Un voyage d'affaires est le voyage d'un subordonné sur ordre de la tête. Lors d'un tel voyage, l'employé est envoyé pendant une certaine période pour exécuter des ordres de travail dans une autre installation. Un voyage d’affaires fait partie des tâches de l’employé. Lors d'un voyage au travail, tous les frais sont à la charge de l'employeur. À son arrivée d'un voyage d'affaires, le travailleur conserve son lieu de travail et ses gains précédents.
La date du début d'un voyage de travail est la date du billet de départ. La date de fin du voyage est la date d'arrivée indiquée sur le billet. Depuis 2015, les certificats de voyage ont été annulés. Maintenant, au lieu des certificats de voyage, vous pouvez présenter des titres de transport.
Affectation de voyage d'affaires
Une affectation de travail est utilisée pour concevoir, enregistrer et consigner les performances d'une affectation de travail. Cette affectation est nommée par le chef de l’unité et approuvée et signée par le chef de la société.
Le subordonné, qui est revenu d'un voyage d'affaires, établit un rapport sur le travail effectué pendant la période d'absence de l'entreprise. Le rapport est convenu avec le responsable du département et transféré au service comptabilité avec un rapport préalable et des tickets de transport.
Réglementation sur les voyages d'affaires
Le règlement sur les voyages d'affaires est un document qui comprend une description du processus de remboursement des employés pour les frais de déplacement, de logement et les indemnités journalières. Chaque entreprise doit avoir une disposition écrite sur les voyages d’affaires, qui indique clairement toutes les nuances. En règle générale, les conditions suivantes sont énoncées dans ce document:
- durée du séjour en voyage d'affaires;
- le fait qu'un voyage d'affaires un jour de congé doit être payé à un taux spécial;
- dépenser les fonds de l'entreprise;
- départ et retour le week-end (conformément à l'article 153 du Code du travail, ce départ et cette arrivée doivent être payés en double);
- voyage d'affaires un jour (dans ce cas, les indemnités journalières ne sont pas payées, mais le coût d'un taxi et des bagages est entièrement couvert).
Cependant, la loi n'oblige pas l'employeur à établir un tel document. Mais, bien sûr, le document devrait être rédigé en cas de contrôles et de malentendus entre la direction et les employés.
Comment sont facturés les frais de déplacement?
Pour déterminer le montant du paiement, le temps passé par l'employé au cours d'un voyage d'affaires est pris en compte. Le jour du début du calcul est le jour du départ et le jour de la fin est le jour de l'arrivée. Le nombre de jours que le voyageur d’affaires a dû occuper dans son emploi permanent est calculé. Le calcul du voyage est basé sur le salaire moyen. Un employé peut recevoir diverses primes, à la discrétion de la direction, pour certaines réalisations ou un travail effectué avec une grande qualité.
Le paiement des jours fériés et des week-ends double est réservé aux employés qui, en vertu du contrat, ne travaillent pas ces jours-là. Les actions du chef qui ne paye pas les vacances ou les week-ends quand le subordonné ne va que pour un travail temporaire seront illégales. Le temps de déplacement doit être payé.
Afin de rembourser les dépenses, le voyageur doit présenter tous les chèques. S'il n'y a aucune preuve documentée des dépenses, alors la comptabilisation sera faite au coût minimum. La compensation des coûts n’est pas le revenu de l’employé, elle n’est donc pas imposée.
Puis-je refuser un voyage d'affaires?
Tous les employés n’ont pas le désir de partir en voyage d’affaires.Comment refuser un voyage d'affaires? Cette question intéresse la plupart des travailleurs russes.
Selon le contrat de travail, le salarié est tenu de remplir ses fonctions, les ordres de la tête et d'obéir aux règles de l'entreprise. L'article cent soixante-six du Code du travail de la Fédération de Russie stipule qu'un déplacement au travail est un déplacement sur un autre objet de travail sur ordre de la tête. En conséquence, l’employé se rend temporairement sur un nouveau lieu de travail sur ordre du patron. Par conséquent, un voyage d’affaires n’est pas un changement de travail mais un changement de contrat de travail. En vertu de la loi, le consentement de l'employé à se rendre au travail chez l'employeur n'est pas requis.
