I proprietari di piccole e medie imprese sono costretti a lavorare per un lungo periodo di tempo. Alcuni imprenditori lavorano anche nei fine settimana. Per ridurre i carichi di lavoro di emergenza, è consigliabile utilizzare l'automazione di vari processi e azioni di routine. Ma ci sono alcune operazioni che vanno eseguite in modo indipendente, in modo da non subire perdite.
Caratteristiche e vantaggi dell'automazione
Le piccole imprese ne hanno spesso bisogno, poiché gli imprenditori e i dipendenti devono spesso compiere azioni di routine e completamente inutili. I vantaggi includono il fatto che non è necessario dedicare molto tempo e sforzi ad azioni semplici e di routine che possono essere eseguite automaticamente.
Il tempo libero può essere utilizzato per stabilire contatti con gli appaltatori, comunicare con i parenti o svolgere altri compiti importanti che non possono essere automatizzati. Pertanto, possiamo distinguere diversi processi aziendali che dovrebbero essere automatizzati.
1. Risposte alle e-mail
Ogni azienda ha un'e-mail e spesso riceve molte lettere diverse da partner, clienti o solo clienti privati. Circa il 25% delle volte che un imprenditore trascorre il controllo della posta elettronica e la scrittura di risposte.
Allo stesso tempo, è possibile velocizzare questo processo, per il quale vengono utilizzati i modelli. Questa non è un'automazione completa, ma puoi ridurre il tempo che devi dedicare alla scrittura di testi.
2. Fatture di riempimento
La contabilità è un processo complesso e che richiede tempo. Di solito è coinvolto un commercialista esperto, ma spesso, gli imprenditori principianti semplicemente non hanno le capacità finanziarie per assumere uno specialista. Pertanto, devono preparare autonomamente molti documenti, che includono lo stesso tipo di fattura.
Per la loro compilazione, è preferibile utilizzare programmi speciali per computer, che consentono di modificare solo le informazioni di base, lasciando invariate le altre informazioni.
3. Payroll
La loro compilazione è un lavoro noioso, che deve essere eseguito mensilmente, poiché ogni mese viene dato uno stipendio ai dipendenti dell'azienda. È difficile automatizzare la preparazione dei salari se molti dipendenti dell'azienda ricevono ancora i loro stipendi in contanti.
Pertanto, è consigliabile trasferire tutti i dipendenti per ricevere gli stipendi in forma non in contanti. Per questo, vengono selezionate le banche che offrono condizioni ottimali per l'apertura di carte di deposito e buste paga. In tali condizioni, in modalità automatica, i fondi verranno trasferiti sui conti dei dipendenti, quindi non è necessario gestire le dichiarazioni di compilazione.
4. Gestione delle attività
Circa il 70% del tempo dell'imprenditore è dedicato alla gestione di vari compiti all'interno della sua attività. Per risparmiare tempo e fatica, è consigliabile utilizzare software specializzato. Con esso, è possibile coordinare le azioni tra diverse attività, sbarazzarsi di azioni ripetitive e anche regolare costantemente l'elenco di cose da fare digitale.
Tali programmi ricordano alcune azioni che devono essere eseguite da un imprenditore in un determinato periodo di tempo. Pertanto, non devi preoccuparti del fatto che il proprietario dell'azienda per vari motivi dimenticherà determinati compiti.
5. Rapporti e dichiarazioni
Ogni uomo d'affari paga le tasse sulla base di un sistema fiscale precedentemente selezionato. Per riferire al servizio fiscale federale, è necessario preparare e presentare le dichiarazioni fiscali o altri documenti in modo tempestivo. Per fare questo, devi essere esperto nella contabilità.
Anche questo processo può essere automatizzato. Il servizio fiscale offre all'imprenditore la possibilità di scaricare programmi speciali dal sito Web ufficiale del Servizio fiscale federale. In questi programmi vengono inserite solo informazioni sui risultati dell'attività dell'azienda, dopodiché i calcoli vengono eseguiti automaticamente. Grazie a questo software, è possibile ridurre in modo significativo la quantità di tempo e fatica che è necessario spendere per la compilazione della documentazione ufficiale.
Quali attività non possono essere automatizzate?
Sebbene l'automazione abbia molti vantaggi, ci sono ancora alcune azioni che devono essere implementate personalmente dall'imprenditore. Altrimenti, l'imprenditore potrebbe non prendere in considerazione molti punti importanti, il che comporterà perdite per l'azienda.
1. Problemi del cliente
L'insoddisfazione del cliente e del cliente può verificarsi in qualsiasi momento per vari motivi. Affrontare tali difficoltà in modalità automatica è semplicemente impossibile, quindi l'imprenditore deve prendere parte a questo processo. Deve risolvere il problema in modo che il cliente insoddisfatto non lasci un reclamo su Internet.
Quando si risolvono tali problemi, è importante concentrarsi sulla comunicazione personale. Non utilizzare e-mail o messaggi telefonici, quindi è consigliabile fissare un appuntamento e cambiare idea del cliente.
2. Adattamento dei clienti
Nuovi clienti che non sono sicuri dell'opportunità della collaborazione entrano costantemente nel business. Pertanto, è importante utilizzare determinati processi aziendali finalizzati al suo rapido adattamento.
Nella fase iniziale dell'interazione, un uomo d'affari non può fare affidamento sull'automazione, poiché è probabile che perda un grande cliente. Pertanto, è necessaria attenzione personale per stabilire una relazione forte.
3. Riconoscimento dei dipendenti
I dipendenti dell'azienda sono una risorsa preziosa per qualsiasi imprenditore. Pertanto, se un uomo d'affari desidera conoscere costantemente i vari risultati degli specialisti, dovrà occuparsi della valutazione e dell'analisi da solo. È impossibile automatizzare questo processo, perché altrimenti i lavoratori iniziano a sentirsi più liberamente, il che porta spesso a una diminuzione della produttività del lavoro.
Se uno specialista raggiunge i vertici della sua carriera, l'imprenditore dovrebbe celebrare il suo successo assegnando premi o premi.
4. Processi creativi
Sebbene l'automazione migliora la produttività, non può sostituire il lavoro creativo svolto dalle persone. I programmi non possono riprodurre il cervello umano, pertanto, l'implementazione e la creazione di idee creative richiedono il coinvolgimento di professionisti assunti esperti e di talento.
Pertanto, i lavori creativi sono ancora richiesti e altamente pagati. Per affrontare questioni importanti, il dipendente deve avere capacità di pensiero critico e capacità innovative.
5. Costruire solide relazioni con colleghi e clienti
Ciò è possibile solo attraverso la comunicazione personale dell'imprenditore con i rappresentanti di altre società o dipendenti. Non dovresti fidarti dell'automazione, quindi è consigliabile abbandonare l'uso costante di e-mail o altri sistemi.
Per i dipendenti, è necessario utilizzare diversi regali o lettere scritte a mano di ringraziamento. In caso di insoddisfazione da parte dei clienti, è necessario condurre conversazioni personali.
Pertanto, anche quando si utilizzano le tecnologie moderne, alcuni processi non possono essere automatizzati.
conclusione
L'automazione può far risparmiare tempo e fatica a un imprenditore, quindi è consigliabile implementarlo nel lavoro dell'azienda durante l'esecuzione di alcune operazioni di routine.Ma ci sono alcuni processi aziendali che richiedono l'attenzione personale di un uomo d'affari.