בעלי עסקים קטנים ובינוניים נאלצים לעבוד במשך תקופה ארוכה. יש יזמים שאף עובדים בסופי שבוע. כדי להפחית עומסי עבודה בחירום, רצוי להשתמש באוטומציה של תהליכים ופעולות שגרתיות שונות. אך יש כמה פעולות המתבצעות בצורה הטובה ביותר באופן עצמאי, כדי לא להיתקל בהפסדים.
תכונות ויתרונות של אוטומציה
עסקים קטנים זקוקים לעיתים קרובות לכך, שכן לעיתים קרובות יזמים ועובדים צריכים לבצע פעולות שגרתיות וחסרות תועלת לחלוטין. הפלוסים כוללים את העובדה שלא צריך להשקיע זמן רב ומאמץ בפעולות פשוטות ושגרתיות שניתן לבצע באופן אוטומטי.
ניתן להשתמש בזמן המשוחרר כדי ליצור קשרים עם קבלנים, לתקשר עם קרובי משפחה או לבצע משימות חשובות אחרות שלא ניתנות לאוטומציה. לכן, אנו יכולים להבחין במספר תהליכים עסקיים שצריכים להיות אוטומטיים.
1. תגובות להודעות דוא"ל
לכל חברה יש דואר אלקטרוני, ולעתים קרובות היא מקבלת הרבה מכתבים שונים משותפים, לקוחות או סתם לקוחות פרטיים. בערך 25% מהזמן שבעל עסק מבלה בבדיקת אימיילים וכתיבת תגובות.
במקביל, ניתן להאיץ את התהליך הזה, עבורו משתמשים תבניות. זו לא אוטומציה מלאה, אך אתה יכול להפחית את משך הזמן שאתה צריך להקדיש לכתיבת טקסטים.
2. מילוי חשבוניות
הנהלת חשבונות היא תהליך מורכב וזמן רב. בדרך כלל רואה חשבון מנוסה עוסק בזה, אך לעיתים קרובות, ליזמים מתחילים פשוט אין את היכולות הכספיות לשכור מומחה. לכן עליהם להכין באופן עצמאי מסמכים רבים הכוללים את אותו סוג חשבונית.
לצורך ההרכבה שלהם רצוי להשתמש בתוכנות מחשב מיוחדות, המאפשרות לשנות רק את המידע הבסיסי, ולהשאיר את המידע האחר ללא שינוי.
3. שכר שכר
הליקוט שלהם הוא עבודה מייגעת, אותה יש לבצע מדי חודש, שכן בכל חודש ניתן משכורת לעובדי החברה. קשה לבצע אוטומציה של הכנת שכר עבודה אם עובדים רבים בחברה עדיין מקבלים את שכרם במזומן.
לכן, רצוי להעביר את כל העובדים לקבלת משכורות בצורה שאינה מזומנת. לשם כך נבחרים בנקים המציעים תנאים אופטימליים לפתיחת כרטיסי פיקדון ושכר. בתנאים כאלה, במצב אוטומטי, הכספים יועברו לחשבונות העובדים, כך שלא תצטרך להתמודד עם עריכת הצהרות.
4. ניהול המשימות
כ -70% מזמן היזם בילה בניהול משימות שונות בעסק שלו. כדי לחסוך זמן ומאמץ, רצוי להשתמש בתוכנה ייעודית. בעזרתו תוכלו לתאם פעולות בין משימות שונות, להיפטר מפעולות שחוזרות על עצמן, וגם להתאים כל הזמן את רשימת המטלות הדיגיטליות.
תוכניות כאלה מזכירות פעולות מסוימות שצריך לבצע על ידי יזם בפרק זמן מסוים. לכן, אינך צריך לדאוג מהעובדה שבעל החברה מסיבות שונות ישכח ממשימות מסוימות.
5. דוחות והצהרות
כל איש עסקים משלם מיסים על בסיס מערכת מס שנבחרה בעבר. כדי לדווח לשירות המס הפדרלי, יש צורך להכין ולהגיש דוחות מס או מסמכים אחרים במועד. לשם כך עליכם להיות בקיאים בחשבונאות.
