È difficile immaginare un business senza riunioni o altri incontri di gestione con i dipendenti. Durante tali incontri, i contatti vengono stabiliti nel team, vengono comunicate informazioni importanti e vengono presentate proposte. Le riunioni non sono sempre interessanti o importanti, tanto più percepite positivamente da tutti i dipendenti. Per non perdere tempo in una riunione vuota di dipendenti, è necessario conoscere i segreti di incontri d'affari di successo.
Ordine del giorno chiaro
Una riunione di lavoro non è una riunione segreta, ma un evento pianificato, che deve essere concordato in anticipo con tutti i partecipanti. Il leader o la persona che riunisce i membri della riunione è responsabile dell'ordine del giorno. Include i seguenti dati:
- Data e ora dell'incontro.
- L'argomento della conversazione.
- Elenco dei relatori. Se il leader o l'organizzatore hanno invitato qualcuno a tenere un discorso, l'oratore dovrebbe essere avvisato in anticipo. Ciò alleggerirà l'imbarazzo e l'imbarazzo e consentirà all'oratore di prepararsi meglio in modo da non perdere il tempo di altri ascoltatori in informazioni non necessarie o tentare di ricordare i dati necessari.
Suggerimento: tutti coloro che parlano tranne l'organizzatore dovrebbero conoscere il loro tempo approssimativamente. Ciò consentirà loro di non lasciare l'incontro nel momento sbagliato e di non languire in anticipo. L'impressione generale dell'incontro, durante il quale tutti conoscono il loro posto, sarà positiva per la maggior parte dei partecipanti.
Nessun ascoltatore extra
Se non c'è desiderio di vedere facce sbadigliate e annoiate del pubblico, non si dovrebbe invitare coloro che non hanno bisogno di essere presenti alla riunione. Certo, potrebbe risultare che l'incontro interessa davvero solo 5 persone su 100. Ma in questo caso, non è ancora necessario invitare 50 persone come extra, il che infastidirà solo gli oratori e vorrebbe mentalmente che tutto ciò finisca presto.
Suggerimento: puoi sempre invitare "teste infuocate". Questi sono coloro che sono interessati al progetto, all'idea e non sono contrari a partecipare all'incontro o mostrare in altro modo l'attività. Tali dipendenti diranno quindi felicemente a tutto il team di cosa è stato discusso durante l'incontro e come è andato l'incontro.
Opportunità di parlare
Questa regola di buon assemblaggio segue la precedente. Coloro che sono veramente interessati all'incontro non si preoccuperanno di esprimere la propria opinione sulla questione o di fare un'offerta.
Ma una discussione collettiva, se l'incontro ha più di 15 persone, può trascinarsi per 1,5 ore o più. Per non offendere nessuno, dovresti dare la parola ai leader dei gruppi o chiedere a tutti di accumulare interessi per consentire a diversi oratori di annunciare le loro opinioni.
Limitazione del monologo
Gli organizzatori degli incontri e i leader della squadra non dovrebbero annoiare i presenti, mentre trascorrono ore a esprimere i loro pensieri, speranze e preferenze. Il tempo per ciascun partecipante dovrebbe essere limitato.
Se è necessario decidere quale sia la migliore: per rendere la presentazione breve o prolungata, è necessario scegliere la prima opzione. Se vuoi ascoltare i dettagli, gli studenti stessi faranno domande o chiederanno altre informazioni.
Ma non c'è niente di peggio quando sorge la domanda agli occhi dei presenti: "Quando finirà tutto?" Nel frattempo, l'organizzatore dell'incontro, come se nulla fosse accaduto, racconta la sua opinione sul nuovo progetto, senza prestare attenzione ai sospiri stanchi dei lavoratori.
Compiti chiari
Se la riunione non ha carattere puramente informativo, i partecipanti devono ricevere chiare raccomandazioni o incarichi dopo la fine.Se vuoi prendere parte a un nuovo progetto, a tutti dovrebbe essere dato il nome dell'idea, i requisiti, il compito e le scadenze per la sua attuazione.
I manager che chiedono ai dipendenti di soddisfare i requisiti, ma non stabiliscono scadenze specifiche, semplicemente perdono tempo. Senza limiti rigidi, molti fanno tutto all'ultimo momento, e non solo i lavoratori irresponsabili sono da biasimare.
Controllo di esecuzione
Dopo aver ricevuto i compiti dopo l'incontro, non tutti i dipendenti iniziano coscientemente a soddisfarli. Ma se il leader ha dimenticato chi aveva fissato quali compiti, allora l'incontro è stato sprecato.
Il monitoraggio regolare dell'esecuzione dei compiti ricevuti durante la riunione è una componente importante del processo deliberativo. Il follow-up deve essere quello che ha dato le istruzioni. In caso contrario, i requisiti saranno facoltativi, il che alla fine annullerà i vantaggi degli incontri di lavoro negli affari.
Nessuna distrazione
Durante il parlare in pubblico, l'oratore non deve essere distratto da suoni, oggetti o attività estranei. Non è consentito guardare da nessuna parte tranne che per il testo, lo schermo del monitor di presentazione o coloro che stanno ascoltando il suo discorso.
Si consiglia di attivare o disattivare la modalità silenziosa del telefono cellulare. Questo vale anche per coloro che ascoltano il discorso: chiamate, SMS e comunicazione sui social network durante il discorso di un'altra persona è un segno che l'incontro è noioso e non contiene informazioni utili. Quando la riunione è efficace, nessuno passa il tempo in gadget o in altri modi per divertirsi.
Scadenze brevi
Non è consigliabile tenere riunioni quotidiane, poiché tali riunioni possono essere noiose per la maggior parte dei dipendenti. Ma se la necessità di riunirsi è dettata dalla peculiarità dell'azienda, è necessario prestare particolare attenzione al momento dell'incontro.
Un incontro sarà produttivo se non si protrarrà. Un massimo di 20 minuti al giorno è sufficiente per trasmettere informazioni importanti e riuscire a nominare i responsabili delle attività quotidiane.
Analisi del lavoro
I dirigenti o gli organizzatori delle riunioni sono invitati a registrare il processo o a tenere un calendario speciale, un diario delle riunioni. Va notato quanto è durato l'incontro, i punti principali, i compiti e i suggerimenti.
Ciò ti consentirà di non ripetere, organizzare la riunione successiva in modo produttivo ed eliminare la necessità di ricordare quali attività richiedono il monitoraggio.