Comment refuser un voyage d'affaires sans conséquences négatives pour un travail ultérieur dans l'entreprise? L’article 166 de la loi sur le travail donne à l’employeur le plein droit d’envoyer des employés en voyage d’affaires, tant à l’intérieur qu’à l’étranger. Mais il y a aussi des exceptions à la loi. Ces exceptions s'appliquent aux catégories de travailleurs auxquelles s'applique le niveau le plus élevé de garanties sociales. Le refus d'un voyage d'affaires peut écrire des mineurs ou des personnes ayant des responsabilités familiales. Cette catégorie de personnes a le droit de refuser légalement un voyage pour des raisons professionnelles.
Mais tout employé de l'entreprise qui dispose de motifs valables et justifiés de refus peut refuser. Le responsable a le droit d'annuler le voyage, mais il n'est pas obligé par la loi.
Définition d'un déplacement professionnel dans le Code du travail
Le refus déraisonnable d'un voyage d'affaires constitue un manquement direct aux obligations de travail et aux commandes. Selon les articles du Code du travail (TC) 192, 193, la violation de la discipline du travail peut entraîner le licenciement du lieu de travail.
Est-il possible de refuser un voyage d'affaires à un subordonné qui n'a pas conclu de contrat de travail? Les lois du Code du travail s'appliquent aux employés qui ont conclu un contrat de travail avec l'employeur. Les travailleurs qui effectuent leur travail en vertu d’un contrat ne sont pas tenus de voyager pour un voyage d’affaires. Le motif du refus d’un voyage d’affaires est un contrat de travail qui stipule clairement qu’un subordonné ne doit pas partir en voyage d’affaires. En l'absence d'un tel enregistrement, l'employé doit remplir les conditions.
Comment un employé peut-il refuser un voyage d'affaires?
En vertu du Code du travail, l'employeur doit obtenir le consentement écrit de l'employé pour un voyage de travail. Cela est nécessaire si nous parlons de la catégorie d’employés qui ont le droit de refuser ou dans les cas où un voyage d’affaires tombe le week-end. Le Code du travail ne prévoit pas de déplacement professionnel lors d’un jour de congé, c’est pourquoi un subordonné a le droit de le refuser. Les documents distincts devant être délivrés pour obtenir le consentement de l'employé ou pour refuser un voyage d'affaires doivent contenir les informations suivantes:
- explication écrite de la nécessité de voyager;
- conditions de travail dans un autre établissement;
- notification de l'employé sur la possibilité de refus, pour quelles raisons il peut être fait;
- indemnité de week-end, indemnité de déplacement.
Sur la base du consentement écrit de l’employé au voyage, l’employeur peut rédiger un ordre de voyage d’affaires, une affectation officielle pour un voyage d’affaires et d’autres documents. Si le subordonné ne peut pas partir en voyage, il doit alors écrire un refus écrit au responsable de la société. Une déclaration ou des documents expliquant le refus de se conformer à la commande doivent être joints à cette déclaration.
Raisons possibles pour refuser un voyage de travail
Comment refuser un voyage d'affaires, quelle devrait en être la raison? Il peut y avoir deux raisons de refuser un voyage légalement:
- Selon la législation en vigueur. La loi précise qui et sur quelle base ne peut être envoyé en voyage d'affaires.
- Pour une bonne raison.
Les raisons légales incluent:
- travail de fin de semaine;
- minorité d'un subordonné;
- la grossesse
- avis médical;
- la présence de jeunes enfants;
- la présence de parents qui ont besoin de soins constants.
Les bonnes raisons incluent:
- refus d'un voyage d'affaires pour des raisons de santé;
- situations d'urgence;
- besoin urgent de recevoir des documents;
- refus d'un voyage d'affaires pour raisons familiales.
Un échec pour des raisons légitimes n’entraîne aucune conséquence négative. Toutes les autres raisons sont examinées directement par le responsable, après quoi une décision est prise quant à savoir si la situation doit être considérée comme respectueuse ou non.
Voyage d'affaires dans une autre ville: qui peut refuser?
