Un audit interno dovrebbe essere completato entro e non oltre quale periodo?

Viene effettuato un controllo interno nei casi in cui si è verificato un incidente che richiede un'indagine, quando non è possibile stabilire e quindi punire il dipendente colpevole. Molto spesso ciò è dovuto a negligenza o furto sul lavoro. Ogni manager deve sapere come e in quale arco di tempo viene effettuato un audit interno presso l'azienda.

Controllo dell'ufficio: che cos'è?

Un audit interno è un'indagine durante la quale viene stabilito quale dei dipendenti è colpevole di un incidente e per quali motivi si è verificato. Di norma, viene svolto nell'ambito del servizio pubblico, anche se spesso è necessario controllare anche le imprese commerciali. Ma in questo caso, gli atti locali sono necessariamente approvati. In genere, i controlli vengono eseguiti in grandi preoccupazioni.

Nonostante il fatto che la legge non definisca la procedura per lo svolgimento di un'indagine nelle strutture commerciali, tutte le misure devono essere eseguite correttamente e l'audit interno deve essere completato esattamente in tempo. Ogni fase è documentata, è obbligatorio durante il quale si devono trovare prove concrete della colpa del dipendente. Se gli ispettori non aderiscono alle regole di base, la persona con cui sta procedendo il procedimento ha il diritto di contattare l'ispettorato del lavoro.

La legislazione della Federazione Russa chiarisce solo il concetto di verifica, che viene svolto in relazione ai servizi pubblici. Tutte le regole sono enunciate nella legge federale n. 79 del 2017. E se i controlli vengono effettuati in relazione agli organi del Ministero degli affari interni, l'ordine n. 161 del 2013 è valido per loro.

In quali casi è programmato un controllo?

Il Codice del lavoro russo non ha il concetto esatto di "indagine interna", ma le sanzioni per negligenza sono prescritte da una serie di regole. Tuttavia, nessuna sanzione disciplinare non è imposta senza giustificazione solo se ci sono fatti e sono documentati.

Per questo, le dichiarazioni esplicative di tutti i dipendenti sono obbligatorie, si stima l'entità del danno causato ed è importante scoprire se le azioni del dipendente avevano intenzioni maligne. Un audit interno dovrebbe essere completato in tempo e non un giorno in più.

Un'ispezione ufficiale viene effettuata in diversi casi:

• se il dipendente non è venuto a lavorare e non ha avvertito;

• se è stato causato un danno materiale;
• se viene rivelato il fatto che il dipendente ha abusato della sua posizione.

Una sanzione disciplinare può essere imposta a un dipendente per aver commesso un reato; può essere licenziato ai sensi dell'articolo e obbligato a risarcire tutti i danni causati a lui. Affinché le azioni del datore di lavoro siano giustificate, è necessario condurre un audit interno e deve essere completato con precisione nei termini stabiliti dalla legge.

Le principali attività di verifica

Durante un'indagine interna, è importante scoprire i seguenti compiti:

1. Stabilire il fatto che è stato questo dipendente a commettere la colpa, e solo sulla base di ciò è stata imposta una sanzione disciplinare.
2. Identificare il tempo e le circostanze di ciò che è accaduto, analizzare tutte le azioni, determinare l'esatto danno causato alla società o a una persona specifica.
3. Trova il dipendente che ha commesso l'atto.
4. Determina il senso di colpa della persona.
5. Analizzare i motivi dell'atto perfetto, circostanze aggiuntive.

Il responsabile dell'azienda deve necessariamente approvare le raccomandazioni relative all'attuazione delle misure preventive, che sono semplicemente necessarie per eliminare tutte le cause di una violazione disciplinare.

Procedura di indagine

In primo luogo, il capo dell'impresa riceve informazioni sul fatto che l'atto è stato commesso, dopodiché è lui che approva la decisione di avviare un'indagine interna. Il termine di un audit ufficiale non è più di un mese. Molto spesso, ci vogliono almeno 3 settimane, ma in alcune circostanze può richiedere più tempo, che deve essere motivato. Un'indagine è condotta da un dipendente o una commissione appositamente nominati solo sulla base di un ordine o di una documentazione amministrativa speciale, che deve includere tali informazioni:

• motivo della detenzione;
• membri della commissione e il suo presidente;
• periodo massimo per lo svolgimento di un audit interno;
• poteri della commissione;
• termini in cui il capo dell'impresa dovrebbe ricevere i risultati dell'indagine.

Di norma, la commissione comprende il personale del dipartimento del personale, un rappresentante della sicurezza e delle finanze. Il presidente è responsabile del suo lavoro.

La commissione non dovrebbe includere i familiari e i parenti dell'impiegato colpevole (incluso lui). Ciò può comportare una soluzione distorta.

Un ordine per iniziare i lavori della commissione, che deve indicare i termini dell'audit ufficiale di un dipendente pubblico, deve essere firmato da tutti i membri della commissione, nonché dalla persona accusata di negligenza.

