Standardizzazione dei documenti - che cos'è?

Alla fine del secolo scorso, la nuova generazione di tecnologie informatiche ha iniziato ad essere ampiamente utilizzata, in relazione alla quale è apparso il problema dell'unificazione delle informazioni disponibili su carta. Innanzi tutto, questo problema riguardava la sfera della gestione. Negli anni '70 del XX secolo, il governo dell'Unione Sovietica decise di creare sistemi di una direzione unificata e classificatori di informazioni tecniche ed economiche. Lo sviluppo di documenti normativi sulla standardizzazione è stato effettuato sulla base del database esistente di sistemi di documentazione.

Definizione del termine

Si ritiene che in Russia per la prima volta, rispetto alla pratica estera, sia stato istituito un sistema di gestione dei documenti, il cui scopo è quello di stabilire la procedura per documentare le attività di gestione all'interno dello stato. Nel 1973, tale sistema fu chiamato Unified State Customs Service, che significa "uno stato unificato. sistema di registrazione. " In totale, l'URSS ha sviluppato 16 sistemi unificati.

La standardizzazione dei documenti è il risultato della riorganizzazione del flusso di documenti del sistema in questione che soddisfa determinati standard. Ridurre la corrispondenza e ridurre la complessità della sua compilazione, nonché il desiderio di evitare la duplicazione dei dati, sono considerati questioni urgenti che devono essere affrontate nel lavoro di gestione. Un risultato efficace può essere raggiunto attraverso l'unificazione e la standardizzazione delle informazioni sul contenuto e sulla forma.

La standardizzazione dei documenti è la formazione degli stessi moduli standard per protocolli simili allo scopo, che aiuta un uso più efficiente della carta nella stampa di atti e decisioni. La standardizzazione facilita il flusso di lavoro di contabilità, nonché la documentazione di archiviazione.

Terminologia simile

Una definizione praticamente simile è "unificazione", che è il processo di portare qualcosa, compresi gli atti documentati, in un'unica forma o sistema comune, che porta a una riduzione dell'insieme iniziale degli oggetti in questione. L'unificazione, lo standard e la standardizzazione dei documenti portano alla formazione di uniformità razionale in qualsiasi campo di attività, specialmente nella documentazione. La riduzione della varietà ingiustificata di moduli di dati e l'istituzione di un'unica struttura avviene attraverso strutture linguistiche, dettagli, informazioni contabili e la sua memorizzazione. Le catene di documenti in eccesso vengono rimosse nel tempo per evitare inutili duplicazioni di elementi.

L'unificazione dei documenti consente di stabilire un'unica immagine delle forme di documenti amministrativi che svolgono le funzioni e le attività del formato manageriale. Questo approccio porterà al lavoro con un grande volume di documenti per normalizzarli nel sistema di produzione, nonché per accelerare lo scambio di dati aziendali.

Aumentare l'efficienza

Un unico sistema clericale promuove l'elaborazione operativa, riduce il tempo impiegato a lavorare con documenti che riguardano l'intero personale clericale: dai dipendenti ordinari ai dirigenti.

Gli oggetti della standardizzazione dei documenti possono essere la loro composizione e le forme. L'unificazione della composizione dei documenti è l'allocazione e il consolidamento della totalità dei documenti necessari per risolvere compiti manageriali. A seguito di tali azioni, si prevede che ridurrà la composizione dei documenti.L'unificazione dei moduli è la selezione e il consolidamento di indicatori di informazione, compresi i dettagli che corrispondono allo scopo dei documenti, nonché la definizione di requisiti generali per la loro creazione ed esecuzione. Nel lavoro d'ufficio, l'unificazione può avvenire sia come fase di standardizzazione sia come processo indipendente.

L'essenza della standardizzazione

La legge federale "Sul regolamento tecnico" n. 184 specifica il principio della definizione: la standardizzazione dei documenti è un'opera olistica volta a stabilire regole per il loro uso volontario, a seguito del quale le informazioni dovrebbero essere semplificate nelle aree di produzione e circolazione dei prodotti, nonché una maggiore competitività servizi.

"Standard" può essere chiamato un documento che indica le caratteristiche dei prodotti, le regole per l'implementazione di vari processi in produzione, le caratteristiche del trasporto e dello stoccaggio, lavoro o servizi. Lo standard include alcuni requisiti per terminologia, etichettatura, simbolismo, imballaggio, etichette.

