I viaggi di lavoro sono viaggi di lavoro a cui vanno i diversi dipendenti dell'organizzazione. Durante tali viaggi, vengono risolti importanti problemi per l'azienda, ad esempio, viene verificato il lavoro della filiale, viene firmato un contratto con nuovi appaltatori o determinati beni vengono acquistati dal fornitore. Un dipendente dell'azienda che viaggia in questo viaggio può fare affidamento su numerose spese. Per i pasti e l'alloggio, un'indennità giornaliera viene assegnata durante un viaggio d'affari, le cui dimensioni possono variare in modo significativo a seconda delle organizzazioni. La norma è fissata nella documentazione locale interna emettendo un ordine dal capo della società.
Scopo del pagamento
L'importo del giorno in giorno durante i viaggi di lavoro è determinato individualmente in ciascun caso, poiché tiene conto di quanto denaro è stato speso dal dipendente durante il viaggio. L'indennità di soggiorno è presentata dal budget del dipendente in un'altra città o paese. Tutte le spese sono compensate in base ai requisiti legali. Per tutto il tempo in cui il dipendente è in viaggio d'affari, lo stipendio e il posto occupato nell'azienda sono mantenuti.
In quasi tutte le aziende, al giorno per viaggi di lavoro di un giorno non viene pagato, durante il quale il dipendente non rimane in un'altra regione durante la notte. Ogni giorno viene utilizzato per i seguenti scopi:
- selezione e pagamento del luogo di residenza del dipendente;
- nutrizione dei dipendenti negli esercizi di ristorazione, nonché compensazione dei costi per l'acquisto di vari prodotti nei negozi;
- viaggiare in un'altra regione o paese, nonché le spese per spostarsi in città con diversi tipi di trasporto pubblico;
- condurre vari eventi sulla base di un incarico di gestione
- altri costi importanti, ma devono essere necessari e appropriati, altrimenti il management dell'azienda potrebbe rifiutare di trasferire fondi.
La tariffa giornaliera per un viaggio d'affari in Russia è determinata individualmente per ciascun dipendente. Allo stesso tempo, i pagamenti massimi possono essere registrati a livello locale.
Quando sono elencati?
Ogni azienda determina individualmente quando il diario deve essere trasferito al dipendente dell'organizzazione. A tale scopo possono essere utilizzate due opzioni:
- trasferimento di fondi in anticipo, e in questo caso di solito viene pagato un importo fisso, che il dipendente può gestire in viaggio, ma se necessario, dopo un viaggio d'affari, può richiedere fondi aggiuntivi;
- il pagamento di un giorno dopo il viaggio, durante il quale il dipendente deve spendere i propri fondi, quindi redigere un rapporto contenente informazioni su tutte le spese, in base al quale le spese vengono compensate.
La seconda opzione viene utilizzata più spesso, quindi quasi tutti i dipendenti dell'azienda devono presentare un rapporto speciale dopo il viaggio.
Quali documenti sono preparati dal dipendente?
Dopo il viaggio, un dipendente dell'azienda può contare su un risarcimento per i costi sostenuti. Ciò che viene rimborsato in un viaggio d'affari dipende dalle spese del cittadino. Per ricevere denaro, il dipendente prepara i seguenti documenti:
- rapporto diretto, che contiene informazioni su quanti soldi sono stati spesi da un cittadino durante il viaggio;
- un contratto di locazione se un cittadino ha usato un appartamento privato per vivere in viaggio;
- ricevuta dell'hotel;
- documenti che confermano le spese di viaggio, tra cui assegni, ricevute di biancheria da letto su un treno, carte d'imbarco per un aereo o altri documenti simili;
- prova dell'uso dei servizi di taxi forniti da varie ricevute, assegni o biglietti e, se un cittadino utilizza il trasporto personale, passa i datori di lavoro ricevuti alle stazioni di servizio al datore di lavoro;
- documenti che confermano altri tipi di spese.
Sulla base di una tale relazione e di altri documenti, il contabile della società calcola la rendita giornaliera, pertanto le spese sostenute dal dipendente sono compensate.
Come viene impostato il pagamento?
Ogni azienda determina autonomamente l'entità di questi pagamenti, che tiene conto dello scopo del viaggio, delle capacità finanziarie dell'organizzazione e di altri singoli fattori. In questo caso, vengono prese in considerazione le norme contenute nella documentazione interna dell'azienda.
Per approvare il quotidiano in un viaggio d'affari, viene creata una posizione speciale in azienda. È firmato dal capo dell'azienda. Inoltre, viene emesso un ordine per giorno in un viaggio d'affari. In questo caso, vengono prese in considerazione le norme, in base alle quali i fondi vengono trasferiti da questi pagamenti a fondi diversi.
