Au cours de ses activités, l’organisation élabore une grande variété de documents, chacun portant sa propre charge sémantique. Le remplissage correct, les détails, l'exhaustivité des informations indiquées sont régis par la loi. Les petites organisations en matière de comptabilité et de reporting obtiennent des avantages tangibles du service des impôts. Les grandes entreprises supportent la totalité du fardeau fiscal. Qui peut signer des documents principaux et d’autres types, comment les rédiger correctement et les refléter dans la comptabilité - ces informations, ainsi que d’autres, seront prises en compte dans cet article.
Types de documents dans l'organisation
Les entreprises effectuent quotidiennement des opérations commerciales qui doivent être immédiatement reflétées dans la comptabilité, la gestion et la comptabilité fiscale. Que sont les documents primaires? Ceci est juste un reflet de ces opérations, servant également de preuve qu'elles ont eu lieu. Ensuite, aux fins d'analyse, de systématisation, de contrôle, de prévision et de mise en œuvre d'autres procédures économiques, tous les documents de transaction sont enregistrés dans des annuaires et des journaux spéciaux - registres comptables. Et à la fin de la période de reporting, une documentation de reporting est préparée sur la base des informations relatives à toutes les opérations. Elle constitue le reflet final des activités de la société pour une certaine période.
Quel est le document principal
L’essence du document principal est de fixer le fait de l’opération effectuée. Le document est écrit au moment de sa commission ou immédiatement après. Il reflète un certain nombre de détails nécessaires pour confirmer la réalité de l'opération, pour établir les personnes qui y participent, ainsi que pour sa composition. L'organisation doit se conformer à toutes les exigences énoncées par la loi et les autorités réglementaires en ce qui concerne la documentation principale. Les exigences incluent la question de savoir qui peut signer les documents principaux. La législation a publié suffisamment d’instructions, de décrets et de lois. L’acte juridique le plus important régissant l’enregistrement des organisations primaires est considéré comme étant l’art. 9 402-FZ "Sur la comptabilité".
Exemples de documentation primaire
Chaque jour, l'entreprise effectue certaines actions: elle achète des marchandises, facture, expédie des produits, paie les achats et les taxes, vient et dépense de l'argent à la caisse. Toutes ces opérations sont documentées dans des documents primaires. Pour refléter précisément ces actions, les types de documents suivants sont utilisés:
- TORG-12 ou lettre de voiture;
- facture
- mandats de crédit et de débit en espèces;
- actes de travail et services rendus;
- actes de transfert d'actifs matériels;
- feuille de route;
- ordres de paiement et relevés bancaires;
- obligation d’émettre des actifs matériels.
Vous pouvez ajouter à cette liste de nombreux exemples de la documentation principale utilisée par la société. Sa principale différence par rapport aux registres de comptabilité et aux rapports est la paperasserie pendant l’opération ou avec un léger retard.
Les règlements
Des échantillons de documents primaires sont approuvés par le Comité des statistiques de l’État, le Ministère des finances et la loi sur la comptabilité. Il existe également des exigences et des réglementations régionales. L'acte législatif le plus important régissant le travail d'un comptable est le 402-FZ. Art. 9 détaille les règles de maintenance de la documentation.
Les organes délibérants publient presque tous les trimestres des modifications aux règlements existants, ainsi que de nouveaux actes réglementaires, et publient les modifications apportées à la comptabilité et aux rapports. C’est la raison pour laquelle les comptables améliorent constamment leurs qualifications, s’abonnant à des publications thématiques spécialisées et s’efforçant de se tenir au courant de l’actualité de la fiscalité et de la comptabilité. Le non-respect de ces exigences peut entraîner de lourdes amendes, de nombreuses modifications du reporting existant et d’autres sanctions.
Détails des documents
La législation prévoit des détails obligatoires sur les documents primaires, qui doivent être indiqués par l'organisation. Leur présence détermine si les documents sont pris en compte dans les états finaux lors de la déduction de montants de l’assiette fiscale, si le fait d’une transaction commerciale est accepté, si le Service fédéral des impôts prétend que les transactions sont légales.
