Le attività economiche delle organizzazioni comprendono molte azioni, operazioni, tipi di comunicazioni e altri aspetti della routine quotidiana. La direzione dell'organizzazione e i suoi dipendenti devono affrontare quotidianamente la necessità di affrontare vari problemi e prendere decisioni di gestione. Alcuni casi non possono essere risolti sul posto di lavoro, comodamente seduti su una sedia da ufficio al computer. Sono necessari viaggi e viaggi di lavoro, trattative in altre città e persino in paesi. Questo articolo discute in dettaglio la questione della necessità di un viaggio d'affari, i suoi obiettivi ed esempi, la progettazione secondo la legislazione attuale, i requisiti di documentazione e anche le caratteristiche dei viaggi in Russia e all'estero. Anche in questo articolo verrà considerata la questione di chi possa essere inviato in viaggio e di cosa debba essere considerato un viaggio d'affari.
Concetto di viaggio d'affari
Questo concetto ha una definizione chiara che è enunciata nel diritto del lavoro. Secondo il Codice del lavoro della Federazione Russa, un viaggio d'affari è la direzione di un dipendente in un viaggio con un compito specifico. Allo stesso tempo, la destinazione è abbastanza lontana dal luogo di lavoro principale, il viaggio ha un obiettivo chiaramente formulato, che è prescritto nei documenti e i tempi della sua attuazione sono limitati. La registrazione dei documenti di accompagnamento, la segnalazione alla fine del viaggio, le garanzie per il dipendente sono regolate dalle leggi sul lavoro e fiscali. Vengono anche indicati i possibili obiettivi della missione, di cui vengono presentati esempi di seguito.
Perché hai bisogno di viaggi d'affari
Quando un dipendente fa un viaggio d'affari, la direzione determina per lui un compito chiaro che deve completare nel suo processo. L'attività può riguardare varie aree dell'attività dell'organizzazione. Esempi di obiettivi di viaggio includono:
- conclusione di rapporti contrattuali su consegne o vendite con controparti;
- negoziati sulla cooperazione;
- risoluzione di controversie, conflitti e altre questioni relative al lato legale dell'attività;
- acquisto di attrezzature, materie prime e forniture;
- conferenze d'affari, partecipazione a meeting ed esposizioni relative alla direzione dell'azienda;
- promozione di merci in nuovi mercati, ampliamento della base clienti;
- partecipazione a progetti di ricerca relativi alle attività dell'azienda;
- sviluppo del personale;
- ricerca di mercati di vendita, organizzazioni concorrenti e altre questioni di marketing;
- impostare hardware, software e lavorare con altri problemi tecnici in filiali o divisioni;
- condurre controlli della rete di filiali e delle unità.
Ciò che non può essere considerato un viaggio d'affari
Non tutti i viaggi dei dipendenti possono essere considerati viaggi d'affari. Fare un viaggio è illegale nelle seguenti situazioni:
- la mancanza di registrazione ufficiale di un dipendente nell'organizzazione, un contratto di lavoro non concluso, nessuna iscrizione nella cartella di lavoro;
- il contratto di lavoro del dipendente definisce la natura viaggiante del lavoro;
- il dipendente è un lavoratore indipendente che non ha un posto di lavoro fisso fisso.
Tipi di viaggio e loro tempistica
I viaggi di assegnazione aziendale possono essere classificati in base a caratteristiche diverse. Quindi, su base territoriale, vengono effettuati viaggi attraverso il territorio della Federazione Russa e verso stati stranieri.Per i termini del viaggio, a breve e a lungo termine si distinguono. La composizione dei viaggiatori - gruppo e single. Potrebbero esserci anche viaggi programmati e non programmati.
Ad oggi, la legislazione non ha linee guida chiare per quanto riguarda i tempi del viaggio. Non ci sono restrizioni minime o massime. La leadership dell'organizzazione determina in modo indipendente la complessità dell'attività e il tempo necessario per completarla. Limitazioni esistevano prima. Si riteneva che la durata massima del viaggio non potesse superare i quaranta giorni. In costruzione, la soglia massima di viaggio ha raggiunto un anno.
Requisiti e regolamenti legali
Per i viaggi emessi come attività commerciali, determinati requisiti sono imposti dalla legislazione. I viaggi del Codice del lavoro della Federazione Russa e del Codice Fiscale della Federazione Russa sono regolati. Il Codice del lavoro definisce i regolamenti per questi processi di lavoro negli articoli 166, 167, 168. Esse rivelano una serie di problemi che possono sorgere durante l'esecuzione di questa procedura: ciò che può essere considerato un viaggio d'affari, garanzie per un dipendente, nonché domande sul rimborso delle spese per un viaggio.
