Sul territorio della Russia esiste un sistema di standard abbastanza complesso, che comprende atti da livello nazionale a livello locale adottati in una determinata impresa. È necessaria una pila di "pezzi di carta" in modo che sia all'interno di una singola azienda che a livello statale tutto sia portato in un'unica forma - questo elimina incomprensioni e interpretazioni diverse. Lo standard aziendale è un insieme obbligatorio di regole per qualsiasi azienda che si rispetti.
Quali sono gli standard nella Russia moderna
Si distinguono i seguenti documenti:
- nazionale;
- internazionale, appositamente registrata;
- regole, raccomandazioni, norme che regolano la standardizzazione nel paese;
- classificazioni, classificatori di dati;
- standard aziendali;
- archi;
- regionale;
- preliminare nazionale.
Legge federale: che dire degli standard?
Lo sviluppo dello standard aziendale è considerato nella prima parte dell'articolo 11 della legge federale n. 184, adottata il 27 dicembre 2002. Questo atto giuridico afferma che lo sviluppo, l'approvazione - compiti risolti da persone giuridiche per conto proprio. In via preliminare, gli specialisti analizzano la necessità di implementare standard nell'azienda e se i suoi risultati mostrano la giustificazione di tale azione, viene avviato il meccanismo di preparazione e approvazione.
Secondo la legge federale, gli obiettivi possono essere:
- miglioramento del processo;
- diffusione della conoscenza;
- sviluppo di applicazioni.
La legge conferisce inoltre alle persone giuridiche il diritto di stabilire in modo indipendente l'ordine in cui il sistema di standard dell'impresa viene adottato, modificato e cancellato.
Progetti in primo piano
Mentre lo sviluppo dello standard aziendale a livello di progetto, lo sviluppatore ha il diritto di proporre questo documento affinché venga esaminato dal comitato tecnico. I suoi esperti conducono un esame e traggono conclusioni sull'accettabilità. I risultati vengono utilizzati per preparare un'opinione ufficiale che, essendo registrata secondo le regole del flusso di lavoro, viene inviata allo sviluppatore.
Nel caso di un risultato positivo, gli standard dell'impresa possono diventare la base per la formazione di un documento a livello nazionale. Il progetto viene anche elaborato qui prima, che poi passa attraverso il processo di approvazione. Le modalità di approvazione della norma nazionale sono regolate dall'articolo 16, secondo comma, della legge federale n. 184.
Standard: che cos'è?
Gli standard delle organizzazioni, le imprese sono un elenco ufficialmente approvato di requisiti per il processo di lavoro e i suoi risultati. Sono sviluppati da dipendenti dell'impresa. Il documento è valido solo presso l'impresa in cui è stato adottato. Eccezione: se due società lavorano in stretta collaborazione, possono stabilire un accordo sulla reciproca distribuzione della documentazione. Di norma, questo è di solito fissato da un documento firmato dai capi delle imprese.
Gli standard statali delle imprese e adottati da una determinata persona giuridica devono essere coerenti tra loro. Nello sviluppo è necessario considerare:
- gli ospiti;
- regolamenti tecnici;
- standard validi a livello internazionale.
Se necessario, la società può annullare il documento precedentemente entrato in vigore. La responsabilità della qualità del prodotto fabbricato, sia con gli standard attuali che senza di essi, ricade interamente sull'azienda. I documenti non hanno un periodo di validità limitato, una decisione specifica viene presa dalla società che li implementa a casa. Ha il diritto in qualsiasi momento di sospendere la loro azione o introdurre restrizioni.
Funzionalità di sviluppo
Gli standard di gestione aziendale iniziano con l'opinione di un determinato dipendente su come dovrebbe apparire. Inoltre, altri colleghi dell'iniziatore e, infine, il personale direttivo, approvando infine gli atti normativi, si uniscono al processo. L'obiettivo principale dello standard è quello di riunire le idee di tutto il personale su quale sia il prodotto finale (servizio), quali proprietà dovrebbe avere e come raggiungerlo. Se si prevede di produrre beni di consumo, ha senso chiedere aiuto ad altre società per espandere la base di informazioni e dare una risposta accurata alla domanda "Cosa si aspetta il consumatore?".