I documenti normativi sulla standardizzazione contengono regole e requisiti ottimali per la progettazione, la preparazione, la conservazione e la contabilità dei documenti aziendali, che sono stati approvati nel modo prescritto e raccomandato per un uso ripetuto nel lavoro d'ufficio. La standardizzazione (in parole semplici) è la formazione e l'approvazione di regole uniformi che vengono presentate ai documenti al fine di semplificarle.

La standardizzazione comporta l'erezione dei requisiti di base per i documenti in una norma legale. Grazie a questo processo, la formazione di numerosi documenti avviene secondo una regola, che è più facile da percepire per i destinatari. La standardizzazione dei documenti è il risultato dell'unificazione o della sua forma più alta.

Elementi di processo tipici

Le trasformazioni possono riguardare determinati tipi di documenti (GOST è indicato con un numero), regole di struttura e progettazione, elementi di un sistema di documentazione unificato (DCL). Tale sistema consiste in una combinazione di forme correlate di documenti che danno un'idea informativa di alcuni tipi di attività economiche e gestionali. L'USD si basa su regole e requisiti uniformi, ha i dati necessari per gestire qualsiasi campo di attività.

Il solito sistema di documentazione è organizzato in modo tale da soddisfare le esigenze di documentazione di determinate attività, e i documenti del sistema di standardizzazione sono il risultato del processo di portare i documenti in un unico modulo e sistema, quando prevale l'uniformità, e un insieme ingiustificato di modelli di documenti, i loro dettagli e indicatori sono ridotti. Nel processo di standardizzazione, c'è una transizione verso l'uniformità razionale nel flusso di lavoro.

Livello di approvazione e categorie correlate

La standardizzazione è una forma di approvazione legale dei risultati dell'unificazione, che è una combinazione di stato. standard e una singola forma di documenti inclusi.

USD è diviso in:

• Stato. norme;
• forme standardizzate di documenti;
• linee guida per il loro uso.

I dettagli del documento unificato vengono applicati in conformità con l'attività di destinazione e il livello di approvazione stabilito. Esiste una divisione dei documenti di standardizzazione nella Federazione Russa in categorie:

1. Dipartimentale (divisione per filiali). Sono utilizzati per documentare i processi di gestione comuni a tutte le imprese, indipendentemente dall'attività e dalle norme legali. L'approvazione avviene a livello federale.
2. Forme di documenti di aziende, organizzazioni e imprese. Definito localmente.
3. All-Russian. I creatori di tali forme sono la Federal Archival Agency, il Ministero delle finanze della Russia, il Federal State Service. statistiche, banca centrale della Federazione Russa.Queste forme di documenti sono obbligatorie per l'uso in tutte le organizzazioni, indipendentemente dalla forma di proprietà e subordinazione (ad esempio, i registri contabili per la contabilità e la remunerazione, che è stato approvato con la decisione del Comitato statale RF del 5 febbraio 2004).
4. Forme di documenti di entità costituenti della Federazione. La loro approvazione avviene a livello regionale, regionale o locale. Tali moduli sono comuni nell'ambito pertinente della Federazione Russa.

Le specifiche del supporto informativo

Oltre ai sistemi interdisciplinari di gestione dei documenti, vengono utilizzate le forme documentali del sistema di standardizzazione nazionale, che riflettono le caratteristiche delle attività di settori specifici. Tali funzionalità sono suddivise in:

1. Requisiti di dati aggiuntivi per la risoluzione delle funzioni manageriali di un piano tipico (ad esempio, licenziamento / ammissione di personale educativo o sanitario).
2. Altre attività per le quali sono state organizzate un'industria simile e le sue regole di gestione. La documentazione specifica può includere:

• ricette;
• storia medica;
• congedo per malattia;
• fogli di testimonianza;
• guide;
• inventario dei casi (archivio);
• carte;
• bene affari (produzione esplorativa);
• dichiarazioni di prestazione;
• programma (documentazione di addestramento).

