Afin de prendre toute décision importante nécessaire pour un immeuble, un vote des propriétaires est requis. Ce processus peut être effectué sous plusieurs formes, chacune ayant ses propres caractéristiques et son propre objectif. Souvent, tous les copropriétaires n'ont pas la possibilité d'assister à la prochaine réunion. Vous devez donc vous servir du formulaire de correspondance. Les propriétaires d'appartements dans un immeuble doivent savoir comment les propriétaires tiennent les bulletins de vote par correspondance, quels sont les bulletins de vote utilisés et comment les procès-verbaux sont établis correctement et les votes comptés.
Le concept de vote par correspondance
Pour tout immeuble à plusieurs logements, l'organe suprême de gouvernance est la réunion des propriétaires. C’est sur elle que des décisions importantes sont prises concernant le maintien de l’objet dans des conditions optimales.
Lors de telles réunions, les propriétaires d'appartements tentent d'améliorer les conditions de vie et d'optimiser la gestion. La procédure sur laquelle est fondé le vote est définie dans la charte de la HOA ou dans le code pénal. Pour qu'une décision soit légitime, un certain quorum est requis. Pour cela, il est nécessaire qu'au moins 50% des résidents de la maison participent à la procédure.
Si, lors de la réunion, les problèmes liés aux activités financières et économiques sont résolus, par exemple si un prêt ou une restructuration majeure est requis, la présence d'au moins 60% des propriétaires d'appartements est un élément important.
Les résidents sont informés de la réunion à l'aide d'une assignation spéciale. Forme de vote prédéterminée. S'il n'est pas possible de collecter le nombre requis de copropriétaires, vous devez alors recourir au vote à distance. La procédure suppose que les citoyens ne se réunissent pas dans une salle, ils reçoivent donc des bulletins de vote, qui sont ensuite remplis à la maison. Une fois qu'ils sont collectés et comptés, une décision est prise.
Caractéristiques du formulaire de correspondance
Le président de la HOA doit savoir comment les propriétaires tiennent leur bulletin de vote et quelles conditions doivent être remplies. Les fonctionnalités de ce processus sont les suivantes:
- Elle est effectuée uniquement à la condition qu'il n'est en aucun cas possible d'organiser une réunion en personne.
- la procédure se déroule en plusieurs étapes, depuis la préparation initiale; ensuite, le vote prévu est notifié à tous les locataires, puis la procédure directe pour remplir le questionnaire est effectuée;
- après résumé, le procès-verbal de la réunion est formé de manière compétente;
- tous les citoyens impliqués dans ce processus devraient être informés des résultats;
- Les principales étapes sont effectuées par le président du conseil de la maison, qui peut également utiliser l'aide des employés du Code pénal responsables de cette structure.
Les résidents peuvent impliquer des employés du Code pénal dans la procédure. Ce sont eux qui préparent les bulletins de vote des absents pour les propriétaires et qui expliquent également aux résidents comment se déroule le processus. La société de gestion peut développer indépendamment la forme et le contenu du questionnaire.
Quels problèmes sont abordés?
Lorsque vous choisissez le formulaire de vote par correspondance des propriétaires, vous pouvez résoudre de nombreux problèmes importants. Par exemple:
- il est décidé quand et avec quels moyens les réparations actuelles ou majeures de l'immeuble à appartements multiples seront effectuées;
- définit les règles et les nuances d'aménagement paysager situé à côté de la maison;
- une décision est prise concernant la possibilité de louer des locaux appartenant à la maison;
- évalué la nécessité d'augmenter les tarifs de révision;
- Le président ou le secrétaire de HOA est nommé.
Si vous comprenez comment les propriétaires procèdent au vote à distance, vous pouvez résoudre légalement et rapidement de nombreux problèmes importants qui concernent chaque propriétaire d'appartement dans un tel immeuble. La liste de questions ci-dessus est approximative, il est donc autorisé à prendre des décisions concernant d'autres points importants.
Règles de notification des locataires
Tous les propriétaires d'appartements dans l'immeuble doivent être prévenus à l'avance de la procédure. Pour cela, des notifications écrites leur sont envoyées. Ils sont compilés par des responsables de la maison qui décident de mener une enquête.
Les initiateurs envoient des notifications à tous les résidents de la maison, leur permettant de visiter personnellement les appartements ou de laisser des documents dans des boîtes aux lettres. La documentation est soumise 10 jours avant la collecte directe. Il n’existe pas de formulaire approuvé pour de telles notifications, mais celles-ci doivent certainement contenir les informations suivantes:
- des informations sur les personnes qui sont les initiateurs directs de l'enquête;
- forme du processus;
- date à laquelle la procédure sera effectuée;
- l'heure à laquelle tous les résidents sont tenus de renvoyer les bulletins de vote complétés;
- l'endroit où les votes des propriétaires des appartements seront recueillis est indiqué;
- ordre du jour de la réunion et après le transfert des notifications, il sera impossible de modifier cet ordre du jour;
- méthode et moment de connaissance des informations relatives aux questions abordées.
Il est autorisé d'envoyer des notifications par courrier électronique aux propriétaires d'appartements. Pour cela, des lettres recommandées avec confirmation de livraison sont utilisées. Si la documentation est remise à tous les résidents, il est important de mener à bien ce processus sous une signature.
Comment l'éligibilité est-elle déterminée?
