Les entreprises russes, en vertu de dispositions législatives, peuvent être tenues de fournir divers types de rapports aux organes de l'État, notamment la comptabilité. L'élaboration de documents pertinents peut nécessiter la consolidation de volumes importants de ressources internes. Dans le même temps, de nombreuses entreprises accordent une attention particulière à la formation de rapports de gestion spécifiques. Sa soumission aux organes de l’État est facultative, mais de nombreuses sociétés le composent et ce processus peut exiger autant d’efforts de la part de la société. Pourquoi est-il judicieux de les appliquer? Quelle est l'utilité du type de rapport approprié?
Le rôle du reporting de gestion
Qu'est-ce qu'un rapport de gestion et quel est son rôle dans l'entreprise? Ce terme désigne un ensemble de documents internes contenant des chiffres reflétant divers aspects des activités commerciales de l'entreprise.
Les rapports de gestion, contrairement à la comptabilité, par exemple, sont volontaires. Il n'est pas nécessaire de l'envoyer au Service fédéral des impôts et aux autres agences gouvernementales. Son rôle est de fournir à la direction de l'entreprise ou à ses propriétaires des informations fiables sur l'état de la situation dans l'organisation.
Les rapports de gestion peuvent compléter les rapports comptables ou financiers en générant des données essentielles à l'optimisation d'un modèle d'entreprise et à l'amélioration de la rentabilité d'une entreprise. Le type d’activité à l’étude peut également inclure des informations non financières, importantes pour l’interprétation correcte de l’efficacité des décisions de gestion prises par la direction de la société. Le type de rapport considéré n’est pas apprécié pour le fait qu’il contient des chiffres impressionnants, mais au contraire pour la possibilité de détecter des failles dans le modèle commercial de l’entreprise qui entravent une croissance réussie.
Les rapports de gestion sont un élément essentiel de la planification. Les documents qui le composent contiennent des données d’une grande importance pour le calcul des perspectives d’application de certaines décisions de niveau de gestion. À son tour, à la fin de l’une ou l’autre des étapes du développement de la société, le type de rapport considéré nous permettra d’analyser à quels moments la direction de la société aurait dû agir différemment et à quoi elle est liée.
Avantages du reporting de gestion
Qu'est-ce qui diffère fondamentalement des rapports financiers, comptables et de gestion? Tout d'abord, la méthodologie. Les deux premiers types d'états financiers impliquent la collecte d'informations essentiellement statistiques reflétant le taux de rotation du capital dans certains domaines des processus de l'entreprise. À son tour, les rapports de gestion supposent non seulement le reflet des statistiques, mais également l’interprétation des chiffres correspondants. La direction de l'entreprise pourra non seulement observer certains indicateurs, mais aussi comprendre ce qu'ils signifient.
Ainsi, les rapports de gestion de l’organisation peuvent indiquer la raison de la rentabilité accrue de la production de types de produits spécifiques ou, inversement, la raison de l’insuffisance des revenus et des coûts trop élevés pour un secteur d’activité donné. L’interprétation des chiffres figurant dans le rapport de gestion permet à la direction de la société de prendre des décisions éclairées en ce qui concerne les achats nécessaires, la mise à jour des immobilisations, la modernisation des équipements, etc.
Les rapports de gestion internes, à condition qu’ils soient préparés en temps voulu, permettent d’identifier en temps utile les éléments du processus d’activité où l’efficacité des employés de la société n’est pas suffisante.
Contenu des rapports de gestion
Que peuvent contenir les documents constituant le type de rapport considéré? Le fait est que des sources d’information du type correspondant peuvent être représentées dans le cadre d’un grand nombre de variétés. En règle générale, certains documents sont adaptés à des gestionnaires spécifiques. Le rapport est appelé gestion, principalement parce qu'il s'adresse spécifiquement aux gestionnaires.
Dans structure de gestion En règle générale, les organisations modernes présentent les positions du directeur général ainsi que de ses adjoints. Ceux-ci peuvent être: suppléant pour la production, pour les ventes ou, par exemple, pour les questions financières. Dans le premier cas, les rapports de gestion internes peuvent inclure des données concernant:
- le coût des produits ou des services (par rapport à des variétés spécifiques de produits);
- caractéristiques des travaux en cours, production de biens et services en relation avec les commandes de clients spécifiques;
- la quantité de production qui va à l'entrepôt;
- stocks de matières premières, matériaux ou composants impliqués dans la mainlevée des marchandises.
