Un file personale, di norma, include una documentazione speciale che riflette le informazioni su un dipendente e il suo lavoro per un periodo di tempo specifico, o su uno studente e i suoi studi in un particolare istituto di istruzione superiore. In genere, la formazione e la condotta dei file personali dei dipendenti viene effettuata per un lungo periodo di tempo. In un modo o nell'altro, sono inclusi nel numero di documenti sul personale. Qual è l'ordine di questo evento oggi? Quali informazioni contiene il file di registrazione dei dipendenti? Perché? Le risposte a queste e ad altre domande altrettanto serie possono essere trovate nel processo di lettura di questo articolo.
Domande generali
Per cominciare, tuttavia, va notato che la gestione dei file personali dei dipendenti non è un processo obbligatorio per tutte le categorie di datori di lavoro. In conformità con la legge russa, gli affari personali devono essere condotti solo per i cittadini che ricoprono incarichi di servizio pubblico. È necessario integrare che la procedura corrispondente è regolata dal decreto presidenziale "In merito all'ordine relativo alla gestione degli affari delle persone che ricoprono le posizioni statali russe nell'ordine di nomina, nonché dalla posizione statale relativa al servizio federale" datata 01.06.1998.
L'obbligo, inclusa la formazione e il mantenimento di file personali dei dipendenti, può essere assegnato al datore di lavoro - un'impresa statale (organizzazione) anche attraverso un atto normativo del settore. Ad esempio: l'ordine della supervisione dei consumatori russa del 16 marzo 2005, che approva le regole del Servizio civile federale, relative alla supervisione nel campo della protezione dei diritti dei consumatori e del benessere umano (secondo la clausola 7.7 di questo documento, gli affari personali sono affidati alla gestione degli affari), nonché la risoluzione " Per quanto riguarda il Servizio doganale federale ”del 21 agosto 2004, con il quale è approvato il regolamento sulla FCS. Sulla base di questo documento, è stato istituito e messo in circolazione il regolamento sul GUK (dipartimento del personale principale). In conformità con il paragrafo quindici del Regolamento, FCS GUK è incaricato della manutenzione dei file personali di tutti i dipendenti del servizio.
Inoltre, la procedura di gestione dei file personali dei dipendenti può essere prescritta dalla società di gestione (in altre parole, da un'organizzazione superiore). In altre imprese e organizzazioni, il management ha il diritto di prendere decisioni in merito alla necessità di eseguire il processo in esame, e anche (nel caso di una decisione in direzione positiva) - a quali categorie di dipendenti è consigliabile condurre affari di natura personale. Il regolamento sulla condotta dei fascicoli personali dei dipendenti prescrive che la procedura analizzata, di norma, si applica alle seguenti categorie di cittadini:
- Dipendenti che lavorano in posizioni senior (capo diretto della struttura, i suoi assistenti (deputati), gestione in relazione alle unità strutturali e così via).
- Dipendenti dell'azienda per i quali è stabilita la responsabilità ai sensi della vigente legislazione russa (ad esempio, capo contabile, i suoi supplenti, cassiere e così via).
Le regole per la condotta dei file personali dei dipendenti, come si è scoperto, non implicano un certo obbligo. Tuttavia, molte società private prevedono lo svolgimento di affari personali nei confronti di tutti i suoi dipendenti.Ciò non dipende dallo status e dal rango, nonché dalle attività lavorative svolte (a proposito, ecco perché anche il personale tecnico è incluso qui). Perché? Il fatto è che il mantenimento dei file personali dei dipendenti è una fonte di informazioni molto conveniente. Inoltre, questa disposizione si applica assolutamente a tutti i dipendenti. La singola cartella contiene le copie più importanti degli ordini per il dipendente, la sua documentazione personale e altri documenti necessari. È importante notare che è l'istruzione per lo svolgimento di file personali di dipendenti di natura personale che funge da strumento per il consolidamento delle informazioni.
Creazione di un file personale
Oggi, la creazione di affari di natura personale viene effettuata per un raggruppamento organizzato di dati documentati su un dipendente trasferito a lui dal datore di lavoro durante il trasferimento o l'accettazione di un lavoro. Le istruzioni sulla procedura per la conservazione dei file personali dei dipendenti suggeriscono che tutte le operazioni pertinenti, in un modo o nell'altro, sono assegnate a uno specialista appositamente autorizzato o a un organismo del personale che è individualmente responsabile dell'organizzazione del corretto trattamento di tale documentazione.
