בתנאי מערכת יחסים מסחרית מודרנית בין היצרן לקונה, יכול להיווצר מצב שהתשלום עבור הסחורה או השירותים שהתקבלו מתקבל על חשבון החברה באיחור. עיכוב יכול להיגרם על ידי גורמים שונים. חובות של לקוחות, לקוחות יכולים לצבור. זה מוביל להאטה במחזור המחזור, לחוסר היכולת של המיזם לממן את פעילותו.
כדי להימנע מתוצאות שליליות, הנהלת החברה מחויבת לכך - בקרת חשבונות. זה מאפשר לך לנקוט בצעדים הנדרשים כדי לצמצם אותו בזמן. יש לדעת כל מנהל פיננסי כיצד מתרחש תהליך זה.
מושג חייבים
בקרה על חייבים וחייבים מבוצעת על ידי כל מפעל, ללא קשר להיקף הפעילות שלו. זה הכרחי כדי להבטיח תנאים לתפקוד תקין של כל מרכיבי החברה.
חובות חייבים הם חלק מההון החוזר של הארגון. מדובר בכספים שנעדרים באופן זמני מחשבון הארגון. הם משמשים זמן מה על ידי חייבים (חייבים) בפעילותם. אלה זכויות הקניין של החברה, שהן אחד ממושאי האזרחים.
הדוגמה האופיינית ביותר לחשבונות חייבים היא חוב של צדדי שכנגד של חברה שלא שילמו מיד לאחר משלוח סחורות, ביצוע עבודות או שירותים, שווים המוסכם. לעתים רחוקות יותר, חברה מקבלת זכויות קניין כאלה במקרה של התחייבויות שאינן חוזיות, למשל, בעת גרימת נזק מהותי על ידי אנשים או ישויות משפטיות.
הצורך בשליטה
בעבודה עם לקוחות, נושא השליטה בחובותיהם הופיע באופן טבעי. זה דורש לימוד קפדני וקשוב. חשבונאות ובקרה על חייבים וחייבים מתייחסים לנושאי יציבות פיננסית של הארגון, ביטחונו. כמו כן, נוהל כזה משפיע על קבלת הרווח של החברה, מחזור ההון ורווחיות העסק. לכן אי אפשר להזניח ניתוח כזה.
השליטה בחשבונות חייבים מאפשרת להנהלת החברה להגיב בזמן לבעיות המתעוררות בתחום זה. אם צדדים שכנגד אינם משלמים את חובותיהם במועד, החברה אינה יכולה לרכוש את החומרים הדרושים לייצור במועד, לשלם את חובותיה שלה בגין השירותים הניתנים על ידי ארגונים אחרים.
המחזור ההפוך במקרה זה מאט. הרווח הנקי של החברה יורד. כל המדדים ליציבות פיננסית ויציבות יורדים. כתוצאה מכך הארגון ייכשל. כדי למנוע זאת, אנליסטים והנהלה צריכים ליישם פיקוח על חייבים וחייבים.
ההשלכות של חוסר שליטה
ניתוח ובקרה של חייבים חייבים להתבצע בכל מתקן. אם ההנהלה אינה נותנת את הדעת לנושא זה, מתעוררות מספר בעיות חמורות.
החברה מאבדת מזומנים. אם הקונה יקבל דחייה ללא סיבה טובה והסיכוי להחזר החוב, אפילו בבית משפט, הוא לא יוכל להחזיר את חובו. זה נזק חמור לכל ארגון.
גם האינדיקטורים ליציבות פיננסית יורדים. החברה לא תוכל לשלם בסופו של דבר את התחייבויות המס שלה, לשלם משכורות לצוות וכו '. מדדי היעילות לשימוש במשאבים מופחתים.קרנות שנמצאות במחזור, למעשה, אינן משתתפות בפעילות ייצור. הם יכולים להיות מופנים להתפתחות המיזם, אך כרגע ההון הזה נעדר.
