Dans toute organisation, chaque document doit être enregistré et inscrit dans un journal spécial. Ceci s'applique également aux accords de travail. Un registre des contrats de travail, dont un échantillon sera analysé plus avant, est requis dans chaque entreprise qui conserve des enregistrements des documents et des données de ses employés.
Ai-je besoin d'un magazine
Les dirigeants d’organisations doivent comprendre que le registre des contrats de travail et des accords supplémentaires n’est pas une perte de temps, mais une occasion de s’assurer. Tout d'abord, c'est très pratique. Toutes les informations sur les documents sont regroupées au même endroit, au lieu de stocker une pile de contrats de tous les employés sur votre bureau. Deuxièmement, un magazine peut être nécessaire si des conflits surgissent entre l'employé et l'employeur. Troisièmement, grâce au magazine, un responsable des ressources humaines peut transmettre n'importe quelle information à un employé en peu de temps.
Dans certaines organisations, il est de coutume de tenir plusieurs journaux de ce type: contrats à durée indéterminée et contrats urgents.
Le mot de loi
En passant, la législation n'indique nulle part que le registre des contrats de travail est requis. Mais il se trouve que c’est un travail de bureau et ses règles générales. Selon les normes, chaque document doit être corrigé. En outre, cette revue est répertoriée dans la liste des documents de gestion. Et son absence dans l'organisation peut entraîner des problèmes avec les organismes de contrôle.
Les employés expérimentés du service du personnel affirment que la présence d'un registre des contrats de travail, dont un échantillon sera présenté ultérieurement, facilite considérablement les journées de travail et vous permet d'organiser des données sur les employés et de les conserver.
Remplir
La loi ne définit pas exactement ce à quoi devrait ressembler un journal comptable. Dans la plupart des cas, la forme du registre des contrats de travail est un cahier ordinaire. L'essentiel est que la couverture soit dense pour une plus grande exploitation.
La page de titre de la revue doit indiquer le nom de l'organisation, le nom de la revue, le début de sa maintenance. Ensuite, sur la première feuille, les personnes responsables de la maintenance du livre sont indiquées. Si l'on suppose que les personnes autorisées peuvent changer, il est préférable de saisir les informations les concernant de manière ordonnée:
- Nombre dans l'ordre.
- Détails de l'employé.
- Titre du post.
- Les raisons pour lesquelles cette personne peut apporter des modifications au journal.
- Signature de l'employé.
Remplir le registre des contrats de travail peut être qualifié de standard. Toutes les informations sont entrées dans un tableau dont le nombre de colonnes varie en fonction des souhaits de l’organisation elle-même. En moyenne, il peut y avoir jusqu'à dix colonnes. Le tableau est rempli comme suit:
- Le numéro de série de l'enregistrement du document.
- Date de conclusion du contrat.
- Numéro de contrat.
- Détails de l'employé.
- Le nom du poste ou de la spécialité.
- Le nom du département ou de l'unité.
- La durée de validité du contrat.
- La nature du travail
- La présence d'accords supplémentaires.
- Notes spéciales.
Vous pouvez éventuellement entrer une autre colonne dans laquelle l'employé signera à côté des informations fournies. De plus, la signature indiquera que l’employé a reçu une copie du contrat.
Ceux qui ne savent pas à quoi ressemble le registre des contrats de travail peuvent voir le document type sur la photo ci-dessous.
Version papier
Malgré le fait que l'ère de la technologie informatique est en plein essor aujourd'hui, presque toutes les entreprises conservent une version papier du journal d'enregistrement.
Tout d'abord, ce document doit être cousu, numéroté et certifié par le responsable de l'organisation. Deuxièmement, le service du personnel s’assure qu’il est beaucoup plus pratique de tenir un tel journal. Et troisièmement, dans le journal devraient figurer les signatures des employés, indiquant leur accord avec les informations spécifiées.
Version électronique
La forme électronique d’enregistrement des contrats de travail présente des avantages et des inconvénients. Il ne fait aucun doute que les documents électroniques sont très pratiques à utiliser. Les piles de dossiers et de papiers n'encombrent pas le bureau et les étagères, car tout est stocké sur un ordinateur. Mais dans la version électronique, la signature de l’employé ne peut pas figurer dans le document et il arrive souvent que des ordinateurs tombent en panne et que toute l’information disparaisse tout simplement.
