L'organisation des dossiers du personnel dans l'entreprise n'est pas une tâche difficile mais fastidieuse. Il est résolu en lançant de manière séquentielle des processus de gestion du personnel, régis par la loi applicable.
En règle générale, la maintenance correcte de la documentation relative au personnel évite non seulement à la société d’être inspectée par les autorités de réglementation, mais permet également aux employés d’éviter les problèmes, par exemple avec l’obtention d’une pension ou la possibilité de demander d’autres garanties sociales. Il arrive souvent qu'en raison d'une mauvaise tenue des dossiers sur le lieu de travail, les personnes doivent dépenser énormément de temps, d'argent et de nerfs pour prouver à toute autorité leur droit de recevoir des avantages, indemnités et autres paiements. Par conséquent, chaque responsable doit se rappeler que la tenue des dossiers du personnel et la bonne organisation du travail de bureau sont l’une des tâches principales de sa responsabilité vis-à-vis de son personnel et de l’État.
Cet article traitera de la justesse de la mise en place de ce processus, ainsi que de toutes ses nuances. Il sera alors possible d’obtenir une réponse à la question de savoir comment organiser les dossiers du personnel à partir de zéro, étape par étape, et ne pas commettre d’erreur.
Concepts et définitions
Avant de comprendre la configuration de ce processus, vous devez définir les concepts de base. Ainsi, les dossiers du personnel - il s’agit du processus d’organisation de la comptabilité des employés, qui est associé à l’enregistrement officiel de l’embauche, au passage d’un poste à un autre et à la libération du personnel, ainsi qu’au traitement des relations de travail de l’entreprise et de son personnel.
La gestion des enregistrements RH est une activité qui fournit de la documentation et une organisation du travail avec des documents RH.
Ainsi, il apparaît clairement que la gestion des ressources humaines et les dossiers du personnel sont deux phénomènes interdépendants qui visent à mettre en œuvre la politique du personnel de l'entreprise.
Buts et objectifs
Les dossiers du personnel ont pour objectif de mettre en place un système efficace de gestion des dossiers du personnel et d’enregistrer correctement les relations de travail entre l’employeur (entreprise) et l’employé (personnel) directement.
Mais les tâches que les registres du personnel sont conçus pour résoudre sont les suivantes: réglementer les relations entre l’employeur et les employés de l’entreprise et créer un cadre juridique pour les relations de travail.
Une fois que vous avez compris ce qu'est la comptabilité des ressources humaines, vous pouvez commencer à réfléchir à la manière pas à pas d'organiser les dossiers du personnel à partir de rien.
Étapes de l'organisation des dossiers du personnel
Donc, avant de commencer à organiser les dossiers du personnel, étape par étape, vous avez besoin d’un plan d’action clair, divisé en étapes. Cela vous aidera à ne pas manquer des points importants de ce processus.
Ainsi, l’organisation des dossiers du personnel implique en général de passer les étapes suivantes:
- Création d'un service du personnel (service) dans le cas où l'entreprise envisage d'employer un grand nombre d'employés, ou attribution de tâches de comptabilité à un spécialiste spécifique si l'entreprise envisage de ne compter qu'un petit nombre d'employés.
- Développement de la documentation réglementaire de base (dans le domaine de la gestion du personnel d'une entreprise).
- Organisation du travail de bureau (détermination de qui et comment établira la documentation, élaboration des formulaires de commande concernant les problèmes de personnel, tenue de journaux de rapports, etc.).
- Automatisation des dossiers du personnel (si nécessaire).
- Identification des moyens de contrôler l'exactitude de la comptabilité (réglementation et attribution des pouvoirs aux fonctionnaires responsables d'une comptabilité correcte).
Chacune de ces étapes comporte certaines tâches et sous-tâches. Il est nécessaire de tous les considérer.
Qui devrait tenir des registres?
Comme indiqué précédemment, il existe deux façons de déterminer qui sera impliqué dans la gestion des dossiers du personnel dans une entreprise. En général, cela dépend du nombre de personnes qu'il est prévu d'employer pour atteindre leurs objectifs (en règle générale, le but d'une entreprise est d'organiser des activités commerciales dans un but lucratif).
