In de omstandigheden van moderne commerciële relaties tussen de fabrikant en de koper kan zich een situatie voordoen wanneer de betaling voor de ontvangen goederen of diensten te laat op de rekening van het bedrijf wordt ontvangen. Vertraging kan door verschillende factoren worden veroorzaakt. Schulden van klanten, klanten kunnen zich ophopen. Dit leidt tot een vertraging van de omzetcyclus, het onvermogen van de onderneming om haar activiteiten te financieren.
Om negatieve gevolgen te voorkomen, is het bedrijfsmanagement verplicht dit te doen debiteurencontrole. Hiermee kunt u de nodige maatregelen nemen om dit tijdig te verminderen. Hoe dit proces verloopt, moet bij elke financiële manager bekend zijn.
Het concept van vorderingen
Beheersing van vorderingen en schulden uitgevoerd door elke onderneming, ongeacht de reikwijdte van de activiteit. Dit is nodig om te zorgen voor de normale werking van alle componenten van het bedrijf.
Debiteurenschuld maakt deel uit van het werkkapitaal van de organisatie. Dit zijn fondsen die tijdelijk afwezig zijn op de enterprise-account. Ze worden al enige tijd gebruikt door debiteuren (debiteuren) in hun activiteiten. Dit zijn de eigendomsrechten van het bedrijf, die een van de objecten van burgers zijn.
Het meest typische voorbeeld van debiteuren is de schuld van tegenpartijen van een bedrijf die niet onmiddellijk na de verzending van goederen, uitvoering van werkzaamheden of diensten hun overeengekomen waarde heeft betaald. Minder vaak ontvangt een bedrijf dergelijke eigendomsrechten in geval van niet-contractuele verplichtingen, bijvoorbeeld bij het veroorzaken van materiële schade door particulieren of rechtspersonen.
De behoefte aan controle
Bij het werken met klanten kwam de kwestie van het beheersen van hun schuld vanzelf op de voorgrond. Het vereist een zorgvuldige, aandachtige studie. Boekhouding en controle van vorderingen en schulden betrekking hebben op kwesties van financiële stabiliteit van de organisatie, haar veiligheid. Een dergelijke procedure heeft ook invloed op de ontvangst van de nettowinst, de kapitaalomzet en de winstgevendheid van de onderneming. Daarom kan een dergelijke analyse niet worden verwaarloosd.
Door de controle van debiteuren kan het bedrijfsmanagement tijdig reageren op problemen die zich op dit gebied voordoen. Als de tegenpartijen hun schulden niet op tijd betalen, kan het bedrijf de benodigde materialen voor productie niet tijdig aanschaffen, zijn eigen schulden afbetalen voor de diensten van andere organisaties.
De omgekeerde cyclus vertraagt in dit geval. De nettowinst van het bedrijf daalt. Alle indicatoren voor financiële stabiliteit en stabiliteit dalen. Als gevolg hiervan zal de organisatie falen. Om dit te voorkomen, moeten analisten en management implementeren controle van vorderingen en schulden.
De gevolgen van een gebrek aan controle
Analyse en controle van vorderingen moet op elke locatie worden uitgevoerd. Als het management hier onvoldoende aandacht aan besteedt, doen zich een aantal ernstige problemen voor.
Het bedrijf verliest geld. Als de koper een uitstel zonder goede reden en het vooruitzicht op terugbetaling van de schuld ontvangt, zelfs in een rechtbank, zal hij zijn schuld niet kunnen terugbetalen. Dit is ernstige schade voor elke organisatie.
Indicatoren voor financiële stabiliteit nemen ook af. Het bedrijf zal uiteindelijk niet in staat zijn om zijn fiscale verplichtingen af te lossen, salarissen te betalen aan personeel, enz. De efficiëntie-indicatoren van het gebruik van hulpbronnen zijn verminderd.Fondsen die in omloop zijn, nemen in feite tijdelijk niet deel aan productieactiviteiten. Ze kunnen gericht zijn op de ontwikkeling van de onderneming, maar op dit moment ontbreekt dit kapitaal.