Il codice fiscale descrive le informazioni su come riflettere le spese di viaggio nella contabilità, cosa può essere addebitato da quali importi sono pagati ai fondi di previdenza sociale dei cittadini. Esistono inoltre risoluzioni separate contenenti le informazioni più complete su modifiche agli atti legislativi, innovazioni nella contabilità e garanzia dei requisiti degli organismi di regolamentazione. Puoi trovare tutte queste informazioni nei seguenti documenti: Decreti n. 749, 729, 812, 64.
Cosa è garantito al dipendente
Le garanzie per il dipendente non dipendono dallo scopo del viaggio; potrebbero esserci molti esempi. Ma con ciascuno di essi, il datore di lavoro ha degli obblighi nei confronti del dipendente. Il dipendente che viene inviato in viaggio di lavoro riceve le seguenti garanzie:
- mantenimento della posizione, sul posto di lavoro, retribuzione media giornaliera;
- pagamento di giorni liberi trascorsi in viaggio d'affari con doppia tariffa;
- rimborso delle spese che possono insorgere durante un viaggio di lavoro in Russia e all'estero, incluso il rilascio di un passaporto straniero, l'ottenimento di un visto, i dazi doganali e altre tasse.
Tutte queste garanzie sono enunciate nella legislazione del lavoro e sono soggette all'adempimento obbligatorio da parte del datore di lavoro.
Chi inviare in viaggio d'affari
La scelta dell'impiegato inviato durante un viaggio dipende dagli obiettivi del viaggio, dagli esempi del lavoro, dalla sua durata e gravità delle condizioni previste. Varie ragioni per viaggiare richiedono conoscenze e abilità specifiche da parte di un dipendente.
Pertanto, l'esecuzione del contratto di fornitura deve essere affidata a una persona esperta nelle trattative commerciali e nella diplomazia. Può trattarsi di uno specialista le cui responsabilità lavorative includono l'acquisto, la pianificazione e il calcolo di un budget per le relazioni commerciali con i fornitori o una persona che può spiegare correttamente la propria posizione e raggiungere condizioni ottimali in un contratto di fornitura.
Se lo scopo del viaggio è installare attrezzature o software, per l'impiegato inviato non è sufficiente la conoscenza del lavoro d'ufficio e del solito carisma umano. Un funzionario con un background tecnico viene inviato in tale viaggio. La stessa situazione quando si eseguono audit sul campo e audit. Un contabile o un economista dovrebbe essere inviato in tale viaggio.
A chi è proibito inviare viaggi d'affari
Oltre al fattore umano, alle domande sulle qualifiche e sulle capacità personali dei candidati, c'è un altro aspetto nella scelta di un dipendente per un viaggio d'affari. Esistono requisiti legali per le categorie di cittadini che non possono essere distaccati in nessun caso. Questi includono i seguenti gruppi di individui:
- impiegati minori, stagisti, tirocinanti;
- donne in gravidanza;
- dipendenti dell'azienda che lavorano nell'ambito di un contratto studentesco (tranne che per viaggi di lavoro a scopo di formazione);
- membri di campagne elettorali, candidati a cariche politiche;
- persone le cui capacità sono limitate dalla malattia.
Ci sono anche gruppi di persone che possono essere inviati in viaggio di lavoro solo dopo aver ricevuto il loro consenso scritto:
- donne con bambini piccoli (fino a tre anni);
- genitore single che alleva un figlio fino a cinque anni;
- tutori di bambini di età inferiore alla maggioranza;
- Un dipendente nella cui famiglia c'è un dipendente che ha bisogno di cure costanti.
Autorizzazione di viaggio
Affinché un viaggio di lavoro sia preso in considerazione nella contabilità fiscale, contabile e gestionale, è necessario organizzarlo correttamente. Prima di tutto, viene redatto un incarico di missione, vengono stabilite date e date. Il candidato per il viaggio deve familiarizzare con il documento redatto e dare il proprio consenso o rifiuto per iscritto.
Se la risposta è sì, il gestore emette un ordine per inviare lo specialista in viaggio d'affari. Il dipendente viene rilasciato e rilasciato un certificato di viaggio d'affari e un'assegnazione di lavoro. Alla fine del viaggio, il dipendente distaccato deve fornire un rapporto sul lavoro svolto e un rapporto anticipato con assegni, ricevute e biglietti di conferma.
Dal 2016 la legislazione è stata modificata in base alla quale il rilascio di un certificato e di una cessione ufficiale ha cessato di essere obbligatorio. Invece, usano un memo. Ma molte organizzazioni a fini di contabilità interna continuano a elaborare questi documenti.
Quando si utilizza il trasporto automobilistico personale o aziendale, sono richiesti una nota di servizio e una lettera di vettura, nonché una procura e altri documenti che confermano la legittimità dell'uso di una determinata auto.
Informazioni nei documenti
Una nota di servizio è redatta in forma libera, ma ci sono una serie di dettagli che sono obbligatori per indicare: un periodo di viaggio di lavoro datato, informazioni sul trasporto utilizzato, obiettivi fissati per il dipendente e risultati della loro implementazione.