אפילו תהליך זה יכול להיות אוטומטי. שירות המס מציע ליזם את ההזדמנות להוריד תוכניות מיוחדות מהאתר הרשמי של שירות המס הפדרלי. תוכנות אלה מוזנות רק מידע על תוצאות פעילות החברה, שלאחריהן מבצעים את החישובים באופן אוטומטי. בשל תוכנה זו, אתה יכול להפחית משמעותית את משך הזמן והמאמץ שעליך להשקיע על עריכת תיעוד רשמי.
אילו משימות אינן ניתנות לאוטומציה?
אמנם לאוטומציה יתרונות רבים, אך עדיין ישנן פעולות שחייבות ליישם באופן אישי על ידי היזם. אחרת, ייתכן שאיש העסקים לא יביא בחשבון נקודות רבות וחשובות אשר יובילו להפסדי החברה.
1. בעיות לקוח
חוסר שביעות רצון של לקוחות ולקוחות יכול להתרחש בכל עת מסיבות שונות. התמודדות עם קשיים כאלה במצב אוטומטי היא פשוט בלתי אפשרית, ולכן היזם צריך לקחת חלק בתהליך זה. עליו לתקן את הבעיה כך שהלקוח הלא מרוצה לא ישאיר תלונה באינטרנט.
כאשר פותרים בעיות כאלה, חשוב להתמקד בתקשורת אישית. אל תשתמש בדוא"ל או בהודעות טלפון, לכן רצוי לקבוע פגישה ולשנות את דעתו של הלקוח.
2. התאמת לקוחות
לקוחות חדשים שאינם בטוחים בכדאיות של שיתוף פעולה נכנסים כל העת לעסק. לכן חשוב להשתמש בתהליכים עסקיים מסוימים שמכוונים להתאמה מהירה שלו.
בשלב המוקדם של האינטראקציה, איש עסקים לא יכול לסמוך על אוטומציה, מכיוון שהוא עשוי לאבד לקוח גדול. לכן נדרשת יחס אישי בכדי ליצור קשר חזק.
3. הכרת עובדים
עובדי החברה הם משאב יקר עבור כל יזם. לכן, אם איש עסקים ירצה ללמוד כל העת על הישגיהם השונים של מומחים, הוא יצטרך להתמודד עם הערכה וניתוח בכוחות עצמו. אי אפשר למכן את התהליך הזה, מכיוון שאחרת עובדים מתחילים להרגיש בצורה חופשית יותר, מה שמוביל לרוב לירידה בפריון העבודה.
אם מומחה כלשהו מגיע לשיאים בקריירה שלו, היזם צריך לחגוג את הצלחתו על ידי מתן פרסים או פרסים.
4. תהליכים יצירתיים
למרות שהאוטומציה משפרת את הפרודוקטיביות, היא לא יכולה להחליף את העבודה היצירתית שאנשים מבצעים. תוכניות אינן יכולות לשחזר את המוח האנושי, לכן יישום ויצירת רעיונות יצירתיים דורשים מעורבות של אנשי מקצוע שכירים מנוסים ומוכשרים.
לכן, מקומות עבודה יצירתיים עדיין מבוקשים ומשתלמים מאוד. כדי לטפל בסוגיות חשובות, על העובד להיות בעל חשיבה ביקורתית וכישורים חדשניים.
5. בניית קשרים חזקים עם עמיתים ולקוחות
הדבר אפשרי רק באמצעות תקשורת אישית של היזם עם נציגי חברות או עובדים אחרים. אסור לסמוך על אוטומציה, ולכן מומלץ לנטוש את השימוש המתמיד בהודעות דוא"ל או מערכות אחרות.
עבור עובדים אתה צריך להשתמש במתנות שונות או במכתבי תודה בכתב יד. אם יש חוסר שביעות רצון מצד הלקוחות, עליכם לנהל שיחות אישיות.
לכן, אפילו בעת שימוש בטכנולוגיות מודרניות, לא ניתן להפוך אוטומטית לתהליכים מסוימים.
מסקנה
אוטומציה יכולה לחסוך זמן ומאמץ של יזם, ולכן רצוי ליישם זאת בעבודת החברה בעת ביצוע פעולות שגרתיות.אך ישנם כמה תהליכים עסקיים הדורשים יחס אישי מאיש עסקים.