Met de groei van vorderingen verliest het bedrijf geleidelijk zijn zakelijke reputatie en productconcurrentievermogen.
Controle doelstellingen
Boekhouding en controle van vorderingen bepaalde doelen nastreven. Beheer van de tegenpartijschuld is noodzakelijk om hun bedrag tot een aanvaardbaar niveau te beperken. Met controle kunt u ook de verkoopvoorwaarden kiezen die een tijdige ontvangst van betaling garanderen na de verkoop van goederen of diensten.
Met een analyse van vorderingen kunt u een specifieke benadering voor elke klant ontwikkelen. Voor de ene groep kopers is een systeem van kortingen vereist, en voor een andere, integendeel, emissierechten.
Met controle kunt u ook snel een schuldteruggave eisen, budgetschuld verminderen. De beheerder zal in staat zijn om de kosten in verband met het beheer van schulden, gemiste kansen als gevolg van bevriezing van in omloop zijnde fondsen te beoordelen.
Schuldclassificatie
Boekhouding en debiteurencontrole betrekking hebben op de verdeling van schulden in niet-vervallen en achterstallige betalingen. De eerste categorie omvat verplichtingen van klanten waarvan de in het contract gespecificeerde terugbetalingsperiode nog niet is aangekomen. Ook omvat deze groep schulden waarvan de levensduur niet langer is dan 1 maand. Ze worden geassocieerd met het normale proces van het doen van schikkingen (dit wordt aangegeven in de overeenkomst).
Achterstallige schulden omvatten het bedrag dat de koper al op de rekening van de verkoper had moeten storten, maar dit gebeurde niet. In dit geval kan het bedrijf zijn tegenpartij aanklagen.
Er bestaat ook zoiets als twijfelachtige schulden. In dit geval is de leverancier van goederen of diensten niet zeker of de koper zijn schuld zal betalen. Dubieuze en oninbare vorderingen moeten echter niet worden verward. Debiteuren van dit laatste type kunnen van de balans van de onderneming worden gedebiteerd, aangezien de verjaringstermijn al is verstreken. Dubieuze schulden worden door de onderneming verantwoord totdat ze hopeloos worden.
Controlemethoden
Beheer van vorderingen in de onderneming gemaakt op basis van een inventaris van verrekeningen met kopers en klanten. Dit werk wordt noodzakelijkerwijs gedaan door analisten vóór het opstellen van het jaarverslag.
Een inventaris van schulden eenmaal per jaar is echter niet voldoende. Problemen kunnen zich voordoen en zich gedurende meerdere maanden ophopen. Daarom moeten controlemaatregelen regelmatig worden uitgevoerd. Het is het beste om eens per maand aandacht aan dit probleem te besteden. Voor sommige ondernemingen wordt aanbevolen om de schulden van tegenpartijen tweemaal per maand te inventariseren, vanwege de menselijke factor.
Verkoopmanagers moeten worden gemotiveerd door het principe om geld van klanten te innen. Financiële controle van vorderingen is ook vereist. Hiermee kunt u een aanzienlijk bedrag terug in omloop brengen.
maatregelen
Debiteurencontrolesysteem op basis van bepaalde activiteiten. Ze zijn voorwaardelijk verdeeld in twee groepen. De eerste categorie omvat organisatorische maatregelen, en de tweede - de beoordeling van verschillende schuldenindicatoren.
Om organisatorische activiteiten uit te voeren, wordt een medewerker aangesteld die verantwoordelijk is voor de monitoring. Meestal kan het een interne auditor of een auditor zijn.
Daarna stelt de manager de sleuteldata in waarop de relevante indicatoren worden geëvalueerd. De voorwaarden voor het verlenen van een uitstel en de bijbehorende documentatie worden ontwikkeld. De regeling wordt gecontroleerd door de persoon die verantwoordelijk is voor de audit.
Het bedrag van de vorderingen moet worden meegenomen in de motivatie van verkoopmanagers. Voor alle tegenpartijen worden kredietlimieten vastgesteld. Voor de staat van vorderingen moet verantwoordelijk commercieel directeur zijn.
