Aujourd'hui, presque tous les spécialistes devraient avoir des compétences en gestion. Le rythme moderne ne nous permet pas de nous détendre un instant - ni dans la vie personnelle, ni surtout au travail. Alors, quel est le secret de la gestion? La structure de cette science est assez simple, mais parfois des concepts abstraits déconcertent même un professionnel de haut niveau.
Nous traiterons d’un des éléments fondamentaux de la gestion - la structure organisationnelle. En effet, le succès de toute l’entreprise dépend de la manière dont la chaîne de transfert de l’information est construite.
Qu'est-ce qu'une structure d'organisation?
La capacité d'atteindre des objectifs et l'efficacité de l'interaction avec l'environnement dépendent dans une large mesure de la hiérarchie de subordination, à laquelle adhère une organisation donnée. En d’autres termes, la structure de gestion est l’un des éléments les plus importants du succès d’une entreprise.
Qu'entendons-nous par là? Tout d’abord, l’ordre des divisions interconnectées de la société. Deuxièmement, concentrez-vous sur la résolution des tâches. Malheureusement, cela est parfois très difficile à réaliser car l’instabilité de l’environnement externe exige de la part de l’entreprise une certaine souplesse. Et la structure de gestion implique un cadre plutôt étroit et rigide.
Par conséquent, le dirigeant moderne doit trouver un compromis entre totalitarisme et démocratie dans la gouvernance. Comme les méthodes rationnelles sont relativement stables, simples et compréhensibles, elles n’ont pas besoin de génie de la part d’employés occupant divers postes. D'autre part, la flexibilité de la gestion innovante permet de mieux répondre à la dynamique du macro environnement.
Des associations
Les relations économiques de plus en plus complexes nécessitent la création de nouveaux principes pour la construction de systèmes de gestion qui vont révéler le potentiel de chaque employé et orienter ses capacités pour atteindre des objectifs communs. C’est pourquoi les questions de réorganisation des entreprises sont de plus en plus populaires.
La structure de gestion en tant que catégorie de gestion constitue un certain cadre du système. Il reflète la relation des sujets et des objets du leadership. Les connexions dans une organisation ne sont pas construites uniquement sur une base verticale. Parfois, il est beaucoup plus important de disposer de possibilités horizontales de réception des informations par différents services, car dans ce cas, le temps nécessaire pour envoyer un message et recevoir une réponse est réduit au minimum.
Les connexions verticales sont le degré et le niveau de subordination, et les horizontales sont la coordination des actions des employés de différents départements, leur communication directe.
Division du travail
L'interaction des unités peut être linéaire ou fonctionnelle. La structure linéaire du système de gestion suppose que les flux d’informations convergent vers les gestionnaires qui sont seuls responsables, sinon des activités de l’ensemble de la société, puis de leur division. Les liens fonctionnels unissent les employés dans des sous-systèmes sur la base d'opérations communes.
La diversité des tâches apporte des ajustements à l’organisation de chaque entreprise. Néanmoins, les spécialistes en gestion soulignent certaines caractéristiques communes à toutes les entreprises. Tout d’abord, il s’agit de la division du travail en opérations simples et de la détermination du degré de responsabilité de chaque employé.
De la singularité de l'entreprise à l'organisation typique
La structure horizontale du système de contrôle apparaît à la suite de l’attribution de toutes les tâches spécifiques.Pour atteindre des objectifs spécifiques, quelqu'un doit ajuster ce travail, ce qui signifie qu'une verticale de contrôle apparaît. En réalité, lorsque la direction est séparée de l'activité elle-même, une hiérarchie de subordination (division du travail) se crée.
L’accomplissement de ses devoirs est, en principe, possible sous toute forme organisationnelle. Il est important que cette forme soit la mieux adaptée au contenu et aux méthodes de l'entreprise.
Dans la vie, la structure de gestion prend la forme de plusieurs systèmes de relations bien définis. Avec toute la variété des opérations, vous pouvez compter sur les doigts les motifs distinctifs vraiment importants.
Contrôle linéaire
La structure de gestion linéaire est construite de manière à ce que chaque gestionnaire ajuste tous les types d'activités de ses subordonnés. Les principaux avantages d’une telle organisation sont la simplicité et l’unité de commandement. Mais son inconvénient est que le chef doit illustrer le dicton "et les Shvets, et le faucheur, et le mec est un mec ...". La spécialisation étroite des entreprises modernes n’a presque laissé aucune place à un tel gestionnaire et, partant, à une telle structure organisationnelle.
Les unités fonctionnelles sont la clé d'un travail efficace
Structure fonctionnelle La gestion se caractérise par la création de départements spécialisés dans des tâches et des responsabilités clairement définies. Le plus souvent, la séparation se produit dans les directions de l'entreprise (production, marketing, marketing, etc.).
Les avantages d'une telle gestion sont une spécialisation étroite, une réduction du dédoublement des opérations et de la consommation de ressources et une réponse rapide de la direction à tout changement. Mais il y a aussi des inconvénients: un intérêt pour son propre succès peut déséquilibrer les activités de toute l'entreprise.
Si nécessaire, une subordination linéaire est utilisée au sein de chaque unité. Un tel modèle n’est pas rare dans un système moderne. La structure de gestion linéaire fonctionnelle est utilisée pour éviter les complications des processus de communication dans des conditions externes relativement stables avec une nomenclature de production réduite et la prévalence de problèmes de gestion standard.
