Il est important que chaque employeur connaisse les périodes de stockage des commandes de personnel. Après tout, la sécurité de la documentation est la responsabilité de chaque entreprise. Il devrait non seulement collecter des informations sur le personnel des employés, mais également en assurer le stockage. Et sans faute. Seulement tout le monde ne sait pas ce que cette documentation implique. Et plus encore, beaucoup ne comprennent pas les principes de stockage et d'enregistrement des commandes pour le personnel. Tous les détails concernant ces problèmes sont présentés ci-dessous. Ils vous aideront à comprendre la quantité et la précision avec lesquelles les informations sur les employés sont stockées, ainsi que d’autres documents pouvant être attribués à la documentation du personnel.
C'est quoi
La première étape consiste à comprendre ce qui est en jeu. Quels sont les ordres en termes de personnel? Après tout, avant de commencer à stocker quelque chose, vous devez bien comprendre la documentation avec laquelle vous devez travailler.
Ordres du personnel - Documents de réglementation relations de travail entre employé et employeur. Cette documentation est tout ce qui peut indiquer des fichiers et des informations liés à l'activité. Toutes les commandes sont divisées en plusieurs catégories:
- Documents de stockage à long terme.
- Papiers à court terme.
- Commandes temporaires.
En conséquence, chacune des catégories a ses propres caractéristiques. Par conséquent, avant de commencer à étudier la théorie du stockage et de la documentation comptable pour le personnel de l'entreprise, vous devez comprendre à quel type appartient tel ou tel papier. Ce n’est qu’après cela qu’il sera possible de mener à bien les processus étudiés sans violer les règles établies. Quelles sont les durées de conservation des ordres du personnel? Que doit savoir chaque employeur à propos de ce moment?
Documents à long terme
Il est maintenant temps d'examiner chaque type de documents énumérés précédemment. Il a déjà été dit que cela aiderait à bien comprendre combien il faut garder la documentation. Mais la comptabilisation de tous les types de titres est la même. Par conséquent, la question est généralement simple. Temps de stockage documents du personnel dépend directement du type de papier. Le premier concerne les commandes de stockage à long terme. Il n’est pas difficile de deviner qu’ils seront pris en compte par l’employeur et stockés pendant longtemps. Combien exactement? Plus à ce sujet plus tard.
Que peut-on attribuer à cette documentation? Ces documents décrivent la relation de travail entre l’employeur et ses subordonnés et indiquent également des facteurs de travail importants. Que peut-on leur attribuer? C'est:
- Un contrat de travail avec une commande de travail.
- Documents de traduction.
- Ordonnances sur l'établissement d'un certain salaire dans un poste particulier.
- Certificats confirmant l'attribution ou la prime des employés.
- Articles sur les voyages d'affaires (longs, étrangers).
- Dossiers personnels.
- Formulaires de demande remplis pendant l'emploi.
- Ordre de licenciement.
Pas par le personnel
Maintenant, il est clair que les documents sont à long terme. La seule chose à faire est que l'ordre d'embauche d'un employé est un document qui fait référence au personnel. Mais il y a une légère exception à la règle. Il faut s'en souvenir.
De quoi parles-tu? Toutes les commandes d'emploi, ainsi qu'un contrat de travail, ne sont pas des commandes de personnel. Des papiers similaires font exception. Il y a ce qu'on appelle des ordres pour l'activité principale. Ceux-ci incluent les suivants:
- Un contrat de travail avec une commande appropriée.
- Modifications du contrat de travail (pour un transfert à un autre poste, par exemple).
- Documents sur le licenciement du cadre.
Il convient de noter que, pour l'activité principale, ces titres ne seront considérés que par rapport aux individus. Généralement, il s’agit de dirigeants d’entreprise, ainsi que de comptables, de chefs et de sous-ministres. Ce personnel est souvent prescrit dans la charte de l'entreprise. Il convient de rappeler cette règle si l’employeur veut savoir quelles sont les conditions d’archivage des ordres sur le personnel. Tous les documents n'entrent pas dans cette catégorie.