Tutte le spese sostenute dal dipendente durante il viaggio devono essere indicate nella nota spese. Questo requisito si applica a tutti i tipi di spese, inclusi alloggio, trasporto, carburante, cibo e altre spese. Al fine di confermare il costo del pagamento dell'alloggio, è necessario fornire al reparto contabilità alla fine del viaggio un assegno, una ricevuta o una ricevuta contenente informazioni sul proprietario, i costi e il periodo di affitto dei locali.
Un ordine di gestione deve essere emesso di conseguenza. Nel lavoro d'ufficio, esiste un modulo unificato n. T-9, ma l'organizzazione non è obbligata a utilizzarlo esclusivamente. Nel principio contabile di una particolare organizzazione, può essere fissata la propria forma di documento. Puoi anche cogliere l'occasione per elaborare un ordine in forma libera. La condizione principale è il contenuto dei seguenti dati:
- nomi e dettagli dell'organizzazione che ha inviato il dipendente durante il viaggio;
- informazioni sui dipendenti;
- date di elaborazione dell'ordine;
- date di inizio e fine del periodo di viaggio d'affari;
- compiti per il dipendente, lo scopo del viaggio.
Esempio di viaggio d'affari
Più è responsabile il compito, più livelli contiene. Più un'azienda investe in un'azienda, più risultati intende ottenere. Non tutti i dettagli minori che il manager desidera conoscere saranno indicati nell'ordine. Alcuni di essi possono essere discussi verbalmente durante le riunioni e durante il briefing del viaggio. Ma, molto probabilmente, il dipendente sulla base del viaggio dovrà riferire per tutti i punti, anche per quelli che non sono stati ufficialmente registrati, ma sono stati annunciati verbalmente. Per chiarezza, diamo un esempio di un incarico di lavoro di seguito.
Ad esempio, prendi l'obiettivo: "Concludere un contratto di fornitura, pubblicizzare prodotti". Per comodità di riflessione, utilizziamo il tipo di documento generato dal programma 1C.Lo si può trovare nei registri del personale, modulo n. T-10a. Questo modulo contiene 11 colonne da compilare: unità strutturale, posizione specialistica, paese, città e organizzazione a cui è stato inviato il dipendente, data di inizio e fine di un viaggio d'affari, il numero di giorni di calendario in totale ed esclusi i tempi di viaggio, organizzazione del pagatore, base, contenuto compiti e una breve relazione sulla sua attuazione. Il documento è firmato dal capo dell'unità strutturale, dal capo dell'organizzazione e dal dipendente stesso.
L'ordine inserisce le informazioni sul viaggio come segue:
- Cognome, nome, patronimico dell'impiegato e numero del personale: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (numero del personale in una finestra separata, secondo i registri del personale).
- Suddivisione: dipartimento marketing e pubblicità.
- Posizione (specialità, professione): leader di mercato.
- Luogo del viaggio d'affari (paese, città, organizzazione): Russia, città di Mosca, LLC "Azienda".
- Per un periodo di 14 giorni di calendario dal 14 gennaio 2018 al 27 gennaio 2018.
- Al fine di: campagna pubblicitaria, conclusione di un contratto di fornitura
- Viaggio di lavoro a spese di fondi: LLC "Realizer".
- Base (documento, numero e data): incarico di lavoro n. 3 del 13/01/2018
Alla fine dell'ordine sono le firme del capo e dell'impiegato. La firma dell'impiegato è posta di fronte all'iscrizione che ha familiarità con l'ordine.
Sottigliezze di design
Se per qualche motivo un dipendente non ha fornito documenti giustificativi sulle spese (assegni, ricevute), l'organizzazione non lo rimborserà per questi costi. Pertanto, nel processo di viaggio d'affari è così importante non dimenticare di riferire. Anche un viaggio in taxi o autobus deve essere confermato da un biglietto o una ricevuta del conducente.
Un punto importante è anche un'indicazione dell'unità strutturale dell'organizzazione e lo scopo del viaggio. A seconda dei dati specificati, si verificheranno ulteriori cancellazioni delle spese in contabilità e contabilità fiscale. Quindi, se lo scopo del viaggio era riparare le macchine, quando si effettuano i calcoli contabili, l'importo delle spese verrà cancellato per ammortizzare le attrezzature riparate. Se l'obiettivo era concludere un contratto, la cancellazione avverrà come spese generali di affari.
E l'ultimo momento: un viaggio d'affari con un obiettivo non raggiunto. Nella maggior parte dei casi, i costi di tale viaggio non sono riconosciuti dal servizio fiscale e non riducono la base imponibile. All'udienza, puoi provare a difendere la tua innocenza, ma nella maggior parte dei casi la legge rimane dalla parte del Servizio fiscale federale.