Accountants hebben vaak twijfels over hoe een factuur correct moet worden uitgegeven en wanneer deze moet worden genoteerd in de boekhouding. Laten we eens kijken wat dit document is en hoe het te gebruiken.
Een factuur is een gedistribueerd document, volgens welke zowel betaling voor de goederen als belastingaftrek in rekening worden gebracht. In de internationale boekhouding ziet dit document er als volgt uit:
Wat de belastingwet zegt
Volgens de belastingwetgeving is de periode voor het afgeven van een factuur beperkt tot 5 werkdagen - in feite een week. Deze periode wordt als volgt geteld:
- op de dag van ontvangst van een voorschot (geheel of volledig) met betrekking tot verdere leveringen of eigendomsoverdracht;
- op de dag van de feitelijke verzending van de goederen (levering van diensten of uitvoering van werkzaamheden), eigendomsoverdracht.
De periode van vijf dagen wordt beschouwd vanaf de dag na de datum van de eerste verzending. Als de factuur is uitgegeven voor werk of het verrichten van diensten, wordt de factuurdatum berekend vanaf de datum van volledige levering van het werk of de diensten. Let op: dit gaat niet over het starten van werkzaamheden, maar over de volledige levering van de overeengekomen diensten of werkzaamheden. Uitzondering hierop zijn de gevallen waarin het werk wordt verricht met een voorschot en deze omstandigheid wordt uitdrukkelijk vermeld in het economische contract. In dit geval wordt een voorfactuur aan de tegenpartij verstrekt. De deadline voor het uitgeven van deze documenten is vijf dagen vanaf de datum waarop het geld op de rekening is bijgeschreven.
Werkdagen en vrije dagen
Het komt voor dat de deadline voor uitgifte op een niet-werkdag valt. In dit geval Art. 6.1 van de belastingwetgeving staat de verkoper toe om de factuur met de eerste werkdag na een periode van vijf dagen uit te stellen. Maar deze norm moet zeer zorgvuldig worden gebruikt, want zelfs een dag vertraging zal ertoe leiden dat de factuur niet wordt geteld bij de volgende belastingaudit. Daarom raden auditors en ervaren hoofdaccountants in dit geval aan om vooraf te factureren, zonder te wachten op het einde van de periode van vijf dagen. Facturering kan plaatsvinden op dezelfde dag dat de bijbehorende zakelijke transactie werd uitgevoerd. Indien nodig kan de factuur altijd worden aangepast.
Uniforme facturen
Volgens de belastingwetgeving mogen sommige commerciële ondernemingen afzonderlijke (geconsolideerde) facturen afgeven voor verkopen op basis van de resultaten van de verslagmaand. Het recht om op één account te werken moet in het contract worden vastgelegd. Het is toegestaan om in deze vorm te werken voor aannemers die:
- continue levering van goederen;
- continu transport- of logistieke diensten verlenen;
- levering van elektriciteit, brandstofbronnen;
- communicatiediensten bieden;
- dagelijks en continu goederen verkopen.
Als de tegenpartijen minder dan 30 kalenderdagen hebben gewerkt, moet de factuur worden uitgegeven vóór het tijdstip van levering. Maar in dit geval kunnen inspecteurs erop staan dat het principe van regelmaat en continuïteit van de voorziening wordt geschonden. Daarom moeten nieuwe tegenpartijen met een uniform factuurtarief voorzichtig worden benaderd.
Wat de belastingwetgeving betreft, volgt de periode voor de afgifte van facturen voor de rapportagemaand binnen vijf dagen na de maand die volgt op de rapportagemaand. Maar u moet dergelijke accounts registreren in de maand waarin de eerste verkopen van de ontvangen goederen zijn uitgevoerd.
Verantwoordelijkheid voor het niet halen van deadlines
Het Wetboek van Strafrecht geeft geen boetes aan voor overtreding van de deadlines voor het afgeven van facturen. Maar in de regel worden inspecteurs geleid door Art.120 van de Belastingwet en wordt opgeroepen voor late facturering, net als voor niet-facturering in het algemeen. Dit geldt met name voor documenten die moeten worden gemaakt op het kruispunt van twee rapportageperioden. Als een factuur bijvoorbeeld vorige maand moet worden uitgegeven, maar alleen in de huidige maand moet worden gemaakt, kunnen inspecteurs dit als een gebrek aan een factuur beschouwen en het bedrijf beboeten.