Pour les grandes entreprises, il est recommandé de créer un service du personnel ou un département du personnel à part entière. Pour les petites entreprises, l'attribution de tâches de personnel à un comptable ou à un secrétaire est autorisée. Cependant, il existe une troisième option - le transfert des documents comptables à la sous-traitance à des organisations spécialisées.
Lors de la création d'un service ou d'un service, vous devrez créer certains documents réglementaires, à savoir la disposition sur le service (service) et les descriptions de travail des employés. Dans le cas de l'attribution de tâches à un comptable ou à un secrétaire, il sera nécessaire d'inscrire les fonctions du personnel dans la description de poste de l'employé sélectionné. En cas de besoin, il est recommandé d’envoyer un comptable ou un secrétaire aux cours sur les ressources humaines. Cela contribuera à améliorer les compétences des employés à qui seront confiées des tâches relatives au personnel. Mais si on décidait de coopérer avec des organisations tierces sur la question du transfert de tâches comptables à celles-ci, un contrat serait alors nécessaire.
Développement de la documentation du personnel obligatoire
Un certain nombre de documents guide obligatoirement les personnes chargées de la gestion des dossiers du personnel et de leur gestion. Tout d’abord, un tel document est la liste du personnel. C'est un document qui affiche la composition, le nombre d'employés et les salaires des employés, ainsi que les intitulés de poste. Dans le tableau des effectifs, les postes d’employés sont divisés en unités, ce qui permet d’effectuer une analyse quantitative et qualitative de l’ensemble de l’entreprise.
La prochaine étape est l’élaboration d’un formulaire type d’ordres du personnel, qui contiendra des informations sur l’admission, le transfert à un autre poste, l’envoi en congé et le licenciement d’employés de l’entreprise.
Le prochain document obligatoire est la réglementation interne du travail. Ils affichent les principaux points régissant l'activité de travail de tous les employés de l'entreprise. Selon ce document, si un employé enfreint les règles décrites dans le document, il peut être sanctionné par une mesure disciplinaire.
Un autre accord sur les registres du personnel est également un accord type sur la conclusion des relations de travail entre l'entreprise et l'employé. Les contrats de travail peuvent être du même type ou établis séparément pour chaque poste. En outre, la société doit avoir développé une feuille de temps indiquant les heures effectives pour lesquelles l’employé recevra un salaire.
Vous devez également vous rappeler le calendrier des vacances dans l'entreprise. Ce document est élaboré au plus tard deux semaines avant la fin de l'année. Le calendrier des vacances affiche un calendrier pour l’envoi des congés obligatoires. Lors de l'élaboration d'un tel plan, il convient de rappeler que le personnel doit être envoyé en vacances de manière à ce que l'absence simultanée de certains travailleurs n'entraîne aucune interruption du processus de travail de l'entreprise.
Nous ne devrions pas oublier l'élaboration de réglementations sur les rémunérations.Ce document reflète le processus de paie du personnel de l'organisation et régit également le calcul des paiements supplémentaires, par exemple des indemnités, des incitations ou des primes. La dernière étape est l’élaboration de réglementations sur les unités de l’entreprise et la description des tâches des spécialistes et des travailleurs. En outre, il est recommandé de développer un règlement sur les données personnelles. Une fois que les documents réglementaires sont prêts, vous pouvez commencer à organiser les écritures.
Travail de bureau
La paperasserie comprend le bon entretien de la documentation relative à la réception, aux mouvements et à la libération du personnel.
Obligatoire est la tenue de dossiers personnels établis pour chaque employé de l'entreprise. Il comprend une fiche d’enregistrement personnel, une demande d’admission, une copie d’un passeport, des copies de documents pédagogiques, un certificat d’examen médical, une copie d’une carte d’identité militaire (le cas échéant) et d’autres documents produits au cours du travail d’un employé. . Une autre tâche très importante consiste à remplir des cahiers de travail.
En plus de tout ce qui précède, il est également possible de développer d'autres documents directement liés aux spécificités de l'entreprise, garantissant le bon fonctionnement dans le domaine des dossiers du personnel.
Quels magazines devraient être dans la gestion des ressources humaines?