Lo standard richiama l'attenzione sui seguenti componenti del processo di produzione:
- tecniche;
- materie prime;
- utensili;
- servizi domestici;
- componenti di manufatti;
- processi interni.
Questi ultimi includono:
- gestione;
- gestione;
- tecnica.
Considera in dettaglio lo standard dell'impresa GOST R 1.5.
Classificazione delle norme
Nota: nel documento puoi menzionare qualsiasi lato del processo di produzione a tua discrezione, non ci sono restrizioni. Questa diversità ha permesso l'introduzione della classificazione in specie, che a loro volta sono divise in categorie. Allocare standard:
- condizioni tecniche che regolano la produzione, l'uso del prodotto;
- dimensioni, parametri;
- tipi;
- caratteristiche del design;
- marchi, composizione dei prodotti da cui sono realizzati i prodotti;
- deposito, trasporto, marcatura;
- accettazione;
- test;
- controllo delle apparecchiature di misurazione;
- usare, riparare;
- tecnologie tipiche.
Lo standard statale della Federazione Russa controlla se viene implementato lo standard internazionale dell'impresa adottato internamente.
Standard: vista interna
Supponiamo di avere in mano un opuscolo con la promettente rubrica "Requisiti, standard aziendali". Cosa aspettarsi dentro?
Di norma, il contenuto di tale pubblicazione è un elenco di requisiti. Il compito principale di ciascuna delle condizioni in essa indicate è quello di migliorare la qualità dei beni (servizi) prodotti dall'azienda. Grazie agli standard, diventa più facile seguire gli algoritmi di produzione.
Solitamente gli standard delle organizzazioni, le imprese considerano l'intero ciclo di vita di un prodotto, descrivendo i requisiti per ciascuna delle fasi. Se nel processo di produzione vengono utilizzati materiali e strumenti diversi, la documentazione di alta qualità descrive i requisiti per la nomenclatura di tutte le posizioni senza eccezioni.
Dove posso soddisfare gli standard?
Quale organizzazione utilizza questi documenti sul flusso di lavoro per la formalizzazione? Spettacoli di pratica - quasi ovunque. Semplifica e ottimizza significativamente il lavoro dell'introduzione di tali documenti in:
- SRO;
- associazioni;
- comunità scientifiche;
- organizzazioni pubbliche;
- società commerciali.
In una parola, è impossibile sviluppare un unico standard aziendale. Ogni azienda avrà il suo modello, poiché i dettagli delle aziende sono troppo grandi. Gli esperti raccomandano in ogni azienda di creare un documento per conto proprio, prendendo come base l'attuale GOST.
Occasione speciale
Come accennato in precedenza, la documentazione non deve essere implementata nell'azienda - non ci sono requisiti rigorosi per questo. Ma c'è un caso che richiede un'attenzione particolare da parte di tutti i dipendenti dell'azienda, dai lavoratori ordinari agli alti dirigenti. Questo è uno standard di sicurezza aziendale. Anche se la sua implementazione non è obbligatoria, gli esperti concordano sul fatto che lo sviluppo di tale documento è auspicabile e aumenta non solo l'efficienza dell'azienda, ma, soprattutto, il livello di sicurezza.
La sicurezza è diversa:
- lavoro;
- informazioni;
- industriale;
- economica.
Per ogni categoria, è necessario sviluppare un documento unico che rifletta pienamente le sue caratteristiche.L'implementazione e il rispetto di tali atti ti consentiranno di lavorare in modo efficiente senza timore di perdite di segreti commerciali e di produzione, infortuni sul lavoro, catastrofi tecnologiche, crisi e altre situazioni difficili.