Quando vengono pagati i pagamenti delle imposte sul reddito delle persone fisiche e i contributi a vari fondi?
Nel calcolare il diem, i datori di lavoro devono considerare quanto non devono pagare l'imposta sul reddito delle persone fisiche e altri contributi alle organizzazioni governative. Pertanto, se la direzione dell'azienda non desidera che i pagamenti vengano tassati, vengono prese in considerazione le seguenti restrizioni:
- se pianifichi un viaggio in Russia, i pagamenti massimi dovrebbero essere di 700 rubli. in un giorno;
- se un dipendente viene inviato in un altro stato, allora gli viene pagato un massimo di 2,5 mila rubli. al giorno.
Se il dipendente spende più fondi, l'imposta sul reddito personale viene pagata dalla differenza e la quantità necessaria di fondi viene trasferita ai fondi statali. Sebbene la legge non contenga i requisiti per un pagamento minimo, ogni organizzazione deve tenere conto della quantità effettiva di fondi di cui un lavoratore avrà bisogno per completare un'attività in un'altra città o stato. Pertanto, un'eccessiva riduzione giornaliera di un viaggio d'affari in Russia può portare a malcontento da parte dei dipendenti dell'azienda.
Viene inoltre presa in considerazione la durata del viaggio, poiché se un giorno è sufficiente per completare l'attività, il datore di lavoro può compensare solo le spese di viaggio indicate nel rapporto. Alcune organizzazioni trasferiscono semplicemente al dipendente il 50% della norma stabilita.
Regole generali per il trasferimento di fondi
Quando si calcola l'importo del giorno in un viaggio d'affari in Russia, i datori di lavoro devono tenere conto di alcune regole importanti. Questi includono:
- Ogni giorno viene pagato solo a condizione che il viaggio sia dovuto alle esigenze di produzione e non agisca come un'iniziativa dell'impiegato diretto;
- durante un viaggio d'affari, il capo emette un ordine che elenca tutte le condizioni e i requisiti per un viaggio d'affari;
- il dipendente può richiedere un anticipo, emesso sulla base di un mandato di erogazione in contanti;
- il dipendente designato che ha ricevuto fondi dal datore di lavoro deve svolgere determinati compiti, per i quali si forma un incarico di lavoro;
- entro tre giorni dal viaggio, il dipendente presenta uno speciale rapporto di anticipo, al quale sono allegati altri documenti che confermano le spese sostenute;
- la relazione è controllata dal contabile o dall'economista della società, dopodiché il documento è approvato dal capo;
- L'importo del pagamento viene calcolato tenendo conto della data di partenza e di arrivo.
Se, sulla base dei documenti presentati da un dipendente, si accerta che ha speso meno di quanto emesso in anticipo sotto forma di un'indennità di sussistenza giornaliera in un viaggio d'affari, deve restituire la differenza al cassiere dell'azienda.
I giorni vengono pagati per una gita di un giorno?
Spesso, per risolvere vari problemi, è necessario trascorrere non più di un giorno, quindi sorge la domanda se al giorno venga pagato in tali condizioni. Un viaggio in 1 giorno sulla base del TC richiede il trasferimento di un giorno. Tale viaggio è organizzato in modo standard, pertanto il foglio di tempo indica che il dipendente non era presente nel luogo di lavoro principale. Il giorno successivo, un dipendente dell'azienda genera un rapporto di viaggio, sulla base del quale riceve un compenso dal capo dell'azienda.
Molte aziende non pagano al giorno per viaggi di lavoro di un giorno, se non diversamente previsto dalla documentazione interna locale.
Cosa fare quando il viaggio di lavoro termina in anticipo?
Spesso i dipendenti ricevono contanti in anticipo, ma allo stesso tempo tornano a casa prima del previsto, in quanto eseguono rapidamente i compiti stabiliti dal capo. In questo caso, sono tenuti a preparare correttamente una nota spese.
Il contabile della società sulla base della documentazione ricevuta esegue il ricalcolo. La differenza rimanente con il dipendente viene restituita alla cassa dell'azienda.
Come viene pagato il lavoro del fine settimana?
L'indennità di soggiorno per un viaggio d'affari viene corrisposta per ogni giorno di calendario di un viaggio, ma solo se il dipendente si occupa delle sue funzioni non solo nei giorni feriali, ma anche nei fine settimana.
Se un cittadino viene inviato in un'altra città per monitorare il lavoro della nuova filiale per diverse settimane, non gli viene assegnata un'indennità giornaliera per il fine settimana.