Azione della Commissione se il dipendente non è andato a lavorare

Un dipendente riceve assenteismo solo se non è comparso sul posto di lavoro per 4 ore o più. Ma è importante considerare le ragioni del suo fallimento, perché possono essere serie. Fino a quando non saranno chiariti, si ritiene che il dipendente non sia venuto a lavorare per un motivo inspiegabile. Se il dipendente non ha una buona ragione e la sua mancata comparsa ha portato a gravi conseguenze, il processo di lavoro è stato interrotto, quindi il dipendente può essere rimproverato o licenziato. Ma ci devono essere serie ragioni per questo, quindi non c'è modo di fare a meno della verifica.

Inizialmente, è necessario correggere il fatto che il dipendente era davvero assente dal posto di lavoro.

Un promemoria può essere scritto direttamente dal gestore o da qualsiasi altro dipendente. Dopo essere apparsa al lavoro, il dipendente riceve una spiegazione scritta per quale motivo non si trovava sul posto di lavoro. Buoni motivi per considerare:

• Malattia dell'impiegato o dei suoi familiari. Questo fatto deve essere documentato, un certificato rilasciato da un'istituzione medica o un congedo per malattia.
• Ritardo dovuto al fatto che non vi era alcun trasporto che avrebbe consegnato al luogo di lavoro. Ad esempio, se si è verificato un incidente sulla strada o si sono formati cumuli di neve, che hanno portato a una fermata del trasporto pubblico.

• Circostanze impreviste indipendenti dalla volontà del lavoratore. Ad esempio, durante un viaggio di lavoro, il suo trasporto ha avuto un incidente.

A seguito dell'articolo 81 del Codice del lavoro della Federazione Russa, se una persona non è apparsa al lavoro durante il giorno, questo fatto può essere considerato assenteismo. Un atto redatto lo stesso giorno aiuterà a correggere la mancata comparizione.

Il documento è compilato in forma libera, soprattutto, deve contenere accuratamente i fatti relativi all'assenza di un dipendente sul posto di lavoro, nonché il tempo. Deve essere firmato dai membri della commissione.

Se il giorno successivo il dipendente non è apparso al lavoro, è necessario elaborare un altro atto.

Quali azioni vengono eseguite quando viene fatto danno?

I danni materiali possono essere causati all'azienda a causa di negligenza o uso intenzionale. Un audit interno viene effettuato in tempo, e questo è obbligatorio. Durante la sua implementazione, è importante scoprire per quale motivo e come esattamente il danno è stato causato:

• i prodotti sono stati realizzati con difetti;

• i servizi sono di qualità inadeguata;
• vi è un'appropriazione della proprietà dell'impresa;
• viene registrato il fatto di non conformità alle norme di sicurezza;
• è stato rilevato un danno hardware.

In questa situazione, è necessario stabilire l'entità del danno. In caso di furto, viene eseguito un inventario e viene redatto un atto. I danni alla proprietà richiederanno un ulteriore esame e queste condizioni devono essere soddisfatte anche in caso di violazione delle norme di sicurezza. Ad esempio, se un lavoratore ha lasciato il lavoro e ha dimenticato di spegnere il dispositivo di riscaldamento, causando un incendio. In questo caso, solo la commissione di esperti può scoprire l'entità del danno.

Un audit interno dovrebbe essere completato in tempo dai dipendenti pubblici e, nel corso di esso, è necessario scoprire la motivazione del dipendente. È importante capire se la colpa è negligente o se il dipendente è stato danneggiato in modo pericoloso.

Azioni sugli abusi

Abuso di posizione significa l'uso della propria posizione a scopo di lucro. In tal caso, potrebbero essere interessati gli interessi dell'intera impresa e dei suoi dipendenti. Uno di questi esempi è la conclusione di un contratto per la fornitura di beni a un prezzo gonfiato quando la controparte paga "premio".

Identificare tali violazioni può essere molto più difficile di quanto sembri. Spesso, i revisori dei conti professionali e i revisori dei conti non possono fare a meno dell'aiuto.

Audit interno presso il Ministero degli affari interni: regole e condizioni

Spesso le ispezioni vengono svolte dalla polizia, dove è necessario stabilire le circostanze, le ragioni e la natura del reato disciplinare commesso da uno dei dipendenti. Durante l'indagine sono necessariamente stabiliti i fatti di cui all'articolo 29 della legge federale n. 3. La procedura può essere svolta su richiesta di uno dei dipendenti.

Il capo incarica la persona autorizzata di condurre un audit interno dell'ufficiale di polizia, la scadenza è fissata, in conformità con il decreto n. È consentito redigere un atto specifico o compilare un modulo speciale, che indica la data e il numero del documento a cui si riferisce.

L'ordinanza 161 stabilisce inoltre il periodo di tempo per lo svolgimento di una revisione interna. Deve essere completato entro e non oltre 30 giorni dopo la stesura e la firma del documento all'inizio della riunione.

Il periodo assegnato per l'audit interno non include l'incapacità del lavoratore di lavorare in vacanza, in viaggio di lavoro o in congedo per malattia, se è assente dal servizio per altri buoni motivi. Tutte le circostanze devono essere confermate da un certificato rilasciato dal dipartimento del personale.

