L'applicazione pratica delle informazioni è la base per l'unificazione di tutte le forme di presentazione e formalizzazione dei dati di origine per la loro fissazione, trasmissione e percezione accurata da parte del destinatario.
Quando le informazioni sono presentate da un documento, sono specifiche, rientrano nel campo delle norme generalmente accettate e unificate, delle disposizioni legislative e dei requisiti di un processo sociale o produttivo. Sono sempre formulazioni precise e una certa forma di espressione di significato per raggiungere un obiettivo chiaramente definito.
Creazione e contenuto di un documento
I sistemi di documentazione unificata non svolgono alcun ruolo, è così consuetudine creare documenti ogni giorno di propria iniziativa e conoscenza, o compilare quelli secondo determinate regole.
La vita in sé è un vortice di informazioni, ma in ogni momento, è in qualche modo la natura umana comporre e fissare chiaramente qualcosa. Secondo un'usanza non scritta, i sistemi di documentazione unificata si formano nella mente di ogni persona a scuola, se non prima. Ma nella fase iniziale del suo sviluppo, una persona non attribuisce a loro il valore essenziale che meritano.
Un documento può essere di due tipi fondamentalmente diversi:
- forma;
- struttura e contenuto.
Formalmente, i documenti vuoti sono forme ordinarie in cui vengono registrate informazioni rigorosamente definite. Documenti di questo tipo vengono costantemente trattati (scuola materna, scuola, clinica, lavoro, ufficio passaporti, ...).
I documenti reali tengono conto dei requisiti esistenti per la loro progettazione. Altrimenti, saranno fraintesi dal destinatario e il risultato desiderato non verrà ottenuto.
Ogni documento dovrebbe essere eseguito nella forma, avere una struttura chiara e il contenuto previsto, espresso in un certo stile.
Formalmente, si può fare riferimento ai documenti come opere d'arte, articoli, diplomi, tesi di laurea, libri e altre opere scritte e grafiche, ma questo è un risultato molto più sfocato nella struttura e nel contenuto della conversione delle informazioni in una forma rigorosa per la percezione da parte di una determinata cerchia di consumatori (destinatari).
L'essenza dei sistemi di unificazione
Le informazioni sono estese, ma anche se non si tiene conto di fonti esterne, ogni struttura statale, impresa, singolo imprenditore e persona comune è in condizioni (requisiti) di scelta di uno standard specifico dalla varietà circostante di norme unificate.
I sistemi di documentazione unificata statali esistenti in quasi tutti i casi sono di natura consultiva. In particolare, in conformità con le normative applicabili.
- La data del documento è redatta in numeri arabi nella sequenza: giorno del mese, mese, anno.
- Giorno del mese e mese - due coppie di numeri arabi, attraverso un punto; anno - quattro cifre (4 dicembre 2017 = 4 dicembre 2017 secondo GOST R 6.30-2003).
- Allo stesso tempo, questo GOST consente l'indicazione verbale del nome del mese.
- Lo stesso GOST "consente" l'ordine inverso: anno, mese e giorno.
Una parte significativa dei documenti "serve" la sfera gestionale. Le situazioni di lavoro si ripetono, le azioni intraprese sono simili, ma ci sono sempre delle caratteristiche. GOST R 6.30-2003 semplifica notevolmente la creazione di documenti e non solo per la sfera gestionale.
Secondo l'opinione comune, l'unificazione è una riduzione del numero e della varietà dei documenti, dei requisiti di progettazione, della logica del contenuto e della struttura. L'unificazione comprende anche i processi di creazione, elaborazione ed esecuzione dei documenti.La dimensione del supporto è importante se si tratta di un documento cartaceo o del formato dei dati se si tratta di un documento elettronico.
Aree del flusso di lavoro e semantica dei documenti
La gestione dell'organizzazione è un'area importante ma non l'unica a cui i sistemi di documentazione unificata sono direttamente correlati. Il reparto contabilità di qualsiasi impresa utilizza non solo moduli vuoti, inclusi moduli di rendicontazione rigorosi, ma anche una vasta gamma di documenti di redazione "gratuiti" in conformità con gli standard legislativi e locali accettati, disposizioni GOST.
