Waarschijnlijk had iedereen minstens één keer te maken met de noodzaak om een zakelijke brief te schrijven. Bij het compileren kom je onvrijwillig tot de conclusie dat dit helemaal niet eenvoudig is. Er zijn veel regels en regels voor het schrijven van zakelijke brieven die u moet kennen. Het artikel beschrijft in detail het proces van het samenstellen van het document, biedt voorbeelden van een zakelijke brief, bespreekt hun types en ontwerp.
formulier
Kant-en-klare formulieren geven stevigheid en geven de betrouwbaarheid van het bedrijf aan. Ze bevatten de nodige informatie over de organisatie, zoals:
- De naam.
- Adres.
- Contact telefoons.
- De site.
- E-mail.
- Logo.
- Overige contactgegevens.
Er zijn geen strikte regels voor de formulieren. Daarom beslist elke organisatie onafhankelijk welke informatie ze erin stopt.
Hoe zakelijke brieven schrijven? opleiding
Zakelijke brieven worden op een bepaalde manier geschreven en uitgevoerd, afhankelijk van hun inherente regels en vereisten. Afhankelijk van het doel, denkt de auteur door de inhoud in detail om het resultaat te krijgen dat hij berekent. Hij moet duidelijk begrijpen welke informatie de geadresseerde al weet over het onderwerp van de brief, waar hij uit moet gaan en wat er nieuw in zal zijn. Argumenten hangen af van het doel van de auteur. Het proces van het opstellen van een zakelijke brief kan worden onderverdeeld in de volgende fasen:
- De studie van het probleem.
- Een conceptbrief schrijven.
- Zijn instemming.
- Het ondertekenen.
- Registreer.
- Verzenden naar de ontvanger.
De structuur van zakelijke brieven
Bij het opstellen van een brief is het noodzakelijk om deze te verzadigen met informatie, dat wil zeggen alle benodigde informatie daar te plaatsen. Het kan eenvoudig of complex zijn. In een eenvoudige brief geeft de inhoud duidelijk en beknopt informatie weer die in het algemeen geen reactie van de geadresseerde vereist. Een complex kan uit meerdere secties, alinea's en alinea's bestaan. Elke paragraaf beschrijft één aspect van de informatie. Voorbeelden van dit soort zakelijke brief bestaan meestal uit een inleidend, hoofd- en slotgedeelte.
De inzending bevat de basis met verwijzing naar de relevante documenten, met de feiten en doeleinden van de brief. Het geeft de naam, auteur, datum, nummer en titel aan.
Hieronder ziet u een voorbeeld van het schrijven van een zakelijke brief - een inleidend gedeelte.
Het belangrijkste deel beschrijft situaties, gebeurtenissen, biedt hun analyse en bewijs. In dit deel zijn ze ervan overtuigd dat het noodzakelijk is om op de een of andere manier te handelen, ze bewijzen hoe het was en informeren over de noodzaak om in elk geval deel te nemen, met verschillende argumenten.
De conclusie bevat conclusies die worden gedaan in de vorm van voorstellen, verzoeken, herinneringen, weigeringen, enzovoort.
Een voorbeeld van het schrijven van een zakelijke brief - het laatste deel - wordt hieronder gepresenteerd. Het geeft een samenvatting van de eis die in het algemeen wordt geschetst.
Alle verstrekte informatie moet optimaal consistent en begrijpelijk zijn.
Elke letter begint met een gecentreerd bericht. Dit kleine onderdeel is uiterst belangrijk. Bij het kiezen ervan moet de auteur rekening houden met:
- Bestemmingspositie
- De aard van de relatie.
- Officieel.
- Etiquette.
De brief moet een beleefde vorm bevatten. Bijvoorbeeld: “... ik hoop op verder samenwerking (bedankt voor uitnodiging) ... ". Na deze zinnen moet de handtekening van de auteur zijn.
stijl
Alle letters moeten een formele zakelijke stijl hebben, wat betekent dat spraakinstrumenten moeten worden gebruikt voor formele zakelijke relaties. Kenmerken van een dergelijke taal worden gevormd onder de volgende omstandigheden:
- De belangrijkste deelnemers aan zakelijke relaties zijn rechtspersonen, namens de leiders en functionarissen waarvan brieven zijn geschreven.
- Relaties in organisaties zijn strikt gereguleerd van aard.
- Het onderwerp van communicatie zijn de activiteiten van het bedrijf.
- Documenten van bestuurlijke aard hebben doorgaans een specifieke geadresseerde.
- Vaak doen zich in de loop van de activiteiten van de organisatie dezelfde situaties voor.
In dit verband moet de informatie in de zakelijke brief zijn:
- Officieel, onpersoonlijk, met nadruk op de afstand tussen de deelnemers aan communicatie.
- Adres bestemd voor een specifieke geadresseerde.
- Actueel op het moment van schrijven van de brief.
- Authentiek en onpartijdig.
- Argumenten om de ontvanger ertoe te bewegen actie te ondernemen.
