Net als in andere bedrijfstakken, bieden inkoopspecialisten een voordeel ten opzichte van een ondernemer of eigenaar van een klein bedrijf, die dit ontdekt naarmate het bedrijf groeit. Hoewel experts debatteren over het verlagen van kosten, het ontwikkelen van nieuwe markten en het minimaliseren van risico's, lijkt de aankoop nogal intimiderend voor een kleine ondernemer. Veel ondernemers zijn niet bekend met deze onderwerpen en zijn zich later bewust van de impact van inkoop.
Bedrijven met een effectief inkoopteam doen vaak geweldige zaken en genieten van het succes van vaste klanten.
Om alle i te benadrukken, moet u rekening houden met alle basisprocessen die moderne inkoop met zich meebrengt. Dit geeft u duidelijkheid over de kernfuncties die het grootste deel van de inkoopverantwoordelijkheden vormen. U moet dit allemaal doorzoeken in elk competent inkoopplatform.
Vereisten en voorraden controleren
Voordat u begint met de inkoopcyclus voordat u betaalt, moet u de behoefte aan een product of service bepalen. In de context van kleine bedrijven is de sleutel de beoordeling van de geldigheid van behoeften. Zoals elke inkoopspecialist u zal vertellen, controleert u de beschikbaarheid van bepaalde producten / materialen in uw "voorraad". Benadruk zelf wat je mist, en verwijder hier al die punten die voor jou zinloos lijken. Geef de voorkeur aan de meest reële en effectieve aankopen, zodat dit alles later gerechtvaardigd is. Het is heel belangrijk dat u uw behoeften controleert en uw beschikbaarheid dubbel controleert voordat u doorgaat naar de volgende stap: uw aankoopaanvragen verhogen.
Aankoopverzoek doen
Hier zal een team of teamlid dat een specifiek product / dienst nodig heeft een verzoek verzenden. Dit kan een papieren formulier, een elektronisch formulier of een mondeling telefonisch verzoek zijn. Als u opnieuw begint, gebruikt u elektronische formulieren om te helpen opslaan en communiceren. Zorg ervoor dat aanvragen pas worden ingediend nadat aan bepaalde administratieve vereisten is voldaan. Dit is een methode die ervoor zorgt dat alleen geldige aanvragen worden uitgevoerd. Zoals de praktijk laat zien, is het precies deze methode die vanaf het begin een grote rol speelt, omdat deze u als ondernemer aan de beste kant onthult. Volg de duidelijke regels en voorschriften in het aanvraagproces en uw bedrijf zal zich dan ontwikkelen zoals het hoort.
Beheer van aankoopaanvragen
Begin met het toewijzen van de primaire verantwoordelijkheid voor het goedkeuren van aankoopverzoeken. Iemand van de financiële afdeling of de inkoopafdeling overweegt elk inkoopverzoek en keurt het goed en geeft een inkooporder uit, of stuurt het terug naar de klant met vermelding van de reden voor de weigering. Nadat de bestelling namens uw bedrijf is goedgekeurd, wordt u aangeraden een budgetcontrole uit te voeren. Doe dit voordat u indien nodig vragen of aanbiedingen (RFP, RFQ) indient. Dit is belangrijk omdat het vaak gebeurt dat we alles bestellen wat nodig leek, en dan kunnen we de bestelling niet betalen. Zowel in het begin als op het hoogtepunt van de oprichting van een bedrijf in de schulden raken, is een slecht beleid. Doe alles op basis van financiën.
Nog een tip: je kunt dit omzeilen als een bulkaankoop mogelijk is. Dit is het meest geschikt voor unieke, eenmalige aankopen van goederen of diensten van lage waarde of onbeheerde aankopen van een bepaalde categorie.
Onderhandeling en goedkeuring van bestellingen
Nadat u de inkooporder bij uw leverancier heeft ingediend, kunnen deze deze goedkeuren, afwijzen of onderhandelingen starten.Op dit punt kunt u variabelen bespreken zoals leveringsschema's, alternatieve artikelen, prijzen en wijze van transport. Houd er rekening mee dat de overeenkomst een juridisch bindend contract is. Nadat de verkoper er een heeft ondertekend, zijn ze wettelijk verplicht om de vermelde diensten of goederen te leveren in overeenstemming met het opgegeven schema tegen de aangegeven prijs.
Goederen en / of producten ontvangen
Uw verkoper stuurt u de goederen of verleent de service en laat u kennis maken met een belangrijk document over de ontvangst van goederen. U ondertekent het zodra u bevestigt dat het gevraagde product (of geleverde services) in orde is en zich in uw magazijn bevindt. Op dit moment voert u ook een beveiligingsmaatregel uit die tripartiete compliance wordt genoemd, wat betekent dat de inkooporder, de paklijst die bij het product of de service wordt geleverd, en de factuur van de leverancier worden vergeleken. Zodra u ervoor zorgt dat ze allemaal overeenkomen, moet u alleen naar betalingen gaan.
Kantoorwerk en productiviteit van de verkoper
Nadat u alle processen hebt voltooid die van 'inkoop' tot 'betaling' leiden, neemt u twee maatregelen om de consistentie te waarborgen. De eerste is het bijhouden van gegevens en de tweede is de prestatieanalyse van leveranciers. Nadat elke betaling is verricht, registreert u deze voor een permanent record, handig voor een audit, en wanneer u later informatie over de bestelling moet ontvangen, zal dit u helpen. Door over te schakelen naar digitale gegevens kunt u al uw aankoopgegevens opslaan op een gemakkelijk toegankelijke gecentraliseerde locatie.
Het werk van de leverancier is misschien de enige sleutel tot effectieve inkoop. Hier evalueert u elke leverancier aan de hand van factoren zoals de kwaliteit van de geleverde goederen of geleverde diensten, hoe goed ze zich houden aan leveringsschema's en contractuele verplichtingen, evenals de snelheid van reactie. Als u niet tevreden bent met een van deze gebieden, vink dit dan rood aan. Analyse van leveranciersprestatiebeheer helpt u relaties alleen met de meest effectieve leveranciers te onderhouden en uit te breiden.
conclusie
Inzicht in inkoopprocessen betekent eersteklas aankopen doen! Ondernemers denken veel na en hoeven niet het gevoel te hebben dat ze een inkoopdeskundige moeten worden, zodat hun bedrijf soepel verloopt. Begin gewoon met de basis en begrijp hoe u de juiste aankopen kunt doen. Stel enkele geautomatiseerde inkoopsystemen in, zodat u er zeker van kunt zijn dat ze elke keer in hetzelfde tempo werken.
Laat het gebrek aan kennis u niet verhinderen om te concurreren met ervaren professionals - beheer deze basisprincipes correct en u zult al een goede start hebben!