Par conséquent, de nombreux responsables du personnel, s’ils tiennent un journal électronique, ce n’est qu’une version de sauvegarde des supports papier.
Ils produisent généralement une version électronique au format Excel. Ce tableau a de nombreuses fonctions et est facile à remplir. Le format électronique du magazine est:
- contrôle du stockage de l'information;
- secret de l'information;
- formation instantanée de copies d'ordres et de certificats;
- Recherche instantanée des documents nécessaires.
En outre, vous pouvez tenir séparément un journal des tâches supplémentaires. accords aux contrats de travail. Mais il est parfois gênant de rechercher des informations sur un employé dans différents documents. Il est préférable que ces informations soient mises en surbrillance dans une colonne séparée dans un document commun.
Caractéristiques
Certaines fonctionnalités sont mieux conservées lors de la journalisation. Cela peut inclure:
- Le registre des contrats de travail et les contrats eux-mêmes peuvent être réactualisés chaque année. Cela est particulièrement vrai pour les grandes entreprises, où il y a beaucoup de documents.
- Si la personne autorisée a commis une erreur lors de la saisie des informations, aucune amende n'est perçue pour cela.
- Un tel document devrait être conservé pendant au moins 75 ans.
- Une fois le journal terminé, il doit être flashé et numéroté. Ensuite, placez le sceau et soumettez-le aux archives de documents, où il est réellement stocké.
- Si un contrat à durée déterminée entre dans la catégorie des contrats à durée indéterminée, ce fait doit être consigné. Ensuite, le contrat est ré-enregistré ou fait l'objet d'une note correspondante dans le journal.
- Le responsable doit certifier le journal des inscriptions en apposant sa signature sur la couverture arrière du cahier.
Qui tient un magazine
Comme nous l'avons déjà constaté, le journal de la comptabilité contractuelle est un document qui confirme la présence de documents importants dans une organisation.
Selon les règles, ces documents sont remplis et conservés par des personnes autorisées. Il s’agit essentiellement d’employés ou de responsables des ressources humaines. Ils sont responsables de diverses vérifications, c'est-à-dire de la fourniture d'informations complètes sur les employés.
Les mêmes employés assument également la responsabilité des originaux de tous les contrats et de leurs accords additionnels. Commencez ces documents selon l'ordre de l'employeur.
La commande détermine:
- type de journalisation (papier ou électronique);
- journaliste
- formulaire de journal d'inscription.
Auparavant, un registre des contrats de travail avait été soumis (modèle de document). Vous pouvez maintenant voir sur la photo ci-dessous à quoi ressemble le journal d’enregistrement d’accords supplémentaires aux contrats.
Changements
On a dit plus tôt qu’avec un petit oubli, l’employé n’assume aucune responsabilité ni sanction particulière. Mais vous devez quand même remplir le journal avec soin.
Il est strictement interdit d'apporter des modifications, quel que soit le type de document. Si un employé autorisé fait une grave erreur, le journal doit être fermé. Cela signifie que le motif de la fermeture est indiqué à la dernière page du livre. En outre, le problème doit être signalé au responsable de la société. Pour créer un nouveau journal comptable, vous devez passer une commande.
En ce qui concerne les modifications supplémentaires relatives à un employé particulier, elles incluent:
- licenciement;
- changement des conditions de travail;
- mutation d'un employé dans un autre service, division ou changement de poste d'un employé.
Pour ces informations, un livre distinct pour les accords supplémentaires est créé ou une colonne distincte dans le journal d’enregistrement des contrats.
Il est important de se rappeler qu'un tel journal est avant tout important pour un employé qui conserve des informations sur ses employés.
Grâce à ce document, vous pouvez facilement trouver des informations dans ces revues qui ont longtemps été transférées dans les archives. De plus, le magazine est considéré comme une confirmation légale de l’existence de tous les contrats de travail conclus avec des employés qui exercent leurs activités dans l’entreprise.