- Compleet voor besluitvorming.
vereisten
Een zakelijke brief moet aan de volgende vereisten voldoen:
- Spraak is gestandaardiseerd op alle niveaus - lexicaal, morfologisch en syntactisch. Het bevat veel revoluties, voorwaarden en formules.
- De toon van het schrijven is neutraal, ingetogen en strikt, zonder het gebruik van emotionele en expressieve taaluitingen.
- Nauwkeurigheid en duidelijkheid van de tekst, zonder logische fouten, duidelijkheid en doordachte bewoordingen.
- Beknoptheid en beknoptheid - zonder het gebruik van uitdrukkingen die een extra betekenis hebben.
- Het gebruik van taalformules gevormd als gevolg van herhaalde situaties.
- Het gebruik van termen, dat wil zeggen woorden of zinnen die speciale concepten hebben.
- Het gebruik van afkortingen, die lexicaal kunnen zijn (dat wil zeggen complexe afgekorte woorden gevormd door het verwijderen van letters uit delen van woorden: LLC, GOST enzovoort) en grafisch (dat wil zeggen de aanduiding van woorden in afgekorte vorm: gr-n, train en andere).
- Het gebruik van ontwerpen in de genitale en instrumentale gevallen.
- Zinnen met verbale zelfstandige naamwoorden ("support" in plaats van "support").
- Gebruik eenvoudige algemene zinnen.
De bovenstaande voorbeelden van zakenbrieven worden hieronder weergegeven in de volledige versie (met het hoofdgedeelte). De informatie voldoet aan alle vereisten van een officiële zakelijke stijl.
Soorten zakelijke brieven
Het is het beste om een zakelijke brief te schrijven over een specifiek probleem. Als het nodig is om meerdere problemen tegelijkertijd op te lossen, wordt aanbevolen om verschillende opties op te stellen.
Zakelijke brieven kunnen hun inhoud bevatten:
- Begeleidende. Dergelijke brieven zijn meestal nodig om te communiceren waar documenten naartoe moeten worden gestuurd.
(Hoe een zakelijke brief schrijven? Een voorbeeldbrief helpt diegenen die dit soort documenten moeten opstellen.)
- Garantie. Ze zijn geschreven om beloften of voorwaarden te bevestigen. Het kan worden gegarandeerd, bijvoorbeeld betaling voor werk, huur, levertijd en meer.
- Bedankt Ze werden vooral recentelijk vooral gebruikt. Dergelijke letters tonen een goede toon voor partnerschappen. Ze kunnen worden uitgegeven op een gewoon formulier of op gekleurd papier met een mooie print.
(Hoe een zakelijke brief te schrijven? Een voorbeeld van een bedankbriefje wordt in een vrije vorm opgesteld, afhankelijk van de taken die het oplost. In dit geval drukt de brief zijn essentie in de kortste vorm uit. Zo'n monster, gemaakt op gekleurd papier met een ornament, kan aan de muur in de kamer hangen bedrijven op een ereplaats.)
- Informatie.
- Leerzaam.
- Groet.
- Reclame.
Er zijn ook letters:
- Samenwerkingsvoorstellen. Onlangs wijdverbreid, verzonden naar organisaties, zijn vaak van reclamekarakter, bijvoorbeeld als dit model. Het is vrij moeilijk om commerciële brieven te schrijven, je moet rekening houden met veel nuances om opgemerkt te worden, en nog meer geïnteresseerd. Maar als het wordt samengesteld volgens het onderstaande voorbeeld, heeft het alle kansen op succes.
- Uitnodigingen. Ze worden uitgezonden en bieden deel aan verschillende evenementen. Meestal zijn ze gericht aan de leider of officier, maar kunnen ze aan het hele team worden gericht.
- Verzoeken.
- Kennisgeving.
- Verzoeken en vele anderen.
Hoe een antwoord op een brief te schrijven. voorbeeld
Het antwoord moet beginnen met het herhalen van het verzoek in de eerste brief. Vervolgens worden de resultaten van de overweging gegeven en wordt goedkeuring of een motief voor weigering uitgesproken. De zakelijke antwoordbrief kan een alternatieve oplossing voor de verwachte informatie bevatten. Meestal voldoet het aan de volgende principes:
- De aanwezigheid van een link naar de eerste letter en de inhoud ervan.
- Dezelfde taal betekent.
- Vergelijkbare volumes en aspecten van inhoud.
- Naleving van een bepaalde volgorde.
registratie
Naast het gebruik van zakelijke briefhoofden, moet u bij het ontwerp rekening houden met andere subtiliteiten. Dit zijn details, regels voor afkortingen, spelling van het adres, titel, lengte van tekst, breedte van velden en meer.
Voorbeelden van een zakelijke brief helpen om deze samen te stellen, rekening houdend met alle subtiliteiten en nuances. Ze worden gebruikt door zowel beginnende bedienden als ervaren werknemers. Dankzij de patronen leren ze letters correct te schrijven en besparen ze veel tijd.