I termini dell'audit interno presso il Ministero degli affari interni non devono superare un mese dalla data di emissione dell'ordine sulla sua condotta. Se l'ultimo giorno dell'ispezione cade in un giorno festivo o festivo, il giorno del suo completamento deve essere considerato il giorno lavorativo precedente.

Come controllare?

Il capo ha il diritto di punire il proprio dipendente solo se vengono osservate tutte le fasi della procedura sanzionatoria, descritte in modo preciso nell'articolo 193 del Codice del lavoro della Federazione Russa. Se almeno uno dei paragrafi del protocollo viene violato, l'impiegato accusato ha il diritto di presentare ricorso contro la decisione in tribunale e di sottoporre l'amministrazione alla responsabilità penale.

Tutte le persone incluse nella commissione devono seguire le regole di procedura e rispettare tali principi:

• tutti i fatti scoperti dovrebbero essere oggettivamente valutati; in nessun caso i gusti e le antipatie personali personali dovrebbero poter influenzare il corso dell'indagine;
• fino a prova contraria, il che conferma i fatti, si presume che il dipendente sia innocente;
• Tutte le azioni della commissione devono essere eseguite rispettando scrupolosamente le istruzioni e gli ordini.

Il gestore deve seguire rigorosamente la legge e utilizzare istruzioni speciali:

• emettere un ordine per avviare un'indagine;
• ricevere una dichiarazione scritta da un dipendente accusato di negligenza;
• memo dalla testa;
• reclami della parte o dei clienti interessati;
• memo di altri dipendenti;
• un atto di inventario che conferma la carenza;
• un atto del revisore contabile;
• nomina dei membri della commissione;
• il termine è stabilito, l'audit interno deve essere completato entro la data specificata.

È molto importante ottenere una nota esplicativa dall'impiegato colpevole. In esso, deve necessariamente spiegare perché lo ha fatto, il che lo ha spinto a non venire al lavoro o ad abusare della sua posizione. Se si rifiuta di spiegare qualcosa, viene redatto un atto.

Ulteriori attività dipendono dal fatto che l'autore del reato fornisca una spiegazione o meno.

Date per lo svolgimento di un audit interno

La legge della Federazione Russa prevede un periodo non superiore a un mese per l'ispezione ufficiale da parte della polizia e in altre organizzazioni non dovrebbe superare questo numero di giorni. Viene calcolato il periodo dalla data della firma dell'ordine. Ciò è stabilito dall'articolo 192 del Codice del lavoro della Federazione Russa.

Ma il tempo per il processo può essere aumentato se il dipendente, accusato di negligenza, non era in quel momento sul posto di lavoro a causa di cure ospedaliere o altre circostanze valide.

Secondo la legge federale n. 133, il controllo interno deve essere completato entro e non oltre 6 mesi dalla data della firma dell'ordine.

Se la commissione per il periodo di tempo assegnato non ha preso alcuna decisione, il dipendente non può essere considerato colpevole, anche se in futuro la conclusione non è a suo favore. Se la commissione è riuscita a trovare prove della colpa del dipendente, deve essere condannato entro e non oltre 6 mesi dalla data dell'atto finale.

Come vengono convalidati i risultati della verifica

Dopo che tutti i dati sono stati raccolti ed elaborati, è prevista una riunione. A questo proposito, tutti i membri della commissione dovrebbero discutere alcune importanti questioni:

1. È stata rivelata una violazione dell'attività lavorativa, in che cosa si esprime?
2. Cosa ha causato questo atto?
3. Qual è la natura delle azioni del dipendente colpevole?
4. Le conseguenze di questo incidente sono state, quali sono?
5. Ci sono circostanze speciali che lo aiuteranno a rimuovere le accuse da lui?

Solo la discussione può aiutare a chiarire tutti questi punti. Tutti gli argomenti devono essere registrati nel protocollo. Al termine del dibattito, viene redatto un atto finale, che consiste necessariamente in 3 parti:

1. La parte introduttiva consiste in una descrizione della natura delle azioni del dipendente. Descrive cosa è successo esattamente, a che ora. Vengono inseriti i dati sui membri della commissione e le loro posizioni. Indicato quando un controllo interno deve essere completato da funzionari pubblici o rappresentanti di servizio pubblico.
2. La seconda parte descrive tutte le azioni intraprese per stabilire la colpa del dipendente e come sono state raccolte esattamente le prove.
3. La conclusione, in cui verranno fatte le conclusioni della commissione.

Un pacchetto di documenti deve essere allegato a questo atto:

• memo e promemoria;
• gli ordini;
• Conclusione della Commissione;
• e altri documenti con fatti che confermano la colpa del dipendente.

L'atto e tutti i suoi allegati sono firmati da ciascun membro della commissione.

conclusione

Solo un controllo interno, che deve essere completato esattamente in tempo, può accusare il dipendente di un reato. In ogni caso è impossibile incolpare una persona senza prove. È impossibile dare la colpa a una persona senza fondamento, perché ha tutto il diritto di adire un tribunale con una causa contro un leader che l'ha calunniato.