Conserver des documents relatifs aux espèces lorsque vous travaillez avec des espèces est une obligation pour les personnes morales et les entrepreneurs privés. Le livre de caisse est un document comptable consolidé qui enregistre le mouvement de l'argent à la caisse de l'entreprise. Dans une petite entreprise, il est démarré en un seul exemplaire. Examinons plus en détail les fonctionnalités de maintenance et de stockage du document. En particulier, comment assembler un livre de caisse en un an.
A quoi sert un document?
Un livre de caisse est émis pour toutes les personnes ayant une caisse enregistreuse. Cette exigence s’applique aux entrepreneurs individuels, y compris ceux qui travaillent sur le système de taxation simplifié. Le formulaire KO-04 a été approuvé en 1998 par un décret du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie. Un formulaire papier et un livre de caisse électronique sont autorisés. Le formulaire électronique peut être conservé dans Word et Excel avec une protection obligatoire contre les accès non autorisés. Le caissier (opérateur) le conduit, mais le chef comptable exerce un contrôle sur l'exactitude du remplissage. L'exactitude de la conduite est systématiquement vérifiée par les autorités de régulation.
Dans les grandes entreprises, il est nécessaire de tenir un livre de caisse dans chaque unité, à condition que chacune d’elles figure dans un bilan distinct. Une unité a une copie du document. Des exemplaires du livre et des originaux des documents principaux sont fournis au bureau principal (société de gestion). Les informations relatives à l'argent restant sont prises en compte lors de l'établissement du bilan et de l'établissement de rapports sur l'entreprise dans son ensemble. Découvrez ci-dessous comment assembler un livre de caisse dans un an.
La procédure de traitement d'un document manuscrit
La version papier est une brochure A4 imprimée sur une imprimante ou dans une imprimerie et conservée sous forme manuscrite. Les feuilles sont nécessairement numérotées et cousues. Il doit être conforme à la forme de KO-04. Vous devez savoir comment assembler un livre de caisse en un an. Le processus de numérotation et de maintenance des formats électronique et papier diffère de la version classique utilisée dans les travaux de bureau.
Important! Les pages sont numérotées, dupliquant le numéro en double. La première page est l'original, la seconde est une copie. Une copie est remplie avec du papier carbone et transférée au service de la comptabilité pour rapport. Pour détacher la deuxième page, une ligne de coupe est fournie.
Il est plus pratique d’exécuter le firmware en bas de la page. Les bords du fil sont affichés au verso de la dernière feuille, fixés avec un nœud, un sceau en papier et un sceau. Le sceau est placé de manière à saisir partiellement la page du livre et le sceau. À proximité, indiquez le nombre de pages, mettez la signature du chef ou du chef comptable.
La procédure de publication d'une version électronique
Lors de l'enregistrement d'un format électronique pour un livre de caisse, le formulaire est divisé en deux parties conditionnelles par une ligne séparant les pages paires des pages impaires. Une découpe d'une feuille imprimée est effectuée horizontalement le long d'une ligne donnée. Le haut de la page est l'original, le bas est séparé pour transmission au service de la comptabilité pour le reporting.
Important! Le document est mis à jour quotidiennement, sauf dans les cas où aucun règlement n’a été effectué. Le caissier au début et à la fin de la journée fournit des informations sur le solde à la caisse. C'est une entrée obligatoire!
Considérez comment organiser un livre de caisse pour l'année. L’opérateur note le mouvement des fonds dans le document au fur et à mesure des transactions financières. Assurez-vous de renseigner les informations relatives à chaque mandat d’argent entrant et sortant. À la fin du quart de travail, le montant total de la dépense, le revenu est nécessairement éliminé, le solde de caisse est calculé.Les documents principaux sont attachés à une copie découpée du livre et transférés à la comptabilité. Le comptable certifie la page d'origine et sa copie avec sa propre signature.
Le design de la page de couverture. Nuances
La page de titre du livre de caisse est remplie conformément au formulaire unifié KO-4. Il contient le nom complet de la société, de l'unité structurelle et de OKPO. Les entrepreneurs privés indiquent le nom complet si le nom de l'entreprise est manquant. Il convient d'indiquer pour quelle période (mois et année) le document est démarré.
Première feuille: caractéristiques du transfert du solde en argent
Avant d'assembler un livre de caisse pendant un an, vous devez connaître les subtilités de son remplissage. En haut de la page, écrivez la date en indiquant le jour, le mois et l'année en cours. Assurez-vous d'indiquer le montant du solde en espèces au début de la journée. Il est reporté du solde prescrit à la fin de la journée précédente. Si un nouveau livre est ouvert, le reste est extrait du précurseur. Sur la première page, remplie le premier jour de l'année civile, inscrivez les soldes en espèces calculés à la fin du dernier jour de la dernière année.