עם צמיחת חייבים, החברה מאבדת בהדרגה את המוניטין העסקי ואת יכולת התחרות שלה במוצר.
יעדי בקרה
חשבונאות ובקרה על חייבים לרדוף אחר יעדים מסוימים. ניהול חוב של צד שכנגד נחוץ כדי להגביל את סכומם לרמה מקובלת. כמו כן, השליטה מאפשרת לך לבחור את תנאי המכירה המבטיחים קבלת תשלום בזמן לאחר מכירת טובין או שירותים.
ניתוח חייבים מאפשר לך לפתח גישה ספציפית לכל לקוח. לקבוצה אחת של קונים דרושה מערכת הנחות, ולגבי קבוצה אחרת, להפך, קצבאות.
כמו כן, השליטה מאפשרת לך לדרוש במהירות החזר חוב, להפחית את החוב התקציבי. המנהל יוכל להעריך את העלויות הכרוכות בניהול חובות, החמצה של הזדמנויות כתוצאה מקפיאת הכספים במחזור.
סיווג חובות
בקרת חשבונאות וחייבים כרוך חלוקת חובות שלא פג תוקפם ואיחור. הקטגוריה הראשונה כוללת התחייבויות של לקוחות שתקופת ההחזר שנקבעה בחוזה טרם הגיעה. כמו כן, קבוצה זו כוללת חובות אשר חייהם אינו עולה על חודש. הם קשורים לתהליך הרגיל של התנחלויות (זה מצוין בהסכם).
חובות באיחור כולל את סכום הכספים שהקונה כבר היה צריך להפקיד בחשבון המוכר, אך זה לא קרה. במקרה זה, החברה רשאית לתבוע את הצד שכנגד שלה.
יש גם דבר כזה חוב מסופק. במקרה זה, ספק הסחורות והשירותים אינו בטוח כי הקונה ישלם את חובו. עם זאת, אין להתבלבל בין חובות מפוקפקים ורעים. ניתן לחייב חשבונות חייבים מהסוג האחרון ממאזן המיזם, מכיוון שתקופת ההתיישנות כבר חלפה. חובות מפקפקים מופיעים על ידי הארגון עד שהם הופכים לחסרי תקווה.
שיטות בקרה
שליטה בחייבים בארגון שנערך על בסיס מלאי של התנחלויות עם קונים ולקוחות. עבודה זו נעשית בהכרח על ידי אנליסטים לפני הכנת הדוח השנתי.
עם זאת, מלאי של חובות פעם בשנה אינו מספיק. בעיות יכולות להתעורר ולהצטבר על פני מספר חודשים. לכן יש לבצע אמצעי בקרה באופן קבוע. עדיף לשים לב לנושא זה פעם בחודש. עבור חברות מסוימות, מומלץ להמציא את חובותיהם של צדדי הנגד פעמיים בחודש, בשל הגורם האנושי.
על מנהלי מכירות להיות מונעים מהעיקרון של גביית כסף מלקוחות. נדרשת גם שליטה פיננסית בחייבים. זה מאפשר לך להחזיר למחזור כמות משמעותית של כספים.
אירועים
מערכת בקרת חשבונות בהתבסס על פעילויות מסוימות. הם מחולקים על תנאי לשתי קבוצות. הקטגוריה הראשונה כוללת אמצעים ארגוניים, והשנייה - הערכת מדדי חוב שונים לחוב.
לצורך ביצוע פעילויות ארגוניות, ממונה עובד האחראי על המעקב. לרוב זה יכול להיות מבקר פנימי או מבקר.
לאחר מכן המנהל קובע את תאריכי המפתח בהם יוערכו האינדיקטורים הרלוונטיים. התנאים למתן דחייה, כמו גם תיעודם, מפותחים. התקנה נשלטת על ידי האחראי לביקורת.
יש לקחת בחשבון את כמות החייבים במוטיבציה של מנהלי מכירות. לכל הצדדים הנגדיים נקבעים מגבלות אשראי. על מצב חייבים להיות מנהל מסחרי אחראי.
