Nel nostro tempo, le pratiche burocratiche (gestione dei documenti) si stanno gradualmente spostando da un modulo cartaceo a uno digitale. A questo proposito, ogni persona istruita moderna dovrebbe avere un'idea del concetto di "documento elettronico" e delle caratteristiche della sua applicazione. Esaminiamo questo fenomeno in modo più dettagliato e scopriamo anche cos'è EDS.
Quello che viene chiamato un documento
Prima di considerare il concetto e la struttura di un "documento elettronico", vale la pena ricordare il suo predecessore cartaceo.
In senso lato, questo è il nome dell'oggetto del mondo materiale, in cui le informazioni sono contenute in una forma fissa.
In un senso più stretto, un documento è un mezzo di informazione che conferma fatti significativi presentati in varie forme (testo, immagini, registrazioni audio o video, nonché le loro combinazioni). È progettato per archiviare e trasmettere dati nel tempo e nello spazio.
Ogni documento ha alcuni dettagli con cui può essere identificato.
Se tale mezzo contiene informazioni false o quando è stato creato, le norme legislative stabilite sono state violate, si chiama falso (falso) e non ha valore legale.
L'insieme di corrieri di informazioni affidabili si chiama documentazione. È formato sulla base della loro attenzione su un problema specifico, fenomeno, processo, persona, istituzione, ecc. Il processo stesso di creazione / progettazione di tali media si chiama documentazione. Impegnata in esso, è indispensabile tenere conto delle norme della legislazione attuale, nonché rispettare le norme nazionali per la compilazione. Inoltre, non dimenticare la competenza del compilatore. Pertanto, il preside ha il diritto di approvare un certificato di maturità, ma non può firmare un diploma universitario. Più precisamente, può, ma un tale documento non avrà valore legale.
Un altro concetto importante in questo argomento è "scartoffie". Si tratta di una serie di lavori sulla documentazione dell'attività gestionale di un oggetto e sull'organizzazione in esso del movimento dei suddetti supporti informativi.
In diversi periodi storici, questo processo è stato effettuato su materiali diversi. Si trattava di tavolette di argilla, pietra, papiro, cuoio, legno, corteccia di betulla, ecc. A poco a poco, furono tutti sostituiti da carta.
In base al tipo di materiale di supporto oggi si distinguono:
- scartoffie tradizionali (carta);
- misto (carta + dispositivi elettronici di elaborazione);
- elettronico (digitale).
A seconda del loro contenuto e scopo, i documenti possono svolgere una serie di funzioni:
- Legale.
- Management.
- Sociale.
- Culturale.
- Historic.
- Informazioni.
- Comunicativo.
Lo sviluppo del concetto di "documento elettronico"
Dall'invenzione dei computer, l'umanità ha iniziato a cercare un modo per passare alla documentazione senza carta. In URSS già negli anni settanta del ventesimo secolo ha iniziato a pensare di creare un modello di lavoro d'ufficio. È vero, a quel tempo il concetto di "documento elettronico" (DE) non esisteva ancora. Invece, è stato utilizzato il nome "supporto leggibile dalla macchina".
A metà degli anni ottanta, una tale tecnologia non era ancora stata completamente sviluppata. Ma a quel tempo, il contenuto del concetto di "documento elettronico" era già esplicitato nella legislazione. È vero, allora è stato anche chiamato "leggibile da una macchina". In GOST 1984, questo era il nome di un documento adatto alla lettura automatica dei dati in esso contenuti.
Con l'inizio della diffusa informatizzazione negli anni novanta e duemila, questo concetto ha gradualmente acquisito il suo significato attuale.
Quale documento si chiama "elettronico" oggi
Il moderno concetto di "documento elettronico" ha diversi modi di interpretazione, che si riflettono nel quadro legislativo. Tuttavia, sono tutti vicini nella comprensione dell'essenza di questo fenomeno e richiedono la presenza di tali componenti:
- forma digitale di registrazione;
- archiviazione di dati su supporti elettronici con la capacità di leggere e comprendere dall'uomo.
Sulla base di ciò, è possibile formulare una definizione generale del concetto in esame.
Il documento elettronico è un documento le cui informazioni (compresi i dettagli) sono registrate sotto forma di dati digitali. Ad esempio, come un insieme di caratteri, suoni, immagini o loro combinazioni.
Un ED può essere creato, salvato, trasmesso e trasformato usando mezzi digitali in una forma visiva comprensibile per l'uomo.
