Lors de l'embauche d'un spécialiste, l'employeur commence une carte personnelle spéciale. Il est formé sous la forme de T-2. Il contient diverses informations sur l'employé et indique également la date d'emploi. L’agent du personnel est en train de préparer ce document. Pour saisir des données, un échantillon de la carte personnelle de l’employé est utilisé, ce qui vous permet de comprendre quelles informations doivent figurer dans ce document. Ces cartes doivent être formées à la fois par des entreprises différentes et par des entrepreneurs individuels qui recrutent officiellement des citoyens.
Des cartes d'employé personnelles sont-elles requises?
Les cartes personnelles sont représentées par un document comptable important contenant des informations personnelles sur un employé particulier de l'entreprise. Les fonctionnalités de sa compilation comprennent:
- il est certainement formé pour chaque spécialiste par l'employeur, représenté par le chef d'entreprise ou un entrepreneur privé;
- Pour créer ce document, le formulaire approuvé T-2 est utilisé;
- une carte est établie pour tout employé de l'entreprise qui peut travailler sur la base d'un contrat à durée déterminée ou illimitée;
- ce document est créé immédiatement après l’accord formel d’un spécialiste spécifique et les informations y sont saisies jusqu’à la cessation de l’emploi;
- la carte personnelle est fermée au moment du départ du citoyen, mais doit en même temps être conservée dans l'entreprise pendant au moins 10 ans.
Ces cartes sont dans le département du personnel de toute entreprise.
Puis-je refuser de demander des cartes personnelles?
Les employeurs sont tenus de préparer et de compléter ce document. Il n'est pas permis de remplacer des cartes par des fichiers personnels. Par conséquent, une carte personnelle T-2 est un document obligatoire pour chaque employeur.
Ce document doit dupliquer les informations saisies dans le cahier de travail. Par conséquent, des informations sont fournies non seulement sur l'embauche, mais également sur l'obtention de diverses récompenses par un citoyen, sur des transferts, des licenciements ou d'autres événements. L'employeur doit informer le spécialiste direct de la signature de chaque entrée inscrite sur la carte.
Quels sont les documents nécessaires?
Un formulaire uniforme de la carte personnelle d’un employé doit être mis à la disposition de chaque employeur. Pour entrer différentes informations dans ce document, le responsable de l'entreprise doit demander au citoyen certains documents, notamment:
- passeport d'un citoyen;
- cahier de travail;
- le personnel militaire présente une carte d'identité militaire;
- documents sur l'éducation;
- SNILS;
- TIN;
- d’autres documents, qui dépendent du type de poste occupé par un citoyen dans l’entreprise. Par conséquent, des certificats médicaux, un permis de conduire, un certificat de perfectionnement professionnel ainsi que divers documents attestant que le salarié a déjà reçu diverses récompenses de l’État sont souvent requis.
De plus, les informations des documents administratifs publiés par le responsable de la société sont entrées. Les autres données sont transmises oralement par le citoyen car elles ne peuvent pas être obtenues à partir de documents officiels. Celles-ci incluent des informations sur la composition de la famille, les coordonnées, les dates de naissance des enfants, le niveau de connaissance d'une langue étrangère ou d'autres données. Toutes ces informations sont transmises oralement. Par conséquent, lors du remplissage initial d’un échantillon de la carte personnelle d’un employé, il est nécessaire que le spécialiste soit présent pendant ce processus.
Quelles sections sont disponibles?
La carte personnelle comporte de nombreuses sections différentes, chacune ayant son propre objectif. Les informations ne sont saisies qu'en présence de documents officiels à partir desquels des données sont transférées. Les sections de la carte personnelle de l’employé sont représentées par les éléments suivants:
- informations générales sur le citoyen;
- informations sur l'enregistrement militaire;
- la date à laquelle un citoyen a été embauché ou transféré à un autre poste dans l'entreprise;
- information sur la certification passée;
- des informations sur les cours sur la base desquels la qualification de citoyen a été améliorée;
- recyclage des données;
- répertorie tous les prix, récompenses et honneurs reçus par le spécialiste;
- information de vacances;
- des données sur divers avantages sociaux qu'un employé peut utiliser sur la base des exigences législatives sont fournies;
- informations supplémentaires;
- des informations sur la cessation des relations de travail avec le salarié, y compris des informations sur la commande sur la base de laquelle le contrat de travail a été résilié.