Stockage à court terme
Ensuite, vous devez comprendre ce qui peut être attribué aux papiers de stockage à court terme. Bien sûr, une sorte de comptabilité des ordres sur le personnel dans cette situation sera faite. Mais après une courte période, ces documents seront détruits. Que peut-on attribuer à cette catégorie? Les documents de stockage à court terme sont appelés des ordres qui régulent rapidement la performance de l'employé dans une activité de travail particulière. Autrement dit, ce ne sont pas des documents aussi sérieux que des documents sur le licenciement ou un contrat de travail. Plus spécifiquement, on peut distinguer:
- Commandes de vacances.
- Directions sur de courts trajets.
- Documents indiquant diverses mesures disciplinaires.
- Ordre d'envoyer du personnel à des cours de formation ou de formation continue.
Mais ce n'est pas tout. Les règles de stockage des documents étudiés présentent de nombreuses caractéristiques et nuances. En plus des options déjà envisagées, on peut distinguer stockage temporaire et permanent. Ces cas ne sont pas trop communs.
Temporairement et définitivement
Les documents temporaires sont des ordres et des instructions qui ne jouent pas un rôle important pour le travail. Ils sont généralement importants à un moment donné. Et quand ils ne sont plus nécessaires, ils sont détruits. Il y a aussi des commandes pour le stockage permanent. Le plus souvent, seuls les dossiers personnels des dirigeants et autres responsables prévus dans la charte de la société peuvent être distingués des documents relatifs au personnel. La comptabilité et la conservation de cette documentation sont effectuées de manière continue. Et il n'est détruit qu'après la fermeture de l'entreprise.
Long temps
Quelles sont les durées de conservation des ordres du personnel? Il a déjà été dit que beaucoup dépend du type de titres en question. Il existe une documentation pour le stockage à long terme. Il devrait être systématisé et pris en compte conformément aux règles établies. Et ces documents sont stockés pendant une longue période.
Étant donné que seules certaines entreprises sont capables de travailler longtemps après leur ouverture, on peut dire que le papier de stockage à long terme ne devrait pas être détruit de façon continue. Pourquoi Le fait est que les commandes de personnel de cette catégorie sont stockées pendant 75 ans. Et seulement après cette période, vous pouvez faire la destruction. Seules certaines sociétés parviennent à travailler plus que la période spécifiée.
Est-ce court?
Et quelles sont les durées de conservation des documents personnels classés à court terme? Ces documents peuvent toujours passer par la phase de destruction sans fermer ni liquider l'organisation. Les documents à court terme sont généralement stockés pendant 5 ans. Dans certains cas (si cela est prévu dans la charte) - 10. Mais pas plus.
A propos de la comptabilité et du stockage
Combien de commandes du personnel sont stockées? Répondez à cette question n'est pas difficile. Vous pouvez maintenant faire attention aux règles de comptabilité pour ces documents. C'est également un point important que chaque employeur devrait savoir. Après tout, si des papiers sont stockés pendant un certain temps, vous devez en garder la trace, sinon vous risquez de perdre des commandes importantes.
Il existe maintenant plusieurs types de stockage de documents. Dans toute entreprise, ils doivent être mis en œuvre. Désormais, les entreprises doivent créer des listes spéciales de comptabilisation de leurs valeurs mobilières sur le personnel sous forme papier et électronique.À propos, le second peut être négligé. Mais la forme de présentation sur papier généralement acceptée est un must. Mais comment effectuer la comptabilité? Les principes pour les versions électronique et matérielle sont les mêmes. Sur eux plus loin.
Principes comptables de base
Ainsi, la comptabilisation des commandes du personnel est une question de responsabilité et est régie par les normes généralement acceptées. Tous les documents personnels doivent être enregistrés. Si cela n'est pas fait, vous ne pouvez pas stocker ceci ou ce papier. Pas d'inscription - pas de document. Qu'entend-on par ce processus?
L'enregistrement des commandes du personnel consiste à transférer les informations écrites sur les documents dans des formulaires de documentation spécialisés, puis à attribuer un numéro et à indiquer la date d'approbation du document tel qu'il est enregistré. En d’autres termes, avec une interprétation papier et électronique, il est nécessaire d’attribuer une désignation numérique à chaque commande. Et aussi l'écrire sous une forme ou une autre. Ceci est un élément requis.
