La gestion moderne repose sur un éventail assez large d'enseignements et de méthodes de gestion. Depuis plus de cent ans, les entrepreneurs ont créé de nombreuses théories qui sont constamment testées dans la pratique. Et cette multitude d’alternatives confond souvent les gestionnaires: ils ne savent pas quelle approche de gestion utiliser dans différentes situations.
Systèmes de contrôle de base
Les théoriciens et les praticiens modernes distinguent trois systèmes de gestion principaux: une approche processus, une approche systématique et une situation. Tous les autres, après un examen approfondi, s'avèrent être des dérivés d'une de ces méthodes.
Quelle est la différence? Les approches du processus de gestion reposent sur une attitude différente à l’égard de l’organisation elle-même, du moment et de l’application de l’action de contrôle et de la pression exercée par l’environnement. Ainsi, le système de processus considère la gestion comme une chaîne infinie de fonctions de gestion interdépendantes. La version du système met l'accent sur le fait que l'organisation se compose de plusieurs unités, interagissant d'une manière ou d'une autre. Et l’approche situationnelle de la gestion se concentre sur la prise de décision momentanée basée sur les événements se déroulant sur le marché.
La gestion est un processus
Une approche processus de la gestion a été proposée par des représentants de l’école de gestion théorique. Il considère les fonctions d'un gestionnaire comme un seul système interconnecté. Atteindre les objectifs de l'entreprise, selon cet enseignement, est une solution cohérente à de petits problèmes. En soi, chacune de ces décisions ne joue aucun rôle dans les activités de l'entreprise mais, en tant que maillon de la chaîne, elle fait partie intégrante de la réussite.
L’approche processus de la gestion est assurée par la mise en œuvre de quatre fonctions essentielles: planification, organisation, motivation et contrôle. Chacun d'eux représente également un système. Par conséquent, le succès de l'organisation est considéré comme la somme de toutes les décisions de gestion prises à tous les niveaux de l'échelle hiérarchique de l'entreprise.
De plus, pour combiner les activités de tous les éléments de l'entreprise, les processus de connexion sont nécessaires. Ou communication.
Fonctions de gestion
La première fonction est la planification. À ce stade, la direction s’engage à fixer des buts et objectifs et détermine l’orientation des unités commerciales de la société. Nous pouvons dire que la planification vous permet de développer un système unique d’actions des éléments de l’organisation pour atteindre les objectifs.
La planification est une activité continue du chef. Le fait est que l'environnement externe et les variables internes apportent constamment des ajustements à la stratégie choisie. Par conséquent, le responsable doit surveiller en permanence la conformité des activités en cours avec les objectifs fixés.
La fonction de l'organisation implique le développement de la structure organisationnelle de l'entreprise, le développement d'un algorithme pour l'interaction et le transfert d'informations entre différents départements. Un autre objectif de l’organisation est de créer une hiérarchie de subordination. Le responsable non seulement choisit le personnel pour effectuer un travail spécifique, mais lui délègue également une partie de la responsabilité et de l'autorité.
Mais pour le succès d'une délégation de pouvoir, cela ne suffit pas. Il est nécessaire de trouver une approche pour chaque employé afin d’augmenter la productivité du travail.Si auparavant, on pensait qu'il suffisait que tous les employés promettent une récompense matérielle, les chercheurs affirment maintenant qu'il existe de nombreux facteurs de motivation. Et tâche du manager - choisissez le bon pour chaque employé.
La théorie de la gestion moderne a développé plusieurs approches de la gestion du personnel. L'un d'eux propose au responsable de déterminer les besoins réels des employés afin de trouver un incitatif décent.
Toute situation de force majeure peut affecter le cours suivant. C'est pourquoi la fonction de contrôle est considérée comme continue. Plus tôt un écart est détecté, plus vite et avec moins de pertes, il sera possible de restaurer l'entreprise. Les plus courants sont trois type de contrôle. Le premier est l'élaboration de normes. Tous les plans de l'entreprise sont soigneusement élaborés et les délais exacts pour l'achèvement des tâches sont définis. La seconde est la mesure. On suppose que le résultat de l'activité obtenue pendant une certaine période est comparé au résultat attendu (prévu). Et enfin, la troisième étape du contrôle est l’ajustement. Le travail de l’entreprise est modifié en fonction de nouvelles données environnementales ou de violations internes.
