Come in altre aree di attività, gli specialisti in procurement offrono un vantaggio rispetto a un imprenditore o un piccolo imprenditore, che lo scopre man mano che l'azienda cresce. Mentre gli esperti discutono sulla riduzione dei costi, lo sviluppo di nuovi mercati e la riduzione al minimo dei rischi, l'acquisto può sembrare piuttosto intimidatorio per un piccolo imprenditore. Molti imprenditori non hanno familiarità con questi argomenti e sono consapevoli dell'impatto degli appalti più tardi di quanto dovrebbero.
Le aziende con un team di approvvigionamento efficace spesso fanno grandi affari e godono del successo dei clienti abituali.
Per dotare tutti i, considerare tutti i processi di base che comporta l'approvvigionamento moderno. Questo ti darà chiarezza riguardo alle funzioni principali che costituiscono la maggior parte delle responsabilità di approvvigionamento. Dovrai cercare tutto ciò in qualsiasi piattaforma di approvvigionamento competente.
Verifica dei requisiti e delle scorte
Prima di iniziare il ciclo di approvvigionamento prima del pagamento, è necessario determinare la necessità di un prodotto o servizio. Nel contesto della piccola impresa, la chiave è valutare la validità dei bisogni. Come qualsiasi esperto di approvvigionamento ti dirà, controlla la disponibilità di determinati prodotti / materiali nel tuo "magazzino". Sottolinea per te stesso ciò che ti manca e da questo già cancella quei punti che ti sembrano insignificanti. Dare la preferenza agli acquisti più reali ed efficaci, in modo che in seguito tutto ciò sia giustificato. È molto importante controllare le tue esigenze e ricontrollare la tua disponibilità prima di passare al passaggio successivo: aumentare le tue richieste di acquisto.
Solleva una richiesta d'acquisto
Qui, un team o un membro del team che necessita di un prodotto / servizio specifico invierà una richiesta. Questo può essere un modulo cartaceo, un modulo elettronico o una richiesta orale per telefono. Se stai ricominciando, usa i moduli elettronici per aiutarti a memorizzare e comunicare. Assicurarsi che le richieste si verifichino solo dopo aver soddisfatto determinati requisiti amministrativi. Questo è un metodo che ti aiuterà a garantire che vengano eseguite solo richieste valide. Come dimostra la pratica, è proprio questo metodo all'inizio che gioca un ruolo enorme, poiché ti rivela come imprenditore ai fornitori dalla parte migliore. Segui le chiare regole e regolamenti nel processo di candidatura, quindi la tua azienda inizierà a svilupparsi come dovrebbe.
Gestione delle richieste di acquisto
Inizia assegnando la responsabilità primaria per l'approvazione delle richieste di acquisto. Qualcuno del dipartimento finanziario o del reparto approvvigionamento prende in considerazione ogni richiesta di acquisto e la approva e emette un ordine di acquisto o lo restituisce al cliente indicando il motivo del rifiuto. Una volta che l'ordine è stato approvato per conto della tua azienda, si consiglia di eseguire un controllo del budget. Fatelo prima di inviare qualsiasi richiesta o offerta (RFP, RFQ) secondo necessità. Questo è importante perché spesso accade che ordiniamo tutto ciò che sembrava necessario e quindi non possiamo pagare per l'ordine. Indebitarsi all'inizio e al culmine della crescita di un'impresa è una cattiva politica. Fai tutto in base alle finanze.
Un altro consiglio: puoi aggirare questo se è possibile un acquisto all'ingrosso. Questo è più adatto per acquisti unici, una tantum di beni o servizi di basso valore o acquisti non gestiti di una particolare categoria.
Negoziazione e approvazione degli ordini
Dopo aver inviato l'ordine d'acquisto al proprio fornitore, possono approvarlo, rifiutarlo o avviare trattative.A questo punto, puoi discutere di variabili quali programmi di consegna, articoli alternativi, prezzi e modalità di trasporto. Si noti che l'accordo è un contratto legalmente vincolante. Dopo che il venditore ne ha firmato uno, sono tenuti per legge a fornire i servizi o le merci elencati secondo il programma specificato al prezzo indicato.
Ricezione di merci e / o prodotti
Il venditore ti invia la merce o ti fornisce il servizio e ti presenta un documento importante sulla ricevuta della merce. Lo firmi non appena confermi che il prodotto richiesto (oi servizi forniti) è in ordine e si trova nel tuo magazzino. A questo punto, esegui anche una misura di sicurezza chiamata conformità tripartita, il che significa confrontare l'ordine di acquisto, la lista di imballaggio fornita con il prodotto o il servizio e la fattura del fornitore. Non appena ti assicuri che corrispondano tutti, solo allora dovresti andare ai pagamenti.
Lavoro d'ufficio e produttività del venditore
Dopo aver completato tutti i processi che portano da "approvvigionamento" a "pagamento", si adottano due misure per garantire la coerenza. Il primo è la tenuta dei registri e il secondo è l'analisi delle prestazioni dei fornitori. Dopo aver effettuato ciascun pagamento, registrarlo per un record permanente, utile per un controllo e quando è necessario ricevere i dettagli relativi all'ordine in un secondo momento, ciò ti aiuterà. Il passaggio ai dati digitali ti aiuterà a memorizzare tutti i tuoi dati di acquisto in una posizione centralizzata facilmente accessibile.
Il lavoro del fornitore è forse l'unica chiave per un approvvigionamento efficace. Qui si valuta ciascun fornitore in base a fattori quali la qualità dei prodotti consegnati o i servizi resi, quanto bene aderiscono ai tempi di consegna e agli obblighi contrattuali, nonché alla velocità di risposta. Se non sei soddisfatto di nessuna di queste aree, controlla in rosso. L'analisi della gestione delle prestazioni dei fornitori consente di mantenere ed estendere le relazioni solo con i fornitori più efficaci.
conclusione
Comprendere i processi di approvvigionamento significa fare acquisti di prima classe! Gli imprenditori pensano molto e non devono sentirsi in dovere di diventare esperti di approvvigionamento affinché la loro attività si svolga senza intoppi. Basta iniziare con le basi e capire come effettuare gli acquisti giusti. Imposta alcuni sistemi di acquisto automatici in modo da poter essere certi che funzionino sempre allo stesso ritmo.
Non lasciare che la mancanza di conoscenza ti impedisca di competere con professionisti esperti: padroneggia correttamente queste basi e avrai già un buon inizio!