תמיכה טכנית
להופיע בקרה פנימית על חייביםארגונים רבים משתמשים בתוכנות מחשב מיוחדות. הם מפשטים מאוד את תהליך עיבוד הנתונים. התוכנית הפופולרית ביותר בארגוני ארצנו היא תוכנית 1C. בעזרתו תוכלו ליצור פנקס חייבים, כמו גם לעקוב אחר הזדקנות התחייבויות החוב שלהם.
אם המנהלים ישמרו על חובות בתוכנית כזו, הם יוכלו לעקוב אחר הקונים שצברו חובות יחסית יחסית ואילו הם כבר מיושנים משמעותית.
לשם כך, יש צורך להפיק דוח מתאים בתוכנית. בתוכה, חייבים חייבים להיות ממוינים לפי תאריך התרחשותם. צדדים נגדיות שחובותיהם נוצרו לפני שבוע, שבועיים, חודש ושנה עשויים להופיע בדוח. בהתחשב בסוג הפעילות של העסק, הנתונים המתקבלים מסווגים כחוב ישן או טרי.
מדדי ציון
בקרת חשבונות מבוסס על אינדיקטורים מסוימים. במהלך יישומו יש להכין תקציב חוב לכל צד נגדי (באמצעות התוכנית). בסוף כל חודש מחושב שיעור הגבייה. זה יאפשר לנו להעריך את חלקם של המוצרים בתשלום בהיקף הכולל של הסחורות שנשלחו.
בהתבסס על תנאי חוזים עם צדדים נגדים, מתבצעת תוכנית להחזר חוב. פיקוח על הדינמיקה של יחס מחזור החובות של הצד שכנגד.
על סמך הנתונים שהושגו, מחושב גם משך מחזור החובות של חייבים. ניתוח זה מאפשר לך להעריך את יעילות בקרת האשראי, כדי לקבוע את מידת האמינות של צדדים נגדים.
בעיות פנימיות
בקרת חשבונות חייב להיות מנוהל על ידי אנליסט מנוסה. יחד עם זאת ניתן למצוא בעיות פנימיות שיכולות לגרום לחובות. אולי העובדים האחראים למכירות אינם עומדים בתקנים הקבועים למתן תשלומים נדחים. עובדות ההונאה הברורות של עובדי החברה מתרחשות גם כן.
כך, למשל, בכדי לקבל בונוס בסוף החודש, העובד האחראי על מכירות מבקש לכלול דוחות נוספים במכירות. לכן הוא עשוי לבקש מהלקוח לקנות את המוצר באופן פיקטיבי. כלומר הלקוח אינו מעביר את הכספים, אלא כאילו שלח משלוח של סחורה. כספים אלו נזקפים לזכות הקונה. המנהל מקבל את הבונוס שלו, והלקוח מקבל את ההזדמנות לגייס כספים נוספים במחזור. יתר על כן, הלקוח יכול לשלם פרמיה מסוימת למנהל המכירות בגין זה. במקרה זה, החברה מפסידה.
מסגרת אשראי
בקרת חשבונות יכול להחזיר סכום כסף משמעותי למחזור. כדי למנוע נזק אפשרי לפעילות החברה, משתמשים בגישה הכרוכה בקביעת מסגרת אשראי. זו רמת החייבים שיהיו בטוחים עבור החברה.
יתר על כן, מסגרת האשראי נקבעת הן עבור הארגון בכללותו והן עבור כל צד נגדי באופן פרטני. ניתן להגדיר מגבלה דומה גם עבור כל מחלקת מכירות. הם נבדלים על פי עקרון התעשייה. מסגרת האשראי נקבעת בהתאם לסכום ההכנסה בחודש האחרון שהיחידה מביאה. אינדיקטור זה מאושר על ידי המנהל הכללי של הארגון.
בקרת חשבונות הנדרש על ידי כל מפעל. זה מאפשר לך להגדיל את הרווחיות והיציבות הפיננסית של הארגון.