Un employeur ne devrait pas être envoyé en voyage d’affaires dans les catégories d’employés exemptés de voyages professionnels en vertu de la législation en vigueur. Quant aux personnes qui ont parfaitement le droit de ne pas se rendre dans une autre ville, il est nécessaire de discuter de la possibilité d’un voyage d’affaires directement avec un employé. Le chef doit obtenir un accord écrit pour le voyage des catégories de travailleurs suivantes:
- parent célibataire avec un enfant de moins de cinq ans;
- les femmes avec des enfants de moins de trois ans;
- parents d'un enfant handicapé;
- tuteurs des enfants mineurs;
- les personnes s'occupant de parents qui ont besoin de soins constants;
- les employés qui sont inscrits comme candidats aux élections.
Si les catégories ci-dessus de personnes ne connaissent pas leurs droits, la direction est obligée de les informer de la possibilité de refuser un voyage de travail.
Refus d'un voyage d'affaires à l'étranger
La procédure de traitement d'un voyage de travail dans un autre État est plutôt compliquée. Un voyage d'affaires à l'étranger comprend une indemnité pour:
- les frais de déplacement (l'entreprise doit couvrir entièrement les frais de transport);
- l'hébergement (cela comprend le paiement d'un hôtel ou la location d'un appartement);
- paiement d'indemnités journalières (compensation monétaire des dépenses);
- frais de demande de visa (le paiement de la taxe d'Etat et la demande de visa sont effectuées par la direction);
- enregistrement d'un passeport étranger (si nécessaire).
Per diems pour un voyage de travail à l'étranger
Les indemnités journalières correspondent à l'argent qui est attribué à un employé pour ses dépenses courantes. Le voyage et l'hébergement sont payés séparément. Le montant de l'indemnité journalière pour le voyage est défini par l'entreprise elle-même, qui envoie l'agent. En règle générale, les indemnités journalières à l'étranger s'élèvent à 2 500 roubles, car ils ne sont pas assujettis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Si le montant du voyage d’affaires est supérieur à 2 500 roubles, l’impôt sur le revenu est retenu. Une fois qu'un employé a franchi la frontière, la direction devrait commencer à verser une indemnité de subsistance.
Documents pour le traitement d'un voyage de travail à l'étranger
La préparation des documents commence par l'ordre de l'employeur. La commande indique clairement la durée du séjour, la destination à l'étranger et les coordonnées de la personne qui l'exécute. Un rapport préalable et une mission sont joints à la commande. Ensuite, une copie de la page du passeport avec les timbres de passage de la frontière est jointe au rapport de dépenses.
Si un employé reçoit des dépenses en roubles, il est tenu de les échanger contre des dollars à son arrivée dans un autre pays. À son retour, il doit également établir un rapport préalable, lui joindre tous les documents confirmant les coûts et rédiger un rapport sur les travaux effectués. Le montant restant doit être retourné au service de la comptabilité de l'entreprise. Cela s'applique aux devises nationales et étrangères.
Peuvent-ils être licenciés s'ils refusent un voyage de travail?
Le chef n’a aucune raison de renvoyer son subordonné, car refuser un voyage d’affaires n’est qu’une violation de la discipline. Le licenciement et la résiliation du contrat peuvent être motivés par des mesures disciplinaires (article du Code du travail 192). Le refus d'un voyage par un employeur peut être considéré comme un absentéisme et peut ensuite être licencié conformément au paragraphe six de la première partie de l'article 81.
Pour licencier un employé en raison de mesures disciplinaires, l'employeur devra fournir des preuves.Dans le même temps, il est nécessaire de prouver non seulement que l'employé a enfreint des mesures disciplinaires dans l'entreprise, mais également la gravité de cet acte et de ses circonstances. Il faudra également prouver l'attitude négligente du subordonné au travail.
Innovations dans la réglementation sur les voyages d'affaires de 2017 dans la Fédération de Russie
À partir de 2017, il est nécessaire de payer une prime d'assurance sur l'excédent journalier. Dans ce cas, la loi de la Fédération de Russie prévoit les normes antérieures d'indemnités journalières. Ainsi, deux mille cinq cents roubles sont alloués chaque jour pour les voyages à l'étranger, sept cents roubles pour les voyages d'affaires dans le pays.