Les détails obligatoires des documents principaux incluent les informations suivantes:
- Noms du fournisseur, de l'acheteur, du destinataire et du payeur pour le transport;
- coordonnées bancaires, NIF, adresse physique et légale des entreprises;
- numéro et date du document;
- nomenclature déplacée, achetée ou vendue au cours de l'opération;
- unités de mesure, expression quantitative et valeur de l'article;
- montant total pour toutes les positions dans le document;
- signatures, positions, décryptage des signatures des personnes responsables;
- marque, numéro de voiture, données du conducteur pendant le transport;
- nombre de sièges, poids et catégorie de cargaison transportée;
- la base du document, le numéro et la date du contrat, des informations sur le cahier des charges, des certificats, des examens, le cas échéant.
Qui peut signer les documents principaux
Une attention considérable est accordée à la signature de documents. Il est très important que ceux qui certifient le primaire soient autorisés à effectuer cette action. Une autre condition obligatoire pour l’enregistrement des signatures est que toutes les personnes qui sont impliquées d’une manière ou d’une autre dans le processus d’une transaction commerciale et qui sont des personnes responsables doivent nécessairement apposer leur signature sur le document. Alors, qui peut signer les documents principaux:
- PDG de l'entreprise ou entrepreneur individuel;
- chef comptable;
- le commerçant qui a libéré la marchandise;
- le conducteur qui a accepté les marchandises pour le transport;
- le commerçant qui a pris les marchandises à l'entrepôt;
- spécialiste ayant accepté la documentation;
- transporteur tiers, s’il a participé au processus de livraison.
Procuration pour signature
Le droit de signer des documents principaux peut être transféré à une personne autorisée. C'est une pratique assez courante dans les entreprises où il existe un grand nombre de ventes et de recettes de marchandises et où le directeur est occupé à d'autres tâches, comme les voyages et d'autres activités liées au fonctionnement de l'organisation. Afin de confier la signature de la documentation principale à une autre personne, un certain nombre de règles doivent être observées. Ainsi, le salarié qui certifie les documents doit être officiellement employé par l'entreprise avec l'exécution du contrat de travail et une inscription dans le carnet de travail. L'entreprise doit stocker toutes les données nécessaires pour l'employé. Naturellement, il doit avoir une éducation spéciale, comprendre le sens et les règles de la paperasserie. Dernier point et le plus important - une procuration doit être dûment signée.
La procuration est émise pour un employé donné avec les données de son passeport, son lieu de résidence, son lieu de résidence actuel et sa position dans l’organisation. Ils l'écrivent pour une certaine période. Si le contrat de travail est urgent - pour la période de validité. Si l'employé travaille sans les termes du contrat, la procuration est émise pour un an.
Dans la version précédente, un exemple était considéré avec un opérateur de base comptable ou un comptable, dont les tâches incluent la signature des organisations primaires pendant toute la durée du travail.Il y a des situations où la procuration est rédigée à d'autres fonctionnaires - le conducteur, le transitaire, l'ingénieur ou le mécanicien. Un exemple d'un tel cas est le ramassage par le conducteur des marchandises achetées sur le territoire du fournisseur. Pour rédiger des documents, obtenir le droit de collecter et de transporter des marchandises, l’organisation rédige un mandat. Il se compose de deux parties - le document lui-même et son dos. La première partie reste au fournisseur, la colonne vertébrale est prise par la société. Une telle procuration est donnée pour une période maximale de 10 jours indiquant l’entreprise dans laquelle l’employé doit recevoir des biens et du matériel.
Signature électronique
Le primaire peut être signé d'une autre manière - électronique. Une condition est la gestion électronique des documents, la disponibilité des logiciels et du matériel appropriés et un certificat de signature électronique. Il est également nécessaire de donner une procuration à la personne dont le nom figure sur le certificat. Après avoir suivi toutes les procédures de configuration et d’exécution de la gestion électronique des documents et des signatures, l’employé pourra apposer sa propre signature sur la base d’une procuration, au lieu de la signature du chef comptable, du directeur et des autres personnes prévues par la procuration.