Secondo il classificatore tutto russo, operano diversi sistemi tematici:
- settore bancario;
- area finanziaria, contabile e di rendicontazione delle istituzioni e organizzazioni di bilancio;
- sfera di reporting e statistica;
- sistema di documentazione del lavoro;
- sfera del commercio estero, ecc.
I sistemi di documentazione unificata della Federazione Russa su argomenti coprono l'intera infrastruttura socio-economica del paese. Possono avere specifiche per regione, per industria, per area di competenza dell'azienda.
Se aderisci al Classificatore tutto russo, puoi assegnare un codice di otto cifre a ciascun tipo di documento e tenere un registro separato. La maggior parte delle organizzazioni utilizza i requisiti esistenti per le pratiche burocratiche e approva i propri regolamenti sulla base.
Posizioni chiave
Lo scopo del documento richiede alcuni dettagli. La mancanza del requisito necessario può comportare l'invalidità del documento o l'impossibilità della sua esecuzione. In questo caso, la lealtà di GOST R 6.30-2003 non ha importanza.
L'ordine di lavoro contiene un intervallo specifico di posizioni. L'ordine per creare il dipartimento è un altro. La descrizione del lavoro è compilata in modo completamente diverso rispetto alla relazione trimestrale del dipartimento finanziario.
Allo stesso tempo, molti dettagli hanno funzionalità dell'applicazione. Ad esempio, la data può avere significati diversi: il momento della firma dell'ordine, il momento del licenziamento del dipendente, il momento dell'inizio della produzione, l'accordo multilaterale. In quest'ultimo caso, può essere fornita non solo la data della firma del contratto da ciascuna parte, che ha sempre un significato giuridico, ma anche la data generale, ad esempio, l'inizio della validità delle disposizioni concordate.
Scelta di parole e frasi
Il flusso di lavoro di qualsiasi impresa, come un programma per computer, in generale è un processo strettamente formalizzato. A differenza di un programma, non è un computer che funziona qui, ma una persona. È possibile una formulazione imprecisa. Ma il profilo generale durante la creazione di documenti è determinato in conformità con GOST 6.30-2003 il più vicino possibile ai suoi requisiti.
La deviazione dalla pratica generalmente accettata e i requisiti di GOST sono inappropriati qui: un ordine, una disposizione, un'istruzione, un ordine, ecc. Non sono opere d'arte e non è necessario cercare una forma di espressione del pensiero.
Non solo il vocabolario è accolto, ma anche le parti del discorso necessarie in ciascun caso particolare e il caso corretto. Secondo la pratica consolidata, assurdità, parole mancanti, frasi si trovano spesso nei documenti, ci sono incoerenze che non sono caratteristiche del discorso colloquiale. Ma è consuetudine, e farlo a modo suo non è pratico.
Per quanto riguarda i disegni, le loro firme e designazioni, è consuetudine utilizzare l'esperienza di sviluppo della documentazione di progettazione quando è ovviamente necessario. Tuttavia, nulla impedisce la progettazione di un disegno regolare nello stesso modo intimo.
Per quanto riguarda le tabelle, anche le disposizioni di GOST hanno senso da considerare. Questa è una pratica consolidata e qualsiasi tabella di un documento di lavoro è principalmente una guida all'azione o alle informazioni per prendere una decisione.
Vocabolario, struttura e logica di presentazione
Il testo dovrebbe essere sempre collegato. Le frasi si determinano reciprocamente o si perfezionano. Vengono utilizzate parole e frasi specifiche. Per assumere una persona, il regista scrive una breve risoluzione su una dichiarazione scritta correttamente.
Una domanda di assunzione, scritta da un dipendente nella forma prescritta, è approvata nelle unità dell'impresa e passa attraverso un processo preliminare di approvazione. Questo non è ancora un documento, ma è già la base per la decisione finale da parte del capo dell'impresa sotto forma di una frase specifica "in ordine".