Technische ondersteuning
Uitvoeren interne controle van vorderingen, veel bedrijven gebruiken speciale computerprogramma's. Ze vereenvoudigen het proces van gegevensverwerking aanzienlijk. Het meest populair bij de ondernemingen van ons land is het 1C-programma. Met behulp hiervan kunt u een register van debiteuren aanmaken en de veroudering van hun schulden nakomen.
Als managers een register van schulden bijhouden in een dergelijk programma, kunnen ze volgen welke kopers relatief recent schulden hebben opgebouwd en welke ze al aanzienlijk verouderd zijn.
Hiervoor is het noodzakelijk om een geschikt rapport in het programma te genereren. Hierin worden vorderingen gesorteerd op de datum waarop deze zijn ontstaan. Tegenpartijen wier schuld een week, twee weken, een maand en een jaar geleden is gevormd, kunnen in het rapport worden weergegeven. Gezien de aard van de activiteit van de onderneming, worden de verkregen gegevens geclassificeerd als oude of nieuwe schulden.
Score indicatoren
Controle op debiteuren is gebaseerd op bepaalde indicatoren. Tijdens de uitvoering ervan is het noodzakelijk om voor elke tegenpartij (met behulp van het programma) een schuldbudget op te stellen. Aan het einde van elke maand wordt het incassotarief berekend. Hiermee kunnen we het aandeel van betaalde goederen in het totale volume van de verzonden goederen schatten.
Op basis van de voorwaarden van contracten met tegenpartijen wordt een schuldaflossingsplan opgesteld. De dynamiek van de schuldratio van de tegenpartij wordt bewaakt.
Op basis van de verkregen gegevens wordt ook de duur van de schuldomzet van debiteuren berekend. Met deze analyse kunt u de effectiviteit van kredietcontrole evalueren om de betrouwbaarheid van tegenpartijen te bepalen.
Interne problemen
Controle op debiteuren moet worden geleid door een ervaren analist. Tegelijkertijd is het mogelijk om interne problemen te vinden die schulden hadden kunnen veroorzaken. Misschien houden de werknemers die verantwoordelijk zijn voor de verkoop niet aan de vastgestelde normen voor het verstrekken van uitgestelde betalingen. De feiten van de overduidelijke fraude van werknemers van het bedrijf gebeuren ook.
Om bijvoorbeeld aan het einde van de maand een bonus te ontvangen, probeert de voor verkoop verantwoordelijke medewerker meer verkoopmiddelen in het rapport op te nemen. Daarom kan hij de klant vragen het product fictief te kopen. Dat wil zeggen dat de klant het geld niet overmaakt, maar alsof hij een partij goederen heeft verzonden. Deze middelen worden bijgeschreven op de koper. De manager ontvangt zijn bonus en de klant krijgt de mogelijkheid om extra geld in omloop te brengen. Bovendien kan de klant hiervoor ook een bepaalde premie aan de verkoopmanager betalen. In dit geval verliest het bedrijf.
Kredietlimiet
Controle op debiteuren kan een aanzienlijke hoeveelheid geld in omloop brengen. Om mogelijke schade aan de activiteiten van het bedrijf te voorkomen, wordt een aanpak gebruikt waarbij een kredietlimiet wordt vastgesteld. Dit is het niveau van vorderingen die veilig zijn voor het bedrijf.
Bovendien wordt de kredietlimiet zowel voor de organisatie als geheel als voor elke tegenpartij afzonderlijk vastgesteld. Een vergelijkbare limiet kan ook worden ingesteld voor elke verkoopafdeling. Ze onderscheiden zich door het industrieprincipe. De kredietlimiet wordt bepaald in overeenstemming met het bedrag van de inkomsten voor de laatste maand dat de eenheid meebrengt. Deze indicator wordt goedgekeurd door de algemeen directeur van de organisatie.
Controle op debiteuren vereist door elke onderneming. Hiermee kunt u de winstgevendheid en financiële stabiliteit van de organisatie vergroten.