preparate allo stesso modo di quelle originali. Ma la numerazione degli account corretti all'interno di un account inizia sempre con uno. Una registrazione viene effettuata nei registri contabili: la fattura è tale e tale, correzione n. 1, ed è un tale conto che dovrebbe essere preso in considerazione nel calcolo dell'IVA.