La situation du marché dicte les conditions
L'approche situationnelle de la gestion suggère que la prise de décision devrait être basée sur une analyse de la situation actuelle du marché. Ce n'est qu'en étudiant un ensemble spécifique de conditions pour un moment donné que l'on peut prendre la seule bonne décision. Les théoriciens de cette école ne considèrent pas toutes les autres techniques de gestion comme incorrectes ou erronées. Au contraire, ils essaient d'intégrer les approches partielles d'autres enseignements. La plus prometteuse à cet égard est considérée comme une approche systématique de la gestion.
Gérer une entreprise sur la base d'une analyse de la situation du marché suppose que le responsable de la pensée situationnelle ait la capacité de se concentrer sur des tâches spécifiques et de rechercher leurs solutions. Dans ce cas, le responsable ne doit pas nuire à la mise en œuvre des objectifs stratégiques de l'entreprise. Cela combine des approches situationnelles et systémiques de la gestion d’entreprise.
Il est également surprenant que, dès les années 1920, les théoriciens de la gestion aient déclaré que la situation régissait tout. Adhérente connue et créatrice de la théorie des organisations, Mary Parker Follet a affirmé que "des situations différentes exigent des connaissances différentes".
Méthodologie de gestion de la situation
Les spécialistes dans le domaine de la gestion de la situation considèrent l'expérience accumulée et l'efficacité de la prise de décision par d'autres gestionnaires dans des conditions similaires. La méthodologie elle-même est un processus en quatre étapes.
Premièrement, le responsable doit être familiarisé avec les outils de gestion efficaces. Il a besoin de comprendre la théorie du comportement des subordonnés et des consommateurs, de connaître les bases de l'analyse de système, de pouvoir identifier les facteurs les plus significatifs (à la fois au sein de l'entreprise et au-delà), afin de suivre l'avancement des tâches.
Deuxièmement, le responsable doit pouvoir prédire l'évolution de la situation en fonction de la décision prise et pouvoir envisager plusieurs solutions alternatives en même temps. Toutes les approches de gestion modernes ayant des côtés positifs et négatifs, cette compétence est la plus précieuse pour le leader.
Troisièmement, il est nécessaire de pouvoir identifier correctement les relations de causalité entre les événements. Seule une évaluation adéquate de la situation permettra de prendre la bonne décision de gestion. Malheureusement, cette compétence ne vient qu'avec l'expérience.
Enfin, quatrièmement, cette approche de la gestion nécessite la capacité de lier différentes méthodes permettant d’influencer les activités de l’entreprise. Il est nécessaire de mettre en place un programme d’action qui produirait un effet négatif minimal (c.-à-d.n'entraînerait pas de modifications négatives d'autres facteurs) dans les circonstances existantes.
Variables
Une telle approche de la gestion n’est efficace que si le responsable est en mesure de déterminer et d’évaluer correctement et efficacement les variables de la situation actuelle et leur degré d’impact sur l’entreprise. Si la situation peut être analysée, alors il y a très peu de place pour toutes sortes de conjectures et l'utilisation de la méthode «essai et erreur».
C'est pourquoi les théoriciens de cette technique considèrent l'expérience et l'expérience du dirigeant comme les éléments les plus importants du succès de l'entreprise. Ces dernières années seulement, des études nous ont permis de mettre en évidence certaines variables de la situation qui affectent considérablement le processus décisionnel de la direction.
Néanmoins, il est impossible de déterminer toutes les variables (et en particulier le degré de leur impact sur la situation). Tout, du tempérament et de l'humeur de chaque employé de l'entreprise et se terminant par des changements géopolitiques dans le monde, peut dans une mesure ou une autre affecter la justesse de la décision. Les professionnels expérimentés considèrent deux catégories de facteurs:
1) avoir un impact direct sur l'entreprise;
2) potentiel.
Gestion du système
Toutes les approches de gestion organisationnelles se concentrent sur un aspect de l’entreprise. Et c'est leur faute. Après tout, l'efficacité de la gestion dépend de nombreux facteurs. Le développement de toutes les écoles de gestion a permis aux responsables de vérifier l’intégrité du système organisationnel, l’importance des interconnexions entre différents départements et l’unité de l’entreprise et du monde extérieur.
