Communication d'entreprise: concept, types et fonctionnalités

La communication au sens général est un échange d'informations entre des personnes ou leurs groupes. Il existe des communications interpersonnelles, sociales (rôle fonctionnel) et commerciales. Le sujet de notre conversation sera le dernier point de vue.

C'est quoi

La communication d'entreprise est une interaction dans le domaine des relations officielles dont le but est de résoudre des problèmes spécifiques, d'obtenir certains résultats et d'optimiser toute activité. De plus, chaque participant a son propre statut - chef, subordonné, collègues, partenaires.

Si la communication a lieu entre des personnes se trouvant à différents niveaux de l’échelle de carrière (leader et interprète), il existe alors une relation verticale, c’est-à-dire des relations subordonnées. Si l'interaction est basée sur les principes de coopération égale, alors il s'agit d'une relation horizontale.

Il s’agit d’une communication d’affaires qu’une personne effectue quotidiennement au travail, à l’université, dans des écoles, des institutions officielles. Il s’agit de la communication entre enseignants et étudiants, supérieurs et subordonnés, collègues, partenaires et concurrents.

Cela dépend de la mesure dans laquelle l'interlocuteur connaît les règles, les formes et les méthodes de communication, s'il est capable d'atteindre son objectif. Les partenaires doivent parler la même langue (au sens propre et au sens figuré), se comprendre et vivre une expérience sociale commune.

Conditions de communication d'entreprise

Pour que la communication professionnelle soit efficace, un certain nombre de conditions doivent être respectées:

1. La communication doit avoir un objectif compréhensible, à la réalisation duquel toutes les personnes impliquées dans le processus sont intéressées. Par exemple, mise en réseau, conclusion d'un accord, coordination d'un événement, développement de conditions de coopération, etc.
2. Les participants doivent se contacter indépendamment des goûts et dégoûts.
3. Conformité obligatoire étiquette d'affaires subordination, rôles, restrictions formelles.

Les restrictions formelles sont comprises comme des réglementations, des routines et des protocoles variés, ainsi que par le besoin banal de contrôler le pouvoir de ses propres émotions et de respecter son interlocuteur.

En outre, le responsable ou tout autre participant aussi intéressé que possible doit s'assurer que la communication professionnelle est gérable. Il est nécessaire de motiver les participants à trouver une solution, sinon ils ne seront que des observateurs passifs de la réunion qui n'offrent aucune idée.

Formes de communication d'entreprise

Les deux principales formes de communication sont la communication par contact (directe) et la communication indirecte (indirecte).

Dans le premier cas, les interlocuteurs communiquent en face à face et ont l'occasion d'évaluer le comportement non verbal de chacun, ce qui augmente l'efficacité de ce contact. Dans le second cas, l’interaction se fait par n’importe quel moyen de communication - téléphone, lettres, etc.

Plus spécifiquement, les formes les plus courantes de communication d'entreprise sont:

1. Réunion.
2. La présentation
3. Conversation d'affaires.
4. Négociations
5. Conversations téléphoniques.
6. Échange de documents commerciaux officiels (demande, contrat, procuration, mémo).
7. Consultation.
8. Entretien
9. Prise de parole en public, conférences.

À leur tour, en utilisant des formes distinctes de communication d'entreprise, les participants peuvent adopter une approche de confrontation ou de partenariat. La première option est une confrontation: chaque partie a l'intention de gagner. Une approche de partenariat implique de trouver une solution acceptable pour tous les participants.

Les étapes

Bien que les types de communication d'entreprise soient différents, ils se caractérisent presque toujours par plusieurs étapes:

1. Préparation. Il s’agit de fixer des objectifs, de collecter et d’analyser des informations, de déterminer une stratégie de comportement. Après tout, une réunion de travail ou des négociations ne sont pas organisées dans le but de discuter «de rien» et de découvrir comment se passent les choses dans la vie personnelle des interlocuteurs.
2. Planification La réunion peut se tenir spontanément, mais on pense toujours que le professionnel doit avoir un plan clair: ce qu’il va dire, comment argumenter, ce qu’il veut exactement obtenir de l’autre côté.
3. Discussion - discussion d'idées, de suggestions, recherche de points d'intérêt communs, prise d'une décision commune.

Ce schéma est le plus pertinent pour les négociations. D'autres types de communication peuvent ne pas inclure toutes les étapes. Un appel téléphonique «froid» ou des instructions, par exemple, n'entraînent aucune discussion.

Styles de communication d'entreprise

Attribuez non seulement des types de communication d'entreprise, mais également des styles. En matière d’interaction professionnelle, on utilise le plus souvent:

1. Affaires formelles. À son tour, il a un sublime administratif-clérical, législatif et diplomatique. Les conversations d’affaires se caractérisent par des clichés de discours et certaines formes de communication.
2. Scientifique. Utilisé dans la préparation de rapports, de discours lors de séminaires et de conférences.
3. Journaliste. Cela inclut toute représentation en public, y compris par le biais des médias.
4. Ménage conversationnel. Les relations informelles ont également lieu dans l'environnement professionnel et sont encouragées dans les entreprises individuelles. Les collègues ne communiquent pas toujours exclusivement à l'aide de mémos. Cependant, vous devez comprendre où un tel style est approprié et où non.

Caractéristiques de la communication d'entreprise

Pourquoi la communication d'entreprise nécessite-t-elle une préparation préalable à la communication à l'avance? Premièrement, les gens ne passent pas simplement leur temps personnel et professionnel sur des réunions officielles et personne ne veut attendre que l'initiateur ait recueilli ses pensées. Deuxièmement, la deuxième partie ne s'intéresse pas à quelque type d'interaction que ce soit ou est prête à coopérer, mais la voit d'une manière complètement différente.

Comme vous le savez, il n'y aura pas de seconde chance pour une première impression. Vous devez être capable de prendre contact afin que tous les participants aient l’esprit de discussion. Si la partie adverse ne prévoyait pas initialement de travailler ensemble, vous devriez au moins intéresser votre interlocuteur et organiser une rencontre avec lui à un moment plus opportun.

Au niveau international, il existe des spécificités de la communication d'entreprise, car des caractéristiques culturelles différentes peuvent grandement entraver le cours des négociations. Par exemple, les Américains sont habitués à se rendre à une réunion à l'heure et après une brève salutation pour se mettre au travail. Les Arabes sont également ponctuels, mais ils entament une conversation d’affaires à distance, abordant d’abord la nature, la météo, la nourriture. L'Italien ne voit rien de terrible à être en retard pour une réunion et ne commence pas non plus immédiatement une discussion d'affaires. Et les Japonais éviteront un regard direct pendant une conversation.

Nous avons ainsi appris ce qu’est la communication d’entreprise, quelles en sont les caractéristiques, quels formes, types et styles, sont caractéristiques.