Eigenaren van kleine en middelgrote ondernemingen zijn gedwongen langdurig te werken. Sommige ondernemers werken zelfs in het weekend. Om de noodbelasting te verminderen, is het raadzaam om automatisering van verschillende routineprocessen en acties te gebruiken. Maar sommige operaties kunnen het beste onafhankelijk worden uitgevoerd, om geen verliezen te lijden.
Functies en voordelen van automatisering
Kleine bedrijven hebben het vaak nodig, omdat ondernemers en werknemers vaak routinematige en volledig nutteloze acties moeten uitvoeren. De pluspunten omvatten het feit dat u niet veel tijd en moeite hoeft te spenderen aan eenvoudige en routinematige acties die automatisch kunnen worden uitgevoerd.
De vrije tijd kan worden gebruikt om contacten te leggen met aannemers, te communiceren met familieleden of andere belangrijke taken uit te voeren die niet kunnen worden geautomatiseerd. Daarom kunnen we verschillende bedrijfsprocessen onderscheiden die moeten worden geautomatiseerd.
1. Antwoorden op e-mails
Elk bedrijf heeft een e-mail en ontvangt vaak veel verschillende brieven van partners, klanten of alleen particuliere klanten. Ongeveer 25% van de tijd besteedt een bedrijfseigenaar aan het controleren van e-mail en het schrijven van antwoorden.
Tegelijkertijd is het mogelijk dit proces te versnellen, waarvoor sjablonen worden gebruikt. Dit is geen volledige automatisering, maar u kunt de hoeveelheid tijd verminderen die u nodig hebt om teksten te schrijven.
2. Facturen invullen
Accounting is een complex en tijdrovend proces. Meestal houdt een ervaren accountant zich ermee bezig, maar vaak hebben beginnende ondernemers eenvoudigweg niet de financiële mogelijkheden om een specialist in te huren. Daarom moeten ze veel documenten onafhankelijk voorbereiden, die hetzelfde type factuur bevatten.
Voor hun compilatie is het wenselijk om speciale computerprogramma's te gebruiken, waarmee u alleen de basisinformatie kunt wijzigen en de andere informatie ongewijzigd kunt laten.
3. Loonlijst
Hun samenstelling is een vervelende taak, die maandelijks moet worden uitgevoerd, omdat elke maand een salaris wordt gegeven aan de werknemers van het bedrijf. Het opstellen van loonlijsten is moeilijk te automatiseren als veel werknemers in het bedrijf hun salaris nog steeds contant ontvangen.
Het is daarom raadzaam om alle werknemers over te dragen om salarissen in niet-contante vorm te ontvangen. Hiervoor zijn banken geselecteerd die optimale voorwaarden bieden voor het openen van stortings- en loonkaarten. Onder dergelijke omstandigheden worden in een automatische modus geld overgemaakt naar de rekeningen van werknemers, zodat u geen rekening hoeft te houden met het opstellen van overzichten.
4. Taakbeheer
Ongeveer 70% van de tijd van de ondernemer wordt besteed aan het beheren van verschillende taken binnen zijn bedrijf. Om tijd en moeite te besparen, is het raadzaam om gespecialiseerde software te gebruiken. Hiermee kunt u acties tussen verschillende taken coördineren, zich herhalen van repetitieve acties, en ook constant de digitale takenlijst aanpassen.
Dergelijke programma's herinneren aan bepaalde acties die door een ondernemer in een specifieke periode moeten worden uitgevoerd. Daarom hoeft u zich geen zorgen te maken over het feit dat de eigenaar van het bedrijf om verschillende redenen bepaalde taken vergeet.
5. Verslagen en verklaringen
Elke zakenman betaalt belastingen op basis van een eerder geselecteerd belastingstelsel. Om aan de Federale Belastingdienst te rapporteren, is het noodzakelijk om belastingaangiften of andere documenten tijdig op te stellen en in te dienen. Om dit te doen, moet u goed thuis zijn in de boekhouding.