Sociétés internationales
La mondialisation des relations économiques exige une restructuration non seulement des entreprises occidentales. La structure de gestion fonctionnelle est en cours de modernisation, de grandes unités de production sont mises en évidence et peuvent éventuellement exister de manière autonome. Ces entités commerciales sont appelées divisions.
La structure de gestion organisationnelle vous permet de vous concentrer sur le produit, le consommateur cible ou une région particulière. De ce fait, l'entreprise répond plus facilement à la dynamique de l'environnement externe. Un autre avantage de ce système est la simplification et la facilitation des communications. Mais ce n’est pas sans mouche: la duplication de certaines fonctions et même de simples opérations entraîne une augmentation du coût du produit final sur le marché.
S'adapter à l'environnement macro
Pour réglementer et intégrer un cadre général, toutes les opérations de production deviennent plus difficiles. L'incertitude des facteurs externes et le rythme de leur développement nécessitent le recours à des structures adaptatives. Avec leur aide, vous pouvez créer des unités temporaires visant à résoudre le problème dans l'environnement macro existant.
Les entreprises étrangères à la fin des années 80 du XXe siècle ont mis au point des modèles portant les noms de "matrice" et de "structure de projet de gestion d'entreprise". Ils se caractérisent par la formation d'un leadership local intérimaire dans la mise en œuvre des problèmes de gestion générale les plus importants au siège de l'entreprise.
Groupes de travail temporaires
L’essence du projet réside dans le fait que, dans un groupe, les employés les plus qualifiés pour différentes tâches sont recrutés pour s’acquitter de cette tâche.Une fois les travaux terminés, une telle organisation est dissoute et chaque contractant est libre de rechercher de nouveaux projets. Un exemple d'une telle compagnie peut être une troupe de théâtre créée pour mettre en scène une entreprise.
La structure de gestion matricielle de l'organisation, contrairement au projet, attire les employés d'une entreprise pour mettre en œuvre le projet. L'inconvénient majeur d'un tel système était la subordination simultanée des artistes interprètes ou exécutants à deux têtes: d'un côté, il y a le responsable d'un projet temporaire et, de l'autre, le chef de l'unité fonctionnelle, dans laquelle un employé donné est constamment inscrit. Malgré cela, la structure matricielle permet une approche plus flexible des problèmes de résolution des problèmes actuels.
Comment mettre à jour
Et encore à propos de la mondialisation de la production mondiale. Dans les conditions modernes, lorsque les stratégies de la société visent à diversifier la production, à développer la production et les opérations commerciales et à pénétrer les marchés internationaux, il est nécessaire que la structure de gestion de la société soit souple et relativement simple.
Une augmentation du nombre de succursales, par exemple, entraîne non seulement une augmentation des coûts administratifs, mais également un allongement des canaux de communication. Ces entreprises sont presque vouées à l'échec par rapport aux entreprises gérées par un seul centre. Cependant, la différenciation structurelle ne va nulle part. Les experts conseils recommandent de mettre en évidence les options de restructuration du système suivantes:
- définir clairement l'étendue des responsabilités de chaque unité autonome afin de décharger les organes directeurs centraux de l'entreprise;
- passer à l'utilisation de paramètres quantitatifs pour surveiller les activités des unités;
- améliorer la motivation des employés de l'entreprise.
La structure de gestion de l'entreprise dépend de manière significative de l'état de l'environnement externe. Par conséquent, les experts recommandent de ne pas utiliser de modèles lors de la construction de leurs propres systèmes, mais de rechercher des solutions optimales dans chaque cas.
Que rechercher lors de la création d'un système d'organisation
Pour construire un système, il est très important d’étudier les caractéristiques de l’environnement externe. Il est nécessaire de déterminer clairement les facteurs d’impact direct et de décrire pleinement ceux qui ont un effet indirect. En ce qui concerne les relations internes de l'entreprise, il est nécessaire de séparer correctement les objets et les sujets de la gestion.
Les objectifs, les principes et les méthodes de travail sont les plus importants pour la formation du système. La structure organisationnelle de la gestion de l'entreprise dépend en grande partie des caractéristiques et des exigences du marché.
Il est particulièrement important de diviser les activités non pas horizontalement, mais verticalement. C'est ce qui forme la complexité de la relation et détermine le degré de responsabilité de chaque employé.
Les facteurs d’effets indirects incluent le plus souvent la technologie, le personnel et les équipements. Ces paramètres n’affectent que l’organisation: la structure de gestion ne modifie pas l’essence, mais peut être modifiée en raison du caractère unique de l’un d’eux.
Combien de personnes à subordonner
Le facteur le plus important qui affecte le type d’organisation est le taux de contrôlabilité. Le nombre d'employés dans chaque service, le nombre de divisions et le nombre de niveaux de gestion en dépendent. En commençant par les jardins d'enfants, où est déterminé pour chaque âge le nombre d'enfants par enseignant, et en terminant par les compétitions sportives, dans lesquelles chaque pays se voit attribuer un quota du nombre de participants, nous avons été occupés toute notre vie à calculer le taux de contrôlabilité. Un personnel débordé et un manque de personnel entraînent des dysfonctionnements de l'ensemble du système. C'est précisément à un tel taux de population par inspecteur que se construit la structure de l'administration publique.
Nous devons admettre que la solution à la tâche apparemment élémentaire de la répartition du travail par niveau et degré de responsabilité dépend d’une combinaison de nombreux facteurs. Il s’agit des objectifs et de la portée du travail, de la disponibilité des technologies de l’information et du degré de communication de chaque employé, de la personnalité du dirigeant, etc. Par conséquent, il faut comprendre que la capacité de former une structure organisationnelle efficace et efficiente est un art.