Pour que les décisions prises après le vote fassent autorité, certaines conditions doivent être prises en compte. Ceux-ci comprennent:
- tous les propriétaires d'appartements situés dans un immeuble doivent être prévenus à l'avance de la procédure;
- les votes de tous les locataires ne sont pas requis, mais un quorum est requis; par conséquent, au moins 50% des opposants doivent voter au minimum;
- si des problèmes financiers sont résolus, vous devrez collecter les votes de 60% des propriétaires.
S'il n'est pas possible d'atteindre le quorum, vous devrez voter à nouveau.
Exigences du processus
Pour que le vote soit légal, les conditions suivantes sont prises en compte:
- des bulletins optimaux sont utilisés;
- le quorum optimal est atteint;
- les propriétaires d'appartements sont informés en temps voulu du vote;
- des questions importantes sont abordées;
- résultats enregistrés avec compétence;
- tous les résidents sont informés de la décision.
Ce n'est que dans ces conditions que l'on obtiendra des résultats optimaux qui ne peuvent être contestés.
Comment les votes des absents sont-ils organisés par les propriétaires?
La procédure est considérée comme assez simple, mais pour que toutes les décisions prises soient légales, il est nécessaire de prendre en compte la séquence correcte des actions. Par conséquent, les étapes suivantes sont implémentées:
- détermine les raisons pour lesquelles il est impossible de tenir une assemblée générale pour la mise en œuvre du vote à vote ouvert;
- un avis est rédigé, dans lequel sont inscrites des informations relatives à l'ordre du jour, ainsi que des données sur tous les initiateurs de ce vote;
- dans le délai imparti, une telle notification doit être reçue par chaque propriétaire occupant le logement;
- à une période prédéterminée, tous les propriétaires d'appartements reçoivent des bulletins de vote préparés à l'avance;
- ils répondent aux questions posées sous la forme d'un vote, pour lequel ils peuvent choisir les options suivantes - pour, contre, s'abstenir;
- les formulaires remplis spécifiés dans la méthode de notification sont transmis aux initiateurs du vote;
- les votes sont comptés, après quoi un protocole est établi;
- Sur la base des résultats, une décision est prise.
Lors de la rédaction d'un avis, tout formulaire approprié peut être utilisé. Le vote par les propriétaires devrait avoir lieu à l'heure indiquée dans le présent document.
Règlement du bulletin
Les électeurs peuvent créer leurs propres bulletins de vote. Ils contiennent des informations sur les problèmes à résoudre par les propriétaires des appartements de la maison. Il est conseillé d'étudier les échantillons de bulletins de vote par correspondance des propriétaires afin d'avoir une idée de l'aspect de cette documentation.
Pour faciliter la prise de décision, toutes les questions sont écrites avec précision et clarté. Le document propose trois réponses possibles, ce qui vous permet de vérifier la réponse opposée. Un échantillon de bulletins de vote par correspondance des propriétaires ne diffère que par son nom. Un exemple de ce document peut être étudié ci-dessous.
Nuances de compter les votes
Après le vote, le groupe d'initiative compte les votes. Pour cela, les réponses à toutes les questions disponibles dans les bulletins sont prises en compte. Ce n’est que sur la base des informations disponibles dans ces documents que les résultats du vote des propriétaires par correspondance sont déterminés. Un exemple de lettre d'information peut être étudié ci-dessus.
Seuls les documents soumis par les propriétaires à temps sont utilisés. Le nombre de voix est déterminé en fonction de la superficie de l'appartement dans la maison. Il est permis que le bulletin de vote soit rempli par un représentant ayant une procuration notariée.
Seuls sont comptés les votes dans lesquels une réponse est sélectionnée parmi trois options. Si des personnes violent les conditions requises pour remplir un document, leurs votes ne sont pas comptés.
Comment sont élaborés les résultats?
Dès que le décompte des votes est effectué, un protocole par vote par correspondance est établi par le président du HOA. Lorsque vous remplissez les règles suivantes:
- le nombre total de propriétaires d'appartements dans un immeuble;
- comment correctement les formulaires ont été remplis par les citoyens;
- si le quorum est atteint;
- si le vote s'est déroulé correctement, car si des erreurs graves sont identifiées, les résultats sont facilement reconnus comme nuls.
Toutes les décisions correctement exécutées sont certainement enregistrées dans le protocole. De plus, il comprend les informations suivantes:
- nom du document;
- date du vote;
- lieu de rassemblement des bulletins;
- des informations sur les initiateurs du processus;
- le nombre de propriétaires d'appartements votés;
- des informations sur le président et le secrétaire de la réunion;
- les questions prises en compte dans le processus de vote;
- indique si le quorum souhaité a été atteint;
- les résultats du vote direct sont donnés;
- à la fin, la signature est faite par le président et le secrétaire.
Le président doit conserver l'original de ce document et en envoyer copie dans les cinq jours au code pénal, à l'association des propriétaires et à la coopérative d'habitation. Vous trouverez ci-dessous un exemple de protocole de vote par correspondance.
Conclusion
S'il n'est pas possible de tenir une assemblée générale, un vote par correspondance sera organisé. Il s’agit de transférer de différentes manières aux résidents de l’immeuble des bulletins de vote spéciaux. En temps opportun, ces formulaires doivent être transmis à des personnes proactives.
Sur la base des résultats obtenus, un protocole de vote est mis en place, vous permettant de connaître les décisions prises par les résidents du bâtiment.