C'est pourquoi les théoriciens de la gestion de système cherchent à intégrer des éléments de différentes approches de gestion. Pour la première fois, ils ont commencé à parler de la nécessité de considérer la gestion comme un processus continu unique au milieu du XXe siècle. Et depuis lors, une approche systématique de la gestion est devenue plus populaire chaque année.
Concept
L’idée de considérer l’organisation comme un système est venue à la gestion des sciences exactes. Pour comprendre les idées de base de cette école, il est nécessaire de déterminer ce qu'est un système en général.
Un système est un ensemble constitué d’éléments inégaux mais interconnectés; chacun de ces éléments contribue à la description et aux propriétés de l'ensemble. Les organisations sont également des systèmes composés de personnel (personnel), de technologie, d'équipements, de finances, etc. En raison de l'interaction de personnes et de machines, les entreprises sont classées en tant que systèmes sociotechniques. Dans ce cas, chaque organisation doit développer indépendamment des approches en matière de gestion du personnel, car la compatibilité psychologique des employés est aussi importante que la disponibilité d'équipements coûteux ou de technologies modernes.
Types de systèmes
La théorie distingue deux types de systèmes - ouvert et fermé. Fermé est strictement limité et pratiquement indépendant du monde extérieur. Un exemple frappant d'un tel système est le mouvement d'horlogerie. Parmi les entreprises, il n’existe pratiquement pas de systèmes complètement fermés.
Le plus souvent, nous rencontrons des systèmes ouverts. Ils se caractérisent par le fait qu’ils interagissent activement avec le monde. De tels systèmes ont besoin d'énergie, d'informations, de matériel et de ressources (physiques, financières et humaines). Tout cela se trouve dans l'environnement externe. De plus, les systèmes ouverts peuvent s'adapter à des conditions en constante évolution. C'est une condition préalable à un système ouvert à longue durée de vie.
Sous-système
Nous nous rappelons déjà que le système est constitué d'éléments. Le plus souvent, chacun de ces composants est lui-même un système. Pour simplifier la compréhension, ils sont appelés des sous-systèmes. La division de l'organisation en sections de ce type est très importante, surtout lorsqu'il est nécessaire de développer des approches de gestion de la qualité. Après tout, une défaillance dans le fonctionnement d'un sous-système entraînera l'adoption de décisions erronées dans le système lui-même.Par conséquent, des dysfonctionnements dans le travail de la plus petite structure peuvent affecter le résultat de toutes les activités de production.
C'est la compréhension du fait que l'entreprise est un système ouvert composite complexe qui explique pourquoi il est impossible d'appliquer inconditionnellement les postulats d'une école de gestion pour une gestion efficace. Après tout, chacun d'entre eux s'est concentré sur un seul sous-système. Ainsi, l’école de gestion scientifique étudie les sous-systèmes techniques et le behaviorisme traite de l’aspect social du travail de l’organisation.
Les chercheurs modernes soutiennent que le succès de l'entreprise est déterminé par des facteurs environnementaux. Ils prédéterminent les conditions et les capacités de l'entreprise. Et ce n’est qu’après avoir étudié l’état de la situation dans l’environnement extérieur que le responsable peut choisir la solution la plus rationnelle et la plus efficace au problème.
L'organisation est un système ouvert
L'organisation peut être considérée comme une sorte de machine ou de moissonneuse-batteuse. En sélectionnant et en mélangeant des composants (informations environnementales, technologie, personnel, équipements, etc.), l'entreprise les transforme en un produit final et les met sur le marché. En réalité, l'information, les personnes, le capital et les matériaux sont appelés les intrants de l'organisation. Et les biens et services produits sont appelés la production de l’organisation.
Si le processus de gestion d'entreprise est organisé correctement, une valeur ajoutée est créée lors du traitement des ressources. De ce fait, outre les biens à la production de l’organisation, il existe un bénéfice, une croissance du marché, une croissance de la production (due à une augmentation des ventes).
C’est à quoi ressemblent les approches modernes de gestion de base. Nous répétons encore une fois: il n’existe pas de style de gestion unique, pas plus qu’un seul bon choix de la part d’un responsable. Le rythme de transfert de l'information et le développement de l'environnement moderne sont si importants que le dirigeant ne peut que rechercher les solutions les moins "nuisibles". C’est-à-dire ceux qui n’entraînent pas de fluctuations importantes dans l’état de l’environnement externe et interne de l’entreprise.