Le sfumature di un viaggio all'estero
I lavoratori possono fare un viaggio d'affari non solo in Russia, ma anche in un altro paese. Le caratteristiche di tale viaggio includono:
- la tariffa giornaliera per un viaggio d'affari in un altro paese è di solito fissata a 2,5 mila rubli;
- i fondi vengono pagati in rubli solo per quei giorni in cui un cittadino si trova sul territorio della Federazione Russa;
- quando si attraversa il confine, ogni giorno viene pagato nella valuta del paese in cui viene inviato il dipendente dell'azienda;
- se il dipendente si trova lo stesso giorno nella Federazione Russa e in un altro stato, il pagamento viene diviso in due parti, una delle quali viene presentata in rubli e la seconda viene trasferita in valuta.
Ogni azienda ha il diritto, nella sua documentazione interna, di stabilire una procedura diversa sulla base della quale viene corrisposta la tariffa giornaliera per un viaggio d'affari.
Cosa devo fare se un dipendente acquista valuta in un altro paese?
Nei viaggi di lavoro, ogni giorno consentono ai dipendenti di pagare vitto e alloggio, oltre a compensare altre spese obbligatorie. Se un cittadino viene inviato in un altro paese, il datore di lavoro può emettergli fondi, sia in rubli che in valuta estera.
Se il denaro viene dato in rubli, il dipendente, all'arrivo in un paese straniero, deve acquisire autonomamente la quantità necessaria di valuta. Allo stesso tempo, deve trasmettere al datore di lavoro un documento giustificativo presentato tramite estratto conto bancario. Indica la quantità di valuta acquistata al termine del processo e la velocità con cui è stato effettuato l'acquisto.
L'indennità di soggiorno per viaggi all'estero viene presa in considerazione al tasso stabilito dalla banca il giorno in cui il rapporto di viaggio dell'azienda viene presentato alla direzione aziendale.
Cosa devo fare se un dipendente ritorna e lascia lo stesso giorno?
Spesso ci sono situazioni in cui un dipendente rientrato da un viaggio di lavoro parte lo stesso giorno per un altro viaggio di lavoro. Questa situazione non viola in alcun modo i requisiti di legge. Negli atti normativi non ci sono istruzioni relative alle regole di esecuzione. Pertanto, il datore di lavoro può utilizzare due metodi:
- Per ogni viaggio vengono preparati due set di documenti. Pertanto, il datore di lavoro emette due ordini e forma anche due certificati e attività. Il giorno viene pagato due volte, e il giorno in cui due viaggi si intersecano viene pagato in doppia dimensione.
- Combina due viaggi.Questo processo viene utilizzato se è noto in anticipo che un dipendente verrà inviato in due viaggi contemporaneamente. Pertanto, i documenti vengono compilati immediatamente, sulla base dei quali viene esteso il primo viaggio. Per legge, non ci sono restrizioni sulla durata del viaggio, quindi l'organizzazione può estenderlo un numero illimitato di volte.
La scelta dipende solo dalla decisione della direzione diretta dell'azienda.
contabilità
Molte aziende non pagano al giorno per un viaggio d'affari un giorno, ma secondo la legge, ogni azienda deve organizzare correttamente i viaggi d'affari. Per questo, non solo un capo viene emesso e viene redatto un incarico di lavoro, ma le informazioni necessarie vengono anche inserite nei documenti contabili.
Le seguenti registrazioni sono utilizzate per l'indennità giornaliera:
- D71 K50.2 - l'emissione di fondi dall'ufficio di cambio della società;
- D71 K50.1 - l'emissione di denaro in rubli, se si pianifica un viaggio attraverso il territorio della Russia;
- D20, 23, 25, 26, 44 K71 - accettazione del rapporto del dipendente per la contabilità;
- D91 K71 - cancellazione delle spese della differenza di cambio al momento dell'acquisto di una valuta;
- D50 K71 - la restituzione del resto da parte del dipendente se non ha speso tutto il pagamento anticipato ricevuto;
- D71 K50 - emissione di un superamento se il dipendente non aveva abbastanza fondi precedentemente ricevuti;
- D70 K68 - accantonamento dell'imposta sul reddito delle persone fisiche se il dipendente ha speso più dell'importo della norma stabilita dalla legge.
Se il dipendente ha trascorso un viaggio d'affari più di 700 rubli. o 2,5 mila rubli., l'imposta sul reddito delle persone fisiche è pagata dalla differenza. Il pagamento delle imposte è registrato nei rapporti 2-PIT e 6-PIT.
conclusione
I viaggi di lavoro sono necessariamente accompagnati dal trasferimento giornaliero del dipendente. Sono usati per pagare vitto e alloggio. Le loro dimensioni dipendono dal fatto che le attività vengano eseguite da un dipendente all'interno del Paese o se venga inviato in un altro stato.
I fondi possono essere trasferiti in anticipo o dopo il viaggio. Se l'importo non supera le norme stabilite dalla legge, non è necessario trattenere i pagamenti delle imposte sul reddito delle persone fisiche.