Definizione della documentazione

Questo problema viene risolto da dipartimenti e organizzazioni speciali autorizzati, ad esempio lo stato russo. la biblioteca si assume la determinazione della documentazione disponibile in tutte le biblioteche del paese. Le forme settoriali di documenti sono di natura normativa se rientrano nel quadro di un sistema dipartimentale (come un notaio o giudiziario), modelli simili sono utilizzati anche in organizzazioni specifiche impegnate in attività simili (ad esempio, mediche o assicurative).

L'uso di documenti di standardizzazione nelle imprese consente di ridurre i costi di compilazione, elaborazione, produzione, elaborazione dei documenti e loro trasferimento. Pertanto, il flusso di documenti all'interno dell'organizzazione viene accelerato. La riorganizzazione del contenuto dei documenti migliora la qualità delle attività di gestione. La composizione del documento è fissata nel foglio del modulo (un unico documento normativo costituito da un elenco di documenti necessari per l'attuazione dei compiti dell'attività di gestione dell'azienda che ha uno status legale) e le trasformazioni del modulo del documento sono fissate nell'Album documenti. Il foglio presenze organizza il processo di documentazione, crea uno schema visivo per la contabilità di tutti i tipi di attività. La pagella è formata in modo da stabilire alcune regole per fissare il luogo e l'ora, così come i decisori.

Caratteristiche salienti

Vengono presentati tipi di documenti di standardizzazione riguardanti l'album dei moduli di documento (una raccolta di modelli per moduli unificati necessari per la gestione documentale in un istituto):

• un campione di riferimento (su carta) conservato nel dipartimento o nell'ufficio;
• controparte elettronica disponibile in ogni luogo di lavoro.

Le caratteristiche distintive della formazione di questi documenti sono:

• uniformità della creazione della regolamentazione del contenuto dei documenti, esclusione di informazioni duplicate;
• terminologia e convenzioni comuni, che consente di confrontare gli indicatori di diversi livelli di gestione e i sistemi considerati;
• la formazione di modelli uniformi per la costruzione di forme specifiche di documenti.

Principi e fondamenti della standardizzazione dei documenti

La Commissione CMEA ha descritto una standardizzazione composita, in cui esiste una definizione e un'applicazione intenzionale di un sistema di requisiti correlati sia per un oggetto che per i suoi elementi al fine di fornire una soluzione ottimale a un problema specifico. L'approvazione dei documenti si basa sui requisiti di stato.standard e regole di CMEA, ISO e altre organizzazioni internazionali che operano nel campo dell'unificazione e della standardizzazione dei documenti.

Un brusco cambiamento nel normale contenuto dei documenti può influire negativamente sulla ristrutturazione psicologica dei dipendenti dell'organizzazione. Pertanto, il processo di conversione dovrebbe procedere senza intoppi, interessando solo le modifiche più necessarie mantenendo le regole e le basi dei documenti nazionali di normalizzazione, nonché senza causare danni economici. Innanzitutto, vengono introdotti cambiamenti minimi e poi cambiamenti radicali. La conversione a fasi degli standard consente a tutti i partecipanti al processo di standardizzare completamente il proprio flusso di lavoro.

Elaborazione delle informazioni

La ricerca comune nei documenti e la creazione di un unico modello generalmente accettato semplifica i metodi di elaborazione manuale dei dati, il lavoro diventa più efficiente, i costi del piano finanziario sono ridotti e il tempo precedentemente utilizzato per la formazione del personale direttivo è ridotto, il che si traduce in innegabili dinamiche positive. È importante prestare attenzione al rispetto dei requisiti generali per i documenti di gestione nelle condizioni di funzionamento dei sistemi di controllo automatizzati, quando l'effetto di unificazione e standardizzazione di tutti i documenti aumenta notevolmente.

L'archiviazione, che studia le basi teoriche e pratiche della scienza archivistica, influenza il miglioramento delle forme dei documenti. L'automazione dei processi di standardizzazione è iniziata con la classificazione dello schema documentale nell'economia nazionale, per poi proseguire nella sfera gestionale, dove ha raggiunto la sua attuale forma effettiva. Ora questo processo riguarda organizzazioni internazionali e nazionali, 10 organizzazioni straniere stanno lavorando per semplificare il flusso di lavoro delle relazioni commerciali estere, tra cui la Commissione per il commercio estero, il Comitato per lo sviluppo commerciale dell'ECE, l'Organizzazione internazionale per la standardizzazione, ecc.