Il processo di archiviazione dei contratti è associato ad alcuni problemi. Accade così che per determinare il tipo di documento, il tipo, il termine e le condizioni della sua conservazione, il metodo di distruzione sia abbastanza difficile. Tutti i suddetti fattori sono regolati dalla legge, ma lo stesso contratto in situazioni diverse può avere periodi di validità diversi, pertanto spesso ci sono problemi nel determinare la durata della conservazione. Per una tenuta dei registri efficiente e adeguata, è necessario comprendere chiaramente la procedura e i requisiti della legislazione in questo settore al fine di evitare multe o sanzioni. Di seguito consideriamo la shelf life dei contratti di vendita nell'organizzazione.
Scopo della conservazione
La disponibilità di contratti in accesso costante è richiesta non solo per il periodo in cui la loro validità continua. Successivamente, sono necessari per estrarre qualsiasi informazione da essi. Le situazioni più controverse in cui l'una o l'altra parte non ottemperano ai propri obblighi vengono risolte in tribunale o in una procedura preliminare presentando il contratto.
Inoltre, è possibile condurre ispezioni presso l'impresa da parte delle autorità statali di regolamentazione. Possono richiedere documenti per un certo periodo, in questo caso, con uno stoccaggio improprio nell'organizzazione, la violazione dei termini della loro distruzione, possono essere imposte sanzioni sotto forma di multe piuttosto impressionanti. Prima di tutto, la colpa è della leadership che non controlla questo processo.
Pertanto, concludiamo che l'archiviazione di contratti e altra documentazione organizzativa e amministrativa dovrebbe essere effettuata in modo appropriato per un periodo strettamente concordato.
Termini e tipi di archiviazione
I periodi di conservazione dei contratti di lavoro nell'organizzazione sono diversi. Secondo il classificatore di documenti tutto russo, sono classificati come documenti organizzativi e amministrativi. E i termini della loro validità sono classificati allo stesso modo della durata di conservazione di tutti i documenti. Assegnare i seguenti periodi di archiviazione del contratto nell'organizzazione:
- permanente;
- a lungo termine (oltre 10 anni);
- a breve termine (fino a 10 anni inclusi).
Un tale sistema, che sembra seguire dalla logica dei documenti stessi, non è molto conveniente da usare. Questo spesso crea confusione e porta a gravi errori nel lavoro d'ufficio.
Sistema di archiviazione standard
Un tipo più comune di sistema di archiviazione. Di norma, nella maggior parte delle imprese, i contratti sono suddivisi in diverse varietà: core (direttamente correlato al core business dell'impresa), economico e del lavoro.
Ad esempio, qual è il periodo di conservazione per i contratti di servizio in un'organizzazione? Le prime due categorie di documenti sono inviolabili per non più di cinque anni. Anche i contratti di lavoro hanno una durata non superiore a cinque anni. Tuttavia, ci sono eccezioni. Ad esempio, se non esiste un account personale, questo documento dovrà essere conservato per 75 anni. Il periodo di archiviazione dei contratti di locazione nell'organizzazione dipende dal periodo per il quale è stato redatto.
Elenchi di modelli e dipartimentali
Gli elenchi standard elencano i documenti distribuiti nella maggior parte delle organizzazioni, mentre quelli dipartimentali contengono informazioni sviluppate per questa particolare agenzia.
Esistono diversi tipi di documenti. Gli elenchi sono documenti normativi utilizzati per determinare la durata e la selezione dei documenti per la loro successiva conservazione o distruzione.
Quando si compilano le nomenclature dei casi e si determinano i termini di archiviazione dei contratti, vengono generalmente utilizzati elenchi tipici, approvati da enti statali, nonché da ministeri e dipartimenti competenti. La durata di conservazione dei contratti di fornitura presso l'organizzazione è di 5 anni dopo la scadenza.
Trasferire all'archivio
La procedura per il trasferimento della documentazione che è già scaduta nell'archivio potrebbe presentare leggere differenze tra le diverse organizzazioni. In alcuni casi, c'è un modo normale in cui i documenti vengono pinzati insieme e messi in un armadio metallico, orgogliosamente indicato come l'archivio. Altre organizzazioni hanno un archivio, un archivista e una nomenclatura degli affari approvata e l'intero processo procede secondo la documentazione normativa. Cioè, ci sono alcune regole per l'archiviazione dei documenti, la loro registrazione e così via.
Entrambe le opzioni hanno il diritto di esistere, è necessario prendere in considerazione le specifiche dell'organizzazione, il volume del flusso di lavoro e il numero di dipendenti. Nel caso di una grande organizzazione di grandi dimensioni con un grande personale, senza utilizzare un adeguato sistema di archiviazione dei documenti, si annegherà semplicemente in essi. La regola generale a cui tutte le organizzazioni cercano di aderire, indipendentemente dalla forma di proprietà e dal numero di dipendenti, è il momento del trasferimento dei documenti nell'archivio.
I dipendenti sono tenuti a presentare i documenti all'archivio non prima di un determinato periodo, che non dipende da quando sono effettivamente scaduti. E di solito, tale archiviazione avviene all'inizio dell'anno. Cioè, anche se il contratto è scaduto a febbraio, devi ancora aspettare fino al prossimo anno per trasferirlo in deposito. Qual è la durata di validità dei contratti aziendali nell'organizzazione? Il periodo minimo consentito è di 5 anni.