Si les rapports doivent être transmis au directeur adjoint des ventes, sa structure peut inclure:
- des informations sur la structure des ventes en relation avec des types spécifiques de biens et services, avec des clients spécifiques;
- données sur la dynamique de l'expédition des produits;
- informations sur les stocks en stock;
- données sur le montant des coûts pour la vente de biens ou pour la livraison au consommateur;
- indicateurs prévus concernant la réception des marchandises à l'entrepôt;
- informations sur les créances pour les positions vendues.
Si le rapport doit être soumis au directeur adjoint des finances, il peut contenir:
- informations sur l'exécution du budget de l'entreprise;
- des informations sur les coûts associés aux activités économiques;
- chiffres reflétant le coût des biens ou des services;
- données de profits et pertes;
En outre, les rapports peuvent contenir des informations sur les créances et les dettes propres de la société au titre de prêts et autres obligations.
Fréquence des rapports de gestion
À quelle fréquence les rapports de gestion doivent-ils être établis? Il est souhaitable que les informations reflétant les domaines d'activité indiqués de l'entreprise ne deviennent pas obsolètes pendant plus d'une semaine. Dans certains cas, des indicateurs clés peuvent être définis dans une entreprise particulière et devront être mis à jour plus fréquemment. De même, la direction peut fixer des indicateurs secondaires, dont la préparation ne peut pas prendre beaucoup de temps, et ces informations peuvent donc être fournies beaucoup moins souvent.
Reporting aux actionnaires
Les experts en gestion d’entreprises recommandent d’accorder une attention particulière à l’établissement de rapports destinés aux actionnaires de la société. Quelle est la spécificité des communications pertinentes?
La principale caractéristique est que les actionnaires de la société ne peuvent participer directement à la gestion de la société. Il arrive souvent que le seul sujet qui les intéresse concerne les bénéfices nets. Les décisions de gestion détaillées figurant dans les rapports fournis aux actionnaires de la société sont inappropriées dans certains cas. Toutefois, étant donné que les propriétaires de la société sont ceux qui prennent les décisions clés en ce qui concerne la nomination des hauts dirigeants, il sera possible de refléter dans les rapports les informations caractérisant l’efficacité du travail du directeur général et de ses adjoints.
À quoi pourrait ressembler le signalement?
Quelles sont les formes de reporting de gestion? Nous avons noté ci-dessus que, contrairement aux documents financiers et comptables, le type de papier correspondant est en fait informel. Les formes de rapport de gestion ne sont pas réglementées par la loi. Par conséquent, ils peuvent être développés par l'organisation en fonction de la structure la plus appropriée - par exemple, en fonction du destinataire des rapports.
Il sera peut-être plus confortable pour le directeur adjoint des finances de traiter des documents sous forme de tableau et le propriétaire de la société avec des calendriers indiquant clairement comment les bénéfices évoluent en fonction de divers facteurs. Dans certains cas, les formulaires de rapport en question peuvent être très similaires à ceux compilés dans la collecte des indicateurs financiers ou comptables
Procédure de rapport
Comment des documents de ce type peuvent-ils être formés? Le rapport en question implique la solution de deux groupes de tâches.
Premièrement, il s’agit de la collecte des nombres nécessaires. Leur source est susceptible d'être des fichiers générés par les services de comptabilité et de production de la société dans le cadre des activités en cours. Par exemple, si un certain volume de marchandises a été expédié à un entrepôt, les données correspondantes sont généralement enregistrées dans le système CRM de l'entreprise. Les données sur les autres activités commerciales exercées dans l'entreprise sont également reflétées.
Deuxièmement, il s’agit d’une interprétation des indicateurs collectés sur différents sites de production ou présentés sous forme comptable. Une analyse des rapports de gestion est requise. Encore une fois, sa mise en œuvre dépendra du lieu où les documents pertinents doivent être transférés. En outre, dans certains cas, moins de détails sont souhaitables et dans d'autres, plus de détails sur les indicateurs. De même, une longue interprétation des résultats peut être la bienvenue ou, à l'inverse, une extrême brièveté est requise.
Dans certains cas, en tant que tel, l'interprétation des chiffres peut ne pas être du tout nécessaire - par exemple, lorsqu'il s'agit de communiquer à un CFO expérimenté. Probablement, il interprète les résultats mieux que n’importe quel autre manager, et il aura suffisamment de chiffres purs.