La creazione di casi di natura personale viene effettuata immediatamente dopo l'accoglienza o il trasferimento di un dipendente a una posizione di leadership o posizione, in conformità con la quale l'accertamento di responsabilità è previsto dalla legge. La procedura per conservare i file personali dei dipendenti non esclude un'altra posizione quando è prescritta attraverso le istruzioni sulla procedura per eseguire determinate operazioni sui file personali dei dipendenti.
Secondo le raccomandazioni metodologiche dell'Archivio della città di Mosca, così come VNIIDAD FAS della Federazione Russa, i file personali, in un modo o nell'altro, includono la documentazione fornita dai dipendenti durante il lavoro, nonché formata nel processo della loro successiva attività professionale presso una particolare impresa o organizzazione. Quindi, questo include i seguenti documenti:
- Scheda personale in conformità con il personale o il profilo corrispondente.
- Aggiunta al modulo di domanda o foglio personale.
- Autobiografia dei dipendenti.
- Copie della documentazione educativa.
- La seconda copia del contratto di lavoro.
- Contratto relativo alla responsabilità.
- Lettere di raccomandazione da precedenti luoghi di lavoro (caratteristiche).
- Domanda di lavoro (trasferimento nella posizione appropriata).
- Copie di ordini o estratti da essi corrispondenti all'assunzione o allo spostamento in un'altra posizione.
- Estratti dalla documentazione (o copie di documenti) in merito all'aggiudicazione o all'azione disciplinare del dipendente.
- Copie (estratti) della documentazione di certificazione (fogli di certificazione, recensioni e così via).
Sicurezza dei file personali
La disposizione sulla gestione dei file personali dei dipendenti suggerisce che, al fine di organizzare la loro assoluta sicurezza e facilità di gestione, essi vengono collocati (cioè cuciti con un filo e un ago per quattro forature) in una cartella separata nel processo di formazione della carta.
È importante notare che oltre alla documentazione sopra elencata, alcuni altri documenti possono essere inseriti in file personali (ad esempio, documenti riguardanti il dipendente che ha superato un concorso relativo al riempimento di una posizione vacante; copie di documenti relativi alla remunerazione dei dipendenti, assegnazione di titoli onorari e così via). Inoltre, le fotografie certificate del certificato del dipendente vengono inserite in file personali, ma non vengono archiviate.
L'ordine di condurre i file personali dei dipendenti implica anche la loro registrazione iniziale. In questo modo:
- A ciascun file personale viene assegnato un numero di conto individuale.
- Le posizioni pertinenti sono compilate sul dorso del file personale e sulla copertina.
- Un inventario interno è necessariamente incluso in un file personale.
Mantenimento di libri di lavoro e file personali dei dipendenti
Va notato che condurre affari di natura personale non si ferma durante l'intero periodo di lavoro di ciascuno dei dipendenti di una particolare struttura quando le sue regole non lo contraddicono. Pertanto, la condotta degli affari personali prevede in ogni caso i seguenti punti:
- Conservare le registrazioni nelle sezioni necessarie del caso.
- I locali della documentazione da archiviare come parte del file personale.
- Sequestro di documentazione, la cui necessità è passata.
- Controllo periodico dello stato del file personale in base all'oggetto di conservazione dei documenti inclusi in esso.
Il mantenimento di un record personale di un dipendente in un'organizzazione presuppone che le registrazioni vengano effettuate nella documentazione di un record personale sulla base di determinati documenti o delle loro copie certificate. È importante aggiungere che il funzionario autorizzato può chiarire le sfumature necessarie per l'esecuzione della procedura prima di effettuare registrazioni specifiche durante una conversazione personale con il dipendente. Assolutamente tutti i record che sono rilevanti in relazione alla documentazione quando si conducono file personali sono fatti a mano con una penna a sfera o stilografica in blu, nero o viola. Il regolamento sulla condotta dei file personali dei dipendenti implica l'esclusione delle correzioni nella documentazione, nonché l'adeguatezza della grafia leggibile. Quindi, quando si presenta una reale necessità, questi registri sono certificati dalla firma di un funzionario autorizzato dal servizio di gestione del personale. Inoltre, la società è timbrata.