Tout d’abord, vous devez démarrer les magazines suivants:
- familiarisation avec les règles du programme de travail interne;
- enregistrement des commandes de personnel;
- enregistrement des ordres d'emploi;
- enregistrement des commandes pour des vacances régulières;
- enregistrement des congés de maladie;
- enregistrement des contrats de travail;
- comptabilisation des travailleurs détachés;
- suivi du temps;
- comptabilisation du mouvement des cahiers de travail;
- comptabilité des cartes personnelles;
- contrôles comptables.
En plus des revues elles-mêmes, des instructions peuvent être élaborées pour les compléter. De plus, toute la documentation enregistrée dans ces journaux est stockée dans des dossiers distincts, conformément à la nomenclature approuvée.
Automatisation de la comptabilité
Comme il ressort clairement des informations ci-dessus, les dossiers du personnel sont un processus très laborieux qui nécessite une attention particulière de la part des employés responsables du traitement de ce problème. Par conséquent, aujourd'hui, il peut être simplifié par automatisation.
De nombreux programmes simplifient le travail des officiers du personnel et réduisent le risque d'erreur. En règle générale, une entreprise doit installer des versions sous licence de ce logiciel. Cependant, il convient de noter que l'achat d'un tel programme sera rentabilisé rapidement et ne permettra pas de graves erreurs dans le travail. En général, ces programmes résolvent les problèmes suivants:
- tenir les dossiers du personnel conformément à la législation du travail;
- compilation et rapport sur la question du personnel;
- faire approuver en temps voulu tous les processus du personnel avec le service de facturation ou la comptabilité.
L'un des programmes les plus populaires et les plus recherchés aujourd'hui est 1C avec la configuration de «Gestion des ressources humaines».
Que faire s'il est impossible d'organiser de manière indépendante les dossiers du personnel, étape par étape à partir de zéro?
Si une entreprise doit faire face à un tel problème lorsqu'il est impossible d'établir indépendamment des processus de gestion du personnel, il n'est pas difficile de résoudre une telle situation. À ces fins, certaines entreprises sont en mesure de fournir un tel service.
Les spécialistes des sociétés de conseil procéderont à un audit et élaboreront l’ensemble de documents nécessaire. En général, ces organisations sont appelées à résoudre de tels problèmes:
- Choisissez le système de gestion du personnel optimal au sein de l'entreprise.
- Élaborer des documents réglementaires internes.
- Élaborer les instructions et les règlements nécessaires.
En outre, ces spécialistes peuvent, si nécessaire, diriger la création d’un service de gestion du personnel et d’un service de gestion des documents. En règle générale, la participation de tiers spécialistes aide la direction à établir un travail dans cette direction. Ceci est très utile pour l’entreprise dans son ensemble, en particulier lors de sa création.
Conclusion
Pour résumer cet article, il convient de noter que la comptabilité du personnel et la gestion du personnel sont des processus interdépendants dans lesquels la politique du personnel de l'entreprise dépendra entièrement de la qualité de l'organisation du premier.
Il ne faut en aucun cas négliger les problèmes de personnel, car non seulement les activités de l’organisation en dépendent, mais plus souvent le sort des employés. Il suffit d'imaginer à quel point les personnes qui ne peuvent recevoir leur retraite bien méritée ou tout autre paiement sont indignées de s'indigner en raison de la mauvaise qualité de leurs tâches exercées par un responsable du personnel.
Après avoir examiné étape par étape la manière d’organiser les dossiers du personnel à partir de rien, nous pouvons commencer à mettre en œuvre un programme permettant d’établir ce processus dans l’entreprise. Le plus important est de ne pas négliger les recommandations du Code du travail, les décisions du ministère du Travail, de Goskomstat, de Rosarkhiv et d’autres ministères.
Une fois que tous les processus du personnel ont été ajustés, ne les perdez pas de vue. Il est important de se rappeler que les travailleurs qui occupent des dossiers du personnel devraient être envoyés, au moins à l'occasion, suivre des cours d'administration des ressources humaines pour améliorer leurs compétences. Et également devrait procéder à un audit de routine des processus de comptabilité dans le domaine du personnel. Cela aidera à poursuivre le travail dans cette direction.