Chaque section ne doit contenir que des informations fiables, pour lesquelles il est important d’utiliser les papiers reçus de l’employé, ainsi que diverses commandes établies par l’employeur.
Règles de compilation
Lors de la saisie des informations dans le document, il est recommandé d’utiliser un échantillon de la carte personnelle de l’employé afin de prévenir les erreurs. Lors de la maintenance de ce document, les règles suivantes sont prises en compte:
- le formulaire est imprimé exclusivement sur du carton;
- l'impression recto verso est utilisée;
- si une carte est créée pour le personnel scientifique et pédagogique, le formulaire T-4 est utilisé;
- cette documentation est conservée dans les archives pendant 75 ans;
- si la société ferme ou si la propriété intellectuelle cesse de fonctionner, le document est alors placé dans les archives de la région, car il sert de preuve de l’emploi d’un citoyen donné.
La carte personnelle T-2 ne commence pas pour les citoyens travaillant à temps partiel, elle est donc créée exclusivement pour les employés à temps plein.
Les nuances du remplissage
Lorsque vous saisissez des informations sous la forme d’une carte personnelle, il est nécessaire que le responsable du personnel respecte certaines règles. Ceux-ci comprennent:
- les deux premières pages doivent être remplies immédiatement après l’embauche d’un nouveau spécialiste;
- toutes les autres pages sont remplies pendant le travail du citoyen dans l’entreprise, par exemple lors de la réception d’un prix ou du transfert à un autre poste;
- toutes les informations sont transférées exclusivement à partir de documents officiels;
- Chaque information entrée est complétée par une référence à la source, généralement présentée par ordre du manuel.
La société peut utiliser un système électronique qui vous permet de conserver les cartes d’employé personnelles sous forme électronique. Mais dans tous les cas, la documentation correctement complétée est imprimée sur du carton.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de carte personnelle d’un employé.
Toutes les données sont entrées dans les champs appropriés. Suite du document ci-dessous.
Quelles informations personnelles sont entrées?
La première page de la carte personnelle doit contenir des informations personnelles sur le spécialiste engagé. Pour cela, les données d'un passeport, d'un diplôme et d'autres documents similaires disponibles pour le spécialiste engagé sont utilisées.
Les règles de saisie des informations personnelles incluent:
- indique le nom du citoyen;
- Indiquez les langues étrangères parlées par un employé.
- les informations de l'expérience peuvent être extraites du cahier de travail ou d'autres documents transmis par l'employé;
- la date et le lieu de naissance du citoyen sont prescrits et il est déconseillé d'utiliser des abréviations;
- si une personne a une deuxième citoyenneté, le nom de l'État est alors prescrit;
- informations sur les membres de la famille d'un citoyen;
- Le lieu d'enregistrement et de résidence est indiqué.
Les points principaux du document sont complétés précisément lors de la candidature à un poste. La carte personnelle de l’employé est également stockée dans le service du personnel de la société.Dès que toutes les informations nécessaires sont entrées, l'employé doit s'assurer de leur fiabilité, après quoi il signe le document.
Données du dossier militaire
Cette information est entrée dans la deuxième section. À cette fin, il est indiqué si le nouvel employé est responsable du service militaire et des informations sont également fournies pour déterminer s'il est apte au service militaire.
L’employé du service du personnel doit extraire exclusivement des informations de sa carte d’identité militaire. Si un employé est sujet à un appel, ce fait est indiqué sur une carte personnelle.
Information sur l'éducation
Chaque employé peut avoir son propre niveau d'éducation, pour lequel les codes appropriés sont utilisés lors de l'utilisation de la carte.
Par exemple, si un employé a seulement une éducation générale de base, le numéro 03 est mis et, s'il est diplômé, le code est 18. Si un étudiant étudie aux derniers cours de l'institut, il est noté la présence d'un enseignement supérieur incomplet. Pour ce faire, un certificat spécial est demandé au citoyen, qu'il peut recevoir dans l'établissement d'enseignement.
La profession
Les informations relatives à la profession figurent au paragraphe 7 du document. Cela reflète la profession d'un nouvel employé.