Algorithme de rapport
Examiner comment la formation des rapports de gestion dans la pratique peut être réalisée. Parmi les experts russes, un algorithme populaire qui suppose la résolution du problème à l’étude est populaire.
Tout d’abord, il est nécessaire de déterminer le type d’informations qui composent les déclarations que le directeur général, ses adjoints et les propriétaires veulent voir, et à quelle fréquence. Quelqu'un préférera peut-être se familiariser avec les chiffres sur une base hebdomadaire, un autre suffit de voir les indicateurs clés une fois par mois. Il est également conseillé à un futur compilateur de génération de rapports de savoir dès le début des interactions avec la direction quel type de données sera probablement prioritaire et quel type sera secondaire.
La prochaine étape est la communication avec le comptable pour déterminer l’algorithme dans lequel une personne engagée dans la résolution du problème en question demandera les numéros nécessaires. Le compilateur de rapports peut également interagir avec les autres employés de la société dans les domaines où des indicateurs relatifs aux documents requis sont générés. L’entreprise doit créer un système de reporting de gestion auquel participeront tous les employés compétents.
L'étape suivante consiste à créer des formulaires de documents dans lesquels, d'une part, les numéros seront enregistrés et, d'autre part, interprétés. Dans le même temps, la personne responsable des rapports peut être confrontée à la nécessité de créer différentes formes de documents adaptés à un destinataire particulier - le directeur général, ses adjoints et les propriétaires.
Les prochaines étapes seront liées aux rapports pratiques.Si l'entreprise est petite, alors, en principe, la personne impliquée dans la résolution du problème en question peut essayer de collecter elle-même les chiffres nécessaires. Mais il est probable qu'il aura besoin de l'aide de collègues. Dans ce cas, les étapes pratiques associées à la collecte d'informations peuvent être précédées par certaines réunions au cours desquelles la personne informera les autres employés des bases du reporting de gestion, des objectifs pour lesquels les documents pertinents sont générés et de leur importance pour l'entreprise. La résolution de ce problème peut faciliter la gestion de l'entreprise grâce à la publication d'actes juridiques locaux obligeant chaque employé à promouvoir le travail de la personne responsable des rapports.
Variétés déclarantes
Après avoir examiné les principes clés du reporting de gestion, nous pouvons étudier des variétés individuelles des modèles correspondants pour afficher des nombres reflétant les activités de l'entreprise.
Le premier type de reporting en question est le bilan de gestion. Quelles sont ses caractéristiques?
Le bilan de gestion est en principe similaire à celui de comptabilité. Sa différence fondamentale réside dans son objectif fonctionnel. Le bilan de gestion vise non seulement à refléter les chiffres, mais également à les interpréter en termes d’efficacité du modèle commercial de l’organisation, de la situation concernant les actifs de celle-ci, des obligations de la société envers les partenaires, et vice-versa.
Les chiffres, qui comprennent la comptabilité, les comptes de gestion et les états financiers, peuvent en principe être entrés sous les mêmes formes. Cependant, la manière dont les indicateurs pertinents seront interprétés peut prédéterminer la création de documents dans une structure totalement originale. Il importe de savoir qui sont les utilisateurs des rapports de gestion - nous en avons parlé ci-dessus.
L’équilibre que nous envisageons implique l’inclusion d’informations pouvant intéresser à la fois le directeur et tout suppléant, ainsi que le propriétaire de la société. En ce sens, il peut s'agir d'un document assez universel.
Quels autres types de rapports de gestion existe-t-il? Parmi eux - le compte de profits et pertes. De plus, il est traditionnellement accepté de faire référence à des sources comptables. Compte de résultat - document que les entreprises sont tenues de présenter sous forme de rapports officiels aux autorités de réglementation. Cependant, il peut également être utilisé comme source pour la création de rapports de gestion. Cela est principalement dû à la structure très pratique de ce document.
Le compte de résultat de l'organisation enregistre les résultats financiers des activités de l'entreprise pour une période donnée. Il reflète les chiffres relatifs aux revenus, aux coûts ainsi qu’aux résultats financiers avec un total cumulé. La structure du document du type considéré reflète: les sources de revenus, les charges, la rentabilité de la société. Mais, comme nous l'avons défini ci-dessus, comptabilité de gestion et rendre compte implique moins de résoudre les problèmes liés à la collecte de chiffres que d'interpréter divers indicateurs. Par conséquent, le document en question devra probablement être accompagné de sources supplémentaires indiquant les explications nécessaires concernant les chiffres reflétant les revenus, les dépenses et les bénéfices de la société.