Il vantaggio di un tale documento
Come la sua controparte cartacea, ED svolge lo stesso insieme di funzioni. Tuttavia, ha una serie di proprietà che lo rendono un vettore di dati più promettente:
- Le informazioni registrate in formato elettronico possono essere facilmente e rapidamente modificate.
- Tali documenti possono teoricamente essere conservati per sempre.
- La tecnologia ED semplifica, accelera e riduce i costi del processo burocratico.
- Tali documenti possono essere firmati e inviati in remoto, senza perdere tempo in riunioni personali.
- È possibile ottenere rapidamente il numero richiesto di istanze ED. Inoltre, tutti avranno forza legale.
Proprietà dell'ED. metadati
Il concetto di "documento elettronico" è caratterizzato da tre proprietà:
- Il contenuto è costituito da componenti testuali, grafici o audio.
- Il contesto è informazioni sulla relazione di dati documentati con altre ED, persone fisiche o giuridiche.
- La struttura di un documento elettronico è interna ed esterna. Nel primo caso, stiamo parlando direttamente del contenuto di ED. Nel secondo - sull'ambiente in cui esiste (supporto di memorizzazione, formato del file stesso, ecc.)
Il concetto di "documento elettronico" è definito dai suoi metadati. Questo è il nome delle informazioni su tutte le proprietà dell'ED, nonché sulla sua certezza sociale.
I metadati sono parte integrante del processo di archiviazione di qualsiasi documento elettronico. Contengono elementi di prova legale, commerciale, organizzativa e procedurale dell'integrità della DE, nonché della sua autenticità.
Dettagli ED
Un altro aspetto importante del concetto di "documento elettronico" - i dettagli. Questo è un tipo di analogo della scheda tecnica, che contiene tutte le informazioni sulla creazione di ED.
Questi includono:
- Il nome del documento elettronico.
- Data e luogo della compilazione, nonché tutte le edizioni (se presenti).
- Dati sul compilatore o sui compilatori dell'ED.
- Informazioni sul livello di sicurezza del documento.
- Dati che consentiranno di determinare l'autenticità, l'autenticità e l'affidabilità della firma digitale elettronica di ED.
- Dati sui programmi richiesti per aprire questo documento. Riguarda il suo formato. La pirateria informatica sta prosperando oggi nello spazio domestico. A questo proposito, la maggior parte degli utenti di PC utilizza software senza licenza e non sospetta sempre che gli amati .doc, .xls e .ppt di tutti siano supportati da programmi Microsoft Office a pagamento. Quindi, in condizioni normali, devi pagare per usarli e non scaricare le versioni compromesse. Ecco perché il formato ED più usato, universale e, soprattutto, gratuito oggi nel mondo è .odt. La sua popolarità ha persino permesso a Microsoft di incorporare la capacità di leggerlo nel suo software. Tra i principali vantaggi di questo formato c'è la combinazione delle capacità di programmi come Word, Excel, PowerPoint.
- Firma digitale.
Firma digitale
Come già accennato in precedenza, uno dei componenti più importanti del concetto di "documento elettronico" sono i requisiti. In particolare, la firma digitale, che viene tradotta dall'inglese come "firma digitale".
Questo è il nome del modo di avvistare ED, che si ottiene a seguito della conversione crittografica di un insieme di dati elettronici.Questa firma consente di identificare la persona che l'ha inserita e di confermare l'integrità dell'intero documento.
Secondo la legge attuale, nella maggior parte dei paesi moderni, EDS è equiparato a una firma "bagnata" su carta.
È importante notare il legame indissolubile tra il concetto di "documento elettronico" e la firma digitale. Dopotutto, è la presenza del secondo che dà la prima forza legale.
Ogni EDS ha una chiave personale certificata, che è una sequenza unica di cifre di 264 bit. Per ottenerlo, devi contattare un'azienda specializzata, di cui ce ne sono parecchi oggi. Vale la pena ricordare che una firma digitale elettronica ha una certa data di scadenza, nonché diversi livelli di sicurezza.
Quando si registra una firma digitale elettronica, la stessa chiave individuale viene registrata sull'unità flash del proprio cliente. Funziona solo in combinazione con la chiave pubblica, un altro programma utilizzato da seconde e terze parti per autenticare la firma digitale nei documenti ricevuti.
I dati sono contenuti in un certificato digitale che contiene informazioni sul proprietario, il suo numero di registrazione (da non confondere con una chiave privata) e la durata della firma digitale.
Utilizzando una firma digitale elettronica, è possibile inviare in remoto documenti alle università (a volte anche stranieri), effettuare transazioni bancarie, pagare tasse e alcuni servizi di enti statali di organizzazioni municipali.