Ulteriori informazioni
L'ordine presuntivo, lo svolgimento del file personale del dipendente è assicurato secondo la seguente regola: quando la documentazione viene accumulata, deve essere distribuita nel file personale secondo le sezioni. Inoltre, all'interno delle sezioni di carta sono disposte in ordine cronologico. È importante notare che i singoli documenti archiviati in un file personale, in un modo o nell'altro, sono soggetti a numerazione. Le informazioni su questi titoli (tenendo conto della numerazione delle pagine), entro i limiti dei quali sono contenute in un file personale, riflettono in ogni caso l'inventario interno.
Le istruzioni standard sulla condotta dei file personali dei dipendenti della Repubblica di Bielorussia indicano che i dipendenti si impegnano a fornire informazioni al servizio del personale in modo tempestivo. Queste informazioni, di regola, interpretano le modifiche nei singoli dati, che sono incluse nella composizione del file personale. Questo di solito è scritto per iscritto come una dichiarazione. Inoltre, la documentazione che conferma le modifiche funge da applicazione. Poco dopo, quando tutte le voci sono inserite nel file personale, la documentazione, in un modo o nell'altro, viene restituita al dipendente. A proposito, se necessario, le copie di questi documenti vengono prima fatte e certificate, che vengono successivamente allegate al file personale.
Archiviazione e contabilità dei file personali
Dopo che la gestione dei file personali dei dipendenti è stata completamente studiata, è consigliabile considerare il problema della conservazione e della contabilità. Pertanto, queste procedure sono organizzate per una ricerca inconfondibile e rapida di questioni personali, garantendo la loro assoluta sicurezza, nonché la riservatezza delle informazioni contenute nella documentazione da accessi non autorizzati.
È importante notare che i file personali dei dipendenti di una società sono inclusi nella nomenclatura dell'unità personale in conformità con il nome generale "File personali". Inoltre, qui sono indicati i loro periodi di conservazione. Di norma, il periodo di conservazione dei titoli raggiunge i settantacinque anni.
Il decreto sulla condotta dei file personali dei dipendenti prescrive che la documentazione sia archiviata nel dipartimento del personale (di solito è per tali scopi che i locali sono disposti lì) separatamente dagli altri documenti. È necessario aggiungere che il servizio personale archivia solo i file personali dei dipendenti interessati. I casi di licenziamento vengono trasferiti secondo la procedura stabilita dalla legge per la conservazione nell'archivio della struttura o nell'archivio territoriale.
Va notato che le condizioni di conservazione, in un modo o nell'altro, dovrebbero garantire l'assoluta sicurezza dei file direttamente personali, nonché la documentazione (informazioni) in essi contenuta dalla divulgazione o dal furto. Questo è il motivo per cui oggi si raccomanda di garantire la memorizzazione dei file personali attraverso cassette di sicurezza (armadi), posizionandoli in posizione verticale sugli scaffali (con le radici aperte).
Che altro?
A proposito, all'interno dell'armadio o della cassaforte sulla porta possono essere inserite descrizioni sommarie in relazione ai file personali memorizzati. È importante che l'accesso alle informazioni sia esclusivamente di funzionari autorizzati, nonché dei loro dirigenti. Quindi, quando il numero di file personali supera quello consentito, vengono registrati in un registro o giornale specializzato. La sistematizzazione dei casi viene eseguita con uno dei seguenti metodi:
- In conformità con l'ordine dei numeri.
- In conformità con l'ordine alfabetico diretto.
- Conformemente alle sezioni secondo i nomi delle unità strutturali secondo la tabella del personale, all'interno delle sezioni, nell'ordine alfabetico del conto diretto o nell'ordine dei numeri.
Al fine di ridurre il numero totale di unità contabili, i file personali possono essere archiviati come parte dei cosiddetti outfit - gruppi alfabetici per l'archiviazione. Pertanto, assolutamente ogni file personale incluso nell'ordine è preceduto da un foglio di carta con il nome dell'impiegato. È necessario aggiungere che gli affari personali, consistenti nell'ordine, sono anch'essi raggruppati secondo l'ordine alfabetico. All'inizio dell'outfit c'è un elenco riepilogativo dei file personali inclusi in esso.