Un autre document important est un état des flux de trésorerie. Cette source reflète les produits financiers de la société en corrélation avec les sources, ainsi que les paiements de la société en relation avec les principaux domaines de dépenses - également par rapport à une période spécifique. Le tableau des flux de trésorerie peut montrer comment se passe la société en termes de résultats actuels en production, dans le domaine de la liquidité. Ce document vous permet d’évaluer la solvabilité de la société. La source en question peut être utile à la fois à la direction de la société et à ses propriétaires.
Nous avons examiné les principaux types de rapports de gestion - compte de résultat, bilan, ainsi qu'un document d'enregistrement des données sur les flux de trésorerie, pouvant bien entendu être complétés par d'autres sources. Ils peuvent être à la fois similaires à ceux que nous avons étudiés et reposer sur des approches de compilation fondamentalement différentes.
Rapporter les défis
Nous avons donc étudié ce qu'est le rapport de gestion, en quoi il diffère de la comptabilité ou de la finance, nous avons pris connaissance de la procédure de création. Il sera également utile d’examiner les difficultés éventuelles qui accompagnent sa compilation.
Selon les experts en gestion d’entreprise, le problème le plus important du processus de reporting en question est le manque de fidélité des employés de la société, et dans certains cas des dirigeants, aux documents pertinents. Les employés de l'entreprise - les comptables, les employés des sites de production - ne perçoivent pas toujours les rapports de gestion comme un document auquel il convient de consacrer du temps pour lequel il est judicieux de dépenser de l'énergie. Comme vous le savez, les entreprises sont déjà obligées de soumettre des documents officiels à des organismes publics, ce qui n’est pas chose facile.
Une position similaire, lorsque les rapports de gestion ne sont pas perçus comme quelque chose d'intéressant, peut également être occupée par les principaux dirigeants et propriétaires, comme indiqué précédemment. Selon les experts, bon nombre des dirigeants se réfèrent aux documents en question comme une variété de méthodes de gestion trompeuses, en particulier si vous devez détourner l’attention des indicateurs de production les plus remarquables.
Comment résoudre un problème similaire? Les analystes recommandent de commencer par le niveau de leadership. Il serait plus justifié d’intéresser en premier lieu les gestionnaires à l’établissement des rapports de gestion, de manière à ce qu’ils forment à leur tour les actes juridiques locaux nécessaires, selon lesquels d’autres employés devront participer à la formation des documents pertinents.
Une autre difficulté caractérisant la solution du problème en question est la nécessité de développer en permanence de nouvelles approches pour l'interprétation des chiffres contenus dans les rapports. Cela peut être dû principalement à des changements dans la structure de production de l'entreprise. Comme nous le savons, dans le cas des rapports comptables et financiers, aucune interprétation des chiffres n’est nécessaire. Il devient donc possible d'utiliser des formulaires standardisés dans lesquels les indicateurs correspondants sont enregistrés.
Les rapports de gestion de l'organisation résolvent à leur tour plusieurs autres problèmes. Il est nécessaire avant tout par la société elle-même, et non par les organismes gouvernementaux, comme c'est le cas pour les indicateurs comptables et financiers. Si l'interprétation des chiffres contenus dans le rapport de gestion pour une structure de production donnée au cours d'une certaine période a joué un rôle positif, il n'est pas garanti que cela soit tout aussi utile, à condition que les caractéristiques de certains processus métiers aient changé. Très probablement, le compilateur des documents de reporting devra améliorer les méthodes d'interprétation à mesure que l'entreprise évolue dans le domaine des activités de production. Cela peut prendre beaucoup de temps - à la fois à son personnel et à ses collègues, à qui il peut s'adresser pour obtenir des conseils, des opinions ou des indicateurs auxiliaires reflétant les résultats de l'entreprise, afin de comprendre comment améliorer l'approche d'interprétation des chiffres.
Ce problème peut être résolu, encore une fois, par des communications périodiques avec des collègues, sous la forme de réunions portant sur la prise en compte des indicateurs de production actuels, ainsi que sur le développement de mesures pour les améliorer, notamment par la mise en place de nouvelles méthodes de reporting, telles que la gestion.Dans le contexte d’approches positives visant à optimiser les indicateurs de production, il est plus que probable qu’il soit perçu positivement par les employés de l’entreprise.
