Une unité structurelle est une partie structurelle d'une organisation qui exécute certaines tâches de production ou fonctionnelles dans le cadre de la charte et des descriptions de poste des employés.
Aspects juridiques du travail des unités structurelles
L'unité structurelle ne peut être considérée séparément de l'entreprise, car elle n'est pas dotée d'une indépendance juridique ou économique. Conformément à la loi, on distingue les caractéristiques suivantes de ces unités structurelles:
- si la direction de l'entreprise a décidé qu'il était nécessaire de créer une unité structurelle, il n'était ni nécessaire ni obligatoire de le signaler aux autorités d'enregistrement;
- l'enregistrement auprès des autorités fiscales, des fonds de pension et des fonds d'assurance n'est pas obligatoire;
- aucune pièce comptable distincte n'est conservée pour l'unité structurelle et ses activités sont reflétées dans le bilan général de l'organisation;
- aucun code statistique séparé n'est attribué à ce lien;
- il est interdit d'ouvrir des comptes bancaires distincts pour une unité structurelle.
Règlement sur les divisions
Les activités de l'unité structurelle sont réalisées sur la base d'une disposition spéciale qui est développée par la direction de l'entreprise conformément aux normes législatives en vigueur. Le document contient les sections principales suivantes:
- dispositions générales décrivant l'entreprise elle-même, ainsi que l'intention de créer une structure organisationnelle spécifique;
- aperçu du nombre et de la composition du personnel en général et pour chaque unité;
- fonctions qu'une unité structurelle doit remplir;
- détermination des objectifs de ses activités et fixation d'objectifs propres à assurer leur réalisation;
- la nomination des unités de gestion, ainsi que la définition de leur mandat;
- une description des mécanismes d’interaction entre les unités structurelles et avec les organes directeurs;
- détermination de la responsabilité de l'unité dans son ensemble, ainsi que du chef et des employés individuellement;
- la procédure de liquidation du lien structurel indiquant la procédure, ainsi que les motifs significatifs.
Exigences pour les unités structurelles
Pour assurer un fonctionnement continu et efficace, l'unité structurelle doit respecter un certain nombre d'exigences obligatoires, à savoir:
- la subordination devrait être centralisée, c'est-à-dire que chaque employé devrait être directement responsable devant le responsable de cette unité structurelle, qui, à son tour, rend compte régulièrement au directeur général;
- le travail de l'unité doit être flexible, avec la capacité de réagir rapidement à tout changement tant au sein de l'organisation que dans l'environnement externe;
- le travail de chaque unité structurelle doit être strictement spécialisé (en d’autres termes, le lien doit être responsable d’un certain domaine d’activité);
- la charge sur un chef ne devrait pas être trop lourde (pas plus de 20 personnes, si nous parlons du maillon intermédiaire);
- Quel que soit son objectif fonctionnel, l’unité doit fournir tous les moyens possibles pour économiser des ressources financières.
Fonctions des unités structurelles
Chaque unité structurelle de l'organisation est appelée à remplir certaines fonctions reflétées dans la disposition correspondante. Leur contenu dépend de la portée et du type d'activité du lien. Lors du développement de fonctionnalités, les instructions doivent être basées sur les exigences suivantes:
- la formulation de fonctions implique la formulation simultanée de tâches pour leur réalisation;
- la désignation des fonctions dans le document est effectuée par ordre décroissant (du plus simple au plus secondaire);
- les fonctions des différentes unités structurelles ne doivent pas se chevaucher ni être répétées;
- si le lien a certains liens avec d'autres unités structurelles, leurs fonctions doivent être coordonnées pour éviter les contradictions;
- toutes les fonctions des unités doivent avoir une expression numérique ou temporaire claire afin de permettre l’évaluation de la qualité du travail;
- lors du développement des fonctions, il faut veiller à ce qu'elles ne vont pas au-delà de l'autorité ou des droits de la direction.
Direction de département
A l'instar de l'entreprise dans son ensemble, tous ses liens nécessitent une gestion efficace. La responsabilité directe de la mise en œuvre de cette tâche incombe au responsable de l'unité structurelle. Il convient de noter que la méthodologie et les modèles de gestion peuvent être sélectionnés par les autorités locales de manière indépendante ou déléguées par le haut.
En fonction du domaine d'activité de l'unité et de l'étendue des responsabilités du responsable, ce dernier a le droit de déléguer certains pouvoirs à ses subordonnés. Dans le même temps, un système de reporting et de contrôle strict doit être respecté. La responsabilité ultime des résultats du travail incombe uniquement au responsable.
Les activités devraient être organisées comme suit:
- au début de la période, le responsable effectue la planification, qui est fixée dans les documents pertinents;
- il y a ensuite une surveillance continue des résultats du travail afin de pouvoir réagir en temps voulu aux déviations;
- à la fin de la période de référence, une vérification est effectuée pour la conformité des indicateurs obtenus avec les indicateurs prévus.
Conclusions
L'unité structurelle de l'organisation est son unité de travail principale, qui remplit certaines fonctions régies par la disposition correspondante. Il convient de noter qu’une telle division structurelle n’est recommandée que dans le cadre d’une grande entreprise, car dans les petites entreprises, les pouvoirs peuvent être répartis entre les employés.
Il est important d'organiser une interaction efficace entre les différentes divisions structurelles. Leurs fonctions ne doivent pas être dupliquées, ni se contredire. Une attention particulière est accordée à l'organisation du leadership. Les responsables du lien structurel, bien que disposant de pouvoirs étendus en matière de gestion, s’engagent néanmoins à respecter scrupuleusement tous les ordres et exigences du directeur général.