Emissione di file personali in tempo
L'emissione di affari personali a dipendenti di una particolare struttura per un uso temporaneo in modo che possano familiarizzare con le informazioni ivi inserite, di solito viene effettuata solo con l'autorizzazione del dipartimento del personale. Una conoscenza di un dipendente con il proprio file personale al momento della ricezione viene di solito effettuata direttamente alla presenza di un ufficiale ufficiale responsabile della gestione della documentazione di tale piano.
Va notato che i dipendenti hanno familiarità con le questioni personali almeno una volta durante l'anno, nonché in conformità con la richiesta di queste persone in altri casi stabiliti dalla legge russa. Quando si familiarizza con gli affari personali dei dipendenti di un'organizzazione, è severamente vietato:
- Eseguire eventuali correzioni nei record di file personali già effettuati.
- Crea nuove voci nei tuoi file personali.
- Estrarre dai file personali la documentazione lì o inserirne di nuovi.
- Conservare i file personali oltre il periodo fornito da persone autorizzate.
Nuances importanti
Nel caso in cui vengano rilevate inesattezze nei registri o se la documentazione obsoleta viene rilevata in una questione personale, il dipendente ha il diritto di rivolgersi al servizio del personale della struttura al riguardo. È necessario aggiungere che i documenti devono essere allegati alla domanda, in base ai quali sarebbe opportuno apportare alcune modifiche ai record precedentemente realizzati o copie di determinate unità di documentazione per effettuare una sostituzione.
È importante sapere che l'emissione di una questione personale per uso temporaneo viene effettuata precisamente per il periodo di tempo necessario per eseguire le operazioni necessarie, secondo l'elenco delle persone autorizzate a ricevere i file personali, che è approvato dalla direzione della struttura. A proposito, il fatto di emettere un caso di natura personale, in un modo o nell'altro, è registrato in una carta di controllo (giornale).
È importante sapere che la familiarizzazione (lavoro) con i file personali viene effettuata in una stanza appositamente progettata per questi scopi. Inoltre, il tempo di familiarizzazione (lavoro), in un modo o nell'altro, è limitato alla giornata lavorativa.Quindi, alla fine della giornata lavorativa, il dipendente responsabile della gestione degli affari personali deve assicurarsi che tutti i file personali che sono stati emessi per un uso temporaneo siano stati restituiti nel luogo di archiviazione. Se necessario, il funzionario si impegna ad adottare le misure appropriate per restituire o cercare la documentazione.
Il trasferimento di file personali o singoli documenti nella loro composizione per uso temporaneo ad altre istituzioni (organizzazioni, imprese) viene effettuato esclusivamente in caso di autorizzazione della gestione della struttura sulla base di una richiesta correttamente eseguita.
È importante sapere che si sta formando un atto riguardante l'emissione di un file personale, una cui copia, in un modo o nell'altro, viene trasmessa insieme al file personale o un documento separato alla persona autorizzata della parte richiedente. La seconda copia viene archiviata negli affari della struttura immediatamente prima della restituzione del file personale o di un documento separato nel luogo di archiviazione originale.
Rimozione di documenti da un file personale
È importante notare che la rimozione di alcune unità di documentazione da un file personale viene effettuata esclusivamente dopo l'autorizzazione della direzione, a condizione che il record corrispondente sia inserito nella colonna "Nota" dell'inventario interno. In caso di sequestro temporaneo di carta al suo posto (vale a dire, tra fogli di documenti vicini), viene inserita una carta sostitutiva (in altre parole, un certificato sostitutivo) secondo le regole, che indica la data e il motivo del sequestro con la firma della persona che ha rilasciato il documento, nonché la firma di tale documento il dipendente che lo ha ricevuto in conformità con le regole di utilizzo temporaneo relative alla struttura.
Al fine di garantire il controllo assoluto sulla sicurezza dei file personali in una determinata istituzione (organizzazione, impresa) ogni anno (vale a dire, non oltre il primo trimestre successivo a quello di segnalazione), vengono verificati il loro stato e la disponibilità. È necessario sapere che le carenze e le carenze identificate durante il processo di controllo sono comunque registrate nell'atto, che è immediatamente dopo che l'approvazione da parte del presidente della commissione è sottoposta alla direzione dell'organizzazione per essere esaminata e il successivo processo decisionale relativo alla documentazione persa o inesatta.