Zelfs dit proces kan worden geautomatiseerd. De belastingdienst biedt de ondernemer de mogelijkheid om speciale programma's te downloaden van de officiële website van de Federale Belastingdienst. Alleen informatie over de resultaten van de activiteiten van het bedrijf wordt in deze programma's ingevoerd, waarna de berekeningen automatisch worden uitgevoerd. Dankzij deze software kunt u de hoeveelheid tijd en moeite die u moet besteden aan het samenstellen van officiële documentatie aanzienlijk verminderen.
Welke taken kunnen niet worden geautomatiseerd?
Hoewel automatisering veel voordelen heeft, zijn er nog enkele acties die door de ondernemer persoonlijk moeten worden uitgevoerd. Anders houdt de zakenman mogelijk geen rekening met veel belangrijke punten, wat tot bedrijfsschade zal leiden.
1. Klantproblemen
Klant en klantontevredenheid kan op elk moment om verschillende redenen optreden. Omgaan met dergelijke problemen in de automatische modus is gewoon onmogelijk, dus de ondernemer moet deelnemen aan dit proces. Hij moet het probleem oplossen zodat de ontevreden klant geen klacht op internet achterlaat.
Bij het oplossen van dergelijke problemen is het belangrijk om te focussen op persoonlijke communicatie. Gebruik geen e-mails of telefoonberichten, dus het is raadzaam om een afspraak te maken en de mening van de klant te veranderen.
2. Aanpassing van klanten
Nieuwe klanten die niet zeker zijn van de wenselijkheid van samenwerking komen constant in het bedrijf. Daarom is het belangrijk om bepaalde bedrijfsprocessen te gebruiken die zijn gericht op snelle aanpassing ervan.
In de vroege fase van interactie kan een zakenman niet vertrouwen op automatisering, omdat hij waarschijnlijk een grote klant verliest. Daarom is persoonlijke aandacht vereist om een sterke relatie tot stand te brengen.
3. Erkenning van werknemers
Medewerkers van het bedrijf zijn een waardevolle bron voor elke ondernemer. Daarom, als een zakenman constant wil leren over de verschillende prestaties van specialisten, dan moet hij zich onafhankelijk bezighouden met beoordeling en analyse. Het is onmogelijk om dit proces te automatiseren, omdat werknemers zich anders vrijer gaan voelen, wat vaak leidt tot een daling van de arbeidsproductiviteit.
Als een specialist in zijn carrière hoogten bereikt, dan moet de ondernemer zijn succes vieren door prijzen of prijzen te geven.
4. Creatieve processen
Hoewel automatisering de productiviteit verbetert, kan het het creatieve werk dat mensen doen niet vervangen. Programma's kunnen het menselijk brein niet reproduceren, daarom vereist de implementatie en creatie van creatieve ideeën de betrokkenheid van ervaren en getalenteerde ingehuurde professionals.
Daarom is er nog steeds veel vraag naar creatieve banen en wordt er veel betaald. Om belangrijke problemen aan te pakken, moet de werknemer kritisch denken en innovatieve vaardigheden hebben.
5. Het opbouwen van sterke relaties met collega's en klanten
Dit is alleen mogelijk via persoonlijke communicatie van de ondernemer met vertegenwoordigers van andere bedrijven of werknemers. U moet automatisering niet vertrouwen, dus het is raadzaam om het constante gebruik van e-mails of andere systemen te verlaten.
Voor werknemers moet u verschillende geschenken of handgeschreven bedankbrieven gebruiken. Als er sprake is van ontevredenheid van klanten, moet u persoonlijke gesprekken voeren.
Daarom kunnen sommige processen, zelfs bij het gebruik van moderne technologieën, niet worden geautomatiseerd.
conclusie
Automatisering kan tijd en moeite van een ondernemer besparen, dus het is raadzaam om het in het werk van het bedrijf te implementeren bij het uitvoeren van enkele routinematige handelingen.Maar er zijn enkele bedrijfsprocessen die persoonlijke aandacht van een zakenman vereisen.