Le leggi regolano gli standard?
La regolamentazione tecnica nel nostro paese è sancita dalla legge federale. Dichiara che la società ha il diritto di sviluppare i propri documenti tecnici e normativi, che sostituiranno:
- Sanpin;
- SNIP;
- GOST.
Questo non è solo uno standard aziendale, ma anche regolamenti tecnici.
Il compito di creare un atto normativo spetta ad alcuni impiegati (dipartimento) e il risultato del suo lavoro sarà di proprietà dell'azienda. Ciò significa che l'uso di tale prodotto del lavoro intellettuale per altre società è inaccettabile.
La 184a legge federale consente alle società che operano nel territorio della Russia, a loro discrezione, di stabilire la procedura per la creazione della documentazione. Se alla conclusione del contratto, contratto per mettere un riferimento al documento, lo standard dovrà essere preso in considerazione non solo all'interno dell'azienda, ma anche altri oggetti di attività economica.
Ordine di sviluppo
In breve, il processo di creazione di uno standard può essere descritto nei seguenti passaggi:
- registrazione;
- coordinamento;
- approvazione.
Tutto inizia con la preparazione di un piano che rifletta come, all'interno dell'organizzazione, saranno sviluppati nuovi documenti precedentemente approvati. Le seguenti persone prendono parte al processo di lavoro:
- l'autore;
- colleghi;
- capi dipartimento;
- capo della compagnia.
Fasi di sviluppo:
- formazione del progetto;
- registrazione della norma;
- coordinamento con l'elenco completo delle parti interessate, compreso l'invio iniziale, la ricezione di feedback, l'aggiornamento del documento, l'invio secondario (il ciclo si ripete fino a quando non si ottiene un risultato di alta qualità);
- ottenere i visti sul progetto finale con un foglio di approvazione;
- approvazione da parte del capo dell'impresa.
Progetto: fasi di sviluppo
Lo standard aziendale viene prima preparato sotto forma di un progetto. Viene determinato il processo da standardizzare e l'autore descrive passo dopo passo come viene attualmente implementato nell'azienda. Successivamente, il documento viene trasferito al vicedirettore, dove è registrato nel sistema interno di gestione dei documenti. Il documento riceve un codice univoco e dopo l'approvazione verrà incluso nell'elenco dei documenti validi. Il vicedirettore sarà responsabile del processo di registrazione standard.
Per la corretta registrazione, lo standard aziendale riceve una designazione unica. Riflette:
- indice ("STO");
- indice aziendale;
- numero di serie ricevuto durante la registrazione;
- numero di serie della versione corrente;
- anno di approvazione in formato a 4 cifre.
Per gli standard, l'azienda introduce una numerazione separata e ogni successiva ottiene il numero successivo dopo quello precedente, senza omissioni. Per semplificare il controllo, viene introdotto un registro. Se in futuro uno standard viene cancellato, il numero viene conservato; assegnarlo a un altro documento è inaccettabile.
Approvazione del progetto
L'elenco delle persone che approvano il documento è formato dall'autore della norma o dalla persona incaricata di apportare modifiche al documento già esistente. Non appena la prima edizione è pronta, una copia viene inviata a ciascun destinatario per motivi di studio. Nelle aziende moderne usano apparecchiature informatiche per questo - per le opzioni "bozza" non è necessaria una versione stampata. Se l'organizzazione ha una posizione di "direttore degli affari legali", è la persona più importante nell'elenco dei coordinatori.
Quando la documentazione riceve un numero univoco, il progetto può essere inviato ai capi dipartimento. Ognuno di essi ha il diritto di preparare proposte, commenti, in modo tempestivo (fino a tre giorni lavorativi) inviati all'autore dello standard.Se un dipartimento non risponde in tempo, lo specialista responsabile dello standard contatta il capo dipartimento e informa il suo supervisore immediato o il capo dipartimento che ha avviato la creazione del documento.