Vooruitbetalingen
Tot dusverre hebben we gesproken over facturen die zijn uitgegeven voor het eerste evenement, zoals de levering van goederen of de daadwerkelijke presentatie van diensten. En hoe schrijf en bereken je de deadline voor facturering vooraf? Hoe snel moet het worden ingediend bij de tegenpartij?
De timing van voorfacturen houdt rechtstreeks verband met de belastingverplichting van de onderneming. Het geld dat het bedrijf in verband met commerciële activiteiten ontvangt, wordt automatisch de basis voor belastingheffing en de factuur is een document dat de juistheid van de ontvangst van geld bevestigt.
Als het eerste evenement de ontvangst van geld op de lopende rekening is, begint de deadline voor het vooraf verzenden van een factuur in dezelfde periode en onder dezelfde voorwaarden als de factuur voor de levering van goederen. Voor vooraf overgedragen fondsen ontstaat er dus een belastingverplichting binnen vijf dagen na ontvangst van het geld, wat moet worden weerspiegeld in het relevante document. Deze termijnen voor het afgeven van voorschotfacturen zijn vastgelegd in artikel 164, lid 4 van het huidige belastingwetboek.
Elektronische documenten
09/02/2010 De belastingdienst van de Russische Federatie erkende het recht van belastingbetalers om te werken met elektronische steekproeven van belasting- en boekhoudkundige documenten. Voor het eerst wordt een elektronisch document als gelijkwaardig erkend en samen met documenten op papier geaccepteerd. Deze norm is vastgelegd in paragraaf 1 van art. 169 Belastingcode. De deadlines voor het uitgeven van elektronische facturen zijn vergelijkbaar met de periode voor het bewaren van papieren documenten, omdat in dit geval zowel papieren als virtuele documenten identiek zijn.
Om deze bepaling te implementeren, keurde een afzonderlijke bestelling van de belastingdienst de formaten van elektronische facturen, journaals van deze documenten en andere boeken goed. De procedure voor het werken met dergelijke documenten is vergelijkbaar met de papieren workflow. Voor elke uitwisseling van rekeningen wordt één dag gegeven, maar dankzij internet duurt de operatie eigenlijk enkele seconden. De uitwisseling van rekeningen is vastgesteld in Order 174 n en bestaat uit het volgende:
- De datum waarop de factuur in de boekhouding van de tegenpartij verschijnt, is de datum waarop de exploitant een dergelijk bestand ontvangt. Let op: niet de factuurdatum, maar de datum van ontvangst door de operator.
- De ontvangst van elektronische btw-facturen, de deadline voor de afgifte van deze documenten wordt niet geteld vanaf de datum op het document, maar vanaf het verzenden van de factuur naar de koper door de exploitant. De deadline voor facturering door de verkoper is daarom niet alleen afhankelijk van het eerste evenement, maar ook van de verzending van een elektronisch document naar de exploitant.
Een bewijs van ontvangst van het document kan een kennisgeving zijn. Voorheen was het een verplichte vereiste van een elektronische factuur. Dit document is nu een aanvulling op de account en wordt alleen uitgevoerd in geval van een aanvullende overeenkomst tussen tegenpartijen.
Factuurregistratie
De boekhouding van facturen, die de basis vormen voor belastingtransacties, wordt uitgevoerd in de boekhouding. Sinds januari 2015 zijn alleen belastingbetalers verplicht dergelijke tijdschriften te bewaren. Maar er zijn uitzonderingen op deze regel. Volgens de bestaande regels en voorschriften moet het factuurjournaal dus beschikbaar zijn:
- met belastingbetalers;
- personen die zijn vrijgesteld van de verplichting om belastingplichtige te zijn;
- personen die niet als belastingbetaler zijn geregistreerd, indien zij periodiek facturen uitgeven of ontvangen bij het zakendoen, terwijl zij de belangen van andere personen vertegenwoordigen op basis van bilaterale overeenkomsten.
Een volledige lijst van de principes voor het verwerken en opslaan van deze documenten is opgenomen in de Regels voor het bijhouden van het in 2011 goedgekeurde facturenregister.
De procedure voor het invullen van facturen
Volgens de vulregels hebben belastingbetalers de mogelijkheid om aanvullende informatie in dit document aan te geven. Deze omvatten:
- details van het primaire document (factuur, bankafschrift);
- naam van de persoon die de factuur afgeeft met de huidige wettelijke en afrekeningsgegevens.