Les données sont enregistrées dans les registres des commandes du personnel. La saisie s'effectue également dans des bases de données électroniques et des archives. C’est le seul moyen d’enregistrer et de stocker intégralement les documents. Les entreprises prévoient le libre choix du formulaire pour la sauvegarde de la documentation. La charte devrait contenir des règles selon lesquelles toutes les commandes (ou toute commande spécifique) sont stockées à la fois en version papier et en version électronique. Il convient de noter que le premier paragraphe est généralement obligatoire. C'est un document matériel capable de confirmer une commande particulière.
Journal de commande
La pratique la plus courante d’enregistrement et de stockage de la documentation est un carnet d’ordres du personnel émis par la société. Ce document est un petit cahier. Il contient le nombre de commandes, ainsi que leurs principales données (détails). Par exemple, nom et date d'approbation. Le journal des commandes enregistre le papier de stockage permanent, à long terme et à court terme. Mais si nous parlons de documentation temporaire, elle ne devrait pas être inscrite dans un tel cahier. Sauf si l'entreprise fournit une charte pour un journal séparé, destinée exclusivement aux commandes temporaires. Il est rempli jusqu'à la fin. Dès que les feuilles vides sont terminées, vous devez entrer une nouvelle pièce comptable en fonctionnement. L'ancien est classé et envoyé pour stockage. À propos, il s’agit d’un document de comptabilité constante.
Les archives
Quels que soient les ordres dont parle le personnel, chaque entreprise assure l’archivage des documents. C'est la forme la plus courante de comptabilité sur papier. Et tous. Pas nécessairement en personnel. Toutes les données sont envoyées aux archives quand elles ne sont plus nécessaires. Ou ceux qui sont déjà effectués. Par exemple dossiers personnels des employés. Dès que signé ordonnance de renvoi de même que le dossier est clos, il doit être envoyé aux archives pour stockage pendant une période donnée. Il existe plusieurs types de tri de données, mais nous en parlerons plus tard.
Pour commencer, il convient de noter que les archives peuvent être présentées sous forme papier (obligatoire), ainsi que sous forme électronique. Indépendamment de cela, l'entreprise choisit les principes d'organisation des informations stockées. Les données archivistiques ont un inventaire. Il fournit une courte liste de toute la documentation stockée. Le stockage archivistique des documents est la forme la plus commode d’enregistrement de données. Il est utilisé à la fois sur papier et sous forme électronique. Il est à noter que les documents temporaires ne sont pas archivés. Ils sont attachés aux principaux titres, puis détruits. Il est recommandé d’envoyer tous les ordres de stockage temporaire à un endroit séparé et de ne pas les combiner avec des ordres à long terme ou à court terme.
Conseils de systématisation
Les durées de conservation des documents personnels sont compréhensibles. Il a généralement 5 et 75 ans. Mais ce n'est pas tout. Une attention particulière est requise pour les archives.Après avoir enregistré la commande et l'avoir placée dans les archives, il est en quelque sorte nécessaire de systématiser toutes les données disponibles. À cette fin, les entreprises utilisent plusieurs principes:
- Stockage de la documentation dans des dossiers séparés avec division en documents à court et à long terme. Il est recommandé de ne pas empiler tous les papiers.
- Systématisation par année, mois et date. Chaque dossier contenant des documents est un ordre d’une certaine période. À l'intérieur, tous les documents sont présentés en tenant compte de leur inscription dans le journal comptable (pendant des mois et des jours). Ainsi, la tâche de trouver un document particulier est facilitée.
- Utilisation de l'emplacement par numéro d'ordre en tenant compte de l'ordre alphabétique. Déjà dans chaque dossier, il est recommandé de systématiser par numéros d'ordre, ainsi que par lettre majuscule.
Fin de la comptabilité
Que faire après l'expiration du stockage d'un document dans les archives? Un service spécial dans l'entreprise vérifie les papiers. Ensuite, il les systématise et donne certains ordres de destruction. En règle générale, les documents sont soit brûlés, soit passés dans un déchiqueteur. En tout état de cause, les commandes ne peuvent pas être simplement jetées. C'est précisément pour les détruire. Pour affecter des documents à l'un ou l'autre type, une commission spéciale est impliquée. Elle comprend l'importance des commandes, leur attribue une durée de vie. Et seulement alors ils sont placés dans les archives sous une forme ou une autre.