Il est demandé d’indiquer non seulement la profession principale, mais également des professions supplémentaires, le cas échéant. Le principal devrait être la spécialité, qui est la plus importante pour l'entreprise immédiate.
Expérience de travail
Il est calculé sur la base des informations disponibles dans le cahier de travail ou dans une autre documentation de l'employé. En utilisant ces informations, vous pouvez comprendre si l’employé a droit à divers avantages.
Il est important de considérer non seulement l'expérience générale, mais aussi continue. Pour ce faire, on estime le temps qui s'est écoulé entre les dates de licenciement et d'emploi. Si la période dépasse un mois, l'expérience est alors interrompue.
Informations sur la famille
Les informations concernant le mariage officiel d'un citoyen sont extraites du passeport. Si l'employé n'a jamais participé à une barque, le code 1 est indiqué et s'il a un conjoint officiel, la figure 2 est affichée.
Pour les veufs, le code 4 est utilisé et, si l'homme est divorcé, le code 5. Il est également ajouté des informations sur la composition de la famille dans la carte personnelle. Les informations figurent au paragraphe 10. Il est important d'indiquer ici qui est un proche parent du citoyen. Les parents, les frères et sœurs, les conjoints et les enfants sont inclus. De plus, des informations devraient être fournies sur tous les élèves pour lesquels une tutelle officielle a été délivrée.
Au paragraphe 11, les détails du passeport de l'employé sont donnés.
Lieu de résidence
Cette information est considérée comme importante car elle vous permettra de trouver un employé s’il ne vient pas soudainement au travail. De plus, en fonction de cette adresse, vous pouvez envoyer diverses notifications par courrier électronique.
Autant que possible, les informations de contact concernant l'employé sont entrées au paragraphe 12.
Emploi et transferts
Cette section commence nécessairement par un enregistrement sur la base duquel un spécialiste est accepté dans l'entreprise. En plus de la carte personnelle de l’employé, le cahier de travail est également rempli. Pour cela, les informations de l'ordre émis par l'employeur sont prises en compte. Les données suivantes doivent être indiquées:
- date de réception ou de transfert;
- nom du département dans lequel le spécialiste travaillera;
- position occupée, qualification et rang;
- salaire, indemnités et taux tarifaire.
En fin de compte, l'employé doit signer le document.
Certification et formation avancée
Cette section est remplie si la certification des employés est effectuée sur le lieu de travail. Pour cela, la date de cet événement et la décision prise par la commission sont indiquées.
Si un citoyen suit une formation de longue durée, sur la base de laquelle il améliore ses qualifications, cette information est alors inscrite sur une carte personnelle. Dans ce cas, seule la formation d’une durée supérieure à 100 heures est prise en compte.
De plus, des informations sur le recyclage du personnel sont introduites. Dans ce cas, l'employé acquiert un autre métier.Mais la formation devrait durer plus de 500 heures universitaires.
Vacances et avantages sociaux
Dans la section destinée aux vacances, tous les jours de repos sont enregistrés. Les informations sont données sur les congés annuels ou d'études, ainsi que sur les journées préparées sans salaire.
La base peut être un ordre de gestion ou un calendrier de vacances.
Licenciement
Cette section est remplie seulement après la fin de l'emploi avec l'employé. Ici, la date du renvoi et les détails de l’ordre concerné sont indiqués.
Après avoir effectué cette entrée, la carte personnelle est fermée. Il signe l'agent du personnel et l'employé.
Règles de stockage
La carte personnelle de l’employé est stockée dans un coffre-fort ou un placard. Il n'est pas autorisé que tout le personnel de l'entreprise ait accès à ces documents.
Organisez les documents en utilisant les délimiteurs habituels dans l'ordre alphabétique et les départements de l'entreprise. Ils sont stockés pendant 75 ans.
Conclusion
Une carte personnelle est un document obligatoire et important pour chaque employé. Il est rempli dans n'importe quelle entreprise. Il contient diverses informations sur le salarié, présentées par les dates de son emploi et de son licenciement, ainsi que des données personnelles.
Le document est stocké uniquement dans un coffre-fort ou une armoire fermée, car tous les employés de l'entreprise ne sont pas autorisés à y accéder. Il est rempli par un responsable du personnel désigné.