Door primaire documenten te vermelden, kan de verkoper aanvullende informatie opgeven, niet alleen voor verkopers, maar ook voor kopers. Het is bijvoorbeeld mogelijk om de datum van acceptatie van de goederen of de deadline voor voltooiing van het werk, andere interessante informatie aan de andere kant te specificeren. Om de stroom van noodzakelijke informatie te regelen, was een dergelijke toevoeging toegestaan.
Nieuwe wijzigingen
In 2017 werd het document gewijzigd. Dus de verplichte vereiste is de code van het type goederen TN FEA, dat nodig is voor het toezicht op inhoudingen voor de goederengroep. In het geval van een goederengroep wordt de aftrek in de oude volgorde geaccepteerd en in transacties met niet-gesorteerde goederen wordt de aftrek in de nieuwe vorm uitgevoerd. De code van het type goederen dat TN VVED verplicht werd om in het document aan te geven. Dit komt omdat deze code nodig is voor het bewaken van inhoudingen voor goederen van de goederengroep, die in de oude volgorde worden geaccepteerd. Alle andere productgroepen zijn opgesteld in de huidige vorm.
In nieuwe accounts moet het adres worden opgegeven dat moet overeenkomen met de gegevens uit het register. Voorheen was het voldoende om de details van de samenstellende documenten te specificeren, nu verplichten de nieuwe regels om zowel in de factuur als in het register van rechtspersonen te corresponderen.
Aanpassing Facturering
Aanpassingsfacturen worden uitgegeven als de waarde van goederen, diensten of werk is veranderd. De omvang van de wijzigingen wordt in dit geval aangegeven in kolom 5 van de factuur. Als het aantal eenheden werkgoederen of geleverde diensten verandert, worden de wijzigingen aangebracht in kolom 3.
Begrotingsperioden voor budget en aanpassing
Voordat u meer weet over de timing van het opstellen van aanpassingsfacturen, is het niet overbodig om vertrouwd te raken met het contract waarmee de onderneming van deze onderneming zaken doet met de tegenpartij. Als het contract de mogelijkheid aangeeft om wijzigingen aan te brengen, moeten deze binnen vijf dagen na goedkeuring worden aangebracht. Bevestiging van een dergelijke toestemming kan dienen als een wet van vastgestelde discrepantie, gecertificeerd door beide partijen.
Alle belastingacties met facturen en correctieve facturen hebben betrekking op de periode waarin deze documenten zijn uitgegeven. Op basis van de aanpassingsfactuur die wordt uitgegeven om de totale leveringskosten te verlagen, heeft de leverancier het recht om zijn eigen belastingverplichtingen te verminderen. Om een btw-aftrek te ontvangen, vormt de verkoper een negatieve factuur. Het btw-bedrag wordt dus verminderd met het bedrag van de volledige factuur minus het bedrag van de correctieve factuur. De koper heeft daarentegen een aanvullende verplichting om zijn btw te verhogen op basis van de factuur. Voor elektronische facturen zijn vergelijkbare vereisten van toepassing. De deadline voor het afgeven van een factuur voor elektronische opmaak is dezelfde als voor papieren documenten - binnen vijf dagen na ondertekening van het discrepantieverslag.
Correctie van fouten in facturen
Dit is mogelijk als het volgende op de factuur is gevonden:
- een fout in de gegevens van de koper of verkoper;
- Onjuist belastingtarief
- eenvoudige typefout.
Als de factuur moet worden gecorrigeerd, moet er een nieuw, herzien document voor worden opgesteld. Ongeacht wanneer de correctie werd uitgegeven, wordt de gecorrigeerde factuur toegewezen aan hetzelfde belastingtijdvak waarin de bewerking werd uitgevoerd en de initiële factuur werd opgesteld.Als de factuur, die is uitgegeven met een fout, niet leidt tot weigering van btw-teruggaven, kan deze niet worden gecorrigeerd.
De nummering van de hoofd- en correctiefacturen binnen één periode is continu. Correcties op aanpassingsfacturen worden op dezelfde manier voorbereid als de originele. Maar de nummering van de gecorrigeerde accounts binnen één account begint altijd met een. Er wordt een boeking gemaakt in de boekhoudlogboeken: de factuur is en zo, correctie nr. 1, en het is zo'n rekening waarmee rekening moet worden gehouden bij de berekening van de btw.