Het is moeilijk om een bedrijf voor te stellen zonder vergaderingen of andere managementvergaderingen met werknemers. Tijdens dergelijke vergaderingen wordt contact gelegd in het team, wordt belangrijke informatie gecommuniceerd en worden voorstellen gedaan. Vergaderingen zijn niet altijd interessant of belangrijk, des te positiever waargenomen door alle werknemers. Om geen tijd te verspillen aan een lege verzameling werknemers, moet u de geheimen van succesvolle zakelijke bijeenkomsten kennen.
Duidelijke agenda
Een zakelijke bijeenkomst is geen geheime bijeenkomst, maar een geplande gebeurtenis, die vooraf met alle deelnemers moet worden overeengekomen. De leider of de persoon die de leden van de vergadering bijeenbrengt, is verantwoordelijk voor de agenda. Het bevat de volgende gegevens:
- Datum en tijd van de vergadering.
- Het onderwerp van gesprek.
- Lijst van sprekers. Als de leider of organisator iemand uitnodigt om een toespraak te houden, moet de spreker van tevoren worden gewaarschuwd. Dit zal ongemak en schaamte verlichten en de spreker in staat stellen zich beter voor te bereiden om de tijd van andere luisteraars niet te verspillen aan onnodige informatie of pogingen om de nodige gegevens op te roepen.
Tip: iedereen die spreekt, behalve de organisator, moet zijn tijd ongeveer weten. Hierdoor kunnen ze de vergadering niet op het verkeerde moment verlaten en niet van tevoren wegkwijnen. De algemene indruk van de vergadering, waarin iedereen zijn plaats kent, zal voor de meeste deelnemers positief zijn.
Geen extra luisteraars
Als er geen verlangen is om geeuwende en verveelde gezichten van het publiek te zien, moet u degenen die niet bij de vergadering hoeven te zijn niet uitnodigen. Het kan natuurlijk blijken dat de vergadering echt slechts 5 van de 100 mensen interesseert. Maar in dit geval is het nog steeds niet nodig om 50 mensen als extra's uit te nodigen, wat alleen de sprekers zal irriteren en mentaal wenst dat dit snel eindigt.
Tip: je kunt altijd 'brandende hoofden' uitnodigen. Dit zijn degenen die geïnteresseerd zijn in het project, het idee en niet afkerig zijn van deelname aan de vergadering of anderszins activiteit tonen. Zulke medewerkers zullen het hele team dan graag vertellen wat er tijdens de vergadering is besproken en hoe de vergadering is verlopen.
Gelegenheid om te spreken
Deze regel van goede vergadering vloeit voort uit de vorige. Degenen die echt geïnteresseerd zijn in de vergadering zullen het niet erg vinden om hun mening over de kwestie te uiten of een bod uit te brengen.
Maar een collectieve discussie, als de vergadering uit meer dan 15 personen bestaat, kan 1,5 uur of langer doorgaan. Om niemand te beledigen, moet u het woord geven aan de leiders van de groepen of iedereen vragen interesses te verzamelen om meerdere sprekers in staat te stellen hun mening kenbaar te maken.
Monologierestrictie
De organisatoren van de vergaderingen en de leiders van het team moeten de aanwezigen niet vervelen, terwijl ze urenlang hun gedachten, verwachtingen en voorkeuren uiten. De tijd voor elke deelnemer moet beperkt zijn.
Als het nodig is om te beslissen welke beter is: om de presentatie kort of lang te maken, moet u de eerste optie kiezen. Als je naar de details wilt luisteren, zullen de studenten zelf vragen stellen of om andere informatie vragen.
Maar er is niets erger wanneer de vraag rijst in de ogen van de aanwezigen: "Wanneer zal het allemaal eindigen?" Ondertussen vertelt de organisator van de bijeenkomst, alsof er niets is gebeurd, zijn mening over het nieuwe project, zonder aandacht te schenken aan de vermoeide zuchten van werknemers.
Taken wissen
Als de vergadering niet louter informatief van aard is, moeten de deelnemers na afloop duidelijke aanbevelingen of opdrachten ontvangen.Als u wilt deelnemen aan een nieuw project, moet iedereen de naam krijgen van het idee, de vereisten, de taak en de deadlines voor de uitvoering ervan.
Managers die werknemers vragen aan de vereisten te voldoen, maar geen specifieke deadlines stellen, verliezen gewoon tijd. Zonder harde grenzen doen velen alles op het laatste moment, en niet alleen onverantwoordelijke werknemers zijn de schuldige.
Uitvoering controle
Na de taken na de vergadering te hebben ontvangen, beginnen niet alle medewerkers deze nauwgezet te vervullen. Maar als de leider vergat wie hij welke taken had ingesteld, was de vergadering verspild.
Regelmatige monitoring van de uitvoering van tijdens de vergadering ontvangen taken is een belangrijk onderdeel van het overlegproces. Follow-up moet degene zijn die de instructies heeft gegeven. Anders zijn de vereisten optioneel, wat uiteindelijk de voordelen van zakelijke bijeenkomsten in het bedrijfsleven teniet zal doen.
Geen afleiding
Tijdens het spreken in het openbaar mag de spreker niet worden afgeleid door vreemde geluiden, objecten of activiteiten. Het is niet toegestaan ergens te kijken behalve tekst, het scherm van de presentatiemonitor of degenen die naar zijn spraak luisteren.
Het is raadzaam om de mobiele telefoon in de stille modus te zetten of uit te schakelen. Dit geldt ook voor degenen die naar de toespraak luisteren: oproepen, sms en communicatie op sociale netwerken tijdens de toespraak van een andere persoon is een teken dat de vergadering saai is en geen nuttige informatie bevat. Wanneer de vergadering effectief is, besteedt niemand tijd aan gadgets of andere manieren om plezier te hebben.
Korte deadlines
Het wordt niet aanbevolen om dagelijks vergaderingen te houden, omdat dergelijke vergaderingen voor de meeste werknemers vervelend kunnen zijn. Maar als de noodzaak om te verzamelen wordt bepaald door de eigenaardigheid van het bedrijf, moet u speciale aandacht besteden aan het tijdstip van de vergadering.
Een vergadering is productief als deze niet langdurig wordt. Maximaal 20 minuten per dag is voldoende om belangrijke informatie over te brengen en de verantwoordelijken voor de dagelijkse taken aan te wijzen.
Taak analyse
Leiders of organisatoren van vergaderingen wordt geadviseerd om het proces vast te leggen of een speciale agenda, vergaderdagboek bij te houden. Opgemerkt moet worden hoe lang de vergadering duurde, de belangrijkste punten, taken en suggesties.
Hiermee kunt u niet herhalen, de volgende vergadering productief houden en hoeft u niet meer te onthouden welke taken moeten worden gecontroleerd.