Tuttavia, ci sono un certo numero di casi in cui un documento elettronico e una firma su di esso non sono considerati legittimi. Ad esempio, ottenere un certificato di eredità o emettere documenti di migrazione.
Tipi di documenti elettronici
Al momento, esiste tutt'altro che una classificazione di DE. Tuttavia, molto spesso tali documenti sono suddivisi in tipi nelle seguenti categorie:
- Tipo di contenuto: testo, grafica, suono, animazione e ED multimediale.
- Livello di accessibilità: aperto e nascosto. I documenti del primo tipo non contengono nulla di segreto, motivo per cui sono di dominio pubblico e possono essere letti da tutti. Questi sono i dati tecnici dei dispositivi o la composizione dei prodotti, gli accordi di licenza, i listini prezzi, ecc. Gli ED nascosti possono essere letti solo da una cerchia ristretta di persone. Di solito contengono informazioni che rappresentano segreti commerciali o addirittura di stato. Questa può essere una mappa della posizione di unità militari segrete, disegni di un dispositivo brevettato o composizione del farmaco, dati sul conto bancario di una persona fisica o giuridica, ecc.
- La presenza / assenza di una firma digitale elettronica (EDS). La legalità / illegalità del documento dipende da questo.
- Atteggiamento verso un settore specifico. I documenti elettronici generalmente accettati (la forma e il contenuto sono gli stessi per tutti i campi di applicazione) e sono strettamente specializzati.
Segni di DE
Dopo aver considerato il concetto e i tipi di documento elettronico, vale la pena prestare attenzione alle sue caratteristiche distintive. Distinguono l'ED da altri oggetti del mondo materiale.
- Semantica dei contenuti. Qualsiasi documento di questo tipo ha necessariamente senso e non è un insieme casuale di immagini, suoni o simboli.
- Forma materiale stabile.
- Completezza e integrità.
- Focus sull'applicazione per la comunicazione sociale.
Aspetto legale
Dopo aver considerato le proprietà, i dettagli, gli attributi, il concetto di un documento elettronico, la struttura, nonché i suoi tipi, vale la pena esaminare più attentamente il lato legale di questo problema.
Se l'ED è redatto in conformità a tutte le norme legali e la sua firma ha tutti i certificati necessari, ha forza legale pari alla sua controparte cartacea.
Naturalmente, in ciascuno stato la regolamentazione legale del concetto di "documento elettronico" è leggermente diversa, ma si tratta di sciocchezze.In generale, la legislazione di diversi paesi è altrettanto fedele all'ED, perché oggi questo tipo di lavoro d'ufficio ha da tempo raggiunto il livello internazionale. A questo proposito, si ottiene un paradosso. Alcuni poteri sono più preoccupati per la gestione dei documenti elettronici esterni. Allo stesso tempo, potrebbe essere quasi sottosviluppato all'interno dello stato. Ecco un analogo esagerato del livello della moderna alfabetizzazione informatica. Con lui, una persona sa come installare varie applicazioni su Android, ma non conosce i principi di base per lavorare con le tabelle Exel.
Caratteristiche del lavoro d'ufficio digitale
Rispetto alla carta, il lavoro d'ufficio digitale presenta numerosi vantaggi significativi:
- Fornisce registrazione operativa, contabilità, archiviazione e accesso a documenti elettronici.
- Richiede meno finanziamenti.
- Necessita di un'area minima per ospitare l'archivio. In effetti, tutta la documentazione per una grande impresa è collocata su un disco rigido nella tasca di una borsa.
- Con l'aiuto del lavoro d'ufficio elettronico, i costi di non produzione del tempo del personale sono ridotti.
- La velocità di diffusione dei dati tra una vasta gamma di utenti è in aumento.
- L'ED può contenere non solo testo e immagini, ma anche informazioni multimediali. E questo è molto importante se il lavoro dell'impresa è associato a eventi di presentazione privati.
Vale la pena notare che l'uso di documenti cartacei è spesso consentito nel lavoro d'ufficio elettronico. Tuttavia, la priorità in questo caso è proprio per ED.
La maggior parte delle organizzazioni pubbliche e private del mondo oggi mira alla graduale eliminazione della documentazione cartacea dalle scartoffie. Ma anche in paesi altamente sviluppati questo è ancora molto lontano. Dopotutto, questo è un processo molto lungo e costoso.
Abbiamo esaminato i concetti di un documento elettronico e della gestione elettronica dei documenti, risolto tutte le sfumature del problema. Speriamo che le informazioni ti siano state utili.