Scrivere qualsiasi altra cosa nella risoluzione è lecito, non è proibito, ma in ogni situazione dovrebbe avere un valore ragionevole. Ad esempio, un laureato. Una frase può essere fornita nel testo della dichiarazione o secondo la logica dell'impresa - questo è lasciato al direttore per decidere.
Una caratteristica essenziale e tradizionale di molti documenti sono due parti:
- ragione (fondamento, scopo);
- conclusione (decisione, conclusione, richiesta).
Questo non è importante, ma dove è logico, è necessario dividere chiaramente tutte le frasi necessarie in due componenti. Gosstandart, i sistemi di documentazione unificata e le disposizioni locali dell'impresa stessa dovrebbero servire da base per la costruzione di strutture in cui l'oggetto del documento determina come comporre il motivo e la conclusione.
In pratica, questo approccio accelera la creazione di documenti importanti, ti consente di concentrarti non sull'intero testo, ma solo sulla parte variabile.
Documenti locali dell'azienda
L'unificazione e la standardizzazione dei documenti è caratteristica di ciascuna impresa. Alcuni lo fanno per iscritto, altri aderiscono alla pratica orale. Tutto dipende dalle dimensioni dell'azienda e dal livello di responsabilità.
La maggior parte delle disposizioni locali sono elaborate durante la creazione di un'impresa sulla base della legislazione vigente, GOST, dati normativi applicabili nel settore o in una specifica area aziendale.
Tali sistemi di documentazione unificata sono unici e spesso il know-how di una determinata azienda, si basano sul software utilizzato e costituiscono un segreto commerciale. Raramente cambiano e i cambiamenti sono associati alle fasi della crescita dell'azienda, all'espansione della sua sfera di competenza o livello aziendale.
Importanti documenti locali sono piani di produzione, specifiche tecniche, programmi di lavoro. Qui l'unificazione e la standardizzazione dei documenti sono analoghe. Ciascun nuovo piano di calendario, ad esempio, è realizzato a somiglianza del precedente e un nuovo piano contabile nel principio contabile è formulato sulla base del precedente, tenendo conto delle modifiche ai requisiti esterni (legislazione, tasse, organi di controllo statali, ...)
Flussi informativi
Un flusso ben documentato di documenti dell'impresa, specialmente quando la logica, la struttura e il vocabolario del sistema di documentazione unificato viene implementato sotto forma di un sistema di gestione tecnico-software, consente non solo di semplificare l'attività e la funzionalità dei dipendenti, ma anche di gestire la loro attività nella giusta direzione, fornendo automazione della creazione di documenti, controllo su loro elaborazione ed esecuzione.
L'infrastruttura aziendale, implementata sotto forma di flussi di informazioni interne ed esterne, temporizzate e di contenuto, consente di trasferire la gestione dell'azienda a un livello superiore.
Molti moderni sistemi di informazione lavorano da tempo a livello di attività, fornendo la formulazione dei dati di input richiesti e la preparazione di report. Il ruolo dei lavoratori in tale sistema risiede nel campo della creatività e degli obiettivi dell'azienda, e non nel contesto di come redigere un documento particolare.
Comportamento dell'azienda e dei dipendenti
GOST R 6.30-2003 e altri documenti normativi determinano la forma di documenti, dettagli, parole e frasi, specificano la logica di espressione e le dimensioni dei supporti cartacei, il rientro, i margini, i bordi delle figure, le tabelle e altri dettagli tecnici - tutto ciò è importante e appropriato da considerare.
Il normale lavoro dell'azienda è il normale flusso di lavoro in cui il ruolo di ciascun dipendente è regolato e previsto.
In questo contesto e in connessione con le caratteristiche del moderno livello di sviluppo della tecnologia dell'informazione, la questione del comportamento dei dipendenti è diventata rilevante. Sullo sfondo della variante prevista dello sviluppo di determinati eventi, è possibile rilevare deviazioni di lavori, documenti, deviazioni.
Questo aspetto non è meno significativo per la costruzione dell'infrastruttura aziendale. È importante non solo organizzare il lavoro corretto con i documenti, ma anche garantire il controllo sul processo di gestione dei documenti.