Inizio del periodo di archiviazione del contratto
Questa è una domanda molto difficile, poiché è in connessione con questa data che si verificano la maggior parte degli errori. L'archiviazione dei contratti nella maggior parte delle imprese è la stessa e inizia con l'inizio dell'anno civile in cui questo documento non è più valido. Ad esempio, esiste un contratto il cui periodo di validità è scaduto il 15 luglio 2010. Deve essere conservato per cinque anni, ma non può essere distrutto il 15 luglio 2015, ma solo all'inizio del 2016. Cioè, la scadenza inizia dal 01.01.2011 e non da luglio dell'anno precedente. Di norma, al fine di ridurre al minimo il numero di errori, viene aggiunto un anno alla scadenza precedente. E solo dopo che il contratto è scaduto nell'organizzazione, il documento può essere distrutto.
Specifiche di archiviazione del contratto
Come abbiamo già detto, esistono speciali documenti di orientamento che stabiliscono le regole e i termini per il trasferimento nell'archivio e nella conservazione. Ancora una volta, ricordiamo che la documentazione deve essere conservata in una stanza asciutta e ventilata con un certo regime di temperatura. Le cartelle con documenti devono essere posizionate su rack chiusi o aperti. Se necessario, l'archivio dovrebbe avere cassette di sicurezza speciali per l'archiviazione di documenti contrassegnati come "segreto commerciale". Sebbene nessuno verifichi il processo di archiviazione dei documenti, l'assenza di determinati file viene facilmente rilevata durante la verifica, quindi la creazione di un sistema di risparmio è nell'interesse dell'azienda. Pertanto, il periodo di archiviazione del contratto nell'organizzazione è scaduto e il documento deve essere distrutto. Come farlo bene?
distruzione
È impossibile distruggere documenti così. Innanzitutto è necessario assicurarsi che sia trascorso il periodo di validità. Solo dopo ciò, la distruzione è possibile, ma ci sono delle insidie che devono essere prese in considerazione per non rientrare nelle sanzioni degli ispettori. La procedura appare approssimativamente come segue. I dipendenti effettuano una selezione di tutti i documenti la cui scadenza è già scaduta, quindi viene fatto un inventario, viene inviato un rapporto alla testa, viene redatto un atto di distruzione, il documento viene firmato dal capo e dai responsabili. Quindi le cartelle vengono allocate per la distruzione.Mantenere contratti e altra documentazione nell'archivio su base continuativa non ha senso, quindi, per non impantanarsi nei documenti, è necessario eseguire regolarmente questa procedura.
Responsabilità e attuatori
La responsabilità principale di tutto ciò che riguarda la sicurezza di tutti i tipi di contratti e di altri documenti dell'organizzazione spetta ovviamente al capo. È lui a essere punito con il rublo quando vengono scoperte violazioni durante le ispezioni. Il prossimo sulla lista sono il capo contabile, l'avvocato e il dipendente responsabile della sicurezza della documentazione. Ma queste persone, al meglio della cattiva condotta commessa, sono punite dal leader stesso: è il primo a ottenerlo. In pratica, nelle piccole aziende, il sistema di controllo e di archiviazione dei contratti è assegnato al reparto contabilità e il contabile, a sua volta, nomina un responsabile specifico. A volte il consulente legale dell'organizzazione viene nominato responsabile della sicurezza della documentazione. Ma questo non è molto conveniente, perché un avvocato può essere responsabile solo dei contratti, e di solito ha una conoscenza superficiale di altri documenti. Questo processo è più semplice da stabilire se esiste una persona specifica dotata di responsabilità e autorità. Ciò garantisce la massima accuratezza e accuratezza nella gestione dei documenti.
Esempio di sistema di contabilità e archiviazione
Per comprendere meglio le caratteristiche e la durata dei contratti nell'organizzazione, è possibile analizzare i punti principali in un piccolo esempio. C'è un dipendente (di solito un impiegato di contabilità) che è responsabile di mantenere i contratti con gli appaltatori. Li archivia in una cartella separata in cui si trovano durante il periodo di validità. Alla chiusura del contratto, viene trasferito in un'altra cartella. In questo caso, di norma, viene compilato un inventario o un registro, che contiene un elenco di documenti e consente di seguirne il movimento. Inoltre, il periodo di conservazione è indicato lì, dopo di che sono soggetti a distruzione. Alla fine del periodo regolatorio, i documenti vengono distrutti secondo la procedura già descritta.
La sicurezza della documentazione organizzativa e amministrativa della società nel suo insieme e dei contratti in particolare richiede un atteggiamento premuroso, attento e accurato al fine di evitare problemi. Comune a tutte le imprese e organizzazioni è il principio di organizzazione dello stoccaggio in conformità con la legge. Ciò elimina il ricorso a sanzioni in caso di ispezioni. I documenti interni (atti, inventari, registri, vari tipi di contratti) nella forma possono differire a seconda delle organizzazioni, ma questo non è di fondamentale importanza.