Inoltre, l'autore analizza le correzioni ricevute e apporta modifiche. Se uno specialista ritiene che le proposte non siano corrette, passa a un livello superiore (direttore degli affari legali), che decide se apportare modifiche o meno. Una volta completate le modifiche, la nuova versione viene nuovamente inviata per concordare l'elenco precedente di indirizzi. L'autore riceve l'approvazione iniziale per via elettronica, dopo di che prepara un progetto di decreto sulla preparazione di un nuovo atto per l'attuazione e approva il progetto in forma cartacea. Quando le parti interessate hanno espresso ufficialmente la propria approvazione, è possibile inviare un nuovo standard per la firma al responsabile dell'azienda.
Requisiti standard
Per generare e accettare correttamente la documentazione dell'azienda, è necessario prima approvare la "Metodologia per la costruzione di standard". Un altro documento normativo che semplificherà la formazione e l'approvazione degli atti richiesti è il "Regolamento per la progettazione di norme". Registrandosi una volta e confermandolo con il capo, la società accelera la formazione di standard individuali e riduce la necessità di correzioni e il rischio di conflitti quando un dipendente ha una visione dei documenti e un altro, che può provocare un'ondata di promemoria e un ritardo .
Il flusso di lavoro corretto comporta la standardizzazione della registrazione dei progetti sviluppati e dei documenti approvati. Per questo, è conveniente tenere un diario speciale. I moduli possono essere acquistati già pronti nei negozi di cartoleria oppure è possibile redigere a mano su un normale taccuino. Se la società è caratterizzata da numerosi standard, è possibile inserire un giornale aggiuntivo per tenere conto di quei documenti che vengono controllati.
Nuances importanti
Il termine standard per l'approvazione di una bozza di documento è di tre giorni lavorativi.
Il termine standard per approvare le modifiche allo standard è di tre giorni lavorativi.
Affinché lo standard venga preso in considerazione nel lavoro dell'azienda, deve essere attuato emettendo un ordine interno e familiarizzando con tutte le parti interessate.
L'autore della norma sta preparando un progetto di decreto sulle attività relative all'introduzione della norma.
Standard: regole di archiviazione
Se la società ha stabilito pratiche burocratiche su carta, quindi, per ordine della società, nominare una persona responsabile della conservazione degli standard. Ha il compito di fornire:
- condizioni per la conservazione a lungo termine dei titoli senza danneggiarli;
- la disponibilità della documentazione nei luoghi designati per la sua conservazione.
Le condizioni di conservazione includono:
- Luoghi a cui un numero limitato di persone ha accesso;
- condizioni atmosferiche adeguate (umidità fino all'80%, temperatura 15-25 ° C, nessun fattore dannoso).
Gli standard di stoccaggio comprendono i doveri delle seguenti persone:
- autore del documento;
- capo dipartimento;
- persona designata come responsabile.
Ordine di stoccaggio:
- il documento originale approvato viene trasferito al responsabile responsabile delle questioni legali;
- il dipendente nominato dalla persona responsabile della conservazione dei documenti fa una nota "Copia di controllo" sul frontespizio;
- l'originale è archiviato nell'archivio, incluso nel registro;
- i capi dipartimento che ricevono copie della documentazione nelle loro mani li archiviano in cartelle archiviate nelle loro unità.
E se hai bisogno di rimuovere?
Il ritiro dello standard scaduto viene effettuato sulla base di un ordine speciale emesso dall'impresa. Per fare ciò, convocano un incontro, lo registrano e formano un progetto di ordine. Alla riunione dovrebbero partecipare i capi di tutti i dipartimenti in cui è stato applicato lo standard. L'autore dello standard è nominato responsabile dell'organizzazione dell'evento.Inoltre, elabora un progetto di decreto e lo approva con i funzionari interessati, quindi lo trasmette insieme al foglio di approvazione alla prima persona dell'azienda per la firma. Tutte le modifiche relative allo standard vengono inserite nel registro.