Remplir le formulaire
Les colonnes 1 à 5 sont remplies à partir des formulaires RKO et PKO. Dans la cellule "Numéro de document", indiquez le numéro actuel de la commande enregistrée. La colonne 3 devrait indiquer le nom complet le destinataire ou la personne qui a remis l'argent. Le numéro de compte correspondant n’est requis que pour les personnes morales. Les entrepreneurs individuels doivent mettre un tiret dans la case ou la laisser en blanc. Les montants de consommation / revenu sont indiqués en chiffres, prescrivant un centime. Dans la ligne de transfert, les montants de produits et de charges sont déformés séparément. Les colonnes et les lignes qui ne sont pas remplies doivent être marquées d'un tiret sous la forme de la lettre Z.
Comment calculer le montant résiduel au box-office?
Les soldes en fin de journée sont calculés selon la formule suivante: au solde en argent en début de journée, le montant du revenu est ajouté et la dépense est soustraite. Dans le service, prenez en compte tous les fonds reçus à la caisse. Si le solde à la fin du quart est parti, les fonds destinés à l’émission de salaires, de bourses d’études et d’autres avantages sociaux sont indiqués ci-après sous le montant forfaitaire. Le calcul vous permet d'identifier les excès et les pénuries. Comment assembler un livre de caisse dans un an, considérez ci-dessous.
Les nuances de la maintenance d'un document
La personne responsable de l’émission et de la réception d’argent peut être tout employé nommé par le responsable de la société en donnant un ordre approprié. Dans les entreprises comptant un petit nombre d'employés, un responsable peut gérer un livre de caisse de ses propres mains. Les écritures dans le document sont basées sur les transactions commerciales, qui sont reflétées dans les ordres de crédit et de débit. La comptabilité est effectuée le jour du règlement. Si pendant la journée il n'y avait pas de mouvement d'argent, cette journée n'est pas reflétée dans le livre.
Vous pouvez apporter des modifications au document. Les modifications sont enregistrées avec une ventilation et la date de correction. Les informations sont certifiées par la personne qui a effectué le réglage. Après rapprochement des écritures en fin de journée avec le montant des liquidités, les informations sont vérifiées à l'aide des signatures de l'opérateur et du comptable en chef. Beaucoup sont intéressés par combien d'années garder un livre de caisse. La réponse est simple Il est stocké dans l'entreprise pendant au moins 5 ans. L'absence d'un livre de caisse et son maintien en violation de la loi sont punis d'une amende de 40 000 à 50 000 roubles pour les entreprises et de 4 000 à 5 000 roubles pour le responsable de la conservation du document.
Comment flasher un document à la fin de l'année?
Le livre standard a 50-100 feuilles. Dans les grandes entreprises, où les opérations commerciales sont actives, les pages peuvent ne pas suffire. Dans une telle situation, ils commencent un nouveau document qui reprend l'ancien. Il indique la période de temps pendant laquelle il est effectué. La version papier, remplie manuellement, clignote avant le premier remplissage.
Les copies des documents comptables sont un ensemble de caisse enregistreuse et une caisse enregistreuse émises en une journée, des feuilles du livre, remplies d’une copie carbone avec la signature originale des responsables.Le chef comptable vérifie les enregistrements avec les bons de commande et le montant de la documentation principale transférée est indiqué dans le livre de caisse. Cet enregistrement est un reçu à la réception de la documentation principale du caissier. Toutes les opérations du livre sont saisies sous la forme d’écritures dans les comptes correspondants.
Important! En plus des commandes, tous les documents principaux sont archivés avec une copie. Cela inclut les reçus, les procurations, les acomptes, les extraits d'ordres et autres documents relatifs au mouvement de l'argent à la caisse.
La version électronique est conservée sur un ordinateur différemment. Pour ce faire, utilisez un logiciel spécial. Lors de la création d'articles à la caisse, un formulaire est créé automatiquement. Mais il est important de trouver autre chose. Comment le livre de caisse est-il cousu à la fin de l'année? Il peut être imprimé en fin de journée et exécuté en double de la même manière que la version papier. Conservez la version imprimée à la caisse de l'entreprise.
Les originaux sont insérés dans un livre à la fin de l’année et des copies sont transférées quotidiennement à la comptabilité. Si vous avez la gestion électronique de documents, une impression est facultative. Les pages électroniques sont signées par la signature numérique du caissier et du chef comptable. Il est nécessaire de fournir une protection contre les modifications après la signature du livre et l'accès non autorisé. Il convient de rappeler que, s’il existe des inexactitudes dans les comptes, le livre de caisse est un document présentant le tableau général des flux de trésorerie et confirmant la légitimité des opérations.
